MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS
CONTABLES

EJEMPLO, S.A. DE C.V.

INTRODUCCIÓN

El presente manual tiene la finalidad de proveer al personal del departamento de ventas las políticas y
los procedimientos de ventas al crédito, presentándolos simplificados, mejorados y actualizados a las
realidades de la empresa y de su entorno. De tal forma que el personal del departamento de ventas
incremente su eficiencia en el cumplimiento de sus funciones dentro de la empresa. Este manual de
procedimientos para ventas de crédito, debe servir como un instrumento de apoyo que facilite y regule
las tareas específicas que se involucran en las transacciones de venta al crédito que se realicen en el
departamento de ventas, brindando no solo eficiencia al proceso, sino transparencia y control,
contribuyendo además al alcance de los objetivos organizacionales.

OBJETIVOS

 Establecer las instrucciones que deben seguirse para facturar el producto de tal manera que se
cumplan las políticas administrativas y financieras de la empresa.

ALCANCE

 El presente manual comprende el procedimiento y las instrucciones para la venta del producto
que ofrece la empresa, teniendo en cuenta las diferentes formas de pago, y el manejo de
documentos involucrados en el proceso.

FIRMAS AUTORIZADAS DE VENTAS AL CREDITO

 Gerente propietario.
 Jefe del departamento de venta
SIMBOLOGÍA EN LOS FLUJOGRAMAS

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Terminal, inicio o fin: representa el inicio o terminación del flujo, es decir que el
proceso que se va a realizar inicio o está finalizando.

Operación: representa la realización de una actividad u operación relativa a un

procedimiento.

Documento: representa la utilización de folletos, hojas, entre otros. Es decir que

para poder ejecutar el trabajo que está realizando es necesario la utilización de
dichos documentos, este debe ir antes de la acción.

Multi-documento: representa cuando se utilizan varias copias de un documento o

diferentes documentos en el procedimiento a ejecutar.

Decisión o alternativa: representa la decisión o alternativa, es decir que será

necesario evaluar una condición y plantear la selección de una alternativa en la
actividad que se está ejecutando

Conector de actividad: representa la conexión de dos puestos de la misma área

administrativa, es decir el vínculo que se dará entre ambos puestos de trabajo
debido a la intervención necesaria en el trabajo que se está ejecutando.

Archivo: indica que se guarda uno o varios documentos.

Conector de área o página: representa la conexión que se dará con otra área
administrativa del mismo flujo, es decir el vínculo que se dará en ambas áreas de
trabajo debido a que es necesario que estas intervengan en el trabajo que está
ejecutando.
INSTRUCCIONES GENERALES DE USO

 El presente Manual de Procedimientos Contables se aplicará en la empresa EJEMPLO, S.A. DE C.V.

 El Manual debe permanecer en un lugar accesible y al alcance del personal que labora en la
entidad, para que sean observados y ejecutados los procesos conforme a lo establecido en el
presente documento.
 Que el personal del Departamento de Contabilidad cumpla y ejecute todas las normas, políticas y
procedimientos establecidos en el Manual, con el objetivo de realizar de forma eficiente y eficaz
el trabajo.
 La estructura de codificación utilizada en el Manual es flexible, permite la incorporación de nuevas
cuentas conforme a las necesidades de información.
 La información debe servir de instrumento para la toma de decisiones de la empresa EJEMPLO,
S.A. DE C.V.

NORMAS GENERALES

Las normas generales del presente Manual constituyen la guía que permitirá a cada empleado
desarrollar su trabajo en una forma ordenada, efectiva y de acuerdo a las disposiciones generales de
la empresa, es decir que se deberá cumplir con las políticas de cada uno de los procedimientos
contables. Las normas a observar son las siguientes:
 El Manual debe permanecer en un lugar accesible y al alcance del personal que labora en la
Empresa, para que sean observados y ejecutados los procesos conforme a lo establecido en el
presente documento.
 Que el personal cumpla todas las políticas y procedimientos establecidos en el Manual, con el
objetivo de realizar de forma eficiente y eficaz el trabajo.
 Las políticas y procedimientos del Manual deben revisarse cada 6 meses para su corrección y
actualización.
 Todos los responsables de cada Departamento deben participar y lograr acuerdos en cualquier
modificación de procesos establecidos en este Manual.
 Toda implementación o modificación que se realice en el Manual de Procedimientos Contables
deberá seguir la estructura establecida en este documento.
 Cuando se haga reestructuración a un procedimiento determinado en el presente manual, deberá
solicitarse la participación de cada uno de los titulares de los puestos que en el mismo aparecen
como responsables de su ejecución.
PROCEDIMIENTOS
DEPARTAMENTO DE BODEGA TOMA DE INVENTARIO

Los procedimientos contables son un conjunto de operaciones que definen en forma detallada la
sucesión cronológica y la manera de llevar a cabo el registro de las transacciones u operaciones que
realiza la empresa en los libros de contabilidad. Para este proceso de contar físicamente toda la
mercadería que integra el inventario propiedad de la empresa, con el objeto de verificar que el valor
de las existencias físicas de inventarios coincida con el saldo de las cuentas de inventarios del balance
general, para la venta y/o para usarse en la producción de bienes y servicios.

OBJETIVO

Establecer las políticas y el procedimiento a seguir para la adecuada ejecución del proceso de
inventario físico, así como definir las funciones y responsabilidades del personal involucrado en dicho
proceso.

POLÍTICA DE APLICACIÓN

• El plazo del crédito será de 60 y 90 días de plazo sin intereses.

• Los requisitos que los clientes deben presentar para optar a un crédito son: copia DUI del
Representante Legal de la Sociedad, NIT de la Sociedad, RUC y razón social, breve informe
sobre la situación económica actual de la empresa, solicitud y 2 referencias comerciales y
personales, un listado de los artículos que desee comprar a crédito.
• El pago del crédito se realizará en dos abonos. El 25 % al momento de la transacción de venta
a crédito y el restante 25 % antes de finalizado los primeros 30 días calendario y el resto 50%
al cumplir los 60 días calendario contados a partir del día en que concedió el crédito.
• El monto del crédito deberá ser mayor a $30,000.00 dólares, para montos superiores a los
$80,000.00 dólares, es necesario la autorización del gerente propietario.
• Si el plazo del crédito del cliente se vence, este incurrirá en mora y no podrá solicitar otro
crédito hasta que haya cancelado el anterior.
• Los recibos de cancelación solo se emitieran cuando el cliente realice el pago efectivo del
último abono del crédito.
• Para efectos del abono al crédito por parte del cliente, se emitirá un recibo de abono, del cual
quedará copia en la empresa.
• Por cada cliente al que se le conceda crédito, se abrirá un archivo con los datos de la venta,
los datos del cliente y la forma y plazos de pago. Este expediente queda bajo custodia del jefe
del departamento de ventas.
• Los agentes de ventas deben proporcionar la información correspondiente a los clientes para
optar a un crédito.
PROCEDIMIENTO

Con el objeto de documentar y proporcionar una guía clara para el personal del Departamento de
Bodega y Departamento de Contabilidad, a continuación, se proporciona el procedimiento para la
realización del inventario físico:

N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
Se establece el contacto del cliente con la empresa a través del agente de
1 Asesor de
ventas.
Ventas.

El agente de ventas asesora al cliente sobre el producto que ofrece QUIMICA, Asesor de Ventas
2
S.A. DE C.V., y sobre las diferentes escalas de compras al crédito.
El cliente especifica el pedido que realizará y cuál será la modalidad de pagos Asesor de Ventas
3
que tomará.
Departamento
4 de Bodega
Corte de formas
5 Auxiliar
Realiza corte de las formas que se utilizan para las entradas y salidas de
Contable
inventarios a bodega y de las facturas de ventas.
Formación de grupos para conteo
6 Contador
Establece los grupos que realizarán el conteo, conformado por una persona
General
de bodega y una persona del Departamento de Contabilidad.
Conteo de mercadería Asistentes de
7
Realizan la verificación de la cantidad física de cada mercadería del Bodega
inventario.
Anotación de cantidad del inventario físico Auxiliar
8
Anota la cantidad de cada mercadería en el listado de inventario teórico. Contable
Colocación de etiqueta
9 Auxiliar
Adhiere a las tarimas, estantes y cajas, una etiqueta autoadhesiva de color,
Contable
para indicar que el producto existente en ese lugar ha sido inventariado.
Supervisión del inventario físico Contador
10
Supervisa el desarrollo del inventario físico. General
 Resultado del inventario físico
11 Al finalizar el primero conteo, el Contador General recoge el listado de Contador
General
inventarios teóricos.
Comparación del inventario físico
12 Compara la existencia física de cada producto contra las existencias del Contador
General
sistema y determina diferencias.
Diferencia de inventario físico
13 Si existen diferencias el Contador General designa a las personas que Contador
realizarán un segundo conteo de la mercadería que resulten con diferencia, General
procurando que el segundo conteo lo realicen personas diferentes al primer
conteo.
Generación de reporte
14 Imprime el inventario final y adjuntándole los listados de inventarios teóricos Contador
General
y el ajuste realizado.
Firmas del reporte del inventario físico
15 Reúne toda la documentación del inventario físico y solicita al personal Contador
participante en el inventario físico, a que firme la documentación del General
inventario físico.
Resguardo del reporte
16 Archiva toda la documentación del inventario físico en la carpeta de Auxiliar
Contable
Inventarios Físicos.
FLUJOGRAMA
DEPARTAMENTO DE DEPARTAMENTO DE
N° ACTIVIDAD CONTABILIDAD BODEGA
CONTADOR
AUXILIAR JEFE AUXILIAR
GENERAL

INICIO

1 Programación del inventario físico 1

Preparación de material a utilizar en el
2 inventario físico 2
3 Generación de listado de inventario
teórico 3 3
Reacondicionamiento de artículos en
4
4 bodega

5 Corte de formas 5

6 Formación de grupos para conteo 6

7 Conteo de mercadería 7

8 Anotación de cantidad del inventario físico 8

9 Colocación de etiqueta 9

10 Supervisión del inventario físico 10

11 Resultado del inventario físico 11

12 Comparación del inventario físico SI

12

NO
13 Diferencia de inventario físico 13

14 Generación de reporte 14

15 Firmas del reporte del inventario físico 15

16 Resguardo del reporte 16

FIN