VALORES DE ADAPTACIÓN Y EL

ROL DE LA OFICINA DE DIRECCIÓN

DE PROYECTOS (PMO)
Actividad de transferencia

Llegó la hora de poner en práctica todo lo aprendido hasta ahora sobre adaptación y
oficinas de proyectos (PMO). Para lograrlo, te propongo el siguiente ejercicio:
Imagina que eres el director/a de proyectos, referente por tu expertise y
certificación profesional, de una organización que empieza a abrirse camino a
proyectos de desarrollo de soluciones basadas en marcos inciertos, cambiantes y de
diferentes complejidades.
Esta organización es una empresa de turismo que está comenzando a orientar su
innovación, ya que ha comprendido que el portfolio de proyectos debe estar
conformado no solamente por proyectos de construcción de soluciones orientadas
al “business as usual”, con cierta metodología, perfil de equipo y liderazgo, sino que
también necesita evolucionar y adaptarse hacia lo novedoso para responder
adecuadamente a cada tipo de necesidad, aportando el mayor valor posible.
Es de esperar que, a partir de este giro que está tomando la organización, convivan
proyectos que ameriten un enfoque de gestión tradicional (por sus características),
adaptativos y también híbridos, por cuanto las soluciones tradicionales pueden
tener componentes donde la incertidumbre y ambigüedad requieran de una gestión
y un abordaje más paso a paso.
En línea con este gran desafío, el CEO de la organización te pide tu participación
para que lo ayudes a comprender, dimensionar y enfocar una estrategia de
adaptación en lo que se refiere a la gestión de los proyectos.
Dicha estrategia de adaptación, deberá estar contenida en una propuesta con las
principales acciones de adaptación que vas a llevar a cabo para su implementación.
Antes de entregar la propuesta final, ten en cuenta los siguientes puntos que serán
los ejes sobre los cuales se centrará tu estrategia:
o Determina qué tipo de adaptaciones deben trabajarse sobre cada uno de los
aspectos que inciden sobre el entorno del proyecto: procesos, personas, cultura,
herramientas, enfoque de desarrollo y ciclo de vida del proyecto.

Elementos del
Adaptaciones sugeridas
entorno del proyecto

Es necesario que los procesos a definir por la empresa

sean:
 Simples
Procesos  Flexibles
 Versátiles
 Factibles de ser modificados, eliminados, o
combinados.

 Superar la resistencia al cambio, la cual puede

surgir por el temor que tengan las personas por no
conocer los objetivos estratégicos de la
Personas organización o empresa.
 Adaptarse a las nuevas culturas las cuales se está
migrando.

 El cambio de mindset es lo que ayuda a transitar a

las personas y organizaciones hacia la agilidad.
 Adaptar los valores y la filosofía del trabajo.
Cultura  Promover una nueva cultura constantemente en
los equipos de trabajo ayudará a generar más
consciencia.

 Estandarización de herramientas que los miembros

de la organización sean capaces de comprender y
sean de total beneficio para la organización:
Herramientas - Dashboard de Indicadores.
- Tablas de Control.
- Oficinas Virtuales, trabajo híbrido.

 Debe de realizarse una evaluación de contexto de

Enfoque de desarrollo la empresa, definir el nivel de transformación
digital que se pretende realizar. Una vez
y ciclo de vida del
comprendido el objetivo, se puede aplicar el marco
proyecto
CYNEFIN para condicionar el marco del proyecto.
o Investiga acerca de proyectos de desarrollo de soluciones en este nicho de
mercado y de qué forma se han adaptado o deben adaptarse a la nueva realidad,
de acuerdo con tu mejor saber y entender (benchmarking1).

ColiviNN:
El primer operador mundial de colivings especializado en
comunidades temáticas (deportistas, emprendedores,
gamers, universitarios extranjeros, artistas y creativos,
nómadas digitales, senior living, trabajadores en remoto en
entornos rurales, escapadas vacacionales…) abrirá
próximamente en Benalmádena, Málaga: La Isla es un
coliving boutique de lujo basado en el modelo workation
(work + vacation), en el que se combina el trabajo con el ocio
y el disfrute. En él, los colivers podrán compartir experiencias
en una comunidad con personas afines, con su mismo estilo
de vida y en un espacio de diseño arquitectónico exclusivo, el sueño de cualquier nómada
digital.

La esencia de ColivINN está basada en el modelo HaaS (housing as a service), que favorece
la economía colaborativa y la socialización, y maximiza la eficiencia al compartir sus
miembros instalaciones, servicios domésticos y espacio de trabajo.

Meliá Hotels:
En el peor año de la historia del turismo, en plena crisis de la
COVID-19, Meliá ha seguido explorando oportunidades para
impulsar su competitividad y prepararse para la
recuperación, convirtiendo la digitalización en la espina
dorsal de su plan estratégico. A principios del pasado año
Meliá Hotels International anunció un proyecto de
automatización, convirtiéndose en pionera en el despliegue
de la automatización robótica de procesos en la industria
hotelera. Un año después esta tecnología ya está presente
en el 30% de las áreas del grupo con un total de 30 robots
de software en funcionamiento. De este modo, uno de los factores clave de estos
resultados tan positivos ha sido la apuesta por la sensibilización y la formación continua de
sus trabajadores. Los robots de software se han convertido así en grandes aliados de los
empleados del grupo.

1
El benchmarking consiste en tomar "comparadores" o benchmarks a aquellos productos, servicios y
procesos de trabajo que pertenezcan a organizaciones que evidencien las buenas prácticas sobre el área de
interés, con el propósito de transferir el conocimiento de las buenas prácticas y su aplicación.
o Determina las acciones a seguir para transitar el proceso de adaptación sobre
cada uno de los dominios que hacen a la gestión del proyecto. Entendiendo que
cada ciclo de adaptación de la gestión de los proyectos hace a la mejora
continua, establece un plan en el cual dicha mejora esté contenida en acciones
repetibles sobre la base de preguntas disparadoras que puedas utilizar como
referencia. Es factible formularse preguntas como:
 ¿Las soluciones que ofrecemos están orientadas a todos los segmentos de
clientes a los cuales nos interesa llegar?
 ¿La cultura de los interesados del proyecto es tenida en cuenta durante la
gestión de esos proyectos?
 ¿El equipo de proyecto ofrece sus perspectivas?, ¿se escuchan?
 ¿Qué tanta diversidad existe en las opiniones?
 ¿Cómo se gestionan las diferencias?
 ¿Qué tanto se consideran los factores ambientales en la planificación y
ejecución del proyecto?
 ¿La tecnología, es un elemento condicionante dentro de nuestros proyectos?
Si es así, ¿cómo debiéramos gestionarlo?

Acciones por implementar para

Dominio Adaptaciones a tener en cuenta
transitar el proceso de adaptación

• Referencia al entorno de
colaboración entre o Revisión de estrategia de
interesados, proveedores, Marketing donde se darán a
usuarios clave, sponsor. conocer las nuevas prácticas a
Interesados • Colaboradores internos o ejecutar.
externos. o Programar reuniones periódicas
• Estilos de comunicación y en los cuales se conozcan todas
diversidad cultural. las partes involucradas.
• Cantidad de interesados.
• Dispersión geográfica del o Dotar al equipo de
equipo de trabajo. herramientas que faciliten la
• Diversidad cultural. comunicación.
Equipo de • Dedicación a tiempo completo o Realización de Team Building.
Proyecto o parcial del equipo de trabajo. o Mostrar una cultura de puertas
• Necesidades del equipo de abiertas para generar total
trabajo. confianza con el equipo del
• Cultura del equipo de trabajo. proyecto.
Enfoque de • Enfoque de desarrollo adecuado o Creación de Indicadores.
 para el tipo de proyecto.
• Fases que comprende el ciclo
de vida del proyecto.
desarrollo y • Políticas y guías para la
ciclo de vida auditoría y gobernanza.
• Tipo de entregable
desarrollar.
• Cadencia de entrega
multiplicidad de entregables.
• Influencia de los factores
ambientales sobre el proyecto
(si hay o no proveedores
afectados, tipo de proyecto,
estilos y tipo de comunicación,
necesidades de información).
Planificación
• Disponibilidad de políticas o
pautas para la estimación y
cálculo de presupuesto
• Procesos de adquisición
• Disponibilidad y políticas sobre
los recursos
• Gestión del conocimiento.
• Gestión de la información.
Trabajo del • Disponibilidad y uso de la
Proyecto tecnología.
• Políticas sobre las lecciones
aprendidas e información
histórica.
Entrega • Disponibilidad de sistemas de
recolección de requerimientos.
• Disponibilidad de guías o
procedimientos referidos a la
validación y al control.
• Adhesión a estándares o guías
de la industria.
• Adhesión a políticas de calidad
o seguridad.
• Restricciones de entrega.
o Revisar con las autoridades
correspondientes el nuevo
enfoque que se tiene y definir
entregables a corto y mediano
plazo.
a o Formular el proyecto y hacer un
cronograma de actividades,
y definiendo su ruta crítica y
definir fechas de entrega.
o Revisión con proveedores sobre
estatus mundial actual (parqueo
de contenedores, guerras, etc.)
y definir planes de acción de las
prioridades.
o Definir metas a corto plazo y
otorgarle una calificación
acorde a la ejecución del
proyecto.
o Definir con los altos mandos la
situación actual, recabando
información necesaria a nivel
operativo y financiero
(históricos).
o Formular un plan de trabajo
acorde a la información que se
recolecte.
o Reclutar o mover personal
actual a puestos estratégicos y
que tengan conocimiento sobre
nuevas tecnologías.
o Implementar un Sistema de
Gestión de Calidad en el cual
abarquen los procesos
existentes y todo lo nuevo que
se plantee.
o Revisar los perfiles de puestos
actuales y definir nuevas
responsabilidades en caso fuese
necesario.
o Crear métricas que permitan
medir el desempeño actual de

• Umbral de tolerancia al riesgo
• Abordaje de amenazas y
oportunidades
• Criterio respecto de la gestión
del riesgo (por tamaño, tipo de
Incertidumbr proyecto,
e • duración, presupuesto asignado,
alineación estratégica,
• etc.)
• Impacto generado por la
innovación, complejidad o
incertidumbre
• tecnológica del proyecto
• Criterio de medición del valor
• Requisitos de presentación e o Crear una plataforma digital en
informes para la presentación
Métricas
del estado del proyecto
• Criterio sobre captura de datos
y medición de beneficios
durante y post proyecto
la organización.
o Realizar una matriz de riesgo en
la cual se clasifique cada uno de
ellos definiendo la ocurrencia
con la que pusiera suceder.
o Definir un plan de mitigación de
riesgos con lo cual podríamos
evitar, reducir, asumir o
transferir dichos riesgos.
o Definir, junto con las jefaturas o
direcciones correspondientes
los indicadores claves que se
utilizaran a efecto de
seguimiento.
la que toda la organización
conozca sobre estas métricas y
su actualización periódica.
o Creación de enlaces entre
plataformas internas de la
empresa la cual faciliten
obtener la información
necesaria.

o Finalmente, y en función de los puntos desarrollados anteriormente, explicita tu

propuesta de adaptación para esta empresa de turismo.
PROPUESTA DE ADAPTACIÓN
De acuerdo a lo previamente planteado, estas serían las principales acciones de
adaptación que llevaría a cabo con la empresa de Turismo descrita:
1. Conocer nuestros interesados. Es necesario conocer las nuevas modalidades
en las que nuestros clientes potenciales están trabajando. Es necesario
considerar los factores socio-políticos, ambientales, económicos los cuales
atravesamos tanto local como de forma mundial para poder tomar las
mejores decisiones posibles y bajar el grado de incertidumbre.
2. Conocer la situación actual de la empresa recabando la información que se
estime necesaria a nivel operativo, financiero, cultural. Es necesario revisar
los indicadores que se tienen a la mano y definir las nuevas rutas a tomar.
Además, es necesario que todos los mandos de la empresa se conozcan aún
mas y de ser necesario se pueden hacer jornadas de Team Building para
construir equipos y mantener la comunicación.
3. Se formará el equipo del proyecto el cual estará al tanto de la situación actual
y del nuevo norte que se buscará en el corto y mediano plazo. Dentro de
este nuevo horizonte vendrán la implementación de nuevos controles,
adquisición de equipos y nuevas infraestructuras informáticas por lo que es
necesario contar con un equipo idóneo para liderar todos los procesos
(paginas web, aplicaciones móviles, etc.).
4. El constante aprendizaje es fundamental en todo esto ya que es necesario
promover una nueva cultura dentro de la empresa, rompiendo los
paradigmas que se pueden tener en ella por lo que se desarrollará un plan de
capacitaciones a todo el personal acorde a las funciones que se detallen en
los perfiles de puestos de trabajo.
5. Trabajar de una forma diferente a la cual se ha estado ejerciendo
actualmente, equipando a los equipos de trabajo a nivel informático en
donde no tengan que depender de una oficina, sino que puedan trabajar de
forma hibrida. Así mismo, de esta forma pueden formarse estrategias de
expansión y abarcar a nuevos clientes.

6. Actualizar cada uno de los perfiles de puestos de trabajo y los procesos

vigentes y desarrollar el Sistema de Gestión de Calidad cuyo fin sea
estandarizar todos los procesos y garantizar la efectividad de ellos.
7. Generar un Clima Laboral adecuado, por lo que es necesario implementar un
Código Global de Conducta en el cual exista la confianza y el respeto dentro
cada una de las unidades o departamentos de la empresa.
8. Ante cualquier amenaza que pueda existir en el entorno, es necesario contar
con un plan de riesgos y saber cómo mitigarlos (relación cercana con
proveedores A-B-C, situación de Guerra, pandemia, logística, insumos,
inflación entre otros).
9. Tener a la vista a todo el personal los indicadores que se estarán midiendo y
asegurar que todos los comprendan. Haciendo esto, incentivamos a todo el
personal y generamos cultura.