CTP DE SAN SEBASTIAN DOCUMENTOS ELECTRONICOS PROF.

JONATHAN VARGAS

¿Qué son los documentos electrónicos?

La transformación digital de los negocios ha permitido que las oficinas reduzcan la

cantidad de papel en sus flujos de trabajo como nunca antes.

Esta tendencia se debe principalmente al aumento de la implementación del Internet,

el uso de herramientas digitales como los documentos electrónicos y cambios
generales en los comportamientos de los consumidores y las empresas en los últimos
años.

Todos estos actos están avalados por la legislación, por lo que aprovechar las nuevas
tecnologías es algo que todos los negocios deben hacer para adaptarse a los
requerimientos del mercado actual.

La definición exacta puede variar, pero un documento electrónico, también conocido

como "e-document" o "e-doc"; es todo contenido originalmente creado desde una
aplicación electrónica y que contiene información para facilitar transacciones o
compartir información entre las partes.

Estos instrumentos virtuales reemplazan a sus contrapartes físicas y, por lo general,

tienen el mismo propósito, excepto que en formato digital.

La naturaleza digital de estos documentos facilita compartir, organizar y colaborar.

Dependiendo del sistema que utilicemos, podremos incluso controlar la versión,
rastrearlos y firmarlos.
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3 características de los documentos electrónicos

A continuación, vamos a detallar las 3 características principales que poseen

los documentos electrónicos, estas son:

1. Fácil accesibilidad

Los documentos electrónicos tienen la principal característica de que podemos

acceder a ellos de múltiples formas; desde cualquier dispositivo móvil, y en el lugar
en que estemos, incluso si trabajamos de manera remota.

2. Búsqueda y recuperación instantánea

Cuanto más fácil de usar sea una herramienta de gestión de documentos

electrónicos, mejor. Todos utilizamos motores de búsqueda para ubicar lo que
necesitamos en Internet y, como tal, debe esperar una función de búsqueda en su
plataforma digital de Electronic Document Management EDM, elegida que sea
igual de fácil y completa de usar.

De esta manera, tendremos la posibilidad de buscar lo que necesitamos incluso si

solo conocemos fragmentos del nombre del archivo o una palabra clave, como la
razón social de una empresa, cliente o la dirección que se usa en el documento.

También se deben esperar vistas en miniatura de los documentos recuperables, ya

que una visualización rápida es lo que hace a una interfaz totalmente intuitiva y
dinámica en la página principal. A menudo, esto puede ser todo lo que necesitamos
para hallar el documento exacto que requerimos.

3. Integración abierta

Un EDM puede integrarse con las otras herramientas comerciales esenciales que
tenemos, desde el correo electrónico hasta las firmas electrónicas.

Esto optimizará el flujo de trabajo, ya que permitirá que la información esté disponible
en todos los sistemas que se usen en cada departamento de la empresa.
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Hay que asegurarse de que su sistema elegido integre y automatice las tareas
repetitivas con las otras herramientas que usan los usuarios potenciales del negocio
para ofrecerles beneficios claros.

Por ejemplo, guardar automáticamente todos los datos esenciales de un cliente y así,
poder elaborar de forma inmediata documentos electrónicos que se puedan firmar
con una herramienta de firma digital.

3 tipos de documentos electrónicos

Ahora bien, ¿qué tipo de documentos electrónicos existen? ¿Hay una gran
variedad? Enseguida vamos a señalar 3 de ellos:

1. Registros de personal

Los registros de personal son archivos que pertenecen a los empleados de la

organización y, por lo general, los administra el departamento de recursos humanos.

Comúnmente, los registros de personal incluyen detalles sobre la solicitud de un

empleado, la descripción del trabajo y sus datos salariales únicos.

Como es evidente, la mejor manera de mantener los registros de personal de la

organización mediante el uso de la tecnología es a través de la documentación digital,
ya que este método garantiza que todos los datos sean privados.

Asimismo, es posible restringir el acceso para que solo el personal autorizado pueda
ingresar, observarlos y hacer uso de ellos.

2. Documentos legales

La verdad es que es probable que los registros de personal y los documentos legales
se superpongan en algún momento y, saber diferenciarlos automáticamente, es
indispensable para mejorar el compliance (es un esquema de organización,
regulación interna y externa, gestión y supervisión empresarial orientado a determinar
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el cumplimiento de ciertas normativas sin la necesidad de ser auditado por terceros)

y aprovechar sus beneficios.

Esto se debe a que elementos como los acuerdos de confidencialidad, las

verificaciones de antecedentes y los registros médicos están relacionados con los
empleados y, al mismo tiempo, son de naturaleza legal.

Los beneficios de digitalizar estos registros son amplios, incluyendo:

• mayor eficiencia: dado que los registros digitales se almacenan en una base
de datos que permite realizar búsquedas;

• reducción de costes: gracias a que estaremos frente a una oficina paperless,

menos costo de materia prima y no hay necesidad de una infraestructura física
para almacenar documentos físicos;

• experiencia más fluida para el cliente.

3. Contratos electrónicos

Un contrato digital o "e-contract", en pocas palabras, es un acuerdo formulado en

línea.

Las partes interactúan entre sí en formato digital, en lugar de en persona o por

teléfono. Aunque es digital, un e-Contract sigue siendo un contrato; lo que hace, a su
vez, mucho más sencilla la administración de contratos.

Se trata de un acuerdo entre dos personas naturales o jurídicas para crear una
obligación mutua vinculante que debe reunir ciertos elementos legales para ser
exigible:

• Oferta específica de una parte a la otra para realizar algún servicio o pagar
algún bien.

• Aceptación de la otra parte de acuerdo con los términos de la oferta.

• Promesa de hacer la acción que ha sido aceptada, como el pago de ciertos

bienes.
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• Consideración: algo de valor que una parte entrega a la otra a cambio de

bienes o servicios. Por ejemplo, USD $5,000 para suministros de materia prima
necesarios para la producción.

• Capacidad: si los firmantes entienden o no los términos que se acuerdan.

• Legalidad: la materia del contrato en sí es legal gracias a su validez jurídica

en México.

3 ventajas de los documentos electrónicos para las

empresas

3 ventajas de contar con los documentos electrónicos en el flujo de trabajo:

1. Más organización

La organización puede significar la diferencia entre un negocio rentable o no rentable.

Los procesos comerciales de rutina, como la revisión, la aprobación, la contratación

y la incorporación, pueden ser un dolor de cabeza en un sistema tradicional. De
hecho, la investigación indica que el 53% de los empleados buscan formas simples,
pero sólidas de firmar y enrutar documentos de la empresa.

Los documentos electrónicos son el verdadero negocio aquí, y cuando se usan bien,
mejora drásticamente los procesos de flujo de trabajo. Lo bueno de esta solución de
software es que garantiza que el equipo de trabajo pueda acceder y
entregar documentos electrónicos en tiempo real.

También puede emplear estos datos para generar informes e información actualizada
para ayudar a mejorar el proceso de toma de decisiones comerciales.

2. Reducción de errores humanos

La entrada manual de datos suele estar plagada de errores humanos que cuestan
tiempo y dinero.
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Las soluciones de automatización del flujo de trabajo ayudan a eliminar los errores
humanos, lo que impulsa y mejora el proceso comercial.

3. Acceso más fácil a los datos

Recuperar documentos manualmente puede ser un proceso lento y, en algunos

casos, imposible porque están dañados.

Cuánto tiempo se podría ahorrar, y utilizarlo productivamente en otro lugar, si los

documentos estuvieran disponibles casi de manera inmediata.

De ahí la importancia de contar con tecnología de búsqueda que permita recuperar

informes o cualquier tipo de documentación dentro del sistema con tan solo colocar
ciertas palabras clave o frases vinculadas a estos; también facilita la recuperación de
documentos mal archivados.

Valor probatorio de los documentos electrónicos

Los documentos electrónicos son una manera de prestar consentimiento y su

legalidad debe estar tipificada en un cuerpo normativo.

En efecto, el Código de Comercio establece que los datos contenidos y consignados

en cualquier medio electrónico —previa aceptación de las partes por llevar el proceso
vía digital—, tienen plena validez jurídica, exactamente igual que su homólogo en
físico.

Por otra parte, existen los estándares internacionales que deben ser cumplidos al pie
de la letra para que esta solución se adapte tal cual como las mejores empresas lo
hacen en el mercado internacional.