SISTEMA DE GESTION DE Código: RA - 03

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Revisión No. 2
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IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Coordinador Comercial

PROCESO AL QUE PERTENECE Comercial
CARGO JEFE INMEDIATO Subgerente

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

OBJETIVO DEL CARGO

 Ejecutar actividades asignadas por la Subgerencia para incrementar el nivel de ventas

de la organización y satisfacción de clientes.
 Desarrollar actividades orientadas a lograr la aprobación y facturación de los negocios
que son ofertados por los vendedores.

FUNCIONES

1. Planeación
 Mantener informada a la Gerencia General y Subgerencia de las causas que afectan la
oportuna facturación de los negocios de la empresa.
 Definir los costos ABC

2. Sistema de Gestión Integrado

 Generar planes de acción por diferentes conceptos tales como hallazgos de auditoria,
quejas y reclamos, encuesta de satisfacción del cliente y controles internos del proceso
Comercial.
 Participar en los comités del Sistema Integrado de Gestión o proyectos entre otros.
 Presentar la información para revisión gerencial del proceso Comercial.
 Velar por que las personas a cargo entreguen los reportes que se les haya asignado.
 Generar y analizar resultados de indicadores del proceso Comercial.
 Suministrar la información y recursos necesarios para el desarrollo de la Auditoria.
 Analizar las causas de las No Conformidades encontradas en las auditorias.
 Elaborar, presentar y ejecutar los planes de acción para la eliminación de la causa de
las No Conformidades halladas en la auditoria.
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 Velar por el cumplimiento de los requisitos y normas en materia de Seguridad y Salud en el

Trabajo determinadas por la empresa o el gobierno nacional.
 Procurar el cuidado de su salud en la ejecución de tareas asignadas
 Utilizar los elementos de protección personal que le han sido entregados, cuando tenga
que desplazarse a la planta o a instalaciones de clientes.
 Informar oportunamente los accidentes e incidentes de trabajo que le ocurran
 Asistir a las investigaciones de los accidentes y/o incidentes de trabajo que se le
indiquen.
 Participar activamente en las actividades de Gestión del Sistema de Seguridad y Salud
en el Trabajo
 Verificar en el punto de encuentro, el listado del personal a cargo que permanece en la
portería, en caso que se de la orden de evacuación (simulacro o emergencia).
 Identificar e Informar los peligros presentes en su proceso para proponer acciones
para su mitigación.
 Informar por e-mail al Jefe de Abastecimientos, los incumplimientos a las normas
específicas de seguridad que haya identificado durante la labor realizada por el contratista.
 Asegurar que todas las actividades que involucren contratistas, cumplan con los
requisitos establecidos en este procedimiento.
 Suspender toda actividad que incumpla con los lineamientos descritos en este
procedimiento.
 Facilitar el tiempo y espacio realizar de forma segura las actividades que son
contratadas.
 Informar al personal los elementos de protección personal que deben usar de acuerdo
al riesgo potencial de la tarea.
 Informar cualquier anomalía en los equipos suministrados, además de la reincidencia
en la pérdida o deterioro antes de tiempo por parte de los trabajadores.
 Velar por el cumplimiento de los requisitos y normas en materia ambiental
determinadas por la empresa o el gobierno nacional
 Procurar el cuidado del medio ambiente en la ejecución de las actividades.
 Exigir y realizar la disposición de residuos sólidos de acuerdo con los lineamientos
dados por la empresa
 Participar activamente en las actividades del programa de gestión ambiental
 Conocer los impactos ambientales de su proceso. Proponer acciones para la reducción
de los mismos
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3. Procesos Operativos (Diagnóstico, bobinado, outsourcing, mantenimiento, control de

calidad)
 Reunirse con el grupo de producción según instrucciones de subgerencia.
4. Comercial
 Efectuar seguimiento diario al cumplimiento de presupuesto de cotizaciones.
 Dar soporte a cotizaciones (normales y especiales) en ausencia de los vendedores,
donde se requiere obtener precios de servicios o productos especiales por parte de los
procesos de producción como de suministros.
 Generar porcentaje de cumplimiento en el pronóstico por vendedor, a partir del
pronóstico mensual individual y las ventas efectivas del mes.
 Solicitar a los clientes las órdenes de compra y demás documentos que se requieran
para la facturación de productos y servicios. Entregar documentación al auxiliar contable
para generación de la factura.
 Recibir diariamente el reporte de visitas a clientes de los vendedores.
 Generar mensualmente los siguientes informes:
a) Estado de remisiones: Entregar a Subgerencia el primer día de la semana
b) Resumen de estadística informe diario de visitas: Entregar a Subgerencia el
primer viernes de cada mes.
c) Resumen de pronóstico: Entregar a Subgerencia el primer sábado de cada mes
por vendedor: cumplimiento pronóstico mes anterior y pronostico mes siguiente.
d) Estado de órdenes de compra pendientes: entregar a subgerencia el primer
sábado de cada mes
e) Análisis de cartera de clientes: entregar a subgerencia el primer sábado de
cada mes.
f) Demás informes solicitados por la Subgerencia

 Generar y presentar a Gerencia General y Subgerencia, las listas de precios general y

por cliente de acuerdo a vencimiento. Enviarlas al cliente y hacer seguimiento a la
aceptación de las mismas (Mediante firma). Mantener actualizadas las listas de precios en
los sistemas de información.
 Revisar, actualizar y distribuir la información comercial y técnica de la empresa en
coordinación con la Subgerencia, comercial y vendedores (publicidad).
 Programar, ejecutar, consolidar y presentar resultados de la encuesta de satisfacción a
clientes en los periodos que sean definidos por la Subgerencia.
 Ejecutar las actividades delegadas por la Subgerencia en materia de publicidad.
 Reportar a la Gerencia General y Subgerencia todo lo concerniente a necesidades,
dificultades y mejoras del área comercial, desde el punto de vista de sistemas de
información, medios de comunicación, etc.
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 Visitar clientes (previa autorización de Subgerencia o General) para obtener órdenes de

compra o autorizaciones.
 Programar, coordinar y representar a la organización en eventos, ferias y muestras
comerciales, entre otros.
 Coordinar las reuniones comerciales de seguimiento
 Para las licitaciones en las cuales participe la empresa:
 Leer los pliegos
 Resaltar los numerales de estricto cumplimiento
 Mantener una carpeta actualizada con la información técnico-comercial
 Recopilar físicamente la documentación solicitada por cada licitación
 Preparar oportunamente los paquetes de copias solicitadas (medio magnético
y/o físico)
 Despachar la información con al menos un día de anticipación al cierre de la
licitación
 Realizar seguimiento a la llegada de los documentos al destino y a la
adjudicación de la misma
 En general apoyar a los vendedores para la presentación de licitaciones

 Dar apoyo a los vendedores así:

 Mantener actualizada la Base de Datos de los clientes por vendedor, indicando
toda la información comercial pertinente para una efectiva comunicación.
 Confirmar con los vendedores que las rutas que realiza el vendedor permiten el
uso eficiente del tiempo

AUTORIDAD

 Genera llamados de atención verbales al personal del proceso comercial por

incumplimiento en sus funciones.
 Rechaza los informes atrasados que presenten los vendedores
 Solicitar información sobre sus funciones al personal que ejecuta labores en el proceso
comercial
 Rechaza solicitudes de crédito que no cumplan con los requisitos de la empresa para
su otorgamiento.
 Detiene ventas a crédito de clientes que no cuentan con aprobación de esta forma de
pago.
 Detiene el despacho / entrega de productos nuevos o motores que no cumplen con los
requisitos definidos por la empresa tales como órdenes de compra, remisión, factura, TG
(productos de inventario), entre otros.
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 Solicita a contabilidad análisis de la información financiera que presentan los clientes

para el otorgamiento de crédito.

RESULTADOS ESPERADOS

Aquellos definidos en la matriz de factores claves del cargo.

RESPONSABILIDADES

DOCUMENTOS
 Informes de ventas en general
 Órdenes de compra
 Listas de precios
 Material de publicidad de la empresa: Carpetas, Catálogos generales y específicos,
entre otros.
 Demás documentos relacionados en el Listado de Control de los Registros de Calidad
FC – 01 que estén bajo su responsabilidad.

BIENES DE LA EMPRESA

 Computador
 Teléfono fijo

RELACIONES

Tipo Contacto Periodicidad

E Clientes P
E Proveedores O
I Jefes de los procesos operativos P
I Personal Administrativo P
I Subgerente P
I Gerente P
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E= Externa I= Interna P= Permanente O= Ocasional

CAPACITACIÓN EN EL CARGO

TIEMPO DE ENTRENAMIENTO
 3 meses

TEMAS ESPECÍFICOS

 Inducción específica en los procesos de Diagnóstico, Mantenimiento, Bobinado, Control

de Calidad, Outsourcing, Suministros
 Productos y servicios de la empresa
 Procedimientos y registros del proceso comercial
 Informes de ventas
 Matriz de factores claves de éxito
 Políticas de descuentos y de crédito
 Rutas de entrega y recogida de motores
 Clasificación de clientes
 Aplicativo comercial en los sistemas de información (LEAN y contable)
 Licitaciones, documentos y presentación de propuestas.
 Inducción SIG

REQUISITOS DEL PUESTO DE TRABAJO

EDUCACIÓN
 Técnica, Tecnóloga o Profesional en Mercadeo, Administración o Ingeniería.

FORMACION
 Formación en Sistemas de gestión integrados
 Excel – Nivel Avanzado
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 Manejo de Office
 Atención y servicio al cliente

EXPERIENCIA

 3 años en cargos similares

CUALIDADES Y/O HABILIDADES PERSONALES

Aquellas descritas en el Anexo 2 del PA – 07.

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

FIRMA
Representante de
CARGO Coordinadora GH Subgerente
Gerencia
FECHA 25/05/2015