Jose Antonio Cabrejos Salcedo

Bachiller en Administración de Empresas de la

Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas
(UPC).
Certificado por Junior Achievement y Actitud
País como Coach & Mentor.
Experiencia profesional de 8 años en
sectores privados como retail, educativo y
construcción. Actualmente en la docencia y
asesor para empresas en áreas como
Administración, Recursos Humanos,
Marketing y Operaciones.
Docente en modalidad virtual
Objetivos del Taller
• Conocer los beneficios de la digitalización y tecnologías
• Clasificar los documentos de una manera correcta
• Uso de la tecnología para el manejo eficiente en la gestión
documentaria
• Crear y mantener un sistema de gestión moderno
Contenido
• Digitalización de documentos
• Sistema de Gestión Documental (DMS)
• Almacenamiento en la nube y seguridad de la información
• Automatización de procesos documentales.
DIGITALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
La Digitalización
• La digitalización suele implicar la transformación, la transición de
información física a formato digital.
• M u c h a s o rga n i za c i o n e s a l m a c e n a n una gran cantidad de
documentación, que ocupan demasiado espacio y dificultades
consultar los documentos.
• Aunque el proceso de digitalización requiera tiempo y esfuerzo,
puede suponer una ventaja competitiva. Pero, ¿qué hay que considerar
antes de digitalizar documentos? ¿Y después? ¿Qué ventajas reales
aporta este proceso?
La Digitalización de Documentos
• Este proceso consiste en transformar
todo los documentos en papel a un
formato digital.
• La tecnología avanza rápidamente
y las organizaciones ya se han
percatado de la importancia de la
digitalización de documentos, hasta el
punto de que aquellas organizaciones
que no se digitalizan pueden
encontrarse con que operan de forma
más lenta que sus similares.
La digitalización de documentos para las
organizaciones es un proceso que pueda
aportar mayor eficiencia a las
instituciones, al margen del aumento del
espacio físico por la eliminación del
papel o documento físico.
Búsquedas ágiles, mejor acceso a la
información o establecer f lujos de
trabajo eficientes pueden obtenerse a
partir de la digitalización.
Objetivo de la Digitalización
• Para llevar a cabo un proceso de digitalización deberá
establecerse un objetivo final y reflexionar sobre por qué es importante
digitalizar los documentos.
• Por ejemplo, se puede digitalizar para ahorrar espacio físico y para
optimizar la búsqueda de documentos.
• O t r o o b j e t i v o p u e d e s e r c o n s e g u i r u n a o f i c i n a s i n papel
(paperless office). Si se decide digitalizar únicamente para ahorrar
espacio, supondría una gran inversión de tiempo y dinero sólo para
obtener más sitio en la oficina.
Software de Digitalización
Cuando una organización se plantea iniciar el proceso de
digitalización existe varias opciones posibles.
Existen dos tipos de gestores documentales:
1. Los específicos para la digitalización;
2. Los gestores documentales más generales que incluyen otra serie
de funcionalidades más orientadas a la gestión de documentos.
Algunas de estas funcionalidades pueden ser: control de versiones,
búsqueda avanzada de documentos, flujos de trabajo, etc.
Diferencia entre escanear y
digitalizar
La principal diferencia entre
escanear y digitalizar es que
el escaneo implica obtener
una foto del documento y la
digitalización lo convierte en
un formato editable,
reconociendo el texto que
contiene y asignándole unos
metadatos para facilitar su
consulta en el futuro.
Pasos en un proceso de
digitalización
¿Qué se puede digitalizar y qué no?
Todo es susceptible de digitalización. Aparte del
formato papel, también se pueden digitalizar las
facturas, los albaranes, los pedidos, entre otros.
Además, también es posible digitalizar otras
fuentes de información, como: planos,
fotografías, archivos multimedia (videos y/o
música), etc.
Algunos hay que conservarlos por ley un tiempo
definido, otros porque son de valor cultural. Un
ejemplo de este segundo caso podría ser un mapa
de la edad medieval o una primera copia del
Quijote.
Motivos para empezar un proceso
de digitalización
Existen una multitud de factores que pueden llevar plantearse un
proceso de digitalización. Además del ahorro de espacio, la razón
fundamental sería poder disponer de la información de forma mucho
más rápida y más accesible.
• Seguridad.
• Acceso remoto.
• Responsabilidad Social.
• Compartir la información.
• Ahorro en Costos.
• Evitar deterioro.
Sistema de gestión documental
(DMS)
Los sistemas de gestión documental, o DMS se están convirtiendo en
una pieza cada vez más importante para las organizaciones.
La cantidad de información generada crece de forma exponencial y los
antiguos sistemas de almacenamiento presentan demasiadas carencias.
Un DMS asegura una información organizada y eficiente, que favorezca
la productividad. ¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión
documental? ¿Para qué sirve la gestión documental de forma digital?
¿Cuáles son los mejores DMS en el mercado?
Definición
• Un sistema de gestión documental, o document management system
(DMS), por sus siglas en inglés, está diseñado para almacenar, administrar y
controlar el flujo de documentos dentro de una organización. Se trata de una
forma de organizar los documentos e imágenes digitales en una localización
centralizada a la que los empleados puedan acceder de forma fácil y sencilla.
Beneficios
Según un estudio realizado por TIC Portal, los principales motivos para invertir en
software DMS son:
• Mejora de la eficiencia por optimización del archivo y búsqueda de la información.

• Estrategia de digitalización (de procesos y papel) o paperless office.

• Mejora de la gestión y organización empresarial

Ventajas de un DMS
• Digitalización de documentos
• Localización central
• Mejorar el flujo de trabajo
• Seguridad de la información
• Compartir documentos
• Colaboración documental
• Control de versiones
DIGITALIZACIÓN
Comenzar a trabajar con un sistema de
gestión documental significa llevar a cabo la
digitalización de documentos en papel. Con
l a c o l a b o ra c i ó n d e u n e s c á n e r, l o s
documentos físicos se convertirán en
versiones digitales que se almacenarán en
una localización central. Este procedimiento
puede ser tedioso y bastante costoso, sin
embargo, una digitalización organizada y
planificada es primordial para el correcto
aprovechamiento del sistema.
LOCACIÓN CENTRAL
La cantidad de canales a través de los que la información
llega a las organizaciones es amplia.
A co n s e c u e n c i a d e e sto, g ra n d e s vo l ú m e n e s d e
información quedan desestructurados y repartidos entre
los distintos sistemas de alguna organización.
Un sistema de gestión documental almacena y organiza
toda la información proveniente del trabajo diario de la
empresa en una ubicación central. La empresa decidirá
qué empleados pueden tener acceso a los documentos
alojados en dicha localización gracias al mecanismo de
conces ión de permis os . Esta centra lización de la
información supone terminar con la búsqueda infinita de
documentos por las redes de carpetas de la organización
agilizando, de esta forma, el ritmo de trabajo.
FLUJO DE TRABAJO
• Un DMS puede convertir los flujos de
trabajo en procesos más eficientes y
productivos. Gracias a la automatización de
las funciones, el sistema proporcionará una
imagen global de los procesos de trabajo
dentro de la compañía. Este control de
procesos permitirá seguir las tareas
incompletas, conocer aquellas que ya
han finalizado o automatizar tareas
repetitivas que terminarán ahorrando
tiempo a la organización.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Aún son muchas las empresas que mantienen sus
documentos almacenados en ficheros físicos y, de
este modo, la posibilidad de que un archivo
termine perdido o deteriorado es alta. Los DMS
solucionan este problema. Estableciendo copias
digitales de documentos en papel, el riesgo de
pérdida disminuye de forma considerable. De esta
forma, la organización trabaja con la certeza de
que toda tu información está segura ubicada en un
mismo sistema, sistema que puede incluir entre
otras características, la recuperación de datos en
caso de desastre.
COMPARTIR DOCUMENTOS
M u c h o s d o c u m e n to s s o n c re a d o s p a ra s e r
compartidos. Los sistemas de gestión documental
facilitan esta tarea. A través de la creación de grupos
o con accesos ilimitados a la localización central, los
documentos pueden ser distribuidos tanto de forma
interna como externa. Los gestores documentales
permiten a diferentes grupos externos a la empresa
(proveedores, clientes…) el acceso a documentos
necesarios para la relación que mantienen. Con esta
característica ya no son necesarias las pequeñas
memorias USB, o los emails con diferentes versiones
de un documento.
Sistemas DMS
Se puede encontrar un gran número de sistemas para la gestión
documental en el mercado. Algo como ‘el mejor DMS’ no existe,
desafortunadamente. Cada paquete software tiene características
específicas, lo que significa que no todos los gestores documentales son
adecuados para todas las organizaciones.
ALMACENAMIENTO EN
LA NUBE
DEFINICIÓN
El almacenamiento en la nube o Cloud
Storage en inglés, es un servicio de
almacenamiento de datos y archivos en un
s e r v i d o r o n l i n e re m o to a l o j a d o e n
cualquier parte del mundo. Este servidor
es administrado por terceras personas
externas al usuario y cuenta con
numerosas funcionalidades tales como
almacenamiento personal, copias de
seguridad, almacenamiento empresarial,
bibliotecas digitales compartidas, etc…
Ventajas de la Nube
• Ahorro: al estar concentrado todo el software en un mismo lugar no
ahorramos problemas de mantenimiento técnico y también el tener
que adquirir más hardware para almacenar datos y software para
ejecutarlos.
• Accesibilidad: con tan solo disponer de una conexión a internet
podemos acceder a nuestros archivos desde cualquier lugar y desde
cualquier dispositivo.
• Escalabilidad: esto supone que el sistema puede crecer en función de
las necesidades de los usuarios de forma que si en algún momento
necesitamos más espacio podremos ampliarlo.
Desventajas de la Nube
• Seguridad. es en este aspecto donde los soportes de almacenamiento
físico ganan por goleada, en el cloud computing no tenemos control
sobre la seguridad de nuestros datos al estar controlados por terceros
por lo que son más vulnerables de sufrir ciberataques.
• Dependencia: tenemos una total dependencia de Internet para poder
acceder a nuestro archivos por lo que en caso de no contar con ella
no podremos disponer de los mismos.
• Problemas legales: al estar almacenada la información en servidores
de cualquier parte del mundo, pueden surgir conflictos de propiedad
intelectual respecto a la pertenencia de los datos o de cobertura legal.
Principales Sistemas de
Almacenamiento en la Nube
En una tendencia en la que cada vez los datos ocupan un mayor
espacio, los servicios de almacenamiento en la nube se han vuelto de
los más demandados, tanto por empresas como por particulares y cada
vez son más las empresas que ofrecen estos servicios, tanto de forma
gratuita como de pago. Entre las web más destacadas se encuentran.
Funcionamiento en la Nube
El almacenamiento en la nube es un espacio virtual (es decir, servidor
de nube) creado dentro de uno o más servidores físicos. El servidor de
nube en sí está compuesto por un hipervisor o software similar, y
gestionado por este. Los usuarios pueden acceder al almacenamiento
en la nube a través de una conexión a Internet, portal web, Intranet,
aplicaciones de almacenamiento en la nube u otras interfaces de
programa de la aplicación (API). Cuando un usuario carga datos o
archivos en almacenamiento en la nube, en general se copian a
múltiples servidores, ayudar a evitar la pérdida completa de datos en
caso de falla de componentes, y velar por la continuidad del negocio.
 AUTOMATIZACIÓN DE
PROCESOS DOCUMENTALES
Una organización produce un
extenso número de documentos
que, sin una adecuada gestión
documental, pueden generar
problemas como desperdicio de
papel, pérdida de información,
g ra n ca nt i d a d d e t i e m p o e n
c o n s u l ta o re c u p e ra c i ó n d e
información, entre muchos otros
inconvenientes administrativos y
costes económicos para de la
entidad.
Para contrarrestar y mitigar el desperdicio, se
hace necesaria la implementación de la
automatización para la transformación de la
gestión documental, entendida como la
capacidad de hacer uso de sistemas para llevar
a cabo ciertas acciones que normalmente son
ejecutadas por personas, soportado con
diferentes metodologías y tecnologías como:
BPM Business Process Management (Gestión
de Procesos de Negocio), ECM Enterprise
Content Management (Gestión de contenido
empresarial) o tecnologías como RPA e
inteligencia artificial.
La automatización de procesos
documentales es un factor clave en la
transición de la gestión documental
manual a la realizada de forma
automática o semiautomática por
medio de tecnologías de información.
Adicionalmente, esta automatización
debe ir ligada a una estrategia de
gestión que se adecúe al tipo de
organización y a sus necesidades
específicas.
Consideraciones de automatización
exitoso
• Gestión de Documentos Administrativos
• Descripción archivística
• Recuperación de información
• Reglas de transferencia Documental
• Retención de documentos
• Documentos electrónicos
• Digitalización de documentos
Webgrafía y Referencias
• https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-
documental/digitalizacion-de-documentos
• https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-
sistema-gestion-documental
• European Knowledge Center for Information Technology (Ed.). (2015, 30
septiembre). ¿Qué es un sistema de gestión documental (DMS) y para qué
sirve? Consultado el 26 de septiembre de 2023, TIC Portal.
https://www.ticportal.es/temas/sistema-gestion-documental/que-es-
sistema-gestion-documental
• https://www.arimetrics.com/glosario-digital/almacenamiento-en-la-nube
• https://www.hpe.com/lamerica/es/what-is/cloud-storage.html
• https://soaint.com/la-automatizacion-de-procesos-documentales-
herramienta-para-la-transformacion-de-la-gestion-documental/