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La gestión documental se refiere a los procesos para organizar, almacenar y recuperar documentos impresos y digitales dentro de una empresa u organización. Los documentos incluyen contratos, facturas y otros registros. Una gestión documental sólida puede ahorrar a las empresas hasta 20,000 dólares al año al automatizar tareas manuales y flujos de trabajo. Los sistemas de gestión documental digitalizan documentos a través de escaneo, reconocimiento óptico de caracteres y formularios electrónicos para facilitar el acceso y compartir inform
Descripción original:
Nos hace referencia de como puede ser un Archivo Documental.
La gestión documental se refiere a los procesos para organizar, almacenar y recuperar documentos impresos y digitales dentro de una empresa u organización. Los documentos incluyen contratos, facturas y otros registros. Una gestión documental sólida puede ahorrar a las empresas hasta 20,000 dólares al año al automatizar tareas manuales y flujos de trabajo. Los sistemas de gestión documental digitalizan documentos a través de escaneo, reconocimiento óptico de caracteres y formularios electrónicos para facilitar el acceso y compartir inform
La gestión documental se refiere a los procesos para organizar, almacenar y recuperar documentos impresos y digitales dentro de una empresa u organización. Los documentos incluyen contratos, facturas y otros registros. Una gestión documental sólida puede ahorrar a las empresas hasta 20,000 dólares al año al automatizar tareas manuales y flujos de trabajo. Los sistemas de gestión documental digitalizan documentos a través de escaneo, reconocimiento óptico de caracteres y formularios electrónicos para facilitar el acceso y compartir inform
La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para
organizar, almacenar y recuperar documentos y automatizar los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización. Los documentos pueden estar en formato impreso o digital e incluyen contratos, formularios, facturas, solicitudes de empleo, información sobre la inscripción en entes gubernamentales y muchos otros registros.
Importancia de una gestión
documental sólida En promedio, las empresas que carecen de procesos eficientes de gestión documental malgastan unos 20.000 dólares debido a problemas relacionados con los documentos.
Garantizar que el personal
pueda encontrar inmediatamente los documentos que necesita en tiempo real. Proteger la seguridad y la confidencialidad con derechos de acceso, cifrado y otras garantías. Sustituir las tareas manuales repetitivas por flujos de trabajo automatizados. Crear procesos más sostenibles que no dependan del papel. Flujo de trabajo automático Los flujos de trabajo digitales crean un flujo lógico de procesos, asignan tareas y designan sustitutos en caso de que un empleado no esté disponible. La gestión de flujos de trabajo también especifica qué procesos inician un flujo de trabajo; por ejemplo, el almacenamiento de una factura recibida. ¿Cómo funciona un sistema de gestión documental? Entender cómo funciona un sistema de gestión documental puede ayudarle a decidir cuál es el más adecuado para su empresa. El resumen que figura a continuación cubre los aspectos básicos.
Capture y procese documentos para gozar de una oficina sin papeles
Escaneo: Es posible escanear documentos en papel desde una fotocopiadora
multifunción, un escáner de alta velocidad o de sobremesa y un Smartphone. Estos escaneos pueden indexarse automáticamente, archivarse, enviarse al empleado responsable o utilizarse para activar un flujo de trabajo. OCR: Son las siglas en inglés de Reconocimiento Óptico de Caracteres. Se trata de una tecnología que convierte el texto de las imágenes en datos que pueden ser utilizados por el software empresarial. Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y almacenar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta de proyectos correcta, directamente desde la bandeja de entrada. Importación desde otros sistemas: Los documentos almacenados en otros sistemas pueden importarse a los gestores documentales. Por ejemplo, estos documentos pueden enviarse a una carpeta "controlada" que utilice un flujo de trabajo para distribuirlos a la persona adecuada. Formularios electrónicos: Los formularios en línea, cómodos y estandarizados, sustituyen a los anticuados documentos en papel, los PDF de difícil navegación y la introducción manual de datos, propensa a errores. Los formularios digitales externalizan la introducción de datos a la persona que rellenar el formulario y los campos obligatorios eliminan el tiempo dedicado a buscar la información que falta