Novedades en DocuWare 5.

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Service Pack 2

2012
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Contenido
1 Uso de DocuWare 5

1.1 DocuWare Desktop ............................................................................................................................... 5

1.1.1 DocuWare Printer ...................................................................................................................................................................... 6
1.1.2 DocuWare Web Scan ................................................................................................................................................................ 8

1.2 Web Client ........................................................................................................................................... 11

1.2.1 Bandejas en el Web Client ...................................................................................................................................................11
1.2.1.1 Bandeja predeterminada ........................................................................................................................................11
1.2.1.2 Información adicional sobre los documentos ..............................................................................................12
1.2.2 Actualización de documentos editados en el Visor .................................................................................................13
1.2.3 Cambiar contraseña ................................................................................................................................................................14
1.2.4 Nueva pantalla de inicio de My DocuWare .................................................................................................................14

1.3 CONNECT to Outlook ......................................................................................................................... 15

1.3.1 Envío y archivado en un solo paso ..................................................................................................................................15
1.3.2 Abrir un mensaje de correo electrónico desde el diálogo de almacenamiento..........................................16
1.3.3 Seguir trabajando durante el proceso de archivado ...............................................................................................16

1.4 Smart Connect .................................................................................................................................... 17

1.4.1 Uso de Smart Connect en un entorno de Terminal Server ...................................................................................17
1.4.2 Búsqueda con comodines ....................................................................................................................................................17
1.4.3 Lectura de contenido de cualquier área........................................................................................................................18

2 Instalación y actualización de DocuWare 19

2.1 DocuWare Desktop ............................................................................................................................ 19

2.2 El soporte de Windows XP ............................................................................................................... 19

3 Gestión de DocuWare 20

3.1 Configuración del Web Client ......................................................................................................... 20

3.1.1 DocuWare Printer ....................................................................................................................................................................20
3.1.2 Configuración de CONNECT to Outlook ........................................................................................................................21
3.1.3 Smart Connect: lectura con el portapapeles ..............................................................................................................22
3.1.4 Asignación de varios servidores a una ubicación de bandeja .............................................................................22

3
3.2 DocuWare Administration ............................................................................................................... 23
3.2.1 Administración de sistemas ................................................................................................................................................23
3.2.1.1 Instancia web para la Configuración del Web Client ................................................................................23
3.2.2 Administración de organización .......................................................................................................................................23
3.2.2.1 Contraseñas seguras.................................................................................................................................................23

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 Uso de DocuWare

1 Uso de DocuWare

1.1 DocuWare Desktop

El módulo DocuWare Desktop incluye las aplicaciones DocuWare Web Scan y DocuWare Printer.
DocuWare Web Scan tiene su propia interfaz en DocuWare Desktop. Puede utilizar DocuWare Printer
directamente desde sus aplicaciones (por ejemplo, ERP, Contabilidad financiera), de modo que no
aparecerá ninguna interfaz ni pestaña específicas de DocuWare Printer en DocuWare Desktop.

Instalación de DocuWare Desktop

Para obtener información sobre cómo instalar DocuWare Desktop, haga clic aquí
(http://help.docuware.com/en/#t57647).

Área de navegación

El área de navegación de DocuWare Desktop se compone de una lista desplegable y una barra de
navegación. Seleccione el perfil de usuario que desea activar en la lista desplegable. Use los botones de
la barra de navegación para acceder a las distintas áreas de DocuWare Desktop: Escanear (DocuWare
Web Scan), Conexiones y Configuración.

El área de navegación de DocuWare Desktop

Area de notificación de DocuWare Desktop

Para abrir el área de notificación, haga clic con el botón derecho del ratón en el icono de la bandeja de
DocuWare Desktop.

Puede utilizar el Area de notificación para Editar conexiones, Abrir DocuWare, Abrir DocuWare Web
Scan, abrir el menú Ayuda y seleccionar una Conexión.

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 Uso de DocuWare

1.1.1 DocuWare Printer

Con DocuWare Printer, ahora podrá convertir documentos a PDF/A directamente desde sus aplicaciones
(por ejemplo, su sistema ERP) e importarlos a DocuWare. PDF/A es un formato especial para archivar
documentos de manera permanente. Los documentos se archivan en su bandeja o directamente en un
archivador. Seleccione DocuWare Printer de la lista de impresoras y haga clic en Aceptar. DocuWare
Printer lee ciertos elementos del documento para procesarlos o detecta el nombre de la aplicación de
impresión. Mediante este sistema, identifica qué configuración de DocuWare Printer se debe aplicar a
un determinado documento.

DocuWare Printer se puede seleccionar de la misma manera que cualquier otra impresora, desde el
menú de impresión de su aplicación.

Las configuraciones de DocuWare Printer se archivan y aparecen en el área de DocuWare Printer

dentro de la Configuración del Web Client.

Comparación: DocuWare Printer y TIFFMAKER

DocuWare Printer presenta ventajas considerables frente a TIFFMAKER. Para DocuWare Printer, solo
hay una impresora. Las configuraciones dependen de varios criterios de texto y/o del nombre de la
aplicación de impresión. Las configuraciones se gestionan de manera centralizada y están disponibles
inmediatamente en el cliente, siempre que se asignen los derechos correspondientes. Por contra, en
DocuWare TIFFMAKER cada configuración corresponde a una impresora y las configuraciones se
gestionan localmente.

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 Uso de DocuWare

DocuWare Printer TIFFMAKER

Funciona con el Web Client Funciona con el Windows Client
Archivado con DocuWare Desktop Archivado con el Windows Client
Funciona con un único controlador de Normalmente se necesitan varios controladores
impresora de impresora
La configuración depende de cada documento y Se conecta una plantilla RECOGNITION al
de cada aplicación de impresión controlador de la impresora
Instalación en cada estación de trabajo Instalación local y como impresora de red
Las opciones se crean y gestionan de manera Las opciones se guardan localmente
centralizada y, a continuación, son aprobadas
para el usuario mediante la administración de
derechos

Uso
Archivado automático:
Un empleado se encarga de enviar contratos de socios que se han preparado con una plantilla de
documento de MS Word. Todos los documentos enviados se deben archivar en el archivador de
documentos. Después de adaptar la plantilla de Word, el empleado imprime el documento con
DocuWare Printer. Puesto que la estructura del documento es siempre la misma, DocuWare Printer
identifica el documento como un contrato de socio y "sabe" qué palabras deben usarse como
criterios de índice. El documento se guarda en el archivador como PDF/A y también se genera una
copia impresa en la impresora local del empleado. Como alternativa a este proceso, el contrato
preindexado también podría guardarse en una bandeja. De esta manera, el empleado podría
comprobar el contrato antes de guardar el documento en el archivador.
Archivado de un gran número de documentos:
Una empleada de contabilidad envía por correo electrónico un volumen muy grande de facturas a
los clientes. Suele hacerlo una vez a la semana. Como parte de este proceso, le gustaría archivar las
facturas en DocuWare sin tener que realizar más pasos. Activa el modo de impresión por lotes en
su aplicación de ERP e imprime todas las facturas con DocuWare Printer. Como la estructura de las
facturas siempre es la misma, DocuWare Printer reconoce cómo deben archivarse. Además,
DocuWare Printer comprueba que los documentos cumplan los criterios de división para poder
generar documentos individuales a partir de la tarea de impresión que se puedan archivar por
separado. Si desea archivarlos automáticamente, los valores de índice se leen directamente de
zonas definidas del documento. Se añade un membrete en la primera página de cada documento
individual, ya que no solamente se imprime en la impresora de red sino que al mismo tiempo se
está archivando en el archivador de contabilidad.
Configuración de los anclajes:
Al definir anclajes en el documento de muestra de una configuración de DocuWare Printer, puede
establecer que se realicen búsquedas en los documentos, desde la última página a la primera. Un
anclaje es un marcador de posición en un documento de muestra al que se conecta una zona de
campo que siempre contiene el mismo texto. Este procedimiento permite, por ejemplo, buscar (y
encontrar rápidamente) el importe total de una factura, ya que normalmente figura en la última
página de la factura. Puede hacer lo mismo con los importes de los impuestos, como los impuestos
de venta u otras tasas. Con TIFFMAKER, todo esto no era posible o, al menos, no de manera tan
sencilla.

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 Uso de DocuWare

Archivado sencillo de documentos:

Un empleado ha encontrado un documento interesante sobre su área de trabajo en Internet y le
gustaría mantener el estado específico del sitio web para poder reenviárselo a sus compañeros y
quizá guardarlo en la "base de conocimientos" interna. Lo imprime en su bandeja personal usando
DocuWare Printer y, desde ahí, puede decidir qué hacer con el documento más adelante.
Sus ventajas
Con DocuWare Printer, puede importar y archivar documentos en DocuWare que ya haya creado.
La impresión y el archivado automático en un solo paso reduce el proceso de impresión y ahorra
tiempo al archivar.
Los documentos se archivan en DocuWare en el formato de archivado permanente PDF/A.
Selección de impresoras más sencilla: DocuWare Printer solo aparece una vez en la selección de
impresoras. DocuWare Printer detecta automáticamente qué configuración se debería usar para el
documento actual dependiendo de la estructura del documento. Comparada con DocuWare
TIFFMAKER, donde cada configuración corresponde a una impresora, la selección de impresoras es
mucho más sencilla.
Configuración centralizada opcional.
Asignación de configuraciones a usuarios/grupos de usuarios individuales.
La estructura de derechos determina quién puede crear configuraciones de impresión.
Los documentos que no se pueden archivar automáticamente en un archivador van a la bandeja
predeterminada (en la página 11) para continuar procesándolos.
Además, puede imprimir documentos desde su archivador al mismo tiempo, por ejemplo,
condiciones generales.

Uso de la opción
Para instalar componentes: encontrará instrucciones para instalar los componentes de servidor y
de cliente en Instalación de DocuWare Desktop (http://help.docuware.com/en/#t57647).

Para definir una configuración: Configuración del Web Client > Configurar DocuWare > DocuWare
Printer

Para iniciar la aplicación: a través del menú de impresión y la lista de impresoras de la aplicación
correspondiente (por ejemplo, la aplicación de contabilidad financiera o el procesador de texto)

1.1.2 DocuWare Web Scan

Escaneo de documentos web y archivado en DocuWare

Con DocuWare Web Scan, ahora puede escanear sus documentos desde cualquier escáner (con
controladores TWAIN o WIA) que se instala en su equipo local, importarlos en DocuWare y
almacenarlos. Puede cargar sus documentos al archivador automáticamente al escanearlos como PDF/A
(formato de archivado permanente), o bien hacerlo manualmente después del proceso de escaneo, por
ejemplo, si desea reordenar las páginas arrastrando y soltando. Es decir, usted siempre tiene el control
sobre la forma de archivar los documentos.

El módulo DocuWare Desktop incluye la aplicación DocuWare Web Scan de manera predeterminada.
Para poder usar DocuWare Desktop, los componentes asociados deben estar instalados en el servidor.

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 Uso de DocuWare

Los documentos o las páginas se pueden eliminar y los documentos se pueden dividir por medio de las
listas desplegables en cada página escaneada. Usando la función de arrastrar y soltar, puede mover
las páginas hasta el lugar requerido dentro de un documento, reordenando los documentos de una
manera intuitiva.

El área de navegación de DocuWare Desktop

En la parte superior de la página de DocuWare Web Scan, verá el área de navegación de DocuWare
Desktop. Consta de una lista desplegable y una barra de navegación. Seleccione el perfil de usuario que
desea activar en la lista desplegable. Use los botones de la barra de navegación para acceder a las
distintas áreas de DocuWare Desktop: Escanear (DocuWare Web Scan), Conexiones y Configuración.

El área de navegación de DocuWare Desktop

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 Uso de DocuWare

Creación de configuraciones de DocuWare Web Scan

Las configuraciones para escanear y archivar se definen en Configuración. Al escanear, debe

seleccionar la configuración que desee usar para el documento actual.

En las configuraciones de almacenamiento, puede seleccionar, entre otras cosas, el destino de los
documentos que se archivarán (el archivador o la bandeja de DocuWare) y especificar las palabras
clave para los documentos que se escanearán.

Uso
Carga automática:
Durante el escaneo, puede cargar automáticamente PDF/A para los documentos que se están
escaneando.
Ordenación de las páginas de los documentos:
Si ha escaneado por accidente varias páginas de un documento en el orden incorrecto, puede
reordenarlas antes de cargarlas.
División manual de documentos:
Un empleado recibe habitualmente contratos por correo que a veces incluyen descripciones de
proyectos adjuntas. Sin embargo, los contratos y las descripciones se deben archivar en el
archivador siguiendo criterios distintos. Por lo tanto, escanea todas las páginas de un documento
completo, separa la descripción del proyecto y la archiva como un documento aparte.
Inserción manual de páginas:
Una empleada recibe un contrato firmado de una empresa asociada que debe archivarse en el
archivador de documentos. Más tarde, desde la empresa asociada le envían un apéndice del
contrato. Escanea el contrato y el apéndice para, a continuación, insertar la página adicional en el
lugar correcto del documento. Por lo tanto, es posible "reescanear" las páginas.
Selección del diálogo de almacenamiento y del archivador:
En una configuración de almacenamiento, debe especificar, entre otras cosas, qué diálogo de
almacenamiento se usa para cada documento. Dado que un diálogo de almacenamiento siempre se
asigna a un archivador, cuando selecciona un diálogo de almacenamiento, también especifica el
archivador de DocuWare en el que se archivarán los documentos.

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 Uso de DocuWare

Sus ventajas
Una alternativa web al DocuWare Windows Client con conexión a escáner; es decir, el DocuWare
Windows Client ya no es necesario para estaciones de trabajo de escaneo.
Puede escanear sus documentos con cualquier escáner (con controladores TWAIN o WIA) que esté
instalado en su equipo para archivado.
Puede especificar la configuración de escaneo y archivado de documentos con un mínimo esfuerzo
en DocuWare Desktop.
Los documentos y las páginas se pueden reorganizar de manera sencilla antes de cargarlos en el
archivador.

Uso de la opción
Para instalar componentes: encontrará instrucciones para instalar los componentes de servidor y
de cliente en Instalación de DocuWare Desktop (http://help.docuware.com/en/#t57647).

Para ejecutar Web Scan: My DocuWare > Web Scan o mediante el botón del menú de bandeja de
DocuWare Desktop.

1.2 Web Client

1.2.1 Bandejas en el Web Client

1.2.1.1 Bandeja predeterminada

En el Web Client hay una bandeja predeterminada, importante para ciertas aplicaciones nuevas como
DocuWare Web Scan (en la página 8) y Printer (véase "DocuWare Printer" en la página 6). Los
documentos en los que se detectó un error durante la importación o para los que no se haya asignado
una configuración se archivan automáticamente en esta bandeja predeterminada.

La primera bandeja que configura o que se le asigna es la predeterminada. Si ya ha definido bandejas o

desea cambiar la bandeja predeterminada, puede usar el menú contextual de una bandeja para realizar
cambios.
Reconocerá la bandeja predeterminada por la marca de verificación verde .

Menú contextual de las bandejas

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 Uso de DocuWare

Sus ventajas
En caso de error en la aplicación web, el documento siempre aparece en la bandeja predeterminada
para acceder a él fácilmente y poder procesarlo.
Uso de la opción
En el menú contextual de la bandeja del Web Client

1.2.1.2 Información adicional sobre los documentos

Nuevas columnas en la vista detallada de las bandejas: el Estado y la Fuente facilitan información
sobre el estado del proceso y la fuente de los documentos de las bandejas. Esta información puede ser
importante, por ejemplo, si desea comprobar desde dónde y por qué un documento determinado está
en la bandeja.

Las columnas Fuente y Estado se han añadido en la vista detallada.

Ventajas
Sabrá exactamente de dónde vino un documento de su bandeja y por qué se archivó.

Uso de la opción

Bandeja del Web Client con vista detallada

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 Uso de DocuWare

1.2.2 Actualización de documentos editados en el Visor

Si usa la función Editar del Visor y edita un documento fuera del Visor, verá una barra donde se le
indica que debe actualizar el documento también aquí.

Cuando hace clic en el botón Actualizar, se vuelve a mostrar el documento.

Ventajas
El Visor muestra la versión actual del documento con solo hacer clic en el botón.

Uso de la opción
Botón Actualizar en la barra de información para actualizar el Visor.

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 Uso de DocuWare

1.2.3 Cambiar contraseña

En el Web Client, ahora puede modificar su contraseña de DocuWare mediante el vínculo del diálogo
Inicio de sesión, en lugar de tener que hacerlo en My DocuWare.

Ventajas
Puede cambiar su contraseña directamente antes de iniciar sesión. Esto es importante, sobre todo si
su contraseña ha caducado.
Uso de la opción
Al iniciar sesión en el sistema DocuWare.

1.2.4 Nueva pantalla de inicio de My DocuWare

La pantalla de inicio de My DocuWare se ha rediseñado para resultar más sencilla y dinámica.
Ahora puede hacer clic en botones con nombres asociados para acceder a los componentes, que se
describen brevemente.

En el nuevo diseño: la ficha Inicio en el diálogo My DocuWare

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 Uso de DocuWare

1.3 CONNECT to Outlook

1.3.1 Envío y archivado en un solo paso

Ahora puede enviar correos electronicos y simultaneamente archivarlos en DocuWare con un solo clic.
Esta opción se aplica a los mensajes nuevos y a los mensajes a los que responda o que reenvíe.

En un mensaje nuevo, vaya al menú de DocuWare y seleccione la función Enviar y archivar. El mensaje
se envía como siempre y, a continuación, se archiva en DocuWare con la configuración de
almacenamiento seleccionada.

CONNECT to Outlook también incluye el nuevo botón Enviar y archivar en la barra de herramientas
para permitir un acceso rápido.

Ventajas
Puede ahorrar tiempo y asegurarse de que todos sus mensajes enviados queden archivados.

Uso de la opción
Al enviar mensajes de correo electrónico, en el menú de DocuWare dentro del nuevo mensaje.

Al enviar, responder o reenviar mensajes de correo electrónico, en la barra de tareas de acceso

rápido.
Para configurarlo: puede añadir el botón Enviar y archivar a la barra de herramientas de acceso
rápido de MS Outlook de la siguiente manera: abra la lista desplegable de barras de herramientas
de acceso rápido en la ventana de Nuevo mensaje. En la lista, seleccione Más comandos > Todos
los comandos > Enviar y archivar > Añadir.

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 Uso de DocuWare

1.3.2 Abrir un mensaje de correo electrónico desde el diálogo de almacenamiento

En el diálogo de almacenamiento de CONNECT to Outlook, ahora podrá encontrar el botón Ir a mensaje
de correo electronico.

Si hace clic en Ir a mensaje de correo electronico, se abre el mensaje de correo electrónico que se
acaba de archivar.

Ventajas
Puede acceder al mensaje de correo electrónico que se va a archivar directamente desde el diálogo
de almacenamiento, por ejemplo, si necesita algún dato incluido en él.
Uso de la opción
Al archivar correos electrónicos en general.

Al archivar sin el diálogo de almacenamiento: el diálogo de almacenamiento solo se abre para esta
opción si un campo obligatorio no se ha rellenado. El nuevo botón le permite visualizar el mensaje
de correo electrónico para transferir el valor que falte al diálogo de almacenamiento.

1.3.3 Seguir trabajando durante el proceso de archivado

Ahora puede seguir trabajando en MS Outlook mientras CONNECT to Outlook archiva sus mensajes de
correo electrónico en DocuWare.

Ventajas
Durante el proceso de archivado, ahora puede abrir el mensaje de correo electrónico para, por
ejemplo, copiar el nombre de la empresa y transferirlo al diálogo de almacenamiento.
Para ahorrar tiempo, puede leer y responder al siguiente mensaje que reciba, incluso durante el
proceso de archivado.

Uso de la opción
Mientras trabaja en CONNECT to Outlook.

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 Uso de DocuWare

1.4 Smart Connect

1.4.1 Uso de Smart Connect en un entorno de Terminal Server

Ahora puede usar Smart Connect en varios entornos de usuario, como por ejemplo, en un entorno de
Terminal Server. Podrá encontrar una configuración aparte para esta opción, independiente de la
instalación de ClickOnce.

Ventajas
Más funciones en Smart Connect.

Uso de la opción
Para ver más detalles sobre cómo instalar Smart Connect en un entorno de Terminal Server, haga
clic aquí (http://help.docuware.com/en/#t57638).

1.4.2 Búsqueda con comodines

En sus configuraciones de Smart Search, ahora también puede utilizar comodines al introducir un
término de búsqueda. Puede usar las siguientes combinaciones:
 *cadena*: para buscar una cadena con un número variable de caracteres al principio y al final,
coloque asteriscos al principio y al final de la cadena.
 *cadena: para buscar una cadena con un número variable de caracteres al principio, coloque
asteriscos al principio de la cadena.
 cadena*: para buscar una cadena con un número variable de caracteres al final, coloque asteriscos
al final de la cadena.
Uso
En su aplicación CRM, hay un campo para el apellido del contacto, por ejemplo García. Este texto
se transfiere al campo de índice Nombre de DocuWare para realizar una búsqueda Smart Search. Si
ejecuta una búsqueda Smart Search siguiendo este criterio, encontrará todos los documentos que
contengan el texto "García" en el campo Nombre.
No obstante, si el campo de índice Nombre en los documentos existentes a veces contiene también
el nombre de pila, la búsqueda Smart Search que hemos definido no los encontrará porque solo
buscará el texto exacto "García". Si configura la búsqueda Smart Search con comodines antes y
después, también podrá ver los documentos con las entradas de índice "Juan García" y "García,
Juan".

Ventajas
Opciones de búsqueda más flexibles con Smart Search.

Uso de la opción
Puede utilizar esta opción en búsquedas Smart Search.
Puede definir la configuración correspondiente como de costumbre en la Configuración del Web Client,
en el área Configurar DocuWare > Smart Connect > Smart Search > Asignar campos.

17
 Uso de DocuWare

1.4.3 Lectura de contenido de cualquier área

Ahora tiene más flexibilidad con Smart Connect al leer contenido de aplicaciones de terceros: solo
tiene que resaltar el contenido de los campos de texto de DocuWare con el ratón y Smart Search usará
este contenido para realizar búsquedas en DocuWare.

Uso
Para realizar búsquedas en DocuWare, si desea usar Smart Connect para transferir contenido desde
una aplicación de terceros que no siempre se encuentra en la misma área de esa aplicación.
Si desea transferir contenido desde un área de una aplicación de terceros que Smart Connect no
identifica automáticamente.

Sus ventajas
Más flexibilidad al realizar lecturas de aplicaciones de terceros.
Durante la operación, los usuarios pueden decidir en todo momento qué contenido desean
transferir a un campo de texto de DocuWare correspondiente para la búsqueda.
Uso de la opción
En la configuración, debe seleccionar la opción para un campo de texto del diálogo de búsqueda
utilizado (Smart Search).
Configuración en la Configuración del Web Client (véase "Smart Connect: lectura con el
portapapeles" en la página 22, http://help.docuware.com/en/#t57546)

18
 Instalación y actualización de DocuWare

2 Instalación y actualización de DocuWare

2.1 DocuWare Desktop

En la sección Instalación de DocuWare Desktop (http://help.docuware.com/en/#t57647) puede
aprender a instalar los componentes de servidor y cliente del módulo DocuWare Desktop con sus
aplicaciones: DocuWare Printer y DocuWare Web Scan.

Si tiene más preguntas, consulte Resolución de problemas en DocuWare Desktop

(http://help.docuware.com/en/#t57648).

2.2 El soporte de Windows XP

Windows XP aún es compatible con las instalaciones de cliente de DocuWare pero no con las
instalaciones de servidor

19
 Gestión de DocuWare

3 Gestión de DocuWare

3.1 Configuración del Web Client

3.1.1 DocuWare Printer

En Configuración del Web Client, el área de DocuWare Printer se ha añadido en Configurar DocuWare.
Aquí puede definir tantas configuraciones para archivar documentos mediante DocuWare Printer como
desee. Es necesario crear configuraciones para poder usar DocuWare Printer.

El componente de servidor de DocuWare Desktop debe instalarse en el sistema DocuWare para que se
muestre el área de DocuWare Printer. También necesita el derecho Administrar configuraciones de
DocuWare Printer, que se asigna en DocuWare Administration, en Usuarios/Perfiles > Configuración de
función. En cada configuración se especifica quién puede usar la configuración de DocuWare Printer.
Por lo tanto, es posible crear configuraciones centralmente y distribuirlas a usuarios o funciones
concretos. Si desea establecer configuraciones de DocuWare Printer no solo para usted, sino también
para otros usuarios de DocuWare, también necesita el derecho Administración de usuarios, que se
asigna desde la misma ubicación de DocuWare Administration.

Dentro de una configuración, se pueden definir opciones para las siguientes aplicaciones:
 Identificación y clasificación de un documento
Ejemplo: se imprime un documento desde MS Word. Puesto que el término "Factura" aparece en un
determinado lugar del documento, se ejecuta esta configuración.
 Indexación de un documento
Ejemplo: el nombre de la empresa se extrae de la factura y se introduce en el campo de índice
Nombre de la empresa. Al mismo tiempo, el nombre de usuario de DocuWare de la persona que
está imprimiendo el documento se introduce en el campo de índice Empleado de contabilidad.
 División de un documento después de un número de páginas determinado
Ejemplo: siempre imprime cartas con formularios de dos páginas, por ejemplo, desde MS Word. Si
especifica en la configuración que el documento se tiene que dividir después de dos páginas, las
cartas se guardarán en DocuWare como documentos individuales de dos páginas.
 Añadir un gráfico superpuesto
Ejemplo: durante una tarea de impresión, el membrete corporativo se añade a la primera página
del documento cuando se imprime en la impresora de red a la vez que se archiva en el archivador.
Ambas versiones son idénticas.
 Impresión de un documento
Ejemplo: se imprime una factura con DocuWare mientras, al mismo tiempo, se envía a una
impresora local para preparar la copia en papel que se remitirá por correo.

20
 Gestión de DocuWare

Dispone de un asistente que le ayuda a crear configuraciones para DocuWare. Aquí puede ver los
elementos de indexación de documento que se asignan a los campos de indexación de DocuWare
usando las zonas de campo.

Carga de la Configuración del Web Client

En el Web Client, mediante el diálogo My DocuWare, ficha Inicio > Abrir configuración

A través del menú en DocuWare Administration: Herramientas > Iniciar Configuración del Web
Client

3.1.2 Configuración de CONNECT to Outlook

Configuraciones de almacenamiento

En las configuraciones de almacenamiento puede seleccionar un campo del archivador un máximo de

64 veces en el paso Destino de almacenamiento para transferir una gran cantidad de valores desde el
mensaje de correo electrónico a este campo de palabras clave durante el archivado.

Búsqueda rápida

En una búsqueda rápida, ahora también puede utilizar la fecha de archivado como criterio de búsqueda
en las Opciones de búsqueda. Con una búsqueda de este tipo podría, por ejemplo, consultar todos los
mensajes que archivó la semana anterior.

21
 Gestión de DocuWare

3.1.3 Smart Connect: lectura con el portapapeles

En la función Leer contenido de cualquier área (véase "Lectura de contenido de cualquier área" en la
página 18), debe configurar el campo de DocuWare de acuerdo con el contenido que se va a introducir
desde el portapapeles.

Selección de la opción
En una configuración de Smart Connect, en el paso Asignar campos, en la ficha Campos,
seleccione Portapapeles como tipo de vínculo.

3.1.4 Asignación de varios servidores a una ubicación de bandeja

Ahora puede asignar varios Content Servers y Thumbnail Servers a una ubicación de bandeja para
reforzar la estabilidad.

Selección de la opción

Con el área Configuración del Web Client > Bandejas web > Ubicaciones de bandejas > Ubicación
de bandeja x > Asignación de servidor

Configuración de una ubicación de bandeja

22
 Gestión de DocuWare

3.2 DocuWare Administration

3.2.1 Administración del sistema

3.2.1.1 Instancia web para la Configuración del Web Client

La instancia web de la Configuración del Web Client y otros módulos web ahora reciben el nombre de
Conexiones web y se encuentran en la Administración del sistema (anteriormente, la Administración de
organización). Los componentes web que instala DocuWare durante el proceso de instalación figuran
en el área Conexiones web. En el asistente para la instalación puede especificar cuáles de estos
componentes desea instalar: Configuración del Web Client, Servicio de Configuración del Web Client,
Platform Services y los componentes de Desktop Server (Job Server y Job Processor).

Como hasta ahora, puede configurar las instancias web del Web Client, entre otros, en Instancias web,
dentro del área de organización.

3.2.2 Administración de organización

3.2.2.1 Contraseñas seguras

En DocuWare, ahora puede utilizar la opción Usar contraseñas seguras para especificar requisitos de
seguridad determinados dentro de la organización DocuWare. Por ejemplo, las contraseñas deben tener
al menos una letra mayúscula, una letra minúscula, un número y/o un carácter especial. Además, puede
definir la longitud mínima de la contraseña, cuántos días tiene validez, cuántas contraseñas incorrectas
se pueden introducir antes de que la cuenta del usuario quede bloqueada y mucho más.

Uso
En organizaciones con normas de seguridad.

Sus ventajas
Ahora puede aplicar los requisitos de seguridad para las contraseñas, que ya conoce de Windows,
en DocuWare.
Más seguridad en el acceso al sistema DocuWare y, por tanto, más seguridad para sus documentos.

23
 Gestión de DocuWare

DocuWare Administration: área para definir los requisitos de seguridad para contraseñas

Uso de la opción
En DocuWare Administration > Organización x > General > categoría Usar contraseñas seguras
Nota: si activa la opción de contraseñas seguras, todos los usuarios de la organización DocuWare
deben definir una nueva contraseña, incluso si su contraseña anterior ya cumplía los requisitos de
seguridad.

Más opciones asociadas a las contraseñas seguras

La contraseña nunca caduca: si en la organización se utilizan contraseñas seguras, la opción La

contraseña nunca caduca se añade a la categoría Inicio de sesión en la Administración de usuarios en
el nivel de usuario individual. Por tanto, el administrador de la organización puede desactivar el límite
de tiempo de la contraseña para usuarios individuales. Esta opción es útil sobre todo para usuarios que
solo utilizan procesos de flujo de trabajo en DocuWare.

Bloqueado desde: según las normas de seguridad definidas para las contraseñas seguras, una cuenta de
usuario queda bloqueada después de haber introducido una contraseña incorrecta un número
determinado de veces. En el nivel de usuario individual, la entrada Bloqueado desde se añade en la
categoría Inicio de sesión. Aquí puede ver cuánto tiempo han tenido este estado los usuarios
bloqueados.

Desbloquear cuenta de usuario: como usuario con el derecho de Administración de usuarios

(Administración de usuarios > Perfiles > Perfil x > Configuración de función > DocuWare
Administration > Administración de usuarios), puede desbloquear las cuentas de los usuarios
bloqueados. Para ello, resalte al usuario de que se trate en la estructura de árbol de DocuWare
Administration y seleccione la entrada Desbloquear en el menú contextual.

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