MÓDULO DE CONTRATACIÓN ESTATAL

MANUAL DE CONTRATACIÓN DE LA AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO

Dra. CARMEN CRISSOTENNIS JAIMES GALVIS

Docente

MONGUI LILIANA JAIMES UREÑA

LUZ NEYDY VERGARA OSORIO

JORGE LUIS CÁRDENAS CÁRDENAS

EVERTO MENDEZ PRADA

KAREN ROSIO SANJUAN NAVARRO

FUNDACIÓN DE ESTUDIOS SUPERIORES COMFANORTE- FESC

ESPECIALIZACIÓN EN GESTIÓN PÚBLICA

IV COHORTE

CÚCUTA

2021
 Manual de Contratación de la Unidad Administrativa Especial Agencia Nacional de Defensa
Jurídica del Estado: Resolución No. 411 del 20 de noviembre de 2020

Etapa Precontractual.
De acuerdo al manual de contratación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en la
etapa precontractual, se siguen estos pasos.

1. La planeación de la Actividad Contractual y,

2. Las Actividades y Responsables del proceso precontractual.

En esta primera etapa de planeación de la actividad precontractual, se encuentra inmerso como

componente básico:

● La elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.

● La formulación de los estudios previos, análisis del sector y matriz de riesgos. Y,
● La gestión del proceso de adquisición de bienes y servicios.

Así mismo, de manera generalizada describe algunas actividades de la etapa precontractual, que
se desarrollan dentro de los componentes básicos anteriores:

1. La elaboración del Plan Anual de Adquisiciones.

● Identificar las necesidades
● Incluir las necesidades requeridas en el listado de obras o servicios por adquirir en la
vigencia fiscal, dentro del Plan anual de Adquisiciones de la ANDJE y realizar la
publicación de acuerdo a los lineamientos de Colombia Compra Eficiente.
● Verificar que la necesidad aporte a la misión de la entidad. (Esta actividad en particular,
se destaca de las anteriores, pues se incluye como novedad en el actual Manual de
contratación de la entidad, así mismo, permite mayor transparencia en el objeto
susceptible de contratación y el gasto que debe realizarse).

2. La formulación de los estudios previos, análisis del sector y matriz de riesgos.

● Elaborar los estudios previos, análisis del sector y matriz de riesgo necesarios, de
acuerdo con la normatividad vigente, la naturaleza, complejidad y cuantía de la
contratación.

3. La gestión del proceso de adquisición de bienes y servicios.

● Identificar los criterios de verificación (habilitación) de los requisitos mínimos que
deben atender los oferentes que requieren satisfacer la necesidad.

Y, adicionalmente, se toma especial cuidado en la contratación directa con:

● La verificación de que no haya conflicto de intereses entre las partes contratantes.

De igual forma, según el Manual de Contratación de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del
Estado, se estipulan los responsables para cada actividad que hace parte de la etapa
precontractual de la siguiente manera:
ACTIVIDADES
Verificación Plan Anual de Adquisiciones
Verificar que el contrato contribuya a la
misión, visión y objetivos institucionales.
Estudios y documentos previos.
Disponibilidad presupuestal
Estimación y cobertura de los riesgos.
Definición de los requisitos habilitantes y
criterios de evaluación.
Modalidad de Selección de Contratistas.
Gestión del proceso de selección del
contratista y perfeccionamiento
Manejo de los documentos del proceso,
incluyendo su elaboración, expedición,
publicación, envió a gestión documental, y
demás actividades propias de esta etapa
RESPONSABLE
Director o jefe del área que requiere el
bien, obra y/o servicio, Ordenador del
Gasto y Gestor T1 Grado 16 – Secretaría
General.
Director o jefe del área que requiere el
bien, obra y/o servicio Disponibilidad
Presupuestal Ordenador del Gasto y
Gestor T1 Grado 16 – Secretaría General
Equipo técnico del área que requiere el
servicio.
Ordenador del Gasto, Gestor T1 Grado 16
– Secretaría General y grupo financiero.
Área técnica que requiere el bien, obra
y/o servicio, con el apoyo del área
financiera, y el abogado colaborador del
Grupo de Gestión Contractual.
Área técnica que requiere el bien, obra
y/o servicio, con el apoyo del área
financiera, y el abogado Colaborador del
Grupo de Gestión Contractual
Grupo de Gestión Contractual, Ordenador
del Gasto y Comité de Contratación en
caso de requerir este último.
Ordenador del Gasto, Coordinador del
Grupo de Gestión Contractual, abogado
Colaborador del Grupo de Gestión
Contractual, Comité de Contratación en
caso de requerirse, Grupo Financiero y
proveedor
Área solicitante, Ordenador del Gasto,
Coordinador del Grupo de Gestión
Contractual, abogado Colaborador del
Grupo de Gestión Contractual, Gestión
 Documental.

Etapa Contractual.

La etapa contractual es donde se perfecciona el contrato, es decir, donde se ejecuta y por

lo tanto, también es necesaria la supervisión del mismo.

En la Ejecución del contrato, el Manual de Contratación de la Agencia Nacional de Defensa

Jurídica del Estado, se apega a los lineamientos emanados de la ley y hace observancia en
el perfeccionamiento del contrato.

Ejecución del contrato.

El contrato puede ser perfeccionado por las partes Contratante y Contratista
mediante firma mecánica o por medio electrónico a través de la plataforma SECOP II.

Para la ejecución de los contratos la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado
requerirá:
Al Grupo de Gestión Financiera de la Entidad, la expedición del Registro presupuestal.

Al coordinador del Grupo de Gestión contractual de la Agencia Nacional de Defensa

Jurídica del Estado, la aprobación de las garantías, y el acta de inicio.

Cuando se requiera la aprobación de garantías y el acta de inicio, estas deben hacer

parte integral del contrato.

Seguimiento a la ejecución del contrato.

Para dar seguimiento a la ejecución del contrato, la Agencia Nacional de Defensa

Jurídica del Estado, estipula en su Manual de contratación, que, se debe contratar o
designar un supervisor o interventor del contrato, y este, deberá realizar el
seguimiento a la ejecución del contrato (vigilancia y control en materia administrativa,
financiera y técnica) en los términos previstos en el mismo, para lo cual dará
aplicación a lo señalado en la Ley 1474 de 2011 así como en los procedimientos
internos que para el efecto se encuentran publicados en SIGI.

A continuación, se enuncian las actividades a desarrollar en la Etapa Contractual con su

responsable.
 ACTIVIDADES RESPONSABLES

Supervisión y seguimiento a la Funcionario designado por el Ordenador

ejecución del contrato del Gasto.

Procedimiento presupuestal, financiero Grupo de Gestión Financiera.

y de pago.

Trámite de procesos sancionatorios Supervisor del Contrato, Ordenador del

contra el Contratista Gasto y Coordinador del Grupo de
Gestión Contractual.

Manejo de las controversias y solución Supervisor del Contrato, Coordinador

de conflictos derivados de los procesos del Grupo de Gestión Contractual,
de contratación. Ordenador del Gasto, Oficina Asesora
Jurídica, Director General.

Manejo de los documentos del proceso, Supervisor del Contrato, apoyo a la

incluyendo su elaboración, expedición,
publicación, envió a gestión documental,
y demás actividades propias de esta
etapa
supervisión del contrato, Ordenador del
Gasto, Coordinador del grupo Interno de
Gestión Contractual, abogado
colaborador del Grupo Interno de
Gestión Contractual y Gestión
Documental.

Etapa Post Contractual.

Esta es la etapa donde se da la liquidación del contrato y se determinan las

obligaciones emanadas después de la liquidación.

Para ello, la Agencia de Defensa Jurídica del Estado, en su Manual de Contratación, se

acuerda realizar dicho proceso de conformidad con el artículo 60 de la Ley 80 de
1993, modificado por el artículo 217 del Decreto Ley 019 de 2012, y siguiendo lo
establecido en el procedimiento establecido en el Sistema Integrado de Gestión
Institucional.

En el siguiente cuadro, se enuncian las actividades a desarrollar en la Etapa Post

contractual con su responsable.

ACTIVIDADES RESPONSABLES
Seguimiento a las actividades para la Supervisor del Contrato, Grupo de
liquidación del Contrato. Gestión Contractual, Ordenador del
Gasto.

Solicitud de liquidación del contrato y Supervisión o interventoría del contrato,

orden de compra, elaboración del acta Grupo Interno de Trabajo de Gestión
de liquidación, seguimiento a la Contractual, Ordenador del Gasto.
suscripción de la misma, o elaboración
de acta de liquidación unilateral,
publicación y archivo, entre otros,
conforme con lo señalado en el
procedimiento de liquidación
contractual.

Seguimiento a las obligaciones Supervisor del Contrato, Grupo de

posteriores a la liquidación del contrato. Gestión Contractual, Ordenador del
Gasto.

Manejo de los documentos, incluyendo Supervisor del Contrato, Ordenador del

su elaboración, expedición, publicación, Gasto, Coordinador del Grupo de
archivo, mantenimiento y demás Gestión Contractual, abogado
actividades de esta etapa. Colaborador del Grupo de Gestión
Contractual, Gestión Documental.