MAESTRÍA EN GERENCIA DE PROYECTOS

ASPECTOS LEGALES Y CONTRATACIÓN DE LOS PROYECTOS

PROFESOR – JUAN CAMILO VALLEJO V.- MBA

NOMBRES: Wilson Vargas Ibarra

NOMBRES: Luis Alfonso Aguilar Pabón

NOMBRES: Pablo Andrés Riaño Yara

TALLER No. 1 – ASPECTOS LEGALES

CASO DE ESTUDIO – EMPRESA NIVEL 1

“NIVEL UNO” es un grupo de inversionistas que ha trabajado en la oferta de servicios

educativos a través de varias sedes que están ubicadas en el área metropolitana, desde las
cuales se ejecuta diferentes tareas en diversos temas relacionados con el mundo comercial.
Entre sus actividades se encuentra la captación de dinero del público para realizar préstamos
a terceros, el suministro de servicios de empleos temporales, el diseño y publicación de
software, la venta de ganado vacuno, la intermediación para la venta de vehículos
automotores y las gestiones de arriendo y venta de propiedad raíz. De la empresa hacen
parte 5 personas que trabajan todas en la compañía.

Aun no se ha constituido como sociedad pues tres de los socios consideran que no deben
pagar muchos impuestos y los otros dos, que son quienes más dinero han puesto, quieren
normalizar su funcionamiento para evitar dificultades, y para involucrar a sus hijos en el
manejo del negocio. “NIVEL UNO” tiene un gran reconocimiento en su mercado y una
importante cartera de clientes en varios frentes que utilizan frecuentemente los servicios y
productos de la empresa. Tiene dos locales comerciales, materias primas, facturas y cuentas
por cobrar por 150 millones y deudas por 220 millones.

Actualmente se presenta la oportunidad de realizar una alianza estratégica con una empresa
norteamericana que se dedica a la producción y venta de implementos deportivos,
principalmente zapatos y tenis de diversas disciplinas. Una de las condiciones para
formalizar la alianza, es que NIVEL UNO se encargue del diseño y montaje de una planta de
producción en Medellín que cumpla con todos requisitos legales de funcionamiento y
operación, con miras a lograr incursionar rápido en el mercado colombiano. Los socios de la
empresa están acostumbrados a realizar este tipo de actividades de una manera muy
empírica y sin tener en cuenta las etapas de un adecuado proceso de planeación. En este
caso, sin embargo, han decidido buscar un experto en el tema de proyectos que, además de
orientarlos en los puntos específicos de la alianza, tenga conocimientos desde el área legal
para evitar problemas que dificulten la ejecución de la alianza.
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PLANTEAMIENTOS

1. De acuerdo con lo revisado, enumeren y justifiquen los principales problemas que, desde
el punto de vista legal, y en su condición de expertos en proyectos, encuentran en el caso y
que ustedes consideran que dificultarían el ejercicio de las actividades.

1.1 La empresa “NIVEL UNO” es una organización que se desempeña en varias áreas del
mercado, lo cual conllevará dificultades en las actividades relacionadas con las
negociaciones, compromisos, contrataciones, cumplimientos de tiempos, control y
seguimientos, cumplimiento de los aspectos legales que exige cada actividad, entre
otras.

1.2 Al no encontrase constituidos como sociedad, aumenta el riesgo del capital de la

persona que en su momento está desempeñándose como representante legal.
Igualmente, al tratar de realizar una alianza con esta empresa extranjera es posible
que se encuentre con vacíos legales para la estructuración de la misma, así como,
iniciar procesos de negociación y elaboración del acuerdo de confidencialidad (NDA).

1.3 Por otra parte, para la infraestructura en la construcción de la planta de producción la

empresa “NIVEL UNO” tendrá que revisar los estándar y normatividad industrial, al
mismo tiempo que mantener comunicación constante con el aliado, para que la planta
de producción cumpla con los estándares del país de cada parte. Y para ello, existe el
riesgo de no contar con el nivel tecnológico en el país que permita cumplir con las
especificaciones, por lo cual tendría que importar tecnología que representa un
aumento en los costos.

1.4 Adicionalmente, se observa la empresa cuenta con un endeudamiento mayor a las

cuentas por cobrar, lo cual aumenta el riesgo a incumplimientos de obligaciones, frente
a cualquier circunstancia que se pueda presentar al no contar con un apalancamiento
financiero que lo respalde.
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2. Expliquen detalladamente que estrategia legal podrían plantear para ejecutar el nuevo
proyecto, minimizando los contratiempos y riesgos.

Como estrategia legal en primera medida se debe constituir la sociedad mitigando el riesgo
financiero para los socios, realizando la revisión de la empresa inversora, para conocer
como está compuesta y el origen de sus recursos.

Igualmente, la revisión de la normatividad Nacional y Regional para la construcción y

puesta en marcha de la planta, partiendo desde aspectos como el comercio internacional,
la consecución del terreno, reglamentaciones de construcción y ambientales, consecución
de maquinaria, regulaciones de importación, entre otras. De acuerdo a la investigación
detallada en el punto anterior, se llevaría a cabo la elaboración de los contratos pertinentes
tanto con el cliente como con los proveedores.

La elaboración de este convenio de cooperación para la realización de planta de

producción y demás actividades entre la empresa “NIVEL UNO” y la empresa
norteamericana en el cual se tengan en cuenta las debidas consideraciones y cláusulas:

 Objeto y alcance del objeto del convenio.

 Actividades a realizar (Descripción y valor con la respectiva tasa TRM y tener en
cuenta los impuestos retefuente)
 Forma de pago
 Aportes de cada parte (financiado y en especie)
 Obligaciones de las partes (“NIVEL UNO” y empresa aliada)
 Fichas técnicas de los entregables
 Plan de trabajo (cronograma)
 Plazo y lugar de ejecución
 Seguimiento y control
 Prórrogas y modificaciones
 Propiedad intelectual (Acuerdo NDA)
 Liquidación

Cabe aclarar que como gerente del proyecto se debe ser parte de todas las reuniones de
negociación con el objetivo de colaborar en la creación del convenio correspondiente,
asegurando la inclusión de los requisitos que el proyecto requiere. Para posteriormente,
monitorear y controlar el desarrollo de las actividades realizadas garantizando el
cumplimiento de los entregables y del convenio en general al finalizar y liquidar el
proyecto.
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3. Con base en lo planteado por el PMBOK y lo explicado en la clase, enumere de manera

gráfica cuales son las tareas que consideran se deberían llevar a cabo desde lo legal para la
contratación en este proyecto puntual (no desde la generalidad), teniendo en cuenta las
fases de planeación, ejecución, control y cierre:

PLANEACION

 Revisión y análisis del acta de constitución del proyecto.

 Revisión legal del cliente (Documentos al día de acuerdo a la normatividad)

 Establecer los contratos de compra y subcontratación necesarios de acuerdo a los

criterios establecidos en las estrategias de contratación existentes y el
cronograma.

 Revisión, análisis de la normatividad nacional y regional para elaboración de

contratos y consecución de licitaciones pertinentes.

 Estudio previo de la alianza estratégica.

 Estudio de necesidad: Descripción de la necesidad, objeto, condiciones generales

de la alianza a realizar, plazo de ejecución, lugar de ejecución, ejecución de los
recursos, análisis de los riesgos y formas de mitigarlos.

 Estudio técnico: Especificaciones técnicas, ficha técnica de entregables, plan de

trabajo, cronograma.

 Objetivo de la alianza y compromiso de las partes (propiedad intelectual).

 Estudio económico: Valor total de la alianza y justificación, aportes de cada parte,

certificados de disponibilidad presupuestal que respalda la alianza.

 Estudio jurídico: Fundamentos legales, tipo de acuerdo.

 Otros aspectos a tener en cuenta de acuerdo a la naturaleza de la alianza y del

objetivo de la misma.

 Identificación de las partes, supervisión y anexos que hacen parte integran del
documento de la alianza estratégica.
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EJECUCIÓN

 Llevar a cabo la elaboración de los contratos establecidos en la fase de

planeación (compra de recursos, contratación de empleados, contrato de
maquinaria, compra de terreno).

 Adquirir licitaciones como, por ejemplo, permisos de construcción, de

importación, permisos ambientales.

 Adquisición de RFI, RFQ y RFP.

 Garantizar el cumplimiento de las actividades y presupuesto de acuerdo al plan

de actividades y plan de adquisiciones del acuerdo.

 Constante comunicación con las partes de la alianza para solucionar novedades

presentadas y evitar retrasos.

 Tener en cuenta las diferencias horarias y el uso del idioma extranjero para las
reuniones con la empresa norteamericana.

 Realizar el ingreso de los bienes (implementos deportivos) de forma oportuna

al almacén (inventario).

 Tener en cuenta la dolarización de la moneda (USD/COP) para la ejecución de

la alianza.

 Elaboración de formatos de bienes y servicios con base en las cotizaciones para

las adquisiciones.
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CONTROL

 Llevar control de actas a las reuniones de seguimiento realizadas en el marco

de la alianza, teniendo en cuenta el plan de actividades (cronograma) y plan de
adquisiciones (presupuesto).

 Velar por el cumplimiento de la normatividad nacional y regional durante la

ejecución del proyecto, es decir, evitar el incumplimiento de alguna norma por
creación o actualización de alguna legislación.

 Responder a los cambios presentados durante el desarrollo del proyecto dentro

del marco legal.

 Informes de supervisión y avance de la alianza estratégica para identificar

riesgos y oportunidades de mejora.

 Actas de recibo a satisfacción de los pagos de los elementos comprados o

vendidos.
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CIERRE

 Dar cumplimiento a los contratos establecidos.

 Levantamiento de documentación pertinente (actas de cierre de contratos y

conformidad, escrituras de inmuebles, facturas canceladas, actas de cambios
del proyecto y documentación legal sobre activos adquiridos)

 Informes de cierre final (técnico y financiero) del proyecto.

 Archivo de los acuerdos de confidencialidad firmados por los contratistas en la

alianza estratégica.

 Consolidación de las lecciones aprendidas para aplicar en futuros proyectos a

desarrollar.