ÍNDICE GENERAL

INTRODUCCIÓN........................................................................................................................2
OBJETIVO...................................................................................................................................3
ALCANCE....................................................................................................................................3
INSTRUCCIONES SOBRE EL USO DEL MANUAL.............................................................3
OBLIGATORIEDAD..............................................................................................................3
PROCEDIMIENTOS PARA MODIFICAR EL MANUAL.................................................4
EXPLICACIÓN DE LA CODIFICACIÓN DEL MANUAL................................................4
Área de compras.......................................................................................................................5
Área de ventas..........................................................................................................................6
Área de contabilidad................................................................................................................7
Área de activos fijos.................................................................................................................8
PROCEDIMIENTOS CONTABLES.........................................................................................9
Presentación..............................................................................................................................9
Objetivo general.......................................................................................................................9
Identificación e interacción de procesos.................................................................................9
Proceso......................................................................................................................................9
Identificación de procesos..........................................................................................................10
Relación de procesos y procedimientos.................................................................................10
Descripción de los procedimientos........................................................................................10
Nombre del procedimiento....................................................................................................10
Objetivo...................................................................................................................................10
Alcance....................................................................................................................................10
Documentación.......................................................................................................................10
Políticas...................................................................................................................................10
Responsabilidades..................................................................................................................10
Diagramación..........................................................................................................................10
INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene como objetivo contribuir a la gestión del funcionamiento organizacional
administrativo, orientar y uniformar la conducta interna del grupo humano que opera en las distintas
áreas de trabajo, está compuesto de indicaciones básicas sobre como el personal debe desarrollarse
en conjunto y por separado.

El orden y la forma sistemática de la información permiten a los usuarios realizar los procesos
cumpliendo con los pasos importantes de la administración, como son la organización, la
planificación, ejecución, previsión, dirección y control.
La interrelación de los procesos, permite establecer una buena conducta en el desarrollo de los
procesos y la distribución de las funciones.

OBJETIVO

El documento tiene como objetivo ser una guía para el personal que labora en la compañía,
logrando con eficiencia la realización de las tareas asignadas, el cumplimiento de las funciones y el
objetivo principal de la compañía.

ALCANCE

El manual de procedimientos se aplicará en todas las áreas que maneja la compañía, como es
contabilidad, compras, ventas y activos fijos.

INSTRUCCIONES SOBRE EL USO DEL MANUAL

OBLIGATORIEDAD
El manual contable es fundamental y necesario, porque en él se encuentran instrucciones
detallas de cómo hacer registros contables y administrativos, para el buen manejo de las
actividades dentro de la empresa, esto con el fin de que cada empresa puede cumplir su
propósito al finalizar el periodo contable, según lo demande la empresa, evitando fraudes o
errores de incorrección material.

Por tal motivo el manual contable es un modelo o sugerencia de procesos que facilita
cualquier actividad dentro de la empresa, y apoya al mismo tiempo a otras entidades
afiliadas a la empresa, menciónese: SAT, RM, etc., ya que estas entidades regulan los actos
que cualquier empresa realice según régimen e inscripción, de esta manera el manual
contable también favorece que la información que se transfiera, llegue completa y
ordenada, evitando atrasos o inconvenientes.
La obligatoriedad del manual es a nivel general en la empresa COMPAÑÍA COMERCIAL
DE GUATEMALA S.A., por lo que todo empleado de nuevo ingreso que comience a
laborar dentro de la empresa, debe estar dispuesto a seguir las instrucciones según así lo
detalle el manual contable, cabe mencionar que el manual contable en sus partes se
encuentra regulados por las NIAS, y NIIF, teniendo así, autoridad para regular cualquier
acto dentro de la empresa.

PROCEDIMIENTOS PARA MODIFICAR EL MANUAL

Se deberán cotejar las correcciones propuestas a los procedimientos existentes con la
autoridad competente para verificar su procedencia normativa y la factibilidad de su
implementación.

EXPLICACIÓN DE LA CODIFICACIÓN DEL MANUAL

La empresa COMPAÑÍA COMERCIAL DE GUATEMALA S.A., para realizar registros
contables eficientes en sus estados financieros contara con la siguiente codificación de
cuentas.
Área de compras
Definición del área de compras

El departamento de Compras es el encargado de adquirir los productos y gestionar los

servicios necesarios para el buen funcionamiento de la empresa, para que ésta pueda
conseguir los objetivos marcados.

Objetivo
Proveer de mercadería a la compañía en forma oportuna mediante una evaluación de los
proveedores y el requerimiento de la empresa, con el fin de desarrollar eficientemente la
actividad económica y alcanzar los objetivos planteados, evitando de esta forma realizar
compras excesivas o costosas

Políticas
1. El trato con el proveedor lo realiza el gerente, la forma de pago, descuentos y
promociones.
2. Realizar la revisión física de la mercadería antes de ingresarla a la bodega.
3. Mantener, y dar buen uso y cuidado de la mercadería dentro de la compañía.
4. Realizar el informe de las entradas y salidas de mercadería de la bodega.
5. Revisar la calidad del producto.
6. Que la mercadería tenga su respectiva garantía.
7. La puesta de precios a los productos en exposición.

Se recomienda que se extienda un informe diario de las compras realizadas, por dos
razones: para tener un mayor control, conocer el alcance de las salidas del producto está
teniendo en el mercado, de esa manera la empresa podrá, conocer su margen de compras,
diario, semanal, mensual, etc.

Área de ventas
Definición del área de ventas

El área de ventas es la fuerza motriz que impulsa las estrategias comerciales de cualquier
empresa. Además, es la responsable de marcar el ritmo de producción; evitar que la
empresa sufra problemas económicos y garantizar que se expanda a nuevos mercados.

Objetivo
Satisfacer las necesidades del consumidor final, con cordialidad, buen trato, otorgando a los
clientes la facilidad en la adquisición de electrodomésticos entre otros artículos que ofrece
la compañía, de esta forma obtener una rentabilidad, mediante las facilidades de pago que
se ofrecen.

Políticas
1. El descuento en ventas a contado será hasta un 12%.
 2. El cliente debe otorgar los documentos para el crédito, como son RTU, DPI,
Dirección de Domicilio, Teléfono, referencias personales y de trabajo, de ser el caso
garante, para la respectiva evaluación crediticia.
3. Revisar en el buró de crédito, el historial crediticio del cliente.
4. La tasa de interés de financiamiento será de acuerdo a la tasa de crédito de consumo
que esté vigente en el mercado.
5. Se debe realizar la verificación del domicilio del cliente en caso de clientes nuevos
y demás datos.
6. La no aceptación de devoluciones después de la salida de la mercadería a menos que
la garantía lo cubra.
7. El cliente deberá cumplir con estabilidad económica.
8. Los clientes que no tengan una estabilidad económica, solo se le otorgará el crédito
siempre y cuando muestre una garantía o garante.
9. El monto máximo de crédito por primera vez es hasta 100,000 quetzales.
10. El periodo de crédito es a 6, 9, 12 y 24 meses plazo.

Se recomienda que se extienda un informe diario de las ventas realizadas en el día, por dos
razones: para tener un mayor control de ingresos y egresos, conocer el alcance que el
producto está teniendo en el mercado, de esa manera la empresa podrá, conocer su margen
de ventas, diario, semanal, mensual, etc.

Área de contabilidad
Definición del área de contabilidad
El Área de Contabilidad es la encargada de llevar cuenta y razón de los registros y saldos
contables, así como la elaboración de estados e informes financieros, con el objetivo de
brindar la información que refleje la situación económica y financiera de la empresa para la
toma de decisiones.

Objetivo
Realizar los procesos contables, como apoyo administrativo esencial para la gerencia, en la
toma de decisiones. El resumen de los registros, el orden y los resultados deseados se
reflejan en los Estados Financieros, presentando la información de manera veraz y
oportuna.
Políticas
1. Todo documento recibido o entregado deberá contener las firmas de los
responsables.
2. Entregar la documentación en los diferentes procesos de compras, ventas,
cobranzas, y llenados según la ley de comprobantes de venta.
3. El registro de las operaciones se la realizará en base a las Normas Internacionales de
Información Financiera.
4. Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable, según cuál sea menor.
5. El sistema de medición de costos, seria por el método del promedio ponderado.
6. Las conciliaciones bancarias se elaborarán por cada mes.
7. Se realizará un arqueo diario de caja, todo soportado, con Recibos de Caja, y vales
de caja en casos de pagos pequeños, los que serán controlados secuencialmente.
8. La depreciación de activos fijos la realizará el Contador, en base a las normas
vigentes, y su valoración será al costo.
9. Se deberá realizar un reporte de cuentas por pagar y ser entregado a la gerencia.

Del 01 al 05 del inicio de cada mes, el área de contabilidad debe extender obligatoriamente,
el informe, que en este caso se representa mediante un pago por medio de lo obtenido en la
facturación o cobros de los productos vendidos, de lo contrario habrá multas.

Área de activos fijos

Definición del área de activos fijos
Un activo fijo es un bien de la empresa que no puede convertirse en liquidez a corto plazo y
que normalmente es necesario para el funcionamiento de la empresa como por ejemplo,
muebles, equipo de oficina, maquinaria, inmuebles, inversiones, derechos de patente,
equipos de transporte, etc.

Objetivo
Conocer dónde y en qué estado están los objetos de propiedad de la empresa.

Políticas
1. Capacidad de llevar adelante información cruzada con los estados financieros
2. Conocimiento sobre el valor de cada activo y su respectiva vida útil, ubicación
estado y personal responsable a su cargo.
 3. Capacidad para tomar mejores decisiones en cuanto a inversión de activos
4. Mayor aprovechamiento de sus activos fijos
5. Conocimiento de los periodos de mantenimiento, transferencias y cualquier
movimiento que se haya realizado con cada activo fijo.
6. Contactar con un expediente de facturas organizado
7. Dar de alta y baja sus activos
8. Poder identificar sus activos de manera sencilla
9. Conocer el Valor Histórico y Actual de sus Bienes
10. Identificación física fácil de sus activos
11. Análisis detallado del listado contable

PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Siendo el manual de procedimientos un instrumento que da seguridad a la empresa,
facilitando la toma de decisiones y sintetizando sus procesos. Su elaboración comprende los
siguientes pasos:

Presentación
Contiene una explicación de cuáles son sus propósitos, y a quienes se dirigen; así como su
ámbito de aplicación, también deberá resaltar la importancia del manual.

Objetivo general
Son las metas a cumplir y las acciones a realizar para lograrlo, a través de la integración y
aplicación del manual de procedimientos.

Identificación e interacción de procesos

Se representarán de manera gráfica y en forma general los procesos clave identificados, así
como las relaciones de interdependencia que existen entre cada uno de ellos.

Proceso
Es un conjunto de actividades que implica la utilización de recursos para transformar
elementos de entrada de resultados de valor o útiles para el usuario interno o externo.
Identificación de procesos
Para reconocer cada uno de los procesos existentes debemos determinar la actividad por la
que se inicia, la cual generalmente es una solicitud, así como el resultado de valor para el
usuario interno o externo, que puede ser un bien, servicio, información o documentos.

Relación de procesos y procedimientos

Una vez identificados los procesos se deberá precisar los procedimientos que se derivan de
cada uno de ellos, los cuales serán documentados en el manual de procedimientos.

Descripción de los procedimientos

Esta es la parte esencial del manual. La descripción de los procedimientos deberá contener,
los siguientes aspectos:

Nombre del procedimiento

La denominación del procedimiento se dará por el resultado que se pretende obtener.

Objetivo
Se deberá describir en forma clara y precisa, el resultado que se desea alcanzar con cada
procedimiento, así como las acciones que se llevarán a cabo para lograrlo.

Alcance
Permite definir y describir las fronteras lógicas internas y externas del procedimiento, por
lo que indica que actividades, personas y áreas afecta.

Documentación
Señalar los documentos que se solicite para dar inicio al desarrollo del procedimiento.

Políticas
Son las directrices que deben cumplirse antes, durante o después del desarrollo del
procedimiento.

Responsabilidades
Se describirá a quienes son los encargados de realizar la actividad.

Diagramación
Una vez descrito el procedimiento se realiza su representación gráfica; para ello, se elabora
un diagrama que simbolice el flujo de la información, los documentos o materiales que se
utiliza y las interacciones entre las unidades administrativas y puestos que intervienen en el
procedimiento.