a gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para

organizar, almacenar y recuperar documentos y automatizar los flujos de trabajo

dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden estar en formato
impreso o digital e incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de
empleo, información sobre la inscripción en entes gubernamentales y muchos
otros registros.

A lo largo de esta lectura podrá obtener más respuestas sobre qué es la gestión de
documentos, incluidas las características clave de un sistema eficaz y su
funcionamiento.

Importancia de una gestión

documental sólida
En promedio, las empresas que carecen de procesos eficientes de gestión
documental malgastan unos 20.000 dólares debido a problemas relacionados con
los documentos. En una encuesta, los empleados señalaron que dedicaban unos
18 minutos de media en buscar los documentos o el papeleo que necesitaban para
completar una tarea. 

Como parte de la transformación digital, un sistema de gestión de documentos

(DMS) eficaz permite a los empleados organizar los archivos para:

 Garantizar que el personal pueda encontrar inmediatamente los

documentos que necesita en tiempo real.
 Proteger la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso,
cifrado y otras garantías.
 Sustituir las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo
automatizados.
 Crear procesos más sostenibles que no dependan del papel.

Características principales de un
gestor documental eficaz 
Hacer que la gestión de documentos funcione en beneficio de su empresa
requiere un sistema realmente eficaz. Limitarse a escanear todo desde el
archivador a Google Drive solo traslada los mismos problemas del papel a los
archivos digitales. En su lugar, considere la posibilidad de buscar un software de
gestión documental que admita funcionalidades importantes como las que se
indican a continuación.
Indexación para búsquedas eficientes

Las soluciones de gestión documental le permiten indexar y clasificar los

documentos empresariales para que sean más fáciles de encontrar. En primer
lugar, conozca lo que le importa a su empresa. ¿Quiere poder consultar todos los
documentos relacionados con una fecha determinada o un número de cliente?
¿Necesitará encontrar documentos de un determinado tipo? Todos estos son
ejemplos de posibles campos de índice que puede crear para maximizar la
capacidad de búsqueda. La gestión documental también debe permitir búsquedas
por palabras clave y texto completo.

Los sistemas de gestión documental más robustos permiten automatizar la

indexación para que el personal no tenga que etiquetar manualmente cada
elemento. Por ejemplo, si un proveedor médico recibe un lote de órdenes del Dr.
Sánchez, esas órdenes se pueden indexar automáticamente con, por ejemplo, la
fecha, el tipo de documento "órdenes del médico" y la información del Dr.
Sánchez. En el futuro, el personal podrá consultar fácilmente esos documentos
buscando cualquiera de los términos relacionados en el índice.

Flujo de trabajo automático

Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y
designan sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible. La gestión de
flujos de trabajo también especifica qué procesos inician un flujo de trabajo; por
ejemplo, el almacenamiento de una factura recibida.

Determinados plazos o un cambio en el estado de un documento en el sistema de

gestión documental también pueden activar flujos de trabajo. Un sistema de
gestión de flujos de trabajo controla y supervisa los procesos para que los
gestores y empleados puedan ver cada paso. Los flujos de trabajo que son buenos
candidatos para optimizar, son los que  suelen contener numerosas tareas y pasos
recurrentes que pueden definirse fácilmente. 

La gestión de los expedientes de los empleados, la tramitación de facturas y la

gestión de contratos son excelentes puntos de partida, ya que su automatización
se traducirá en un gran aumento de la productividad y en un ahorro de costes
cuantificable. Por ejemplo, el flujo de trabajo automatizado integrado con el
software de RR.HH. puede comprobar si los documentos, como los contratos de
trabajo, las revisiones del rendimiento y otros documentos importantes, se han
remitido, cumplimentado, firmado y guardado correctamente.

Capacidades de integración
Puede obtener aún más valor de su software de gestión documental si
lo integra con otro que ya utilice. DocuWare se ha integrado con éxito a 500
aplicaciones diferentes. Por ejemplo, puede transferir datos de procesamiento de
facturas desde el sistema de gestión documental a Sage, QuickBooks, SAP,
Microsoft Dynamics y otro software de planificación de recursos empresariales
(ERP) y gestión de relaciones con los clientes (CRM).

Digital records, forms and workflows can also be used by your human resources
management and payroll systems. And with email integration, you’re no longer
working on projects from your inbox which leads to long, frustrating searches for
information. Emails and attachments can be indexed and stored in the correct
project file directly from your inbox. 

¿Cómo funciona un sistema de

gestión documental?
Entender cómo funciona un sistema de gestión documental puede ayudarle a
decidir cuál es el más adecuado para su empresa. El resumen que figura a
continuación cubre los aspectos básicos.  

Capture y procese documentos para

gozar de una oficina sin papeles
El software de gestión documental utiliza varios métodos para capturar
documentos electrónicos y convertir archivos en papel a formato digital. Estos
sistemas funcionan mediante diversos métodos de captura de documentos, entre
los que se incluyen:

 Escaneo: Es posible escanear documentos en papel desde una

fotocopiadora multifunción, un escáner de alta velocidad o de sobremesa y
un smartphone. Estos escaneos pueden indexarse automáticamente,
archivarse, enviarse al empleado responsable o utilizarse para activar un
flujo de trabajo.
 OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres.
Se trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos
que pueden ser utilizados por el software empresarial.
 Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y
almacenar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta de
proyectos correcta, directamente desde la bandeja de entrada.
 Importación desde otros sistemas: Los documentos almacenados en otros
sistemas pueden importarse a los gestores documentales. Por ejemplo,
estos documentos pueden enviarse a una carpeta "controlada" que utilice
un flujo de trabajo para distribuirlos a la persona adecuada.
 Formularios electrónicos: Los formularios en línea, cómodos y
estandarizados, sustituyen a los anticuados documentos en papel, los PDF
de difícil navegación y la introducción manual de datos, propensa a
errores. Los formularios digitales externalizan la introducción de datos a
la persona que rellena el formulario y los campos obligatorios eliminan el
tiempo dedicado a buscar la información que falta. 

Seguimiento y gestión documental para

aumentar la productividad
Una vez que los documentos están en el sistema, puede realizar su seguimiento y
gestión, lo que aumenta la eficacia de los procesos internos, mejora la seguridad
y reduce los errores.

A continuación te explicamos cómo:

 Controles de acceso: Un software de gestión documental sólido permite

crear controles de acceso basados en el cargo o el inicio de sesión. Por
ejemplo, una persona del departamento de ventas no tiene por qué ver
todas las facturas que maneja el departamento de contabilidad. Limitar el
conjunto de documentos con los que puede trabajar cada cargo o persona
le permite mantener a salvo los documentos confidenciales y proteger la
privacidad de clientes y empleados.
 Registros de auditoría: Los registros de auditoría permiten saber quién ve,
modifica o imprime los documentos que cumplen los requisitos de
conformidad. Estos registros también permiten saber cuántos documentos
procesa una persona o un equipo en un periodo de tiempo, lo que facilita
el establecimiento de objetivos y la medición de resultados.
 Gestión de versiones: Una vez activado el control de versiones, cuando un
usuario autorizado abre un documento para editarlo, su estado aparece
como "checked out". A partir de ese momento, el documento es de sólo
lectura para los demás usuarios.  Cada vez que se vuelve a registrar un
documento, recibe automáticamente un nuevo número de versión.
Almacene documentos de forma segura
para la recuperación en caso de
catástrofe  
Los documentos digitales son más seguros que los de papel. En primer lugar, las
copias digitales no se rompen, desgastan ni destiñen. No se pueden extraviar,
robar o dejar en la sala de descanso por accidente para que todo el mundo pueda
verlos. En segundo lugar, la gestión de documentos digitales se basa en los
protocolos de seguridad y encriptación más actualizados, por lo que, cuando
envías documentos confidenciales, no son tan vulnerables a los hackers como lo
serían si los escanearas y los enviaras por correo electrónico.

Tipos de sistemas de gestión documental

Su decisión sobre si elegir un sistema basado en la nube, local o híbrido
dependerá de muchos factores, como de la infraestructura de TI de su
organización, el coste potencial de actualizar su hardware y el ancho de banda y
la experiencia de su equipo. Las cuestiones presupuestarias también entran en
juego. La información que figura a continuación le ayudará a decidir qué es lo
mejor para su empresa.

Ventajas de cambiarse a un sistema en la

nube
Con el software Cloud, los documentos y datos se alojan en una ubicación central
en servidores en la nube. En lugar de comprar y gestionar tú mismo los recursos,
los adquieres como solución SaaS, pagando normalmente una suscripción
mensual o anual. No tiene costes iniciales de licencia, y las cuotas de soporte y
mantenimiento están incluidas.  

Tenga en cuenta:

 Los costes iniciales son menores porque no hay que invertir en hardware y
recursos adicionales. Además, la compra de hardware es un gasto de
capital que no puede deducirse del impuesto sobre la renta, mientras que
los servicios de suscripción son gastos de explotación que sí pueden
deducirse.
 No necesita un equipo técnico interno para gestionar el sistema. Todo se
hace por usted, dejando sus recursos informáticos libres para otros
proyectos. Los documentos están disponibles en tiempo real en la nube y
se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo
que permite una colaboración más eficaz.
 Las copias de seguridad de los archivos se realizan en varios servidores de
centros de datos geográficamente dispersos, lo que significa que si las
conexiones o los servidores de una zona se ven afectados, otros servidores
de la red en la nube se encargan de gestionar la carga.

¿Por qué elegir un software de gestión

documental in situ?
Si su empresa dispone de amplios recursos informáticos, puede tener sentido
implantar su sistema de gestión documental y automatización de flujos de trabajo
en su propio centro de datos, junto con el resto de sus aplicaciones. 

Tenga en cuenta:

 La implantación de software local requiere una gran inversión inicial en

licencias de software, además del coste de la aplicación, el soporte
informático y el hardware.
 Usted tiene el control absoluto del software y de los documentos que
almacena, lo que significa que puede elegir entre confiar el mantenimiento
y la asistencia a su equipo de TI o trabajar con su proveedor de software.
 No necesitas acceso a Internet para seguir trabajando con los documentos
internos; si tu red interna sigue funcionando, el personal puede seguir
trabajando en cierta medida cuando se caiga Internet.
A veces una combinación de ambos es lo
que mejor encaja

Otra posibilidad es implantar un modelo híbrido que combine servicios en la

nube con software local. Por ejemplo, un sistema basado en la nube puede
utilizarse como copia de seguridad de almacenamiento de documentos para un
sistema local o un desarrollo en la nube puede integrarse con un ERP local. 

¿Cómo beneficiará la gestión de

documentos a su empresa?
Una gestión documental eficaz ofrece muchas ventajas, entre las que se incluyen
el ahorro total, una mayor satisfacción del cliente, un aumento de la moral de los
empleados y un cumplimiento más sencillo de las normativas legales. 

Con DocuWare, empresas de todos los tamaños aumentan su capacidad de

innovación automatizando las tediosas tareas manuales que desvían a los
empleados del trabajo estratégico y la toma de decisiones críticas.

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E S CR I T O P OR

Joan Honig
Joan Honig is the Content Marketing Manager at DocuWare.
Temas: Gestión Documental, Estrategia Empresarial