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DocuWare Versión 7
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DocuWare GmbH
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Contenido
1 Nueva tecnología apta para organizaciones de cualquier tamaño 5

1.1 Adaptabilidad óptima en la nueva Gestión de usuarios .................................6

1.2 Sincronización de usuarios para DocuWare Cloud ........................................7
1.3 Instalación simplificada de sistemas in situ...................................................8

2 Facilidad para la recopilación de datos perfecta 9

2.1 Autoindex: nueva interfaz ...............................................................................9

2.2 Inicio de Autoindex para un documento específico ..................................... 10
2.3 Controlar y cambiar automáticamente las entradas de índice ..................... 11
2.4 Comprobación de entradas de formulario con el servicio de validación ..... 12
2.5 Máscaras de entrada para campos de formulario ........................................ 13
2.6 Mostrar y ocultar campos de formulario con lógica..................................... 14
2.7 Vínculos y textos formateados para formularios ......................................... 16
2.8 Protección de escritura para formularios con formularios de fusión .......... 17
2.9 Archivado inteligente en lugar de duplicados de correo electrónico .......... 17
2.10 Las configuraciones de impresora e importación se convierten en
"Procesamiento de documentos" ................................................................. 18
2.11 Más campos de importe para Intelligent Indexing........................................ 20

3 Funciones adicionales y mejoras de uso en la versión 7 22

3.1 Uso de DocuWare ......................................................................................... 22

3.1.1 Inicio de sesión en DocuWare facilitado con DocuWare Cloud............................... 22
3.1.2 Cerrar la vista previa de escaneo más rápidamente............................................... 22
3.1.3 Nombres nuevos para usuarios de flujo de trabajo................................................. 22
3.1.4 Visualización del documento y el historial de tareas de
flujo de trabajo completadas ................................................................................. 22
3.1.5 Gestión de errores durante decisiones de flujo de trabajo automáticas .................. 23

3
3.2 Configuración y administración de DocuWare............................................. 23
3.2.1 Simplificación de Configuración de DocuWare ....................................................... 23
3.2.2 Módulo nuevo: Informes de auditoría ..................................................................... 24
3.2.3 Módulo nuevo: Transferencia de documentos ........................................................ 26
3.2.4 Nuevo derecho funcional "Procesamiento de documentos".................................... 27
3.2.5 Bandeja para usuarios importados automáticamente ............................................. 28
3.2.6 Copia de seguridad redundante de datos de índice en archivos DWX.................... 28
3.2.7 Cambiar campos estándar al crear un archivador .................................................. 28
3.2.8 Registro para DocuWare Administration mediante autenticación de Desktop Apps 29
3.2.9 Cambios en los requisitos del sistema ................................................................... 29

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 Nueva tecnología apta para organizaciones de cualquier tamaño

1 Nueva tecnología apta para organizaciones de

cualquier tamaño

Versión 7 de DocuWare: la base de la próxima generación de nuestra arquitectura en la

nube, que proporciona tecnología de gestión de documentos y automatización de tareas
administrativas preparada para el futuro. La nueva arquitectura optimiza el rendimiento, la
estabilidad y la escalabilidad, y hace el sistema DocuWare Cloud perfecto para
organizaciones de gran tamaño. Y dado que el software en la nube e in situ se basa siempre
en el mismo código con las mismas características, todos los clientes se beneficiarán de
esta renovación tecnológica.

Aspectos tecnológicos destacados en la nueva versión:

▪ Se han vuelto a implementar archivadores y bandejas. En lugar de Content Server, la
versión 7 de DocuWare utiliza las tecnologías más recientes y funciona con bases de
datos optimizadas en una arquitectura preparada para el futuro. Ventaja obvia para todos
los usuarios: un rendimiento considerablemente mejor. Busque aproximadamente un
50% más rápido, almacene los documentos aproximadamente un 35% más rápido,
cambie los datos de índice aproximadamente un 75% más rápido, por nombrar sólo
algunos ejemplos.
▪ Un nuevo motor de flujo de trabajo garantiza que las tareas de flujo de trabajo se
controlan con más rapidez y fiabilidad. Este motor también facilita la gestión (en la
página 23) si se ha producido un error en un flujo de trabajo.
▪ Ahora todas las tareas de DocuWare Desktop se procesan directamente desde
DocuWare Platform. Esto proporciona una escalabilidad superior a la de componentes
anteriores de Desktop Server.
▪ La función Gestión de usuarios (en la página 6) se encuentra ahora en la Configuración
de DocuWare. La tecnología y el diseño de interfaz nuevos facilitan la creación y
concesión de derechos a muchos usuarios en el sistema.
▪ Otra función nueva es la de sincronización de usuarios (en la página 7) entre Active
Directory y DocuWare Cloud. Los usuarios y los grupos sólo deben actualizarse,
por ejemplo, creados o borrados, en el sistema principal. Ahora es posible una
administración de usuarios más simple y coherente para clientes de DocuWare Cloud.
▪ Se ha remodelado completamente la versión más reciente de la aplicación DocuWare.
Las tecnologías orientadas al futuro ofrecen el mejor rendimiento y facilidad de uso para
el acceso móvil a DocuWare.
▪ Una nueva configuración de servidor (en la página 8) garantiza una instalación más fácil
y rápida para los sistemas in situ. En lugar de la selección de componentes que instalar,
ahora hay distintas funciones.
La combinación de todos estos cambios garantiza una mejor escalabilidad del sistema. Esto
facilita el trabajo con DocuWare, especialmente para DocuWare Cloud e instalaciones in situ
más grandes.

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 Nueva tecnología apta para organizaciones de cualquier tamaño

Información técnica adicional:

▪ Cambios con la versión 7 de DocuWare - Para quienes tengan prevista una actualización
de su sistema in situ

1.1 Adaptabilidad óptima en la nueva Gestión de

usuarios
Componente: Configuración de DocuWare

A partir de ahora, los usuarios y sus derechos se pueden gestionar de una forma más
práctica y clara en la configuración de DocuWare.”

Con unos cuantos clics, se puede crear un usuario con una bandeja personal y todos los
derechos necesarios para sus tareas. Como siempre, puede otorgar los derechos al usuario
a través de su pertenencia a grupos y funciones, y mediante la asignación de funciones,
perfiles de funciones y perfiles de archivador. Aquí también puede especificar los diálogos y
los sellos que podría necesitar el nuevo usuario. Si el nuevo empleado se ha registrado a
través del mensaje de correo de registro enviado automáticamente, puede comenzar de
inmediato.

La nueva interfaz intuitiva facilita la creación de un nuevo usuario

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 Nueva tecnología apta para organizaciones de cualquier tamaño

Aplicaciones
▪ Crear usuarios y asignarles derechos, diálogos y sellos
▪ Modificar los derechos del usuario
▪ Desbloquear usuarios bloqueados por intentos fallidos de inicio de sesión
▪ Cambiar la contraseña de los usuarios o enviar el mensaje de correo electrónico
correspondiente a los usuarios
▪ Eliminar usuarios

Ventajas
▪ Inmediatamente después de su creación, se proporcionan a los usuarios nuevos los
derechos necesarios y una bandeja inicial. Esto asegura un buen comienzo de uso de
DocuWare.
▪ Desbloqueo de un usuario o envío de un correo electrónico de registro con un clic
directamente desde la visión general del usuario
▪ Al eliminar un usuario, elimine también sus bandejas y otras configuraciones o
transfiéralas al administrador. Así se garantiza el orden constante en el sistema
DocuWare.
▪ La búsqueda y el filtrado en la visión general del usuario simplifican la administración de
usuarios en sistemas con muchos de ellos

He aquí cómo

La nueva administración de usuarios se encuentra en la sección General de la Configuración

de DocuWare.

1.2 Sincronización de usuarios para DocuWare Cloud

Componente: Aplicaciones administrativas de DocuWare

Con sistemas DocuWare Cloud, ahora puede sincronizar convenientemente usuarios y

grupos de su dominio con su sistema DocuWare Cloud a través de LDAP, sin tener que
crear manualmente los usuarios de DocuWare en DocuWare. Esto facilita en gran medida la
administración de usuarios, especialmente con sistemas de gran tamaño en la nube.

Ventajas
▪ Usuarios y grupos automáticos y coherentes en el dominio y en DocuWare
▪ Una sola creación (en lugar de dos) de usuarios y grupos ahorra tiempo
▪ Creación de grupos de DocuWare directamente desde la interfaz de sincronización
▪ Programación individual para sincronización automática

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 Nueva tecnología apta para organizaciones de cualquier tamaño

He aquí cómo

Debe instalar la aplicación de sincronización de usuarios mediante Instalación de Web Client

> Herramientas administrativas. La aplicación está disponible tanto para DocuWare Cloud
como para sistemas in situ.
Todos los usuarios y grupos de Active Directory que no existan en DocuWare al utilizar la
herramienta por primera vez se sincronizan con DocuWare.

1.3 Instalación simplificada de sistemas in situ

Componente: Instalación de servidor

Se han remodelado todos los aspectos de la configuración del servidor: desde la tecnología
a la orientación al usuario y el diseño. La instalación de un nuevo sistema DocuWare in situ
es más simple y estable que nunca. En lugar de activar selectivamente los componentes
individuales de DocuWare que instalar, ahora basta con seleccionar entre tres funciones que
debería ejecutar el ordenador del servidor en el sistema DocuWare: suministro de servicios
a clientes, procesamiento en segundo plano o procesamiento de texto completo. Esto
también facilita la instalación de sistemas DocuWare grandes en múltiples equipos de
servidor.

Además, la actualización de un sistema existente es simple y fiable, ya que antes se realiza

una simulación. Si la simulación se ejecuta sin errores, puede actualizar su sistema con toda
tranquilidad. De lo contrario, un informe detallado le indicará qué hacer antes de la
actualización.

Aplicaciones
▪ Instalación de un nuevo sistema DocuWare in situ
▪ Actualizar a la versión 7 un sistema in situ existente

Ventajas
▪ Fácil elección de componentes de DocuWare que instalar, mediante funciones de
servidor
▪ Orientación al usuario intuitiva, con muchos menos diálogos
▪ Mayor estabilidad de la configuración: se verifican más condiciones previas desde el
principio y, tras cada paso intermedio, se suministran comentarios claros al usuario. La
función "Reintento" también es posible con pasos intermedios fallidos.
▪ Expansión e instalación de sistemas distribuidos más sencilla

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 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

2 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

La recopilación de datos es siempre el primer paso esencial para la administración de

documentos y la automatización administrativa. DocuWare ofrece muchas opciones y
herramientas para automatizar en gran medida este paso, sin perder demasiado tiempo con
la monótona introducción de datos. Con la versión 7 hay muchas más funciones nuevas,
como la indexación automática con Autoindex para la introducción de datos simplificada en
formularios.

2.1 Autoindex: nueva interfaz

Componente: Configuración de DocuWare > Autoindex

La interfaz de Autoindex se ha renovado como parte de la transición a una nueva y moderna

tecnología (en la página 5). Ahora Autoindex se configura en la sección Indexación de
Configuración de DocuWare (anteriormente la operación se realizaba en DocuWare
Administration).

Además de un rendimiento significativamente superior, especialmente al procesar grandes

volúmenes de documentos, Autoindex ofrece ahora una configuración muy simple. Todos
los ajustes necesarios para completar automáticamente los datos de índice de fuentes de
datos externas se presentan de forma clara y comprensible.

Otra novedad es el inicio de Autoindex para eventos de archivador (en la página 10), como
el archivado de documentos o cambios en los datos de índice. Las entradas de índice en el
archivador también se pueden supervisar y cambiar (en la página 11) sin tener que
configurar primero el archivador como una nueva fuente de datos.

Es posible configurar una tarea de Autoindex, desde la condición de inicio a la reescritura de

los datos de índice, en solo 4 pasos.

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 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

2.2 Inicio de Autoindex para un documento específico

Componente: Configuración de DocuWare > Autoindex

El flujo de trabajo se puede agilizar considerablemente si se usan documentos

completamente indexados en el archivador desde el principio. Para facilitar la configuración
de esa función, Autoindex (en la página 9) ofrece ahora la condición de inicio adicional
Evento de archivador. Con solo un clic se puede especificar, por ejemplo, el inicio de
Autoindex cuando se archive un nuevo documento.

Aplicación
▪ Al archivar una factura en DocuWare, Autoindex se iniciará de inmediato y completará la
información de envío de la factura con datos procedentes del sistema ERP.

Ventajas
▪ Los datos de índice se completan rápidamente
▪ El documento está completamente indexado desde el principio
▪ La configuración de la condición de inicio es sencilla
▪ Optimización de procesos operativos
▪ Las integraciones basadas en valores de índice se pueden usar inmediatamente. Por
ejemplo, se puede visualizar un documento en DocuWare directamente desde el sistema
ERP a través de un botón Smart Connect.

He aquí cómo

En Configuración de DocuWare > Autoindex, seleccione Evento de archivador como

condición de inicio. Utilice las opciones y el filtro para especificar los criterios de indexación
de documentos mediante Autoindex.

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 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

2.3 Controlar y cambiar automáticamente las entradas de

índice
Componente: Configuración de DocuWare > Autoindex

Además de para transmitir datos de índice de fuentes de datos externas, Autoindex también
se puede usar para controlar datos de índice de documentos archivados y modificarlos sin
especificar ninguna otra fuente de datos. Esto es fácil de configurar con el nuevo Autoindex:
Simplemente seleccione la opción Índice con ... entradas de indice fijas en Fuente en la
configuración:

Aplicación

Autoindex busca en el archivador contratos con un plazo inferior a cuatro meses y establece
el estado de estos documentos como Comprobar. A continuación se informa al empleado
responsable, mediante una notificación de DocuWare previamente configurada, para que
pueda renegociar o rescindir los contratos de manera oportuna.

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 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

2.4 Comprobación de entradas de formulario con el

servicio de validación
Componente: DocuWare Forms

Ahora el servicio de validación se puede usar para formularios. Esto significa que los datos
introducidos en el formulario se pueden examinar automáticamente para verificar su
precisión. También es posible compararlos con fuentes de datos externas. El formulario solo
se enviará si las entradas cumplen los criterios del servicio de validación.

Aplicaciones
▪ El servicio de validación comprueba si el número de cliente en el formulario de pedido
coincide con el nombre del cliente en el sistema CRM.
▪ Para evitar registros duplicados, el formulario de registro solo se guardará en el
archivador si la dirección de correo electrónico introducida no está disponible aún en
DocuWare.
▪ El servicio de validación compara la fecha actual del envío con la fecha de nacimiento
del usuario. El registro solo se guardará si el usuario es mayor de edad.

Ventajas
▪ Solo se guardan en el archivador valores de índice válidos
▪ Si una entrada no cumple los requisitos, se notifica inmediatamente al usuario para que
se efectúen las correcciones pertinentes
▪ Se pueden usar fuentes de datos externas como CRM para validación

He aquí cómo

La URL del servicio de validación se guarda en la configuración del archivador, en la

configuración de un diálogo de almacenamiento (Configuración de DocuWare >
Archivadores > Diálogo> Archivar). Para usar la validación de un formulario, seleccione este
diálogo de almacenamiento en la sección Salida de la configuración del formulario.

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 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

2.5 Máscaras de entrada para campos de formulario

Componente: DocuWare Forms

Los formatos ayudan al usuario a rellenar los formularios correctamente. El formulario no se

enviará hasta que las entradas coincidan con la definición de formato.

En los campos que disponen de un formato guardado, se muestran ejemplos de introducción

correcta

Aplicación
▪ El formulario de información personal utiliza un formato para definir cómo introducir datos
de seguridad social, número de seguro de pensiones, dirección de correo electrónico o
números de teléfono. Si la información introducida no corresponde a la definición de la
máscara de campo, se le notifica al usuario para que pueda corregir la entrada.

Ventajas
▪ Los datos siempre se introducen correctamente, no se requiere verificación
▪ Los números de teléfono, y datos similares, se deletrean de modo uniforme en toda la
organización
▪ Es más fácil completar formularios

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 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

He aquí cómo

Las máscaras de campo están disponibles para campos de texto de una sola línea. Arrastre
uno al diseñador de formularios y seleccione la máscara de campo deseada en la lista
desplegable en las propiedades de campo. Están disponibles todas las máscaras de campo
de su organización.
Puede crear una máscara de campo en Configuración de DocuWare, en la Ayuda para la
indexación.

2.6 Mostrar y ocultar campos de formulario con lógica

Componente: DocuWare Forms

Los comportamientos permiten que un formulario muestre campos o cambie propiedades de

campo, como Solo lectura y Requerido, según la entrada del usuario.

Aplicaciones
▪ Al completar el formulario de información personal, un nuevo empleado elige la opción:
"Casado". En este caso, se muestran los campos para la información del cónyuge.
▪ Si, y solo si, el usuario rellena la opción "Estancia de una noche" para un registro, se
mostrarán las opciones "Habitación individual" y "Habitación doble". Para asegurar que
el usuario seleccione un tipo de habitación, este campo también se establece como
requerido.
▪ El cliente y el propietario completan un contrato en la tableta. Una vez que el cliente ha
firmado, todos los campos con datos introducidos son de solo lectura, para impedir
cambios posteriores.

Ventajas
▪ Transparencia: el usuario solo ve los campos relevantes
▪ Un formulario web solo se crea una vez con todos los campos y opciones necesarios,
incluso si no se utilizan para todos los usuarios.

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 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

He aquí cómo

Para definir un comportamiento de campo, haga clic en Comportamiento de campo > Nuevo
en Configuración de DocuWare > Formularios > Diseñador. Seleccione uno o más campos
cuyo contenido vaya a determinar el comportamiento. Configure las condiciones para que el
campo esté oculto, sea obligatorio o de solo lectura. Puede verificar el nuevo
comportamiento de campo en la vista previa de formulario.

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 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

2.7 Vínculos y textos formateados para formularios

Componente: DocuWare Forms

El texto descriptivo hace más fáciles de completar los formularios. Puede formatear los
textos para facilitar la lectura incluso de los párrafos más largos. Los términos importantes
se pueden subrayar, mostrar en cursiva o negrita, o en párrafos separados mediante
alineación. También es posible incluir un vínculo para obtener más información.

Ventajas
▪ Una mejor legibilidad contribuye a facilitar la comprensión de los requisitos de un campo
▪ Inclusión de información adicional para mayor claridad (p. ej. condiciones generales)
▪ El práctico editor de texto agiliza la introducción de datos con el énfasis necesario

He aquí cómo

En Configuración de DocuWare > Formularios > Diseñador, introduzca un campo para Texto
fijo. Para abrir el editor de texto, haga clic en Editar texto en las propiedades del campo. Los
cambios se pueden previsualizar después de guardar.

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 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

2.8 Protección de escritura para formularios con

formularios de fusión
Componente: DocuWare Forms

Cuando crea un formulario que está vinculado a un formulario de fusión, durante la

configuración debe especificar que los formularios completados no se pueden modificar una
vez colocados en el archivador.

Aplicación
▪ El borrador de un contrato de arrendamiento se envía al cliente para su aprobación. El
formulario es de solo lectura, por lo que no se puede cambiar ninguna de las entradas
del borrador.

Ventaja
▪ Los formularios están protegidos contra la manipulación después de guardarse en el
archivador

He aquí cómo

En Configuración de DocuWare > Formularios > Resultado del formulario de fusión en la

sección Propiedades de PDF, seleccione la opción de archivado No (PDF no editable).

2.9 Archivado inteligente en lugar de duplicados de

correo electrónico
Componente: Configuración de DocuWare > Connect to Outlook

Connect to Outlook puede usar la identificación de mensaje exclusivo del sistema de correo
para indexar. Así se evita que un correo electrónico se archive varias veces. Si el sistema de
correo no encuentra un ID, Connect to Outlook usa el remitente y la marca de tiempo como
ID del mensaje.

Aplicación
▪ Se envía simultáneamente a varios empleados un mismo correo electrónico relativo a un
proyecto. Anteriormente, todos los empleados podían archivar este correo electrónico y
en búsquedas posteriores las diversas copias mostradas en la lista de resultados
creaban confusión. Con la nueva opción, el correo electrónico solo se puede archivar
una vez. Y al no haber duplicados en el archivador, el resultado de la búsqueda será una
sola coincidencia.

Ventajas
▪ Prevención automática de duplicados de correo electrónico en el archivador
▪ Resultados claros en búsquedas de correo electrónico

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 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

He aquí cómo

Cada correo electrónico tiene un ID de mensaje exclusivo dentro de un sistema de correo.

Ahora el ID está disponible como una propiedad adicional de correo electrónico en la
configuración de Connect to Outlook. Asigne este ID de mensaje a un campo de DocuWare
definido como "único". Esto significa que la entrada en este campo solo puede aparecer una
vez en el archivador. Cuando el ID de mensaje de un correo electrónico está presente en el
archivador, no es posible guardar en ese archivador correos electrónicos con el mismo ID.

2.10 Las configuraciones de impresora e importación se

convierten en "Procesamiento de documentos"
Componente: Configuración de DocuWare

Puede archivar sus documentos en DocuWare según le convenga. Puede optar por imprimir
los documentos con DocuWare Printer desde sus aplicaciones o por escanear los
documentos (por ejemplo, facturas entrantes) y archivarlos automáticamente con DocuWare
Import.

Cree y edite conjuntamente configuraciones para Printer e Import en el módulo

Procesamiento de documentos completamente rediseñado y disponible en la Configuración
de DocuWare. Es más moderno e intuitivo.

Puede alternar en cualquier momento entre los tipos de fuente escáner, carpeta e
impresora. Una nueva configuración de procesamiento se define siempre en cuatro pasos:
1. Seleccione el tipo de fuente. Las opciones disponibles en los siguientes pasos
dependerán del tipo seleccionado.

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 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

2. Determine el destino de archivado y, si es necesario, el envío por correo electrónico y la

firma electrónica.
3. Especifique cómo se deben procesar los documentos. Esto incluye la indexación.

4. Por último, asigne autorizaciones a los usuarios para las configuraciones individuales,
del mismo modo que en otros módulos.

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 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

Funciones nuevas en el módulo "Procesamiento de documentos"

▪ Nuevo operador: Al dividir páginas, "No está vacío" también está disponible como
operador para las áreas de lectura de texto.
▪ Más reglas para la selección automática de la configuración: Ahora hay tres
opciones para las reglas de identificación, en lugar de las dos anteriores:
El perfil de archivado se usa si:
- se cumplen todas las condiciones: se cumplen todas las condiciones de archivo y todas
las condiciones de contenido.
- se cumple una condición: se cumple una de las condiciones de archivo o contenido.
- se cumplen todas las condiciones de archivo o todas las de contenido: se deben
cumplir al menos todas las condiciones de archivo o todas las condiciones
de contenido.
▪ Importación y exportación de configuraciones: Las configuraciones de
procesamiento se importan o exportan como archivos .JSON. Las configuraciones
exportadas como XML con la versión 6.12 de DocuWare o una anterior no se pueden
importar con la versión 7 de DocuWare.

Ventajas del nuevo módulo

▪ Uso aún más intuitivo
▪ La interfaz está completamente basada en HTML5
▪ La selección según el tipo de fuente reduce el número de funciones activas presentadas
▪ Desktop Apps: Escanear e Importar muestran únicamente las configuraciones relevantes

He aquí cómo

Las configuraciones se abren desde la Configuración de DocuWare, en la sección Captura.

2.11 Más campos de importe para Intelligent Indexing

Hay dos campos nuevos para Intelligent Indexing: Importe personalizado 3 e Importe
personalizado 4. Junto con el campo ya existente Importe personalizado 1 y 2 , ahora hay
cuatro campos para la lectura automática de distintos tipos de importe.

Aplicación
▪ Con Intelligent Indexing, ahora es posible leer hasta cuatro importes diferentes de factura
y usarlos como palabras clave. Por ejemplo, además del importe neto y el importe bruto,
también se pueden usar varios importes de impuestos

Ventajas
▪ Ampliación de lectura automática de contenido de documentos relevante
▪ Permite una mejor recopilación de datos para uso posterior (en informes)

20
 Facilidad para la recopilación de datos perfecta

He aquí cómo

Intelligent Indexing se configura en el diálogo de almacenamiento deseado. Los dos campos

nuevos están disponibles al seleccionar los campos de Intelligent Indexing.

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 Funciones adicionales y mejoras de uso en la versión 7

3 Funciones adicionales y mejoras de uso en la

versión 7

3.1 Uso de DocuWare

3.1.1 Inicio de sesión en DocuWare facilitado con DocuWare Cloud

DocuWare Cloud

Ahora el inicio de sesión en el DocuWare Web Client es mucho más fácil para los clientes en
la nube: Solo se necesitan el nombre de usuario y la contraseña. Ya no hace falta
especificar la organización DocuWare, ya que cada sistema cliente DocuWare Cloud tiene
una URL específica.

3.1.2 Cerrar la vista previa de escaneo más rápidamente

Componente: DocuWare Desktop Apps

Para cerrar la vista previa de escaneo, ahora hay un método adicional: simplemente haga
clic en el fondo de la interfaz. El botón Cerrar sigue estando disponible.

3.1.3 Nombres nuevos para usuarios de flujo de trabajo

Componente: Workflow Manager

Los nombres de las variables del sistema se han modificado para facilitar su uso:
▪ La variable "Usuario actual" ha pasado a denominarse "Usuario de última decisión"
▪ La variable "Usuario de la tarea" ahora se llama "Usuario registrado"

3.1.4 Visualización del documento y el historial de tareas de flujo de

trabajo completadas
Componente: Workflow Manager, Web Client

Es posible mostrar el documento y el historial de flujo de trabajo de una tarea completada

que se abra utilizando un vínculo recibido por correo electrónico, por ejemplo. Así se puede
hacer un seguimiento de todas las decisiones tomadas.

22
 Funciones adicionales y mejoras de uso en la versión 7

3.1.5 Gestión de errores durante decisiones de flujo de trabajo

automáticas
Componente: Workflow Manager, Web Client

Si hay un error en una decisión automática al completar una tarea, el diseñador del flujo de
trabajo recibe una tarea con una descripción del error y las opciones de decisión relevantes:
▪ Repetir la actividad: la actividad vuelve a pasar por el flujo de trabajo
▪ Finalizar el flujo de trabajo: la actividad falla y el flujo de trabajo finaliza
▪ Continuar con la actividad XY: la actividad fallida se omite y el sistema pasa a la
siguiente actividad

3.2 Configuración y administración de DocuWare

3.2.1 Simplificación de Configuración de DocuWare

Componente: Configuración de DocuWare

Con la versión 7 de DocuWare, la conversión a la tecnología HTML5 está casi completa y,

por lo tanto, también el traspaso de la mayoría de los módulos a la configuración de
DocuWare. Para mayor claridad, se han agregado categorías y se han reorganizado los
módulos:

23
 Funciones adicionales y mejoras de uso en la versión 7

Para los módulos Ayuda para la indexación, Archivadores, Relaciones entre documentos,
Notificaciones y Bandejas, hay una vista de bloque además de la vista de tabla. Los datos
clave más importantes de una configuración se pueden ver directamente en la visión general
de las configuraciones; los símbolos más grandes contribuyen a la claridad.

Notificationes en vista de bloque con símbolos grandes

3.2.2 Módulo nuevo: Informes de auditoría

Componente: Configuración de DocuWare, Web Client

Los nuevos informes de auditoría le ofrecen total transparencia de lo que ocurre en su

sistema DocuWare. Tanto a nivel de documento, como de archivador, organización o
sistema, con la debida autorización se puede ver quién ha cambiado ajustes de
configuración o cuándo se han guardado los documentos, por ejemplo. Todos los informes
de auditoría pueden descargarse en el formato CSV universal y usarse para evaluaciones
en muchos programas.

Ejemplos de eventos registrados en cada nivel, incluidos los campos de fecha, hora y
usuario:

Documento: puede guardar, cambiar entradas de índice con valores nuevos y antiguos,
mostrar, imprimir, anotar, etc.

24
 Funciones adicionales y mejoras de uso en la versión 7

Los informes de auditoría para el documento dentro del Web Client

Archivador: nuevos campo de índice, cambios en los diálogos de búsqueda y

almacenamiento y en las listas de resultados, nuevos perfiles de archivador, etc. También
todos los eventos de los documentos guardados en el archivador.

Organización: nuevas configuraciones y cambios en las configuraciones existentes, inicio y

cierre de sesión de usuario (desactivado de forma predeterminada)

Sistema: cambios en la configuración del servidor, cambios en los horarios fijados para
procesos automáticos como transferencias, políticas de eliminación o sincronizaciones.

Los informes de auditoría para niveles de sistema, organización y archivador se abren

dentro de la Configuración de DocuWare

25
 Funciones adicionales y mejoras de uso en la versión 7

Aplicaciones
▪ Evaluación de actividades dentro de DocuWare:
- ¿Con qué frecuencia se accede a un documento en particular?
- ¿Quién ha eliminado un documento específico?
- ¿Quién ha cambiado una configuración específica, y cuándo?
▪ Demostración del cumplimiento de las normativas

Ventajas
▪ Transparencia de todo lo que ocurre en su sistema DocuWare
▪ Fácil evaluación de informes de auditoría con formato CSV universal

He aquí cómo

Abra los Informes de auditoría del documento en el Web Client a través del menú contextual
del documento (por ejemplo, en la lista de resultados). El elemento del menú se llama
Historial.
Puede acceder a los Informes de auditoría para el archivador, la organización y el sistema
desde la Configuración de DocuWare, en la sección General.

Para poder abrir un documento de Informes de auditoría, necesita el nuevo derecho de

archivador Mostrar historial del documento para el archivador correspondiente. Este derecho
no está incluido en ninguno de los perfiles predefinidos.
Para acceder a Informes de auditoría para el sistema, la organización o el archivador,
necesita derechos de administrador en el nivel correspondiente.

3.2.3 Módulo nuevo: Transferencia de documentos

Componente: Configuración de DocuWare > Transferencia

El nuevo módulo Transferencia reemplaza al flujo de trabajo de exportación en DocuWare

Administration. Ahora es posible configurar tareas en la Configuración de DocuWare.
Transferencia es especialmente útil para copiar o mover grandes volúmenes de documentos
desde un sistema in situ. El archivador de destino seleccionado puede estar en otra
organización en DocuWare Cloud o en otro sistema DocuWare in situ.

A diferencia del flujo de trabajo de exportación, todas las versiones de documentos se

pueden transferir mediante Transferencia, siempre y cuando la gestión de versiones esté
activada para ambos archivadores. Además de las entradas de índice, una transferencia
también incluye las entradas del sistema y la información de texto completo.

Aplicación
▪ En su sistema DocuWare con licencia Business, el tamaño de archivador tiene un límite
de 4 gigabytes. Para evitar esa limitación, mueva sus documentos a la nube. Mediante
Transferencia, puede fusionar en un gran archivador en la nube los archivadores
existentes en el sistema in situ. Puede asignar los valores de índice en el nuevo
archivador.

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 Funciones adicionales y mejoras de uso en la versión 7

Ventajas
▪ Práctica transferencia masiva de documentos
▪ Se conservan los datos del usuario que guardó el documento por primera vez y la fecha
▪ Configuración sencilla de una tarea de transferencia

He aquí cómo

El módulo Transferencia está disponible en sistemas in situ a partir de la versión 7 de

DocuWare. Se accede a él desde la sección Sistema de la configuración de DocuWare.

Use el filtro en la ficha "General" del módulo Transferencia para especificar qué documentos
desea transferir.

3.2.4 Nuevo derecho funcional "Procesamiento de documentos"

Componentes: DocuWare Administration, Configuración de DocuWare

De modo acorde con las modificaciones de Configuración (en la página 18), los derechos
funcionales DocuWare Printer y Configuraciones de importación se han consolidado en un
nuevo derecho funcional denominado Procesamiento de documentos. Este nuevo derecho
se otorga a todos los usuarios y perfiles que anteriormente tenían el derecho DocuWare
Printer y/o Configuraciones de importación.

Los derechos funcionales se encuentran en Administración de usuarios de Configuración de

DocuWare, y en el área de organización de DocuWare Administration, en Gestión de
usuarios > Perfil de función/usuario > Funciones.

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 Funciones adicionales y mejoras de uso en la versión 7

3.2.5 Bandeja para usuarios importados automáticamente

Componente: Bandejas

Si los usuarios pasan automáticamente a DocuWare a través de Active Directory u otra

interfaz, se crea automáticamente una nueva bandeja para cada usuario. La bandeja está
disponible en cuanto el nuevo usuario inicia sesión en DocuWare Client por primera vez.

3.2.6 Copia de seguridad redundante de datos de índice en archivos

DWX
Componente: Configuración de DocuWare > Archivadores

Los metadatos completos (por ejemplo, datos de índice, anotaciones, sellos y firmas), se
archivan ahora en la base de datos y se pueden restaurar mediante la copia de seguridad de
la base de datos, en caso de dañarse el hardware. Por lo tanto, los archivos de encabezado
help.docuware.com/en/#t60939 ya no se generan automáticamente en la versión 7 de
DocuWare.

Pero es posible guardar los metadatos, además de la copia de seguridad de la base de

datos, como archivos DWX en la ubicación de archivado del archivador. Para ello, en la
configuración del archivador en General > Información administrativa active la opción Copia
de seguridad de los datos de índice en la ubicación de archivado.

Los archivos se generan en segundo plano y dejan de estar sincronizados con la acción en
el Web Client, lo que garantiza un mejor rendimiento.

3.2.7 Cambiar campos estándar al crear un archivador

Componente: Configuración de DocuWare > Archivadores

Al configurar un nuevo archivador, ahora es posible cambiar los campos predeterminados.

Puede cambiar el nombre de un campo y elegir un tipo de campo diferente: Texto,
Numérico, Comentario, Fecha, Palabra clave, Decimal, Fecha/Hora.

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 Funciones adicionales y mejoras de uso en la versión 7

3.2.8 Registro para DocuWare Administration mediante autenticación

de Desktop Apps
Componente: DocuWare Administration

Además de Autenticación DocuWare y Autenticación de Windows, ahora existe una tercera

opción de inicio de sesión en DocuWare Administration: Autenticación de Desktop Apps.
Puede usar esa opción para iniciar sesión sin introducir una contraseña. Autenticación de
Desktop Apps está disponible si se ha instalado Desktop Apps y hay una conexión activa.

3.2.9 Cambios en los requisitos del sistema

Desde la versión 6.12 de DocuWare, se han realizado los siguientes cambios en los
requisitos del sistema:
▪ Office 2010 ya no es compatible con Connect to Outlook
▪ Se requiere .NET 4.5 o superior para iniciar un DocuWare Request creado con la versión
7 de DocuWare.
Para actualizar a la versión 7, debe tener instalada la versión 6.7 de DocuWare como
mínimo.

Como es habitual, todos los requisitos del sistema se pueden consultar en el Centro de
conocimiento.

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