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¿QUÉ IMPORTANCIA REVISTEN LOS DOCUMENTOS EN LAS ORGANIZACIONES?

Es importante tener un sistema de gestión documental, aunque a primera vista puede


parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para su empresa.
Sin embargo, las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante
obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa
estén controlados y centralizados.
Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas
tareas diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga
algún tipo de organización de sus documentos.
Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de
documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información,
es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que
permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de
recuperación eficientes.
Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de
salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos.
Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar
las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.
Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización
y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información.
Por ello, la gestión documental es de suma importancia para los ejecutivos y gerentes
sobrecargados de tareas y siempre en busca de la manera más eficiente, más inteligente
y más rentable de gestionar sus trámites y hacer la administración más flexible.
El sistema de gestión documental le proporciona un portal web (intranet) con acceso
desde el navegador para poder acceder a todos los documentos, registros de la empresa
y cualquier otro tipo de información. El sistema se acerca al entorno de la oficina sin papel
por lo que es más fácil y económico obtener sus documentos y archivos del negocio y otra
información archivada.
Dentro de las empresas que necesitan realizar tareas de aprobación con la
documentación (facturas, contratos, …), el sistema de gestión documental le permite
definir los flujos de aprobación que tiene que tener cada tipo de documento, y de esta
forma el propio sistema de gestión documental realiza gran parte del trabajo de
asignación, recordatorios y registro de toda esta documentación.
La gestión documental se ha vuelto casi indispensable en los bufetes de abogados debido
a la enorme cantidad de papel generado. Con el sistema de gestión de documentos
legales en su lugar, los abogados son capaces y obtienen una ventaja competitiva al
gestionar mejor sus casos. La automatización de documentos para bufetes de abogados
beneficia la administración eficiente de toda la documentación en papel.
El sistema no sólo captura y almacena los documentos legales escaneados, sino también
los integra de una manera única. De esta manera, se convierte en muy fácil la tarea de
obtener los documentos con solo unos clics.
Sin embargo, la importancia y los beneficios de la gestión documental no terminan aquí,
sino que también nos permite organizar y recuperar documentos a través de consultas
personalizadas y ofrece una manera eficiente de acceder a todos los documentos de la
empresa con facilidad.
A nivel de la integración de la información, no solo se pueden obtener los documentos
mediante un escáner, el sistema también permite importar archivos PDF de Adobe,
ficheros que le lleguen por correo electrónico y hasta puede integrar los fax recibidos en el
sistema.
A nivel de distribución de la información, permite la personalización de los datos y el envío
de los documentos por correo electrónico, fax, ftp, correo postal, etc…
La importancia de un sistema de gestión documental se basa entre otros en los siguientes
puntos base:
Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor
documental central.
Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los
documentos desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son
inmediatamente recuperados por la persona que está buscando la información.
Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al
poder definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema
de gestión documental.
Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a
los documentos.
Colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma
documentación.
Captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el
sistema de gestión documental como metadatos.
Indexación de los metadatos para su fácil recuperación mediante búsquedas
personalizadas.
Integración de la documentación del sistema de gestión documental con los demás
sistemas de la empresa: ERP, CRM, Web, Email, Fax, etc…
Recuperación de los documentos en formato electrónico y también la situación de
archivado de las copias físicas.
Distribución fácil mediante los conectores de salida de la documentación, que nos
permiten enviar por Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc… cualquier
documento que tengamos integrado en el sistema.
Workflow: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como
una factura), por ejemplo automatiza el proceso para los usuarios que tienen que aceptar
una factura antes que esta pase a contabilizada.
Ahorro de costes en la empresa: se ahorra tiempo de los empleados al automatizar y
facilitar en gran medida las tareas de gestionar la documentación y los procesos de la
empresa, se ahorra tiempo al encontrar la documentación al instante, se ahorra dinero al
no tener que utilizar tanto papel en la empresa, se puede conocer más rápidamente el
estado de cuentas al integrar las facturas en el sistema de manera inmediata, etc…

¿QUÉ CLASES DOCUMENTOS CONOCE Y QUÉ PROCESOS PARA SU


ADMINISTRACIÓN CONOCE?

Archivo Escrito: Este ha sido elaborado con el objetivo de transferir información a un


receptor, media mente la forma escrita.

Archivo digital: es una aplicación que permite el almacenamiento y administración de los


documentos electrónicos, donde al usuario acceso directo y recopilación ágil del mismo al
tiempo que se garantiza los niveles de accesos y seguridad que la compañía requiere
mediante el uso de esta plataforma Un archivo digital es todo programa que edite y
guarde ene le computador desde un simple block de notas hasta un programa ejecutable
de grande rasgo.

Archivo de micrografías: En la década de los 90 se plantea que adoptaron por la


micrografía como un medio para la preservación y se pudieran sentir seguros que sus
materiales impresos estuvieran bien preservados y dispusieran de la tecnología vital para
transferir el material.

Audio: Los archivos de audio son todos los que contienen sonidos (no solo música). Las
diferentes extensiones atienden al formato de compresión utilizado para convertir el
sonido real en digital. Ahora van algunos de los más utilizados e importantes:

AUDIOCD --> Audio CD


MP3 (*) --> Winamp
OGG (*) --> Winamp
WAX --> Acceso directo de audio de Windows Media

Video: Los formatos de video no sólo contienen imágenes sino también el sonido que las
acompaña. Es bastante habitual que al intentar visualizar un vídeo no podamos ver la
imagen aunque sí oigamos el sonido. Esto es debido al formato de compresión utilizado
en ellos que puede no ser reconocido por nuestro ordenador, por ello siempre se ha de
tener actualizados los códec de cada uno de los formatos, aquí van algunos de los más
utilizados en la organización.
ASF --> Windows Media
AVI (*) --> BSPlayer
MOV (*) --> QuickTime)
MP4 --> (MPEG-4)
MPEG (*) --> (mpeg)

AVI: El formato de video más extendido en Internet es el AVI. Calidad y tamaño son sus
mayores valedores ante el público.

MOV: Es el formato standard de video de Macintosh y es altamente utilizado en vídeos


para reproducir en páginas web (trailers, publicidad...).
-MPEG: siglas de "Moving Pictures Experts Group" también se encuentra como MPG

JPEG: También se le ve como JPE y sobre todo como JPG es uno de los más
extendidos, por su compresión y calidad, en páginas webs para logotipos y cabeceras.
-- GIF: Este formato cuenta con características que lo hacen ideal para el uso en páginas
web, como es la posibilidad de darle un fondo trasparente o insertarle movimiento

TEXTO: Dentro de los documentos de texto hemos de diferenciar entre el texto plano y el
enriquecido. Es decir, entre los formatos que sencillamente guardan las letras (txt, log...) y
los que podemos asignarles un tamaño, fuente, color, etc.
DOC (*) --> Microsoft Word
TXT (*) --> Block de notas / WordPad

DOC: Documentos de texto enriquecidos (posibilidad de asignarle formato a las letras)


está especialmente extendido por ser el habitual de uno de los programas más utilizados
el Microsoft Word.

TXT: Formato de texto plano, habitual para registros.


Por último hay que dejar claro que existen infinidad de extensiones de archivos y que
algunas de ellas pueden pertenecer a categorías distintas y ser utilizadas por programas
totalmente diferentes.
LOS PROCEDIMIENTOS SON:

Planeación: ...
Producción: ...
Gestión y trámite: ...
Organización: ...
Transferencia: ...
Disposición de documentos: ...
Preservación a largo plazo: ...
Valoración:
¿QUÉ ENTIENDE POR TIPOLOGÍA DOCUMENTAL?

Por su parte, dentro de las Ciencias de la Información, se conoce como Tipología


Documental a los distintos formatos y tipos de documentos que una entidad
específica elige y desarrolla, para ser aplicados en las tareas de producción o recepción
documental, a fin de generar a su vez una dinámica homogénea para todos los
departamentos y fuentes de alimentación de archivos. En consecuencia, la Tipología
Documental puede ser entendida como un producto directo de la Gestión de Archivos,
pues aunque tiende a ser universal, cada Empresa o entidad es la responsable de elegir
sus propios formatos, según sus necesidades.
Tipos de documentos
Así mismo, resulta pertinente revisar las distintas tipologías documentales que pueden
encontrarse de forma general en las diferentes entidades administrativas, para las
cuales suelen ser concebidos como tipos de documentos, aquellos pertenecientes a
la siguiente clasificación:
De acuerdo al contenido: En este primer ítem, contemplado también como el primer
criterio de clasificación en lo que a tipología documental se refiere, se encuentran los
documentos que son discriminados según el contenido que presentan, entre los que se
encuentran los Documentos Imperativos (Leyes, Decretos, Sentencias, entre otros
documentos producidos por las entidades que representan algún tipo de autoridad civil,
eclesiástica o económica) así también como los Documentos Informativos; los
Documentos Sustantivos y Documentos Facilitativos.
De acuerdo a la tradición documental: existe también un criterio de clasificación de
tipología documental, el cual se basa en la tradición del documento, es decir, a qué
momento de la evolución documental pertenece. En este sentido, los distintos tipos de
documentos pueden diferenciarse según si se trata de un documento Original, una Copia,
un Borrador, o incluso una Minuta.
De acuerdo al nivel de accesibilidad: igualmente, la capacidad o forma en que una
persona accede al documento marca también una clasificación dentro de los distintos
tipos de documentos. De esta manera, según este criterio, los documentos pueden
considerarse como Documentos que requieren ser publicados; de libre acceso;
confidenciales; no confidenciales; público o privado.
De acuerdo a su clase: finalmente, la Archivística fija también los distintos soportes
materiales como criterio de clasificación de la Tipología Documental. En consecuencia, se
puede decir que los documentos se distinguen según su clase en Documentos textuales,
no textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, magnéticos, materiales y digitales.

¿POR QUÉ CONSIDERA IMPORTANTE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN LAS


EMPRESAS, TANTO PÚBLICAS COMO PRIVADAS?

La administración documental le permite a una Empresa organizar toda su documentación de acuerdo a


procesos y procedimientos, de ahí que si está bien organizado puede ofrecer consulta y respuesta a
cualquier tema en el menor tiempo posible.

La administración documental en las empresas es primordial ya que en esta se refleja la importancia de la


empresa, como lo es la comunicación de información de la misma, se tiene en cuenta que se le da un
valor agregado pues se trata de implementar orden para así evitar perdida de capital y
tiempo que es valioso para cualquier empresa.

'La administración documental regula la función archivística en las empresas, formulando normas y
políticas para facilitar la gestión documental.
Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la
protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.