Las Funciones de Docuware 68

Visión general de las funciones de DocuWare
Publicado en septiembre de 2015 para la versión 6.8 de DocuWare
El sistema de gestión documental DocuWare es un paquete de software estándar, cuya versión

básica incluye las funciones esenciales para la gestión de contenido empresarial profesional. El
sistema puede ampliarse y personalizarse mediante módulos adicionales para que las empresas
encuentren su solución de gestión documental ideal.
DocuWare está disponible como instalación in situ o solución en la nube.
La solución in situ se presenta en tres versiones de servidor. DocuWare BUSINESS Server es una
solución básica para empresas pequeñas con un servidor en una única ubicación que no requieran
procesos automatizados o archivadores muy grandes. DocuWare PROFESSIONAL Server es una
solución flexible para empresas medianas y ofrece una organización de usuario final por cada
sistema DocuWare, tamaño de archivadores prácticamente ilimitado y sincronización de
archivadores en múltiples ubicaciones (licencia de cliente y de servidor adicional necesaria para
cada ubicación). Los módulos adicionales permiten un procesamiento automático y eficaz de los
documentos. DocuWare ENTERPRISE Server es una solución ampliable para grandes empresas que
requieran un alto rendimiento y seguridad documental, admite un número ilimitado de
organizaciones en el mismo sistema DocuWare, además de ofrecer equilibrio de carga, clustering,
cifrado y compresión de documentos y conexión a soluciones de almacenamiento externo.
A continuación se enumeran todas las funciones esenciales de la versión básica de DocuWare,

DocuWare Administration y todos los módulos adicionales. Para cada función se indica si el
BUSINESS Server, el PROFESSIONAL Server y el ENTERPRISE Server están disponibles y en qué
medida. También se muestra el estado de disponibilidad de la función con el DocuWare Web Client
y el Windows Explorer Client. Asimismo, hay un capítulo individual para las funciones del Windows
Explorer Client.
Aquí encontrará también todas las funciones disponibles con DocuWare Cloud. DocuWare Cloud
está disponible en las versiones siguientes: Trial, Professional, Enterprise y Flex.
Leyenda:
1 = disponible
1* = disponible indirectamente a través del
DocuWare Web Client
2 = Para la versión in situ disponible con módulo adicional, para DocuWare Cloud
incluido en el paquete base
0 = no disponible
campo en blanco = no aplicable
Cambios y errores reservados.
1
Utilización de DocuWare -
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
Funciones de la versión básica de
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
DocuWare
DocuWare Web Client
Acceso en línea a DocuWare a través del Client sin instalación
1 1 1 1 1
cliente
DocuWare Windows Explorer Client
Acceso a DocuWare a través del Explorador de Windows 1 1 1 1 1

Espacio para todos los documentos: captura y archivado de documentos en DocuWare
Archivado de todo tipo de documentos desde cualquier

fuente en archivadores electrónicos; creación de un número 1 1 1 1 1 1
ilimitado de archivadores por sistema DocuWare
Archivado de documentos escaneados, ficheros electrónicos y
mensajes de 1 1 1 1 1 1
correo electrónico en archivadores
Acceso a las funciones más importantes a través de accesos
1 1
directos (combinaciones de teclas)
DocuWare BUSINESS Server: hasta 4 GB de capacidad de
almacenamiento por archivador (equivale aproximadamente
1 1 1
a 42 000 documentos por archivador si calculamos que el
tamaño medio de un documento es de 100 KB)
Un máximo de dos mil millones de documentos por
0 1 1 1 1 1
archivador, sea cual sea el tamaño del documento
Importación de documentos desde el sistema de archivos
1 1 1 1 1 1
mediante la función de arrastrar y soltar o un botón
Transferencia de archivos importados en el formato original 1 1 1 1 1 1

Archivado de documentos comprimidos (guardado en el
archivador en formato zip). De este modo, se ahorra espacio
0 0 1 0
en el disco duro sin causar restricciones a los clientes
DocuWare
Archivado de documentos cifrados en el archivador mediante
la integración de los procedimientos AES y RSA. De este
modo, los documentos solo son visibles a través de
0 0 1 1
DocuWare. Ni siquiera el administrador puede volver a
mostrar los documentos directamente (DocuWare Online:
activado de forma predeterminada)
Copia de documentos de un archivador a otro, empezando
0 0 1 1 1
por la lista de resultados
2
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
DocuWare
Bandejas electrónicas: organización de documentos previa al archivado
Each user can create any number of electronic document

trays in their DocuWare system to initially accommodate 1 1 1 1 1 0
documents after they are scanned or imported
Para una mayor claridad, se puede asignar un nombre a las
bandejas por separado y se pueden seleccionar cinco colores 1 1 1 1 1 0
para las bandejas
Importación de documentos del sistema de archivos o el
1 1 1 1 1 1
escritorio a la bandeja arrastrándolos y soltándolos
Transferencia de un documento de la bandeja a un

documento de la lista de resultados o tareas arrastrándolo y 1 1 1 1 1 0
soltándolo para adjuntarlo a dicho documento
Archivado del documento del mismo modo que uno

existente: arrastre y suelte un documento de la bandeja a un
1 1 1 1 1 0
documento de la lista de resultados para archivarlo en el
mismo archivador y con las mismas palabras clave
Opción para grapar documentos de varias páginas o

1 1 1 1 1 0
desgrapar documentos en la bandeja
Selección de varias vistas para los documentos que contiene
la bandeja: una lista simple de miniaturas a partir de las 1 1 1 1 1 0
cuales se accede a una ficha de registro
Si hay varias bandejas abiertas, estas se muestran mediante

1 1 1 1 1 0
pestañas, y se pueden ordenar arrastrándolas y soltándolas
Visualización del recuento total de páginas para cada
1 1 1 1 1 0
documento en la vista de ficha de registro y de tablas
Creación de configuraciones de impresora y de importación
directamente desde el documento en la bandeja y uso del 1 1 1 1 1 0
documento como documento de muestra
Acceso a Scan App mediante un botón en el diálogo de la
1 1 1 1 1 0
bandeja
Configuración de bandejas
Creación de bandejas y asignación a varios usuarios, p. ej.
1 1 1 1 1
todo un departamento
Asigne varios Content y Thumbnail Servers a una ubicación de
1 1 1 1 1
bandeja para aumentar la protección contra errores
Activación de Intelligent Indexing para bandejas 2 2 2 1 2
3
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
DocuWare
Archivado de documento y asignación de palabras clave
Asignación de criterios de búsqueda mediante un diálogo de

almacenamiento de libre configuración; se pueden definir 1 1 1 1 1 1
varios diálogos de almacenamiento por archivador
Entrada rápida para la fecha actual mediante la tecla X 1 1 1 1 1 1

Introducción de datos utilizando diálogos predefinidos 1 1 1 1 1 1
Comprobación automática de la validez de las palabras clave
1 1 1 1 1 1
(validación)
Indexación agilizada mediante preindexación de documentos
1 1 1 1 1 0
en una bandeja
Listas de selección estándar de palabras introducidas en un
1 1 1 1 1 1
archivado anterior para cada diálogo de almacenamiento
Listas de selección fijas: definición de palabras fijas y
asignación a ciertos campos para asegurar una clasificación 0 1 1 1 1 1
exclusiva
Lista de selección externa: especificación de palabras clave de
0 1 1 0 1 1
bases de datos externas
Lista de selección externa: especificación de palabras clave de
0 1 1 1 1 1
archivos externos
Archivado automático de documentos preindexados 1 1 1 1 1 0
El nombre de la carpeta virtual se adopta como palabra clave
1 1 1 1 1
cuando se archiva mediante el Windows Explorer Client
Introducción de palabra clave sin errores mediante diálogos

de campos predefinidos. En cada posición de la palabra clave,
1 1 1 1 1 1
el usuario solo puede introducir los caracteres que se
especifican en la definición del diálogo
Identificación de campos obligatorios con asteriscos (*) en

1 1 1 1 1 1
diálogos de almacenamiento e información
Cambios de entradas de índice de varios documentos a la vez 1 1 1 1 1 1
4
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
DocuWare
Indexación completa al archivar documentos manualmente:
las palabras clave que ya se habían introducido se utilizan
para buscar en el archivador. El documento del archivador
que contenga las mismas palabras clave y que se haya
1 1 1 1 1 1
archivado más recientemente se utiliza para completar las
palabras clave que faltan en el documento que se va a
archivar. De este modo, archivar documentos similares
resulta una tarea rápida y eficaz
Uso de códigos de barras para el archivado manual: lea
códigos de barras con One Click Indexing y cópielos en el
0 2 2 1 2 1
diálogo de almacenamiento (con la licencia adicional de
Barcode & Forms)
Recuperación rápida y fácil de documentos (consulte también el capítulo "Windows Explorer Client")
Búsqueda de documento mediante palabras clave 1 1 1 1 1
Se puede buscar simultáneamente en varios archivadores 0 1 1 1 1
Introducción de palabras clave con comodines como la
1 1 1 1 1
búsqueda con asterisco
Entrada rápida para la fecha actual mediante la tecla X 1 1 1 1 1
Las listas de selección para los campos de búsqueda
garantizan una introducción rápida y sin errores de las 1 1 1 1 1
palabras clave
Búsqueda con los operadores lógicos AND, OR y NOT
1 1 1 1 1
(incluidos los filtros de índice)
Archivado automático de las últimas cinco búsquedas, de
1 1 1 1 1
modo que puedan volver a utilizarse fácilmente
Archivado de búsquedas individuales que se usan con
frecuencia: como lista en DocuWare (con la licencia adicional
0 2 2 1 2
de Task Manager), acceso directo en el escritorio o como
favorito en el navegador
Búsqueda jerárquica mediante listas de selección 1 1 1 1 1
Definición de campos utilizados para listas de selección
0 1 1 1 1
selectivas
Vínculos dinámicos: todos los documentos que pertenecen al

mismo proceso pueden mostrarse en una lista de resultados
adicional (los documentos con una palabra clave idéntica en
campos definidos se abren directamente desde una lista de 1 1 1 1 1 1*
resultados o desde el visor). Por ejemplo, todos los
documentos con el mismo nombre de proyecto pueden
mostrarse en una lista de resultados vinculada
5
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
DocuWare
Exportación de documentos y datos
Los documentos encontrados pueden exportarse a: la
bandeja, el sistema de archivos o el cliente de correo 1 1 1 1 1 1
electrónico.
Creación de DocuWare Request a partir de una lista de
1 1 1 1 1 0
resultados
Exportación de una lista de resultados como CSV 1 1 1 1 1 0
Visualización de documentos archivados
Listado simplificado de documentos recuperados con los
términos de búsqueda asociados en una lista de resultados, la
1 1 1 1 1
visualización de los campos en las listas de resultados se
puede adaptar individualmente
Los documentos con adjuntos se identifican en la lista de
1 1 1 1 1 0
resultados con un símbolo
Visualización de documentos en el Visor de DocuWare: se

1 1 1 1 1 1
admiten todos los formatos de archivo estándar
Descarga de documentos desde DocuWare como archivo
1 1 1 1 1 1*
original o PDF
Los formatos de archivo diferentes también pueden

mostrarse en un documento lógico; importante, por ejemplo, 1 1 1 1 1 1
para mostrar mensajes de correo electrónico con adjuntos
Abrir varios documentos en ventanas individuales del Visor
1 1 1 1 1 0
simultáneamente
Acceso a documentos vinculados abiertos desde listas de
resultados, listas de tareas y mediante la barra de 1 1 1 1 1 0
herramientas del Visor de DocuWare
Control de suma de comprobación mediante dos símbolos en
1 1 1 1 1 1*
la barra de estado del Visor
Documentos que cuentan con un ancho óptimo sin márgenes
en el Visor mediante la opción "Ajustar al ancho para la 1 1 1 1 1 1
visualización óptima"
Mejora de imagen automática en el Visor de DocuWare: gire
1 1 1 1 1 0
y/o corrija el sesgo de documento
Visualización inmediata del primer documento en una lista de

1 1 1 1 1 0
resultados o de tareas en el Visor de DocuWare
Actualice automáticamente la visualización de un documento
en el Visor de DocuWare cuando se haya cambiado mediante 1 1 1 1 1 0
la función Editar del visor
6
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
DocuWare
Indexación y búsqueda de texto completo
Indexación automática de texto completo en archivadores
1 1 1 1
con cualquier base de datos
Indexación de texto completo de documentos escaneados

con una potente función de OCR y de otros formatos 1 1 1 1
comunes con un filtro de texto integrado
Búsqueda de texto completo con comodines delante/detrás
1 1 1 1 1
de una palabra
Búsqueda por frase y distancia 1 1 1 1 1
Vista de texto para búsquedas de texto completo (además de
la imagen en miniatura y el nombre del documento):
1 1 1 1 1
visualización de la primera sección de texto, que contiene el
término de búsqueda (resaltado)
En el Visor de DocuWare, los términos de búsquedas de texto

completo se resaltan en el documento, en la visualización de
1 1 1 1 1
los documentos escaneados y otros documentos que están
presentes como información codificada (CI)
Clasificación de resultados de búsquedas de texto completo

1 1 1 1 1
según su relevancia, es decir, la frecuencia de la palabra clave
Opción de reconocimiento automático del idioma del

1 1 1 1 1
documento (excepto griego e idiomas con caracteres cirílicos)
Edición de documentos
Los documentos archivados pueden abrirse y modificarse en
1 1 1 1 1 1
el editor
Adjuntar un documento desde una bandeja a un documento
1 1 1 1 1 0
ubicado en un archivador de DocuWare
Edición de documentos: Visor de DocuWare
Abrir y editar documentos archivados en el Visor de

DocuWare: marque y anote documentos con elementos 1 1 1 1 1 1*
superpuestos; el documento original no se modifica
Acceso al cuadro de información del documento actual para

1 1 1 1 1 1*
ver las entradas de índice y cambiarlas si es necesario
Visualización del documento en Viewer con diálogo de índice 1 1 1 1 1 0

Las propiedades de archivo se visualizan en Viewer como
1 1 1 1 1 1*
botones y se copian en los campos haciendo clic
7
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
DocuWare
Numerosas opciones de edición en el Visor de DocuWare:
resaltado de texto transparente y opaco mediante un círculo
o rectángulo del color seleccionado, o con una línea a mano
alzada; colocación libre de notas de texto en el documento;
selección libre de fuente, tamaño y color; introducción de 1 1 1 1 1 1*
anotaciones con una línea a mano alzada, p. ej. firma en
pantallas táctiles. Guardado de la configuración personalizada
para todas las herramientas; por ejemplo, el tamaño de
fuente o el color
Resaltado de texto en cualquier página de un archivo 1 1 1 1 1 1*

Indexación con un clic: seleccione palabras, fechas y números
con el ratón y transfiéralos al diálogo de almacenamiento con
un solo clic. Opción de reconocimiento automático del idioma 1 1 1 1 1 1
del documento (excepto griego e idiomas con caracteres
cirílicos)
One-click Indexing: importación de documentos mediante

DocuWare Import: seleccione códigos de barras y 0 2 2 1 2 1
transfiéralos al diálogo de almacenamiento con un solo clic
(con la licencia adicional de Barcode & Forms)
Copiar texto al portapapeles para utilizarlo en otras
1 1 1 1 1 1*
aplicaciones (activado de forma predeterminada)
Mostrar/ocultar hasta cinco niveles de elementos
1 1 1 1 1 1*
superpuestos individualmente
Fusión de los distintos niveles de anotaciones con el
documento para fijar de forma permanente todas las 1 1 1 1 1 1*
anotaciones y sellos
Impresión de gráficos superpuestos en los documentos 1 1 1 1 1 1*

Sellos electrónicos en el Visor de DocuWare
Sellos personales y públicos en el Visor de DocuWare para
procesar documentos; los flujos de trabajo basados en Task 1 1 1 1 1 1*
Managerse inician mediante sellos
Solicitud de contraseña para sellos para aumentar la
1 1 1 1 1 1*
seguridad en los procesos con sellos
Personalización de sellos, p. ej., con firmas digitalizadas,
1 1 1 1 1 1*
fecha, hora o ID de usuario del firmante
8
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
DocuWare
Personalización de sellos mediante la inserción de campos de
formulario: opción para introducir información variable al
1 1 1 1 1 1*
aplicar sellos (incluido el uso de listas de selección externas y
fijas, no para el BUSINESS Server)
Configuración de una firma electrónica mediante la aplicación

1 1 1 1 1 1*
de un sello
Activación permanente de sellos para el sellado rápido 1 1 1 1 1 0
Los sellos se pueden utilizar para documentos escaneados y

1 1 1 1 1 1*
para formatos de archivos Office y PDF, entre otros
Flujo de trabajo basado en Task Manager: cambio automático
de hasta cinco entradas de índice seleccionadas en un 0 1 1 1 1 1*
documento al asignarle un sello
Tras sellar un documento, acceso automático al
1 1 1 1 1 0
siguiente desde la bandeja/lista actual
Cierre automático del Visor después de aplicar un sello 1 1 1 1 1 0
Gestión de versiones
Gestión de versiones automática: creación de una nueva
versión para cada documento editado directamente desde el 1 1 1 1 1 1
archivador
Gestión de versiones manual: control de versiones por
documento a través de la función de bloqueo y desbloqueo;
1 1 1 1 1 1
el documento se bloquea para impedir que se siga editando
con la función de bloqueo
Visualización del historial de versiones y posibilidad de ir a
1 1 1 1 1 1
versiones anteriores
Firma digital
Configuración de una firma mediante la aplicación del sello 1

Reenvío/envío de documentos archivados
Envío de documentos por correo electrónico directamente

1 1 1 1 1 1*
desde una bandeja o el Visor de DocuWare
Envío de partes de documentos por correo electrónico, es
1 1 1 1 1 1*
decir, archivos individuales
Envío de un documento por correo electrónico directamente
1 1 1 1 1 0
desde una lista de resultados
Envío de hipervínculos a un documento por correo
1 1 1 1 1 1
electrónico
9
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
DocuWare
Envío de hipervínculos a una lista de resultados por correo
1 1 1 1 1 0
electrónico
Uso de sistemas de correo compatibles con MAPI 1 1 1 1 1 1*
Visión general y comodidad de uso óptimas
Personalización del ancho de columna y las funciones para la
1 1 1 1 1 0
lista de resultados
Ordenación individual de columnas en listas de resultados y
1 1 1 1 1 0
activación/desactivación por operación
Visualización del número de documentos en la parte superior
1 1 1 1 1 0
de una lista, resaltado en color si el número cambia
Diálogo de búsqueda/almacenamiento personalizables para
1 1 1 1 1 1
usuarios individuales o grupos
Legibilidad máxima en un área reducida gracias a la
1 1 1 1 1 1*
visualización optimizada
Inicio de sesión automático (inicio de sesión única) ya que el
1 1 1 1 1 0
ID de usuario de DocuWare se guarda en una cookie
Uso del inicio de sesión de Windows para iniciar sesión en
1 1 1 0 1 1
DocuWare (inicio de sesión única)
El idioma de la interfaz de usuario se puede seleccionar

1 1 1 1 1 0
fácilmente desde el menú principal de DocuWare
DocuWare Update: mensaje automático de nuevas versiones

de DocuWare o revisiones de las aplicaciones o componentes 1 1 1 1 1 0
del DocuWare Client disponibles
Creación de registros de datos sin documento en el
archivador, por ejemplo para adjuntar documentos más 1 1 1 1 1 0
adelante
DocuWare Printer App: archivado de documentos mediante la función de impresión en
los pogramas
Para conocer las funciones de DocuWare Printer App,
consulte las secciones "DocuWare Printer App" y
"Configuración de DocuWare Printer App" en el capítulo
"DocuWare Desktop Apps"
DocuWare Scan App: escaneado y archivado de documentos
Para conocer las funciones de DocuWare Scan App, consulte
la sección "DocuWare Scan App" en el capítulo "DocuWare
Desktop Apps"
10
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
DocuWare
DocuWare Import App: monitoreo de carpetas e importado de documentos
Para conocer las funciones de DocuWare Import App,
consulte el capítulo "DocuWare Import" y la sección
"Configuraciones de importación" en el capítulo "DocuWare
Desktop Apps"
11
DocuWare Administration –
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
Configuración y administración
BUSINESS
Windows
Cloud*
Server
Server
Server
Client
Web
del sistema
Integración flexible del sistema
Acceso al sistema a través de Internet o una intranet 1 1 1 1 1 1
Autorización de usuario mediante el nombre y la contraseña
1 1 1 1 1 1
de inicio de sesión
Autorización de usuario mediante un solo inicio de sesión 1 1 1 0 1 1
Acceso al sistema DocuWare mediante el nombre de usuario

de DocuWare (no se requiere contraseña) a través de una 1 1 1 1 1 0
aplicación de otro proveedor de confianza
Escalabilidad sencilla con el Specialist DocuWare Server
Authentication Server: administra las licencias y los usuarios,
y permite el acceso de usuarios a funciones y documentos, 1 1 1 1
controla todas las opciones
Content Server: administra los documentos, el control de
1 1 1
acceso a archivos y los datos de índice
Workflow Server: administración y control de los procesos

1 1 1
por lotes y los procesos automáticos programados
Workflow Engine Server: guardado y administración de flujos
de trabajo e instancias de flujos de trabajo para Workflow 2 2 2
Manager
Servidor CONNECT to Mail: abre mensajes de correo
electrónico desde el servidor de correo, los convierte y los 2 2 2
archiva en el sistema DocuWare
SAP HTTP Server: archiva documentos de SAP en DocuWare 0 2 2 0

Equilibrio de carga: equilibrio de carga automático al acceder
0 0 1 1
a archivadores
Fulltext Server: construcción del índice de texto completo 1 1 1

Thumbnail Server: caché de vistas en miniatura en bandejas
1 1 1
en DocuWare y vistas de varias páginas
Notification Server: gestión de notificaciones y avisos por
0 2 2
correo electrónico
Capacidad de cliente: varias organizaciones posibles por
0 0 1
sistema
Administración de sistemas
Gestión del archivado de documentos: administración central
1 1 1
independiente del soporte físico
12
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Cloud*
Server
Server
Server
Client
Web
del sistema
Conexiones y autorizaciones (bases de datos y archivos):
administradas centralmente en el sistema, se pueden integrar
1 1 1
todas las bases de datos aprobadas por DocuWare (Microsoft
SQL, Oracle, MySQL)
Rendimiento y escalabilidad: uso de varios Content Servers en

varios equipos físicos (volumen), uso de varias bases de
datos: los archivadores pueden distribuirse en diversas bases
de datos en distintos equipos físicos (volumen), no hay 0 1 1
restricciones en cuanto a programas de bases de datos
(puede haber diferentes bases de datos dentro del mismo
sistema)
Visión general de los usuarios registrados y las licencias en
0 1 1
uso en el sistema DocuWare
Administración de organización
Listas de selección estáticas: una sola lectura de datos de un
0 1 1 0
sistema externo (bases de datos)
Listas de selección estáticas: una sola lectura de datos de
sistemas externos (archivos de texto) o una sola introducción 0 1 1 1
de datos
Listas de selección externas: las consultas dinámicas a
sistemas externos generan listas de selección (p. ej., bases de 0 1 1 0
datos, sistemas ERP)
Asignación de listas de selección para diálogos y campos de
0 1 1 1
índice
Configuración de una cuenta de invitado por organización 1 1 1 1

Visión general de los usuarios registrados y las licencias en
0 1 1 1
uso en la organización DocuWare
Contraseñas seguras
Longitud mínima de la contraseña 1 1 1 1
Complejidad: los caracteres en mayúscula y minúscula, los
caracteres especiales y los números pueden establecerse 1 1 1 1
como requisitos de contraseña por separado
Configuración de la fecha de vencimiento 1 1 1 1

Establezca la cantidad de intentos permitidos, así como el
intervalo de tiempo durante el cual se bloquea a un cliente si 1 1 1 1
sobrepasa el límite
Reciba una notificación cuando la contraseña esté a punto de
1 1 1 1
caducar como recordatorio para cambiarla
13
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Cloud*
Server
Server
Server
Client
Web
del sistema
Desactive los límites de tiempo de las contraseñas de
determinados usuarios, por ejemplo si sus cuentas se 1 1 1 1
emplean únicamente en flujos de trabajo
Bloquee la cuenta de un usuario cuando la contraseña se
haya introducido incorrectamente un determinado número
1 1 1 1
de veces, con un aviso que indique que se ha bloqueado la
cuenta
Administración de derechos
Administración central de usuarios y derechos en DocuWare
1 1 1 1 1 1
Administration
Derechos para funciones: acceso a funciones, sellos, listas de

1 1 1 1 1 1
selección y plantillas individuales; definición por organización
Derechos para archivadores: derechos de acceso a
1 1 1 1 1 1
documentos en archivadores
Perfiles: agrupación de derechos para funciones en perfiles
de función y de derechos para archivadores en perfiles de 1 1 1 1 1 1
archivador
Funciones ("roles"): combinación de perfiles de función y
1 1 1 1 1 1
perfiles de archivador según la tarea/ según el "rol"
Funciones predefinidas: administrador de sistema,

1 1 1 1 1 1
administrador de organización y propietario de archivador
El administrador del sistema puede determinar si en el
diálogo de búsqueda general se admite un comando de SQL 1 1 1 0 1 1
libre
Administración de usuarios
Organización de usuarios en grupos 1 1 1 1 1 1
Asignación directa de derechos, perfiles y funciones
1 1 1 1 1 1
individuales a distintos usuarios
Asignación de funciones ("roles") a grupos 1 1 1 1 1 1
Configuración de la bandeja predeterminada para el usuario 1 1 1 1 1 1
Administración de usuarios y grupos: integración de usuarios

y grupos de servicios de directorios externos con los servicios 0 1 1 0
de DocuWare, soportado para LDAP y Directorio Activo
Desbloquee cuentas de usuario en calidad de usuario con el
1 1 1 1
derecho "Gestión de usuarios"
Especificación de usuarios como "fuera de la oficina" 1 1 1 1 1
Creación de reglas de sustitución: asignación de usuarios 1 1 1 1
14
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Cloud*
Server
Server
Server
Client
Web
del sistema
Creación de listas de sustitución: compilación de reglas de
1 1 1 1
sustitución en listas
Administración de los derechos y de la estructura de archivadores
Uso de una estructura de archivador jerárquica (vista en
1 1 1 1 0 1
árbol)
Al crear un archivador nuevo, se puede importar la
configuración de un archivador existente mediante un archivo 1 1 1 1
XML
Transferencia de la estructura de campos de un archivador
1 1 1 1
existente mediante un archivo XML
Archivadores en disco duro, CD, DVD, WORM de
funcionamiento manual, jukebox, Storage Area Network 1 1 1
(SAN) o sistemas RAID
Finalización y grabación automática de archivadores que
1 1 1 0
están en un jukebox
Archivadores en Content Addressed Storage (CAS), soluciones
0 0 1 0
de archivado NetApp
Gestión jerárquica de archivado 0 1 1
Organización del archivado en discos lógicos, restricciones de
capacidad establecidas por el usuario, p. ej., tamaño de 0 1 1 0
CD/DVD/Blu-ray
Selección individual de los tipos de bases de datos para cada
archivador y combinación en cualquier configuración en un 1 1 1 0
sistema DocuWare
Archivadores con un alto nivel de seguridad, el acceso a los
0 0 1 1
cuales está prohibido incluso para el administrador
Definición de derechos detallados (p. ej., visualización,

edición, eliminación, modificación) para cada archivador y 1 1 1 1
campo de índice y en relación con elementos superpuestos
Definición adicional de derechos de campo: el campo no

puede estar vacío, el texto introducido debe encontrarse en 1 1 1 1
la lista de selección, no se admiten entradas nuevas
Vinculación de derechos de archivador con entradas de índice
0 1 1 1
de un documento (filtro de índice)
Flujo de trabajo de sincronización de archivadores
Sincronización de archivadores maestro centrales y
0 1 1 1
archivadores satélite no centrales
Estructuras de archivador: se admiten diferencias de
estructura entre archivadores maestros y satélite, asignación 0 1 1 1
de campos de índice
15
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Cloud*
Server
Server
Server
Client
Web
del sistema
Solución de conflictos configurable, en caso de que los
documentos en el archivador maestro y satélite se hayan 0 1 1 1
modificado al mismo tiempo
Flujo de trabajo programado 0 1 1 1
Flujo de trabajo de exportación
Exportación de archivadores existentes dentro del sistema, el

0 1 1 1
archivador seleccionado puede ser nuevo o existente
Exportación a otro sistema DocuWare 0 1 1 0

Flujo de trabajo de migración
Copia/traslado automático de documentos, p. ej. desde el

0 1 1 0
disco duro a medios ópticos dentro de un archivador
Grabación: opcional, para crear una copia de los datos que se

0 1 1 0
grabarán posteriormente dentro de un programa

Flujo de trabajo de eliminación
Control automático del ciclo de vida de los documentos,

incluso de la eliminación de documentos y, como opción, de 1 1 1 1
las entradas de base de datos
Eliminación de documentos irrevocable opcional. Los datos

que deben eliminarse se sobrescriben con datos generados
de manera aleatoria y creados según la definición en el
manual de operaciones del programa de seguridad industrial
0 0 1 1 1 1
nacional (National Industrial Security Program Operating
Manual) del Departamento de Defensa de los EE. UU. Una vez
que se hayan eliminado los datos, ninguna herramienta de
restauración puede restaurarlos

Registro (logging) y supervisión
Registro predeterminado de todos los cambios ocurridos en
el sistema, todos los cambios en tiempo de ejecución y todos
0 1 1 1
los flujos de trabajo (DocuWare Online: no en el nivel del
sistema)
Especificación de los cambios/actividades que debe registrar
el administrador del sistema, el administrador de la
0 1 1 1
organización y el propietario del archivador, según el nivel
(DocuWare Online: no en el nivel del sistema)
16
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Cloud*
Server
Server
Server
Client
Web
del sistema
Definición de la configuración de registro basada en los
0 1 1 1
derechos de acceso
Filtrado de la información de registro, como entradas en un
campo de base de datos especial o registro de las actividades 0 1 1 1
de un usuario específico
Destinos de registro: base de datos, archivo XML, archivo de
0 1 1 1
texto
Registro a nivel de depuración para todo el sistema
DocuWare o solo para determinados elementos como el
0 1 1 0
Content Server o DocuWare Administration mediante un
comando de menú
Exportación de registro como archivos XML 1 1 1 1
Seguridad documental
Conservación de datos por duplicado: las entradas de base de
datos de los archivos también se guardan como archivos de 1 1 1 1
encabezado XML
Cifrado de documentos y encabezados mediante la
0 0 1 1
vinculación a procesos AED y RSA
Restauración de bases de datos dañadas usando la
1 1 1
información guardada en archivos de encabezado XML
Comunicación cifrada entre cliente y servidor, mediante
1 1 1 1 1 1
mecanismos de Windows
Intercomunicación de servidor mediante SSL 0 1 1
Inicio de sesión mediante DocuWare 1 1 1 1 1 1
Inicio de sesión con inicio de sesión de Windows (inicio de
0
sesión único)
Transacciones: el sistema garantiza en todo momento la
integridad de los datos, cambios en documentos y
1 1 1 1
transacciones de archivado, tanto para datos de índice como
para documentos
Acceso a documentos posible únicamente a través del
Content Server, no se permite el acceso directo a directorios 1 1 1 1
de documentos
Acceso a base de datos posible únicamente a través del
Content Server, no se permite el acceso directo a la base de 1 1 1 1
datos
Nivel de seguridad alto para archivadores y usuarios; solo los
usuarios con autorización de nivel superior (sin inicio de
0 0 1 1 1 1
sesión único) pueden acceder a un archivador con un nivel de
seguridad alto
El administrador puede bloquear tipos de archivos
1 1 1 1
potencialmente peligrosos para una organización
17
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Cloud*
Server
Server
Server
Client
Web
del sistema
La copia de seguridad y la restauración de la configuración de
sistema (por ejemplo, conexiones de datos, ubicaciones de
1 1 1 0
archivado y opciones de administración de usuarios) se
realizan en un archivo XML
Las contraseñas se guardan mediante el cifrado de hash
1 1 1 1
aleatorio
* Algunas de las funciones de administración enumeradas no
corresponden a DocuWare Cloud.
18
PROFESSIONAL
Explorer Client
DocuWare Configuración
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Plataforma de configuración basada en navegador para la
Server
Server
Server
Client
Cloud
administración de componentes especiales de DocuWare basados
Web
en navegador
Configuración de DocuWare
Consulte los capítulos correspondientes para obtener
información sobre la configuración de cada componente
La URL de configuración de DocuWare Configuración se
puede abrir directamente desde DocuWare (no se requiere 1 1 1 1 1
instalación)
Creación de archivador con componentes de archivador
predefinidos: numerosos campos de base de datos, por
ejemplo "Empresa", están disponibles para cada nuevo
1 1 1 1 1
archivador. Los campos pueden combinarse para diálogos de
almacenamiento y búsqueda, así como para listas de
resultados
Configuración de varios componentes de DocuWare
1 1 1 1 1
mediante asistentes
Asignación de derechos detallados para crear, editar y asignar
configuraciones individuales a través de DocuWare 1 1 1 1 1
Administration
19
PROFESSIONAL
Windows Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
El DocuWare Windows Explorer Client permite la integración de
Server
Server
Server
Cloud
todos los archivadores de DocuWare en un directorio de archivos
de Windows.
Trabajo intuitivo con el Explorador de Windows
Archivado de documentos desde el sistema de archivos de
Windows a DocuWare mediante la función de arrastrar y
soltar, método abreviado de teclado o menú: indexación 1 1 1 1
automática mediante los nombres de archivo y de carpeta;
copia automática de indexación para otros documentos
Archivado de estructuras de carpetas completas desde el

sistema de archivos, sin abrir el diálogo de almacenamiento
1 1 1 1
para documentos individuales. Los documentos se archivan
en DocuWare con las palabras clave relevantes
Archivado de documentos en DocuWare desde una aplicación

mediante "Guardar como": cuando se selecciona la carpeta
1 1 1 1
en la que se archivará el documento, el documento se indexa
automáticamente con las palabras clave correspondientes
Creación de nuevas carpetas y archivado de documentos

1 1 1 1
mediante "arrastrar y soltar"
Visualización de la bandeja predeterminada del usuario
1 1 1 1
registrado en vista de árbol
Visualización y cambio de entradas de índice para

1 1 1 1
documentos directamente en el Explorador de Windows
One-Click Indexing: seleccione palabras, fechas y números

con el ratón; transfiéralos al diálogo de almacenamiento con
un solo clic. Opción de reconocimiento automático del idioma 1 1 1 1
del documento (excepto griego e idiomas con caracteres
cirílicos)
Creación de vínculos a documentos archivados o carpetas de

DocuWare (p. ej. en el escritorio o en una aplicación como 1 1 1 1
PowerPoint)
Acceso a un documento archivado desde una aplicación en
1 1 1 1
modo de solo lectura a través de "Abrir"
Edición de documentos archivados (en la aplicación
predeterminada en el Explorador de Windows para esta 1 1 1 1
extensión de archivo)
Abrir un documento desde el Windows Explorer Client en el
1 1 1 1
DocuWare Viewer
Impresión de documentos en el menú contextual de la
1 1 1 1
impresora predeterminada
Copia de vínculo de documento al portapapeles 1 1 1 1
20
PROFESSIONAL
Windows Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
El DocuWare Windows Explorer Client permite la integración de
Server
Server
Server
Cloud
todos los archivadores de DocuWare en un directorio de archivos
de Windows.
Envío de vínculo a documento desde el Windows Explorer
1 1 1 1
Client
Visualización de documentos archivados en modo de solo

lectura en la aplicación predeterminada en el Explorador de 1 1 1 1
Windows para esta extensión de archivo
Para conseguir un acceso más rápido, puede utilizarse un

filtro que limite el resultado a las líneas más importantes
1 1 1 1
(p. ej. solo a documentos de los últimos 30 días o a
documentos que hayan creado los usuarios o su equipo)
Visualización del historial de la versión de un documento 1 1 1 1
21
DocuWare Cloud
A través de Internet, sin software instalado en el equipo local,
Versión Professional
Versión Enterprise
puede utilizar DocuWare Cloud para archivar, buscar, ver,
descargar, editar e integrar documentos en los procesos
Versión Trial
Versión Flex
empresariales de su día a día. Sus documentos quedan archivados
de manera segura en la nube. Después de introducir un ID de
usuario, verá que todo funciona de la manera habitual: en
cualquier momento del día y desde cualquier lugar del mundo.
Portal de DocuWare Cloud
Acceso de administrador de DocuWare Cloud al portal de
1 1 1 1
DocuWare Cloud
Edición de los datos de contacto 1 1 1 1
Aumento o disminución de la capacidad de documentos 0 1 1 1
Intelligent Indexing: cambio de nombre de tipos de
1 1 1 1
documento
Intelligent Indexing: configuración de filtro de campo 1 1 1 1
Activación y configuración de carga por FTP 1 1 1 1
Configuración de usuarios y funciones 1 1 1 1
DocuWare Request: inicio de trabajos; descarga de
1 1 1 1
archivadores
Seguridad
Archivado de datos cifrados en un centro de datos europeo
1 1 1 1
(EMEA) o en uno estadounidense (EE. UU.)
Archivado de todos los documentos en el Azure Files Service

con triple redundancia; reflejado de archivos en una segunda
ubicación a varios kilómetros, también con triple
redundancia. Datos reflejados en la misma área económica,
es decir, los documentos que se archivaron en la UE no salen
1 1 1 1
de la UE, y los documentos archivados en EE. UU. no
abandonan EE. UU. Además, los documentos y las bases de
datos se copian semanalmente en un sistema de archivado
externo (no Microsoft), lo que proporciona una protección
adicional para los documentos
Certificación ISO 27001: esta norma especifica los requisitos

para la producción, la introducción, el funcionamiento, la
supervisión, el mantenimiento y la mejora de un sistema de 1 1 1 1
gestión para la seguridad de la información de documentos
(ISMS)
Comunicación cifrada: cifrado de datos con certificado Secure
1 1 1 1
Site SSL (VeriSign), 256 bits
Separación estricta entre datos del cliente y los del sistema 1 1 1 1
22
DocuWare Cloud
A través de Internet, sin software instalado en el equipo local,
Versión Professional
Versión Enterprise
puede utilizar DocuWare Cloud para archivar, buscar, ver,
descargar, editar e integrar documentos en los procesos
Versión Trial
Versión Flex
empresariales de su día a día. Sus documentos quedan archivados
de manera segura en la nube. Después de introducir un ID de
usuario, verá que todo funciona de la manera habitual: en
cualquier momento del día y desde cualquier lugar del mundo.
Copia de seguridad personal de los datos total o parcialmente

como archivo ZIP con DocuWare Request en cualquier 1 1 1 1
momento; puede tener un cargo adicional
Para obtener más información sobre el concepto de

seguridad, consulte el "Informe técnico de DocuWare Cloud":
http://help.docuware.com/es/#t58786
Asistencia
Asistencia prioritaria 0 1 1 1
23
PROFESSIONAL
Explorer Client
DocuWare Desktop Apps
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
DocuWare Desktop Apps forma parte de la versión básica de
Server
Server
Server
Client
Cloud
DocuWare y proporciona las aplicaciones Printer App, Scan App e
Web
Import App
Se pueden instalar y desinstalar aplicaciones de una en una
desde el menú principal de DocuWare y desde el menú
1 1 1 1
contextual de Desktop Apps que se encuentra en la barra de
estado de Windows
Búsqueda de actualizaciones de DocuWare Desktop Apps a
1 1 1 1
través del menú de bandeja
Historial filtrable con información detallada sobre cada tarea

como fecha/hora, fuente y estado; si es necesario, también 1 1 1 1
con detalles sobre documentos divididos
DocuWare Printer App: archivado de documentos mediante la función de impresión en
los programas
Archivado de documentos en archivador 1 1 1 1
Archivado de documentos en bandeja 1 1 1 1
Inicio de la configuración de impresora desde un documento
en la bandeja y uso del documento como documento de 1 1 1 1
muestra para una nueva configuración
Conversión de documentos en formato PDF/A (formato de
1 1 1 1
archivado a largo plazo)
Indexación de documentos: lectura automática del contenido

de áreas de lectura definidas del documento. Este contenido
se utiliza para la indexación (por ejemplo, adoptando el 1 1 1 1
nombre de la compañía de una factura en el campo de índice
correspondiente)
Lectura automática de códigos de barras de áreas de lectura

definidas del documento, p. ej. número de factura (con la 0 2 2 1
licencia adicional de Barcode & Forms)
Filtro de códigos de barras con especificación exacta de
0 2 2 1
caracteres
Indexación de documentos mediante entradas fijas y
1 1 1 1
dinámicas
Al indexar documentos, puede combinar entradas fijas,
entradas dinámicas y áreas de lectura de texto en un campo 1 1 1 1
de índice
División del contenido de las áreas de lectura de texto para
1 1 1 1
transferir partes concretas a otros campos de índice
Sustitución del contenido de las áreas de lectura de texto con
otro texto. Por ejemplo, al imprimir desde el sistema ERP,
1 1 1 1
puede sustituir la palabra clave "Factura" por el término
ampliado "Factura - Salida"
24
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
Import App
Filtro de espacios y ceros del texto reconocido, por ejemplo la

1 1 1 1
eliminación de espacios en los números IBAN
Documentos de muestra para leer texto del sistema de
1 1 1 1
archivos o seleccionar una bandeja
Definición de áreas de lectura basadas en partes de texto en

el documento (definir un anclaje), por ejemplo el importe de 1 1 1 1
la factura que siempre está al final, junto a la palabra "Total"
Superposición automática de una cabecera o un formulario
para factura, etc.: se puede separar en primera página y 1 1 1 1
páginas sucesivas
Procesamiento transparente de documentos para impedir la
presencia de elementos con un fondo blanco, por ejemplo 0 1 1 1
superposición de logotipo de cabecera archivado
Separación de documentos de varias páginas después de un
1 1 1 1
número de páginas específico
Separación de documentos de varias páginas según criterios
de texto definidos mediante áreas de texto (por ejemplo, 1 1 1 1
"Página 1")
1 1 1 1
área de lectura vacía o si el contenido del área cambia
Separación de documentos de varias páginas según códigos

0 2 2 1
de barras (con la licencia adicional de Barcode & Forms)
Inserción de firma electrónica sencilla en PDF 1 1 1 1

Aparece una sola impresora en todas las configuraciones de
DocuWare Printer en la lista de impresoras de aplicaciones 1 1 1 1
(detección automática de la configuración que se utilizará)
Identificación y clasificación de un documento según criterios

de texto y según impresión del título (por ejemplo, se ejecuta
1 1 1 1
una configuración específica si la palabra "factura" aparece
en un determinado punto en un documento Word)
Identificación y clasificación de un documento según la

aplicación desde la que se imprime, por ejemplo siempre se
1 1 1 1
ejecutará una configuración concreta cuando se imprima
desde un sistema ERP
Adición de páginas, por ejemplo, anexe un formulario de
1 1 1 1
devoluciones
25
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
Import App
Impresión de una copia en una impresora física, con o sin un
1 1 1 1
formulario o cabecera
Impresión de otros documentos (por ejemplo, los términos y
1 1 1 1
las condiciones generales o un formulario de devoluciones)
DocuWare Control: controle el procesamiento de

documentos con DocuWare Printer directamente desde
aplicaciones como ERP o MS Word. Los comandos invisibles
1 1 1 1
de texto se escriben en los documentos o las plantillas de
documentos mediante una fuente especial (DocuWare
Control)
Creación de facturas electrónicas de acuerdo con el estándar
1 1 1 1
alemán ZUGFeRD (PDF/A-3 con metadatos XML integrados)
Los documentos modificados se adjuntan automáticamente a
un nuevo correo electrónico (por ejemplo, una factura 1 1 1 1
electrónica)
Configuración de DocuWare Printer App
Las configuraciones se crean y gestionan de manera
centralizada, y están disponibles inmediatamente en el
1 1 1 1
cliente (siempre que se asignen los derechos
correspondientes)
Creación de configuraciones para DocuWare Printer App 1 1 1 1

Copia de configuraciones existentes 1 1 1 1
Desactivación de configuraciones, por ejemplo, para fines de
1 1 1 1
prueba
Asignación de derechos de acceso sencilla: asigne una
configuración directamente a usuarios individuales o a todos 1 1 1 1
los usuarios con una determinada función
La persona que ha creado la configuración automáticamente

1 1 1 1
recibe los derechos de administrador y de usuario
DocuWare Scan App: escaneado y archivado de documentos
Escaneo de documentos mediante cualquier escáner (con
controladores TWAIN o WIA) que esté instalado en un equipo 1 1 1 1
local
Acceso a DocuWare Scan App directamente desde la bandeja 1 1 1 1

26
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
Import App
Conversión de documentos en formato PDF/A (formato de
1 1 1 1
archivado a largo plazo)
Indexación de documentos: lectura automática del contenido
de áreas de lectura definidas del documento. Este contenido
se utiliza para la indexación, por ejemplo, adoptando el
0 2 2 1
nombre de la compañía de una factura en el campo de índice
correspondiente (con la licencia adicional de Barcode &
Forms)
Indexación de documentos mediante entradas fijas y
1 1 1 1
dinámicas
Durante la indexación se pueden combinar entradas fijas y
dinámicas con áreas de lectura de texto en un campo de 0 2 2 1
índice (con la licencia adicional de Barcode & Forms)

1 1 1 1
transferir partes concretas a otros campos de índice

eliminación de espacios en los números IBAN (con licencias 0 2 2 1
adicionales de DocuWare Import y Barcode & Forms)
Indexación de documentos mediante códigos de barras
unidimensionales y bidimensionales (con la licencia adicional 0 2 2 1
de Barcode & Forms)
Selección del tipo código de barras que debe buscarse y
utilizarse para la indexación (con la licencia adicional de 0 2 2 1
Barcode & Forms)

0 2 2 1
de barras (con la licencia adicional de Barcode & Forms)
Selección de documentos de muestra para la lectura de texto

o códigos de barras desde el sistema de archivos o la bandeja 0 2 2 1
(con la licencia adicional de Barcode & Forms)

el documento (definir un anclaje), por ejemplo el importe de
0 2 2 1
la factura que siempre está al final, a la derecha de la palabra
"Total" (con la licencia adicional de Barcode & Forms)
para factura, etc.: se puede separar en primera página y
0 2 2 1
páginas sucesivas (con la licencia adicional de Barcode &
Forms)
27
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
Import App
1 1 1 1
de texto definidos mediante áreas de texto [por ejemplo, 0 2 2 1
"Página 1" (con la licencia adicional de Barcode & Forms)]
área de lectura vacía o si el contenido del área cambia (con la 0 2 2 1
licencia adicional Barcode & Forms)
División del contenido de las áreas de lectura de códigos de

barras para transferir partes concretas a otros campos de 0 2 2 1
índice (con la licencia adicional de Barcode & Forms)
Inserción de firma electrónica en PDF 1 1 1 1

1 1 1 1
Giro y alineación automáticos de páginas escaneadas en una
1 1 1 1
dirección o ángulo incorrecto
Carga manual de documentos en formato PDF/A después de
escanearlos, por ejemplo para comprobar el orden de las 1 1 1 1
páginas o para reorganizarlas
Reorganización de las páginas de un documento mediante la
1 1 1 1
función de arrastrar y soltar
Eliminación manual de páginas y documentos, por ejemplo
1 1 1 1
páginas en blanco o mal escaneadas
Eliminación automática de páginas de separación (con la
0 2 2 1
licencia adicional de Barcode & Forms)
Eliminación automática de páginas en blanco 1 1 1 1
Añada páginas posteriormente mediante arrastrar y soltar,
por ejemplo si determinadas páginas se insertaron en un 1 1 1 1
determinado ángulo
Adición directa de páginas posteriormente con un solo clic 1 1 1 1
Giro automático de páginas escaneadas en una dirección
1 1 1 1
incorrecta tras el escaneado
División manual de documentos 1 1 1 1
Escanee cada página como un nuevo documento para
escanear y archivar facturas de la pila de varias hojas 1 1 1 1
individuales, por ejemplo
Defina la configuración de escaneo teniendo en cuenta las
opciones de configuración normales del escáner (por 1 1 1 1
ejemplo, opciones de escaneo y color)
28
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
Import App
Visualización del diálogo de dispositivos del escáner para
poder utilizar todas las opciones de escaneo específicas de 1 1 1 1
dispositivos
Los documentos escaneados se adjuntan automáticamente a
1 1 1 1
un nuevo correo electrónico
DocuWare Import App: Monitorización de carpetas e importacion de ficheros
DocuWare Import ofrece funciones básicas para monitorizar

carpetas del sistema de ficheros e importar su contenido en
Docuware. La licencia adicional de "DocuWare Import"
permite funciones avanzadas/adicionales. Puede encontrar
mas informacion acerca de este tema en el capítulo
"DocuWare Import". Con la licencia "Barcode & Forms" se
activan mas funcionalidades. Por favor, consulte el capítulo
dedicado a este módulo.
Configuraciones de importación para DocuWare Scan App e Import App
centralizada, y están disponibles inmediatamente en el 1 1 1 1
cliente
Creación de configuraciones 1 1 1 1
Desactivación de configuraciones, por ejemplo, para fines de
1 1 1 1
prueba
Asignación de derechos de acceso sencilla: asigne una


1 1 1 1
DocuWare Smart Connect App
Consulte el capítulo "Smart Connect" (licencia adicional) 1 1 1 1

Administración de las conexiones del sistema DocuWare
Establecimiento de una conexión con el sistema DocuWare,

1 1 1 1 1
desde donde se instaló DocuWare Desktop Apps
Activar conexiones 1 1 1 1 1
Eliminar las conexiones desde la lista de conexiones 1 1 1 1
Visualización de conexiones activas en el menú contextual de
1 1 1 1
29
DocuWare Import
DocuWare Import supervisa los directorios seleccionados e importa
los archivos guardados en ellos a bandejas o archivadores
PROFESSIONAL
Explorer Client
DocuWare. De este modo, los documentos se pueden distribuir a
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
las personas responsables en el momento de escanearlos, por
Windows
ejemplo. Los documentos se indexan automáticamente y pueden
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
archivarse en su formato original
Importación de documentos
Supervisión de carpetas para importación automática de los
1 1 1 1
archivos
Selección libre de carpetas para supervisar (directorio en un
1 1 1 1
servidor/red u ordenador local)
Importación de documentos escaneados (escáner en red) 1 1 1 1
Programación de una comprobación del directorio de

importación para los nuevos archivos: de forma continua o a
0 2 2 1
intervalos que se pueden configurar con flexibilidad (con la
licencia adicional de DocuWare Import)
Comprobación de la antigüedad mínima de los archivos para

1 1 1 1
impedir la importación de archivos incompletos

Transferencia automática de entradas fijas como palabras
1 1 1 1
clave
Transferencia automática de entradas dinámicas como

palabras clave, p. ej. usuario, nombre de archivo, extensión 1 1 1 1
de archivo, fecha de creación o modificación
Lectura automática del contenido de áreas de lectura

definidas del documento. Este contenido se utiliza para la
indexación, por ejemplo la transferencia del nombre de la
0 2 2 1
compañía de una factura en el campo de índice
correspondiente (con las licencias adicionales de DocuWare
Import y Barcode & Forms)
Durante la indexación se pueden combinar entradas fijas y
dinámicas con áreas de lectura de texto en un campo de
0 2 2 1
índice (con las licencias adicionales de DocuWare Import y
Barcode & Forms)
transferir partes concretas a otros campos de índice (con las 0 2 2 1
licencias adicionales de DocuWare Import y Barcode & Forms)
30
DocuWare Import
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web

otro texto. Por ejemplo, puede sustituir la entrada de índice
0 2 2 1
"Factura" por el término ampliado "Factura - Salida" (con las

eliminación de espacios en los números IBAN (con licencias 0 2 2 1

el documento (definir un anclaje), por ejemplo el importe de
la factura que siempre está al final, a la derecha de la palabra 0 2 2 1
"Total" (con las licencias adicionales de DocuWare Import y
Barcode & Forms)
Desactivación del reconocimiento del texto y código de barras
al importar para agilizar el procesamiento de documentos 0 1 1 0
cuando no se necesita esta función
Detección automática de facturas electrónicas, por ejemplo
con el estándar ZUGFeRD y posterior procesamiento (con la 0 2 2 1
Indexación de documentos mediante códigos de barras

unidimensionales y bidimensionales (con las licencias 0 2 2 1
Selección del tipo de código de barras que debe

buscarse y utilizarse para la indexación (con las licencias 0 2 2 1
0 2 2 1
caracteres
División del contenido de las áreas de lectura para transferir
partes concretas a otros campos de índice (con las licencias 0 2 2 1
31
DocuWare Import
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
Superposición automática de cabeceras y formularios, p. ej.

un formulario para factura escaneado: se puede separar en
0 2 2 1
primera página y páginas sucesivas (con las licencias
1 1 1 1
de texto definidos mediante áreas de lectura (por ejemplo,
0 2 2 1
"Página 1") (con las licencias adicionales de DocuWare Import
y Barcode & Forms)
área de lectura vacía o si el contenido del área cambia, por
0 2 2 1
ejemplo, si no hay números de páginas disponibles (con las

de barras (con las licencias adicionales de DocuWare Import y 0 2 2 1
Barcode & Forms)
Eliminación automática de páginas de separación (con las
0 2 2 1
Inserción de firma electrónica en PDF 1 1 1 1

1 1 1 1
Giro automático y corrección del sesgo de páginas con una
orientación incorrecta o que se han escaneado en un 1 1 1 1
determinado ángulo
Los documentos modificados se adjuntan automáticamente a
un nuevo correo electrónico (por ejemplo, una factura 1 1 1 1
electrónica)
Importación de metadatos (datos de indexación) de
documentos al importar de aplicaciones externas (con la 2 2 2 1
Selección de documentos de muestra desde el sistema de
1 1 1 1
archivos o la bandeja
32
DocuWare Import
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
Inicio de la configuración de importación desde un

documento en la bandeja y uso del documento como
1 1 1 1
documento de muestra para una nueva configuración de
importación
33
DocuWare Forms
DocuWare Forms es la herramienta para la gestión eficaz de
formularios que posibilita una introducción estandarizada rápida y
PROFESSIONAL
cómoda de datos. Los formularios web eliminan la necesidad de
ENTERPRISE
varias entradas: una vez que se han introducido, los datos se
DocuWare
BUSINESS
pueden transferir automáticamente a diferentes formularios de
Server
Server
Server
Cloud
fusión. Incluso puede integrar los formularios web en el flujo de
trabajo del documento con DocuWare.
Creación y gestión de los formularios web
Cómodo diseñador de formularios: reúna elementos como

campos de texto, casillas de verificación o campos con listas 0 2 2 2
de selección con el método de arrastrar y soltar
Archivado de formularios web como PDF en el archivador 0 2 2 2

Designación de elementos como campos obligatorios 0 2 2 2
Vista previa para comprobar formulario en el navegador
0 2 2 2
individual
Envío de un formulario web recibido a través de un vínculo
0 2 2 2
URL
Asignación de campos de formulario web a entradas de índice
0 2 2 2
mediante el diálogo de almacenamiento elegido
Fusión de datos de formularios web a formularios existentes en papel

Escanee o utilice una versión digital de los formularios en
papel existentes o estandarizados para crear un formulario de 0 2 2 2
fusión
Asigne campos de formulario web al espacio apropiado en un
0 2 2 2
formulario de fusión
Elija cómo se visualizarán los campos en el formulario de
0 2 2 2
fusión
De una entrada a varias entradas: archive varios formularios
de fusión como PDF separados a partir de un solo formulario 0 2 2 2
web
Gestione fácilmente varios formularios de fusión que están
0 2 2 2
vinculados a un solo formulario web
Integración de formularios web en el flujo de trabajo de documentos
El formulario puede mostrarse inmediatamente después del

archivado como una tarea de Workflow en DocuWare (se 0 2 2 2
requiere una licencia adicional de Workflow Manager)
El formulario puede mostrarse inmediatamente después del

archivado como tarea de Task Manager en DocuWare (se 0 2 2 2
requiere una licencia adicional de Task Manager)
34
DocuWare Forms
DocuWare Forms es la herramienta para la gestión eficaz de
formularios que posibilita una introducción estandarizada rápida y
PROFESSIONAL
cómoda de datos. Los formularios web eliminan la necesidad de
ENTERPRISE
varias entradas: una vez que se han introducido, los datos se
DocuWare
BUSINESS
pueden transferir automáticamente a diferentes formularios de
Server
Server
Server
Cloud
fusión. Incluso puede integrar los formularios web en el flujo de
trabajo del documento con DocuWare.
Uso del flujo de trabajo de Autoindex, por ejemplo para

transferir valores de base de datos al sistema CRM (se 0 2 2 2
requiere una licencia adicional de Autoindex)
Copia de datos individuales de un formulario en el Visor de

DocuWare a otras aplicaciones con la función de copiar y 0 2 2 2
pegar, por ejemplo para crear una entrada de CRM
Configuración de DocuWare Forms

centralizada, y están disponibles inmediatamente en el 0 2 2 2
cliente
Creación de configuraciones 0 2 2 2
Desactivación de configuraciones, por ejemplo para fines de
0 2 2 2
prueba
Acceso a un formulario directamente desde la configuración 0 2 2 2

Asignación automática de campos de archivador y de
0 2 2 2
formulario con nombres idénticos
Asignación sencilla de derechos de acceso: asigne una


0 2 2 2
35
DocuWare Barcode & Forms
Barcode & Forms extrae los códigos de barras unidimensionales y
PROFESSIONAL
Explorer Client
bidimensionales de los documentos y, a continuación, estos se
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
archivan en el archivador de DocuWare mediante DocuWare Scan y
Windows
DocuWare Import, y automáticamente se obtiene la información
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
para indexar los documentos
Lectura de texto y superposición de formularios/cabeceras

Las funciones de Barcode & Forms están disponibles en
Import App de DocuWare Desktop Apps únicamente con la
licencia de DocuWare Import
Lectura automática del contenido de áreas de lectura de
texto definidas del documento. Este contenido se utiliza para
la indexación (por ejemplo, adoptando el nombre de la 0 2 2 1
compañía de una factura en el campo de índice
correspondiente)
entradas dinámicas y áreas de lectura de texto en un campo 0 2 2 1
de índice

otro texto. Por ejemplo, puede sustituir la entrada de índice 0 2 2 1
"Factura" por el término ampliado "Factura - Salida"

0 2 2 1
eliminación de espacios en los números IBAN

el documento (definir un anclaje), por ejemplo el importe de 0 2 2 1
la factura que siempre está al final, junto a la palabra "Total"
escaneado para factura, etc.: se puede separar en primera 0 2 2 1
página y páginas sucesivas
de texto definidos mediante áreas de lectura (por ejemplo, 0 2 2 1
"Página 1")
área de lectura vacía o si el contenido del área cambia, por 0 2 2 1
ejemplo, si no hay números de páginas disponibles
Eliminación automática de páginas de separación 0 2 2 1

Lectura de códigos de barras unidimensionales y bidimensionales
Lectura automática del contenido de áreas de lectura de
código de barras definidas del documento. Este contenido se 0 2 2 1
utiliza para la indexación
Selección del tipo de código de barras que debe buscarse y
0 2 2 1
utilizarse para la indexación
36
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web

0 2 2 1
caracteres
División del contenido de las áreas de lectura de códigos de
barras para transferir partes concretas a otros campos de 0 2 2 1
índice
0 2 2 1
de barras
Definición de áreas de lectura basadas en códigos de barras
0 2 2 1
en el documento (definir anclajes)
0 2 2 1

0 2 2 1
área de lectura vacía o si el contenido del área cambia
Eliminación automática de páginas de separación 0 2 2 1

Tipos de códigos de barras unidimensionales admitidos
2 of 5 (Interleaved, Datalogic, IATA, Industrial, Inverted,
0 2 2 1 2
Matrix)
Codabar 0 2 2 1 2
Code 11 (USD 8) 0 2 2 1 2
Code 39 0 2 2 1 2
Code 93 0 2 2 1 2
Code 128 / EAN 128 / GS1-128 0 2 2 1 2
EAN 8 0 2 2 1 2
EAN 13 0 2 2 1 2
MaxiCode 0 2 2 1 2
MSI (Modified Plessey) 0 2 2 1 2
PharmaCode 0 2 2 1 2
Postal (Dutch KIX, Postnet, Australia Post, Royal Mail, Planet,
0 2 2 1 2
Intelligent Mail)
RSS (RSS 14, RSS 14 Stacked, RSS Expanded, RSS Expanded
0 2 2 1 2
Stacked)
Telepen 0 2 2 1 2
UPC/A 0 2 2 1 2
UPC/E 0 2 2 1 2
Tipos de códigos de barras bidimensionales admitidos
Aztec 0 2 2 1 2
DataMatrix 0 2 2 1 2
MicroQR 0 2 2 1 2
PDF417 0 2 2 1 2
37
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
QR 0 2 2 1 2
38
PROFESSIONAL
Explorer Client
DocuWare Smart Connect
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Con el Smart Connect puede conectarse casi a todos los programas
Server
Server
Server
Client
Cloud
que desee con el archivador de documentos de DocuWare sin que
Web
sea necesaria programación alguna
Integración de DocuWare sin necesidad de programación
Configuración sencilla en cuatro pasos con asistentes de
2 2 2 1 2
configuración
El programa de configuración se puede abrir directamente
2 2 2 1 2
desde DocuWare
Transferencia de palabras clave desde cualquier área
2 2 2 1 2
(incluidas las tablas) de la aplicación de otro proveedor
Uno o más botones de búsqueda se muestran en la aplicación
2 2 2 1 2
correspondiente
Entrada del menú "Smart Index" en el almacén de DocuWare
o el diálogo de información. Permite que un programa 2 2 2 1 2
externo adopte la información de índice
Puede utilizarse en entornos de varios usuarios, por ejemplo
2 2 2 1 2
Terminal Server
Búsquedas: Búsqueda de documentos directamente desde aplicaciones de otros proveedores
con un solo clic
Realización de una búsqueda configurada mediante el botón

de búsqueda mostrado, el método abreviado de teclado o el 2 2 2 1 2
menú de bandeja de DocuWare Desktop Apps
Posibilidad de usar palabras clave predefinidas adicionales 2 2 2 1 2
Utilice marcadores al especificar un término de búsqueda 2 2 2 1 2

Al extraer contenido de aplicaciones de otros fabricantes, lo
único que debe hacer es seleccionar contenido diferente con
2 2 2 1 2
el ratón y utilizarlo en la búsqueda con el Smart Connect en
DocuWare
Indexación: asignación de términos de índice a documentos desde aplicaciones de otros proveedores
Ejecución de Smart Index desde un botón que aparece en el

2 2 2 1 2
diálogo de almacenamiento o de información de DocuWare
Posibilidad de usar palabras clave predefinidas adicionales 2 2 2 1 2

entradas dinámicas y áreas de lectura de texto en un campo 2 2 2 1 2
de índice
Indexación durante el archivado de documentos o como
indexación posterior de documentos que ya han sido 2 2 2 1 2
archivados
Configuración: Smart Connect
Creación de configuraciones de Smart Search 2 2 2 1 2
39
PROFESSIONAL
Explorer Client
DocuWare Smart Connect
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Con el Smart Connect puede conectarse casi a todos los programas
Server
Server
Server
Client
Cloud
que desee con el archivador de documentos de DocuWare sin que
Web
sea necesaria programación alguna
Creación de configuraciones de Smart Index 2 2 2 1 2
Copia de configuraciones existentes de Smart Connect 2 2 2 1 2
Utilice texto seleccionado al extraer contenido de cualquier
2 2 2 1 2
área
Utilice marcadores en una búsqueda 2 2 2 1 2
Opción de reconocimiento automático del idioma del texto
2 2 2 1 2
(excepto griego e idiomas con caracteres cirílicos)
Selección automática de la tecnología de reconocimiento
2 2 2 1 2
para la lectura del texto
40
Dispositivos Android y BlackBerry 6
(con la función de toque de BlackBerry 10)
DocuWare Mobile
Con DocuWare Mobile puede acceder a DocuWare directamente
desde su dispositivo móvil: ya sea un iPhone, iPad, iPod Touch,
Windows Phone 7
Dispositivos con
smartphone con Android o un Windows Phone o BlackBerry. Puede
Windows 8/RT
utilizar la aplicación de Windows 8 en una tableta con RT o en un
iPod Touch
ordenador. Para DocuWare Mobile, se necesita DocuWare con la
iPhone,
versión PROFESSIONAL o ENTERPRISE Server. La licencia de
iPad
DocuWare Cloud incluye DocuWare Mobile
Recuperación de documentos
Visualización de documentos en el Visor de DocuWare
especialmente adaptada para dispositivos móviles,
independientemente del formato en el que se archivaron los 2 2 2 2 2
documentos. Con ampliación detallada: potente función de
zoom de áreas del documento
Apertura de diálogos de búsqueda, listas de tareas y listas de
selección buscando por lista de selección y lista de selección 2 2 2 2 2
selectiva
Mostrar datos de indexación 2 2 2 2 2
Edición de documentos
Control de los flujos de trabajo basados en Task Manager
mediante dispositivos móviles: compatibilidad con las
funciones de sello de DocuWare (campos de palabra clave no 2 2 2 2 2
admitidos; Windows 8/RT: con asignación adicional de
campos de palabras clave)
Envío de documentos mediante iPhone o iPad 2 2

Los archivos PDF pueden transferirse a iBooks en un iPad, lo
2
que permite preparar reuniones de una forma óptima
Seguridad
Transferencia de documentos del servidor de DocuWare a
DocuWare Mobile mediante HTTPS (cifrado seguro del 2 2 2 2 2
protocolo mediante SSL)
41
Dispositivos Android*
DocuWare PaperScan
La aplicación gratuita PaperScan transforma su iPhone o iPad en un
escáner de documentos móvil. La aplicación fotografía los
documentos y guarda los escaneos con nitidez garantizada en la
iPhone
ubicación deseada para su posterior procesamiento. Es la solución
iPad
ideal para, por ejemplo, registrar los gastos
Escaneado y archivado de documentos

Documentos de escaneo 1 1 1
Activación automática (no hace falta cambiar la posición de la
mano ni una segunda mano para la estabilización). En las
1 1 1
versiones de los dispositivos
iPhone 4s, iPad 3 y iPad Mini
Alineación automática de los bordes de los documentos 1 1 1
Eliminación automática del fondo de escaneo 1 1 1
Recorte manual de los escaneos 1 1 1
Rotación de escaneos 1 1 1
Conversión de escaneos en color a escala de grises 1 1 1
Desplazarse por los documento 1 1 1
Añadir escáner a un documento existente 1 1 1
Cambio de nombre de documento 1 1 1
Archivar documentos en la bandeja (con la licencia adicional
1 1 1
de DocuWare Mobile)
Archivado de documentos en Dropbox 1 1 1
Carga de documentos en Google Drive 1 1 1
Impresión de documentos con AirPrint 1 1 1
Generación de PDF de varias páginas 1 1 1
Eliminación de páginas concretas de documentos 1 1 1
Enviar documentos por correo electrónico 1 1 1
Archivado de documentos en archivadores (solo con licencia
adicional de DocuWare Mobile y la versión PROFESSIONAL o
2 2 2
ENTERPRISE Server; la licencia de DocuWare Cloud incluye la
función)
Conexión fácil de PaperScan App con DocuWare mediante
1 1 1
código QR
* Consulte información sobre dispositivos Android probados en
http://www.paperscanapp.com
42
Dispositivos móviles Android,
DocuWare Hub
iPhone a partir de iOS 8.0
a partir de la versión 4.0

iPad a partir de iOS 8.0
Mediante DocuWare Hub, puede conectarse cualquier otra
Windows Phone 8.1

aplicación a sus dispositivos móviles de DocuWare. Puede archivar
archivos PDF, imágenes y documentos de Office en la bandeja o el
archivador DocuWare mediante el botón "Compartir" de la
aplicación; incluso puede indexarlos. Por lo tanto, puede gestionar
todas sus conexiones móviles a DocuWare cómodamente en una
sola aplicación.
Conexión de aplicaciones móviles a DocuWare
Cree conexiones con nombre de conexión, nombre de host,
nombre de usuario y organización; abra detalles de conexión 1 1 1 1
en una lista y visualícelos con un clic
Edición de conexiones 1 1 1 1
Eliminación de conexiones 1 1 1 1
Archivado de documentos en archivadores (con licencia
adicional de DocuWare Mobile y la versión de servidor
2 2 2 2
PROFESSIONAL o ENTERPRISE; la función está incluida en una
licencia de DocuWare Cloud)
Indexe los documentos antes de cargarlos 1 1 1 1
Abra DocuWare Upload directamente desde la aplicación
1 1 1 1
respectiva
Creación automática de todas las bandejas estándar como

1 1 1 1
destinos de archivado después de crear una nueva conexión
Conecte DocuWare Hub a DocuWare de forma sencilla
mediante un código QR; vincúlelo al escáner de códigos QR 1 1 1 1
integrado
Seguridad
Transferencia de documentos a través de HTTPS 1 1 1 1
43
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare Task Manager
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Las listas de tareas en DocuWare y las notificaciones de correo
Web
electrónico automáticas garantizan un flujo de trabajo óptimo
Listas de tareas en DocuWare
Listas prácticas que reúnen los documentos nuevos y
0 2 2 1 2
pendientes que se deben procesar
Las listas de tareas pueden definirse mediante entradas de
índice y pueden asignarse a los usuarios (con DocuWare 0 2 2 1 2
Administration)
Actualización automática de listas de tareas 0 2 2 1 2
Un vínculo a una lista de tareas puede guardarse en el
0 2 2 1 2
navegador o en el escritorio
Notificación de correo electrónico automática
Recepción de una notificación de correo electrónico en
cuanto un nuevo documento está disponible para el 0 2 2 1
procesamiento
La notificación de correo electrónico contiene un vínculo a los
0 2 2 1
documentos que se deben procesar o a una lista de tareas
Creación de un número ilimitado de plantillas para las
0 2 2 1
notificaciones de correo electrónico
Programación: configuración de notificaciones de correo
electrónico que se envían una vez al día o durante un 0 2 2 1
determinado periodo
Configuración: notificaciones de correo electrónico
Creación de notificaciones de correo electrónico y asignación
0 2 2 1 2
a usuarios individuales
Creación de notificaciones de correo electrónico y dejar la
0 2 2 1 2
posibilidad para suscribirse
Definición del activador para notificaciones de correo
electrónico mediante el contenido de campos de índice de 0 2 2 1 2
DocuWare
Las notificaciones de correo electrónico pueden configurarse

para documentos recién archivados, para documentos con 0 2 2 1 2
palabras clave modificadas o para ambas opciones a la vez
Definición del contenido del texto y del asunto de la
0 2 2 1 2
notificación de correo electrónico
Definición de la programación para las notificaciones de
0 2 2 1 2
correo electrónico
44
DocuWare Workflow Manager
Explorer Client
PROFESSIONA
ENTERPRISE
Workflow Manager permite crear reglas claras para la gestión de
DocuWare
BUSINESS
Windows
documentos de su compañía: los procesos de trabajo se controlan
Server
Server
Server
Client
Cloud
mediante flujos de trabajo basados en documentos y se
Web
implementan en el sistema DocuWare
Listas de tareas de Workflow en DocuWare
Listas prácticas que recopilan los nuevos documentos para

procesar y las tareas asociadas a ellos (organizadas por flujo 0 2 2 1 2
de trabajo en fichas; por ejemplo, "Facturas entrantes"
Edición de tareas: p. ej. introducir decisiones directamente en

el formulario o configurar un sello pertinente; o bien, utilizar 0 2 2 1 2
un formulario y sellado automático adicional
Reasignación de tareas a otros usuarios, funciones o reglas de
0 2 2 1 2
sustitución
Filtro de tareas "no leídas" o "vencidas" 0 2 2 1 2
Definición del estado "fuera de la oficina" directamente en
DocuWare, de modo que las tareas se reenvíen al empleado 0 2 2 1 2
sustituto
Lista de controlador especial: en un flujo de trabajo, el
controlador tiene una visión general de todas las tareas que
todavía están abiertas para las personas involucradas. Puede 0 2 2 1 2
tomar el control en cualquier momento y detener la
ejecución de las instancias de flujos de trabajo, si es preciso
Organización de listas: el diseño Individual de las listas de

0 2 2 1 2
tareas ofrece una claridad óptima
Visualización del historial de flujos de trabajo desde la lista de
resultados y el visor del documento que formaba parte o 0 2 2 1 2
sigue formando parte de un flujo de trabajo
Visualización del historial de documentos desde la lista de
0 2 2 1 2
tareas
One Click Indexing para trabajar con formularios de flujos de
0 2 2 1 2
trabajo
Integración de una lista de tareas en cualquier aplicación con
0 2 2 1 2
una dirección URL
Diseño de flujos de trabajo y definición de tareas con Workflow Designer
Definición de reglas de sustitución en caso de que una o más
personas responsables estén fuera de la oficina (en 0 2 2 1
DocuWare Administration)
Publicación del flujo de trabajo para proporcionarlo a los

0 2 2 1
usuarios autorizados, funciones o reglas de sustitución
Retirar la publicación de un flujo de trabajo 0 2 2 1
45
Explorer Client
PROFESSIONA
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
Especificación de un calendario con horarios laborales para la
0 2 2 1
organización (en DocuWare Administration)
Definición de remisiones basadas en tiempo para tareas:

1. Periodo para enviar recordatorio a los responsables, 2. 0 2 2 1
Periodo de vencimiento de la tarea
Reenvío automático de tareas si se supera el tiempo límite
0 2 2 1
(tiempo de espera)
Definición de tareas y tareas paralelas 0 2 2 1
Asignación de tareas y tareas paralelas a usuarios, funciones y
0 2 2 1
reglas de sustitución
Definición de activadores para instancias de flujos de trabajo;
por ejemplo, para el archivado de un nuevo documento o la
0 2 2 1
modificación de valores de índice para un documento que ya
se ha archivado
Determinación de opciones para la toma de decisiones que
deben estar a disposición de la persona responsable durante
0 2 2 1
una tarea, como aprobar o rechazar una factura; incluye la
opción de cambiar el orden de las decisiones a posteriori
Agrupación del formulario en el que la persona responsable

debe introducir los datos (Campo, Nombre de campo,
Máscara de campo, Rellenado previamente con, Lista de 0 2 2 1
selección, Variable); incluye la opción de cambiar el orden de
los campos de formulario a posteriori
Envío de notificaciones de correo electrónico a los empleados

0 2 2 1
para informarles de que se les ha asignado una nueva tarea
Envío de notificaciones de correo electrónico a los empleados
para recordarles cuando se acerca la fecha límite de una tarea 0 2 2 1
o cuando ha vencido
Adjuntar documento a notificación de correo electrónico, por
0 2 2 1
ejemplo para empleados sin acceso al archivador DocuWare
Apertura de tareas desde la notificación de correo electrónico 0 2 2 1

Envío a los empleados de información sobre la consecución
de hitos en un proyecto por correo electrónico desde el flujo 0 2 2 1
de trabajo
46
Explorer Client
PROFESSIONA
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
Definición de las condiciones de finalización de una tarea
paralela. Por ejemplo, si se supone que varios usuarios deben
aprobar totales parciales de una factura, pero uno de ellos 0 2 2 1
aprueba el total completo, la tarea dejará de mostrarse al
otro usuario
Definición de comandos condicionales; por ejemplo, si las
facturas que superen una determinada cantidad tienen que 0 2 2 1
ser aprobadas por una segunda persona
Definición de variables para flujos de trabajo 0 2 2 1
Uso de variables para rellenar previamente formularios y
0 2 2 1
fecha de recordatorio
Utilización de valores de índice en pasos automáticos, p. ej.
que se introduzca el nombre del responsable del
0 2 2 1
departamento a través del nombre del empleado que ha
solicitado vacaciones
Escritura automática de datos en los campos de índice, por
ejemplo, en el caso de facturas entrantes, también puede 0 2 2 1
guardar el estado de la factura en los datos de índice.
Asignación de datos desde fuentes externas para que se
puedan ejecutar los cálculos automáticamente. Esto permite,
0 2 2 0
por ejemplo, transferir información del sistema de
contabilidad a un flujo de trabajo
Asignación de datos de una fuente externa directamente a
0 2 2 0
una variable
Acceso a un servicio web para la lectura de datos externos.
Esto permite, por ejemplo, introducir el importe de una 0 2 2 1
factura en un formulario
Tabla recopilatoria de todos los flujos de trabajo donde se
especifica el archivador asignado, la fecha de creación, las
0 2 2 1
versiones, las instancias activas de cada flujo de trabajo y otra
información
Filtrar el resumen del flujo de trabajo mediante búsqueda 0 2 2 1

Mostrar versiones de flujo de trabajo ("historial del
0 2 2 1
desarrollo") en otra lista
Copia de la versión del flujo de trabajo y generación de una

0 2 2 1
versión nueva para cambiar su funcionalidad, por ejemplo
Visualización de las instancias activas de un flujo de trabajo

0 2 2 1
en otra lista: muestra qué actividad se está procesando
47
Explorer Client
PROFESSIONA
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
Capa de diagrama de flujo para cada flujo de trabajo 0 2 2 1
Adición de actividades de flujos de trabajo (tareas, decisiones,
etc.) a un diagrama de flujo con el método de arrastrar y 0 2 2 1
soltar
Definición de colores para los pasos del flujo de trabajo
0 2 2 1
(salidas) en un diagrama de flujo
Creación, edición, copia y guardado de configuración del flujo
0 2 2 1
de trabajo
Asignación sencilla: la configuración de flujo de trabajo debe
0 2 2 1
asignarse a un archivador DocuWare
Simulación del flujo de trabajo con la posibilidad de cambiar
0 2 2 1
las variables
Detención de la ejecución de la instancia de flujo de trabajo,
0 2 2 1
por ejemplo, para fines de prueba
Supresión total y absoluta del flujo de trabajo del sistema 0 2 2 1
Organización de la lista de tareas de Workflow mostrada en
DocuWare: especifique columnas con los datos de índice del
documento, variables del sistema de flujo de trabajo y 0 2 2 1
variables de flujo de trabajo globales, con vista previa de la
estructura
Permisos como controlador y diseñador 0 2 2 1
Reglas de sustitución, "Fuera de la oficina" y otras opciones
Consulte el capítulo "DocuWare Administration"
48
Intelligent Indexing
Intelligent Indexing le permite ahorrarse la indexación manual.
DocuWare clasifica los documentos y busca en ellos palabras clave
PROFESSIONAL
relevantes de forma automática. Las correcciones o la confirmación
Explorer Client
ENTERPRISE
de los usuarios se transfieren automáticamente al sistema
DocuWare
BUSINESS
Windows
autoaprendizaje, que puede utilizar esta información para asignar
Server
Server
Server
Client
Cloud
las palabras clave de forma independiente tras un breve periodo de
Web
aprendizaje
Uso de Intelligent Indexing
Clasificación de documentos en una bandeja y sugerencia

automática de palabras clave en función de los documentos 2 2 2 1 2 0
conocidos cuya indexación ya haya sido "aprendida"
Archivado automático de documentos evaluados por
2 2 2 1 2 0
Codificación con diferentes colores de los documentos y las

palabras clave individuales por nivel de confianza con 2 2 2 1 2 0
respecto al nivel de precisión de las palabras clave sugeridas
"Formación" de Intelligent Indexing: corrija las palabras clave

según sea preciso para "formar" al sistema en el patrón de 2 2 2 1 2 0
indexación de modo que la próxima vez lo conozca
Comparación de resultados con datos existentes de otras
aplicaciones (por ejemplo, un sistema ERP) y su posterior 2 2 2 1 2 0
filtrado
Volver a ejecutar documentos en la bandeja a través de
2 2 2 1 2 0
Libre asignación de nombres a los tipos de documento (de
forma que se pueden utilizar los términos propios de cada 2 2 2 1 2 0
empresa)
Once campos de índice estándar (Tipo de documento, Fecha,
Empresa, Contacto, Número de cliente, Fecha de pago,
2 2 2 1 2 0
Número de documento, Importe, CIF, Asunto) para la
indexación automática basada en el "aprendizaje progresivo"
Ocho campos de índice definidos por el usuario de distintos

tipos (texto, fecha, numéricos) para la indexación automática 2 2 2 1 2 0
de palabras clave relevantes de forma individual

2 2 2 1 2 0
Gestión de Intelligent Indexing
Activación y desactivación opcional de Intelligent Indexing
para organizaciones especificadas (en DocuWare 2 2 2 0 2 0
Configuration)
49
Intelligent Indexing le permite ahorrarse la indexación manual.
DocuWare clasifica los documentos y busca en ellos palabras clave
PROFESSIONAL
relevantes de forma automática. Las correcciones o la confirmación
Explorer Client
ENTERPRISE
de los usuarios se transfieren automáticamente al sistema
DocuWare
BUSINESS
Windows
autoaprendizaje, que puede utilizar esta información para asignar
Server
Server
Server
Client
Cloud
las palabras clave de forma independiente tras un breve periodo de
Web
aprendizaje
Uso de Intelligent Indexing solo en un sistema DocuWare
0 2 2 0 2 0
instalado localmente in situ
Restablecimiento de configuraciones 2 2 2 1 2 0
50
DocuWare Connect to Outlook
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
El Connect to Outlook permite archivar de forma eficaz los
DocuWare
BUSINESS
Windows
mensajes de correo electrónico directamente en DocuWare desde
Server
Server
Server
Client
Cloud
Microsoft Outlook y acceder a los mensajes archivados mediante
Web
búsquedas rápidas
Archivado de mensajes de correo electrónico
Archivado en archivador de DocuWare 2 2 1 2
Archivado en bandeja de DocuWare 2 2 1 2
Los mensajes de correo electrónico pueden archivarse en los
formatos siguientes: MSG (Outlook), DOC (Word), RTF, PDF, o 2 2 1 2
PDF/A
Barra de menús de DocuWare y menú contextual en Outlook
2 2 1 2
integrados
Archivado de mensajes de correo electrónico mediante la
2 2 1 2
barra de menús de DocuWare
Archivado de mensajes de correo electrónico mediante el
2 2 1 2
menú contextual de DocuWare
Envíe y archive los mensajes de correo electrónico desde MS
Outlook en un solo paso (no es posible en entornos de 2 2 1 2
Terminal Server)
Archivado de mensajes de correo electrónico con
documentos adjuntos; los mensajes se pueden marcar como 2 2 1 2
archivados con la categoría "DocuWare"
documentos adjuntos y eliminación solo del documento 2 2 1 2
adjunto
2 2 1 2
documentos adjuntos y eliminación total
Configuración de un tipo de archivado:

correo electrónico y archivos adjuntos (mostrar primero
2 2 1 2
correo electrónico), correo electrónico y archivos adjuntos
(mostrar primero archivo adjunto) o solo archivos adjuntos
El tipo de archivado para cada correo electrónico puede

seleccionarse independientemente de la configuración:
correo electrónico y archivos adjuntos (mostrar primero 2 2 1 2
correo electrónico), correo electrónico y archivos adjuntos
(mostrar primero archivo adjunto) o solo archivos adjuntos
Los mensajes de correo electrónico se marcan en la lista de

1 1 1 1
resultados con un icono determinado
Definición de un número ilimitado de destinos de archivado:
los mensajes de correo electrónico se archivan en el destino 2 2 1 2
especificado según la configuración seleccionada
51
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
búsquedas rápidas
Después de que el cliente haya iniciado sesión, las carpetas

supervisadas se crean automáticamente; archivado mediante
2 2 1 2
las carpetas supervisadas: los mensajes de correo electrónico
se eliminan (no es posible en un entorno de Terminal Server)
Archivado con o sin diálogo de almacenamiento 2 2 1 2

Si no se han establecido los campos obligatorios, el diálogo de
almacenamiento siempre aparece (incluso con otra 2 2 1 2
configuración)
2 2 1 2
Acceso a documentos archivados mediante la búsqueda rápida
Búsqueda de documentos archivados en DocuWare y
vinculados a un mensaje de correo electrónico con un solo 2 2 1 2
clic (p. ej. correos del mismo remitente)
Si solo se eliminan los documentos adjuntos de un mensaje
de correo electrónico en Outlook: se puede volver a acceder a 2 2 1 2
estos documentos adjuntos con un solo clic
Acceso a las listas de tareas de DocuWare desde Outlook (con
2 2 1 2
la licencia adicional de Task Manager)
Configuración del archivado de mensajes de correo electrónico y búsqueda rápida
Configuración de un número ilimitado de configuraciones de
archivado de forma centralizada. Pueden asignarse
2 2 1 2
directamente a los usuarios o a través de funciones ("roles")
concretas
búsqueda rápida de forma centralizada. Pueden asignarse
2 2 1 2
directamente a los usuarios o a través de funciones ("roles")
concretas
Los administradores pueden crear configuraciones de

2 2 1 2
archivado y de búsqueda rápida para todos los usuarios
Los usuarios básicos (no administradores) pueden crear

configuraciones de archivado y de búsqueda rápida para uso 2 2 1 2
propio si disponen de los derechos pertinentes
Uso de valores fijos como palabras clave para el archivado 2 2 1 2
Selección de propiedades de correo electrónico como

2 2 1 2
palabras clave para el archivado (remitente, asunto, etc.)
52
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
búsquedas rápidas
Uso de entradas predefinidas como palabras clave para el
2 2 1 2
archivado (CURRENTDATE, etc.)
Selección de información sobre el remitente o el destinatario
del contacto de Outlook (nombre, empresa, etc.) como 2 2 1 2
palabras clave para el archivado
Selección de información desde otros archivadores de
DocuWare como palabras clave; las direcciones de correo 2 2 1 2
electrónico pueden usarse como un código coincidente
Compatibilidad con otras bases de datos SQL externas
(MySQL, MSSQL, Oracle) para la mejora automática de
2 2 1 2
palabras clave: las direcciones de correo electrónico pueden
usarse como un código coincidente
Archivado con o sin diálogo de almacenamiento 2 2 1 2
Exclusión de los formatos de archivo elegidos del archivado
de mensajes de correo electrónico con la opción para filtrar
esos formatos por tamaño. Esto permite excluir tarjetas de
2 2 1 2
visita o logos de empresa en las firmas de correo electrónico,
que de otro modo se guardarían en un archivo separado que
se ignoraría
Si no se han establecido los campos obligatorios, el diálogo de
almacenamiento siempre aparece (incluso con otra 2 2 1 2
configuración)
2 2 1 2
Uso de valores fijos como palabras clave para búsquedas
2 2 1 2
rápidas
Selección de un tipo de archivado: correo electrónico y
archivos adjuntos (mostrar primero correo electrónico),
2 2 1 2
archivo adjunto) o solo archivos adjuntos
palabras clave para búsquedas rápidas (remitente, asunto, 2 2 1 2
etc.)
Uso de entradas predefinidas como palabras clave para
búsquedas rápidas (p. ej. CURRENTDATE (-30) para los 2 2 1 2
últimos 30 días)
Selección de información sobre el remitente o el destinatario
del contacto de Outlook (nombre, empresa, etc.) como 2 2 1 2
palabras clave para búsquedas rápidas
53
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
búsquedas rápidas
En las configuraciones de archivado, seleccione una palabra

clave de DocuWare un máximo de 64 veces en el paso
"Destino de archivado" para transferir, de este modo, una 2 2 1 2
gran cantidad de valores a este campo de palabras clave
cuando se archivan los correos electrónicos
En operaciones de búsqueda rápida, utilice la fecha de

archivado como criterio de búsqueda; de esta manera, puede 2 2 1 2
limitar los resultados, por ejemplo, a los últimos 14 días
54
PROFESSIONAL
Explorer Client
DocuWare Connect to Mail
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Con Connect to Mail puede cargar y archivar fácilmente los
Server
Server
Server
Client
Cloud
mensajes de correo electrónico de su cuenta de Google en
Web
DocuWare
Archivado de mensajes de correo electrónico
Acceso a correos electrónicos de Gmail 2 2 1 2
Acceso a mensajes de correo electrónico de Microsoft
2 2 1 2
Exchange Server
Acceso a mensajes de correo electrónico desde servidor IMAP 2 2 1 2

Archivado en archivador de DocuWare 2 2 1 2
Archivado en bandeja de DocuWare 2 2 1 2
Archivado de mensajes de correo electrónico en el formato
2 2 1 2
EML original o en PDF
Eliminar mensajes de correo electrónico con archivos
adjuntos o moverlos a otra carpeta, mensajes con archivos 2 2 1 2
adjuntos y sin
Definición de un número ilimitado de destinos de archivado:
los mensajes de correo electrónico se envían al destino 2 2 1 2
especificado según la carpeta supervisada seleccionada
Configuración del archivado de mensajes de correo electrónico

archivado de forma centralizada. Pueden asignarse 2 2 1 2
directamente a los usuarios o a través de funciones concretas
El administrador puede crear configuraciones de archivado
2 2 1 2
para todos los usuarios
Uso de valores fijos como palabras clave para el archivado 2 2 1 2

2 2 1 2
palabras clave para el archivado (remitente, asunto, etc.)
Selección de un tipo de archivado:

correo electrónico), correo electrónico y archivos adjuntos 2 2 1 2
(mostrar primero archivo adjunto), correo electrónico sin
archivos adjuntos o solo archivos adjuntos
La descarga automática de imágenes se puede desactivar,
p. ej. para protección contra mensajes de correo electrónico 2 2 1 2
de suplantación de la identidad
55
PROFESSIONAL
Explorer Client
DocuWare Autoindex
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
El Autoindex importa información de otras aplicaciones, como
Server
Server
Server
Client
Cloud
programas de contabilidad financiera, y la envía a DocuWare como
Web
criterios de índice
Mejora de índices a través de fuentes de datos externas
Selección de una fuente de datos externa: archivador de
DocuWare, tabla de base de datos, vista de base de datos, 0 2 2
comando de SQL
Selección de una fuente de datos externa: archivador de
DocuWare, tabla de base de datos en otra base de datos de
DocuWare Online (contiene datos de archivadores propios), 1
sin acceso al servidor de base de datos; no se admiten
comandos de SQL libres
Con el archivo como fuente de datos externa: acceso de

lectura/escritura o acceso de solo lectura, transferencia o
eliminación de archivo en el momento que termina el flujo de 0 2 2 1
trabajo. Los datos deben organizarse mediante separadores o
longitudes de campo fijas
Mejora de índices a través de registros externos
Posibilidad de seleccionar entre una búsqueda de registros

externos asociados a documentos de DocuWare o de 0 2 2 1
documentos de DocuWare asociados a registros externos
Si se encuentra más de un registro externo para un

documento, puede elegir si desea procesar solo el primer
registro y hacer una entrada en el archivo de registro o 0 2 2 1
procesar todos los registros externos (se autoindexa
mediante el primer registro externo)
Si se encuentra más de un documento para un registro
externo, puede elegir si desea procesar solo el primer
0 2 2 1
documento y hacer una entrada en el archivo de registro o
procesar todos los documentos
Eliminación de los registros externos después del
0 2 2 1
procesamiento. Garantiza un único uso de un registro
Creación de un registro externo si no se encuentra ningún
registro externo para un documento (no compatible con 0 2 2 0
vistas de tablas)
Creación de un registro en DocuWare si no se encuentra

0 2 2 1
ningún documento para un registro externo
Filtrado de documentos en el archivador de DocuWare 0 2 2 1

Filtrado de registros en la fuente de datos externa 0 2 2 1
Mejora de índices a través de campos de datos externos
Asignación de campos de datos externos a los campos de
0 2 2 1
índice de DocuWare
56
PROFESSIONAL
Explorer Client
DocuWare Autoindex
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
El Autoindex importa información de otras aplicaciones, como
Server
Server
Server
Client
Cloud
programas de contabilidad financiera, y la envía a DocuWare como
Web
criterios de índice
Configuración de mejora de índice
Asignación de palabras clave siempre o solo cuando los
0 2 2 1
campos estén vacíos
Asignación de palabras clave desde el contenido del registro
0 2 2 1
externo mediante entradas fijas o dinámicas
Asignación o cambio del contenido de campo del registro

externo mediante palabras clave del documento de 0 2 2 1
DocuWare mediante entradas fijas o dinámicas
Indexación especial de documentos sin un registro externo
asociado (solo es posible con el controlador ODBC; no es 0 2 2 1
posible para vistas en bases de datos)
Programación
Inicio del flujo de trabajo del AUTOINDEX mediante un

activador de tiempo, manualmente o mediante un evento de
0 2 2 1
archivo (p.ej. modificación del archivo de índice que se utiliza
como una fuente de datos externa)
57
DocuWare Request
PROFESSIONAL
Con Request puede hacer que archivadores completos o
Explorer Client
ENTERPRISE
documentos seleccionados estén disponibles en medios externos
DocuWare
BUSINESS
Windows
(CD/DVD, etc.) en forma de archivo ZIP. Es posible leer los
Server
Server
Server
Client
Cloud
documentos sin un DocuWare Client. El uso de DocuWare Request
Web
puede comportar costes adicionales para DocuWare Cloud
Archivadores portátiles: Utilice DocuWare como archivo ZIP en CD/DVD, disco duro externo
o memoria USB
Búsqueda de documentos mediante palabras clave como en

DocuWare (también búsqueda de texto completo) - incluidos 1 1 1 1
contenido de documentos y campos de índice
Abrir documentos en los visores estándar; hay disponible un

visor PDF en Request en caso de que no haya instalado 1 1 1 1
ningún visor PDF en el dispositivo correspondiente
Transferencia y visualización de las versiones del documento
para los archivadores que tengan activada la gestión de 1 1 1 1
versiones
Visualización del historial de flujos de trabajo para

documentos que formaban o siguen formando parte de un 1 1 1 1
flujo de trabajo (solo en combinación con Workflow Manager)
Opciones de DocuWare Request
Abrir configuraciones de Request desde DocuWare y desde
1 1 1 1 1
DocuWare Configuración
Adopción de un archivador o de documentos individuales de
1 1 1 1 1
este
Función de filtro para documentos definidos que se deben
transferir; filtrado por ejemplo por tipo de documento, 1 1 1 1 1
periodo o empresa
Inclusión del historial de flujos de trabajo para un documento
2 2 2 1 2
(con licencia de Workflow Manager)
Exportación de documentos al archivador de Request 1 1 1 1 1
Exportación de documentos en formatos originales o
1 1 1 1 1
convertidos a PDF, si lo desea con anotaciones guardadas
Importación de documentos de un archivador de Request a
1 1 1 1 1
un archivador DocuWare existente.
Transferencia del catálogo de texto completo (búsqueda de
1 1 1 1 1
texto completo)
Búsqueda de campos en función de la lista de tareas o el
1 1 1 1 1
resultado asignado
Programación del suministro de datos, por ejemplo, poniendo
a disposición un archivador de Request el primer día de cada 1 1 1 1
mes
58
DocuWare Request
PROFESSIONAL
Con Request puede hacer que archivadores completos o
Explorer Client
ENTERPRISE
documentos seleccionados estén disponibles en medios externos
DocuWare
BUSINESS
Windows
(CD/DVD, etc.) en forma de archivo ZIP. Es posible leer los
Server
Server
Server
Client
Cloud
documentos sin un DocuWare Client. El uso de DocuWare Request
Web
puede comportar costes adicionales para DocuWare Cloud
Eliminación automática de los documentos de Request de la
ubicación de archivado tras una importación satisfactoria a un 1 1 1 1 1
archivador DocuWare
Los trabajos se pueden crear en el Web Client o en DocuWare

Configuration. La creación de archivadores de Request se 1
puede iniciar en el portal de DocuWare Online
59
PROFESSIONAL
DocuWare URL Integration
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Integración de elementos individuales de DocuWare en cualquier
Windows
programa mediante la integración URL: se genera una dirección de
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
Internet (URL) y se muestra en un navegador desde la aplicación
Configuración de la integración URL

Definición de URL basada en parámetros predefinidos
1 1 1 1 1
específicos
Definición de URL válidas y complejas con la ayuda de una
1 1 1 1 1
codificación (codificación Base64url)
Integración de DocuWare en una ventana de navegador
1 1 1 1 1
aparte o en un marco definido
Acceso a las interfaces de usuario de una configuración de

DocuWare en aplicaciones web o de Windows; interfaces de
usuario posibles: diálogo de búsqueda seleccionado, diálogo
de almacenamiento lista de resultados, diálogo de 1 1 1 1 1
información, Visor, bandejas, lista de tareas de Workflow,
tareas de Workflow, lista de Task Manager, historial de
documentos, documento especial
Selección del idioma para la lista de resultados o el visor 1 1 1 1 1

Tres vistas posibles: Abrir el Viewer de DocuWare
directamente; abrir la lista de resultados y, a continuación,
1 1 1 1 1
abrir el Viewer; abrir un archivo en el módulo adicional o
descargar el archivo
Transferencia de cualquier criterio de búsqueda predefinido
1 1 1 1 1
por URL
Acceso mediante los datos de inicio de sesión de invitado, de
1 1 1 1 1
Windows o de DocuWare
Cifrado de la URL a través de la cual se ha abierto la
1 1 1 1 1
integración en DocuWare
Inicio de sesión para la integración URL a través de cuenta de
1 1 1 0 1
Windows o página de inicio de sesión de DocuWare
Inicio de sesión para la integración URL a través de inicio de
sesión de confianza, cuenta de Windows o página de inicio de 1 1 1 1 1
sesión de DocuWare
El inicio de sesión de DocuWare puede archivarse en una
cookie. Esta cookie puede utilizarse para iniciar sesión en un
1 1 1 1 1
sistema DocuWare para todos las llamadas adicionales de la
URL
60
PROFESSIONAL
Explorer Client
Software Developer Kit (SDK)
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Con su Software Developer Kit (SDK), DocuWare proporciona una
Server
Server
Server
Client
Cloud
interfaz basada en REST, así como una opción para validación del
Web
cliente.
DocuWare Platform Service
La interfaz basada en REST permite el acceso a los sistemas

DocuWare. Se utiliza dentro de DocuWare para conectar
dispositivos móviles con, por ejemplo, DocuWare Mobile, 1 1 1 1
aunque también se puede emplear para conectar con
programas externos. Para mas detalles consulte:
https://help.docuware.com/sdk/platform/
Validación
DocuWare brinda la posibilidad de realizar comprobaciones

de validez en entradas de índice en el servidor mediante
bibliotecas de validación generales o específicas del cliente.
La comprobación de validez se implementa mediante
1 1 1 0
bibliotecas de vínculos dinámicos (DLL) .NET 2.0 que pueden
contener un número ilimitado de comprobaciones.
Encontrará más detalles sobre la validación en el
KnowledgeBase:
http://help.docuware.com/en/#t56478
61
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare Connect to OKI
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Escaneado y archivado en un solo paso con los escáneres y las
Web
fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de OKI
Archivado a través de dispositivos de OKI
Archivado de documentos escaneados directamente en el

archivador y en las bandejas de DocuWare; introducción de
2 2 2 0
palabras clave directamente a través del diálogo de
almacenamiento en el dispositivo de OKI
2 2 2 0
Inicio de sesión en segundo plano con usuario predefinido fijo
(p. ej. para poder archivar documentos de una forma rápida y 2 2 2 0
sencilla)
Selección de los diálogos de almacenamiento para
documentos de indexación que se muestran en el dispositivo 2 2 2 0
de OKI
Definición de diálogos de almacenamiento especiales para
2 2 2 0
esta aplicación en DocuWare configuración
Todas las opciones de diálogo de almacenamiento de
DocuWare (excepto las máscaras de campo) disponibles en
2 2 2 0
esta aplicación, como entradas ocultas fijas o listas de
selección especiales para determinados campos
Selección de entradas de índice desde listas de selección

(también desde listas de selección selectiva) o a través de un 2 2 2 0
teclado táctil
Disponibles las principales opciones de escaneo del
dispositivo de OKI: escaneo en modo dúplex o símplex; 2 2 2 0
escaneo en color o blanco y negro
Búsqueda en el archivador e impresión de los documentos
recuperados según los derechos individuales de usuario.
2 2 2 0
Selección de los diálogos de búsqueda que se ofrecen en el
dispositivo OKI
62
PROFESSIONAL
Explorer Client
DocuWare Connect to SAP
ENTERPRISE
DocuWare
BUSINESS
Windows
Mediante la interfaz Connect to SAP, certificada por SAP,
Server
Server
Server
Client
Cloud
DocuWare amplia SAP implementando funciones para archivar
Web
documentos y datos
Archivado de documentos SAP
Compatibilidad con situaciones estándar de códigos de barras
0 2 2 0
de SAP para documentos entrantes
Integración de documentos archivados en situaciones de flujo
0 2 2 0
de trabajo SAP Business
Archivado y visualización de listas de impresión 0 2 2 0
Archivado y visualización de los archivos guardados desde el
0 2 2 0
archivado de datos SAP
Transferencia de documentos desde SAP 0 2 2 0
Acceso a los documentos SAP incluso sin SAP 1 1
Todas las funciones de ArchiveLink versión 4.5 0 2 2 0
63
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare Connect to SharePoint
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
El CONNECT to SharePoint conecta Microsoft Office SharePoint con
Web
el sistema de gestión documental DocuWare
Archivado en DocuWare directamente desde SharePoint
DocuWare como centro de registros de SharePoint 0 2 2 0
Archivado a largo plazo para documentos de SharePoint 0 2 2 0
Archivado manual de documentos de SharePoint a DocuWare
0 2 2 0
con la opción "Enviar a"
Archivado automático de SharePoint a DocuWare mediante
0 2 2 0
políticas personalizadas programables
Archivado de documentos en DocuWare directamente desde
0 2 2 0
SharePoint
Archivado basado en reglas de documentos de SharePoint a

DocuWare mediante acciones personalizadas programadas 0 2 2 0
individualmente y políticas personalizadas
Archivado en formato original 0 2 2 0

Búsqueda de documentos archivados desde SharePoint
Búsqueda combinada (ubicación federada) en SharePoint y
0 2 2 0
DocuWare mediante la búsqueda abierta
Área separada para los resultados de DocuWare en la interfaz
0 2 2 0
de usuario de SharePoint
Visualización de los resultados de DocuWare directamente
0 2 2 0
desde SharePoint
Acceso a DocuWare por inicio de sesión único (el ID se
0 2 2 0
verifica en Windows Active Directory)
Integración de DocuWare en SharePoint
Cambio de SharePoint a DocuWare directamente por inicio de

0 2 2 0
sesión único (el ID se verifica en Windows Active Directory)
Búsqueda separada en DocuWare por palabras clave o texto

0 2 2 0
completo con todas las funciones disponibles de DocuWare
Administración del CONNECT to SharePoint
Administración a través de la administración web del Connect
0 2 2 0
to SharePoint
Tipo de inicio de sesión: manual, usuario fijo o usuario de
0 2 2 0
Windows
Definición de asignaciones para enviar datos de índice de
SharePoint a los campos de índice de los archivadores de 0 2 2 0
DocuWare
Definición de tipos de envío: tipos de documentos de

0 2 2 0
SharePoint que se archivan en cada archivador de DocuWare
64
DocuWare Connect to Ricoh
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
(versión 1)
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Ricoh
Archivado desde dispositivos de Ricoh

archivador de DocuWare o la bandeja de DocuWare;
2 2 2 0
introducción de palabras clave directamente a través del
diálogo de almacenamiento desde el dispositivo de Ricoh
Inicio de sesión con usuario predefinido fijo o inicio de sesión
2 2 2 0
individual para cada usuario
Configuración de diálogos de almacenamiento especiales

para utilizar la opción de Ricoh para entradas fijas y campos 2 2 2 0
de solo lectura en el diálogo de almacenamiento
Archivado de todos los documentos escaneados como un TIFF
o PDF de varias páginas o creación de un TIFF de una sola
2 2 2 0
página (blanco y negro) o JPEG (color) o PDF para cada
documento
Resolución: 100, 200, 300, 400 o 600 ppp 2 2 2 0
Selección de diálogo de almacenamiento que se usará para
2 2 2 0
indexar en el dispositivo de Ricoh
65
DocuWare Connect to Ricoh
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
(versión 2)
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Ricoh
Archivado desde dispositivos de Ricoh

archivador de DocuWare o la bandeja de DocuWare;
2 2 2 1
introducción de palabras clave directamente a través del
diálogo de almacenamiento desde el dispositivo de Ricoh
Inicio de sesión con usuario predefinido fijo o inicio de sesión
2 2 2 1
individual para cada usuario
Instalación sencilla mediante DocuWare Configuration,

2 2 2 1
incluida la instalación cliente en impresora multifunción
Configuración de diálogos de almacenamiento especiales

para utilizar la opción de Ricoh para entradas fijas y campos
de solo lectura en el diálogo de almacenamiento; las listas de
2 2 2 1
selección simplifican la finalización de los campos de índice,
por ejemplo si el documento escaneado se debe archivar
directamente del dispositivo al archivador
Archivado de todos los documentos escaneados como un TIFF
o PDF de varias páginas o creación de un TIFF de una sola
2 2 2 1
página (blanco y negro) o JPEG (color) o PDF para cada
documento
Resolución: 100, 200, 300, 400 o 600 ppp 2 2 2 1
2 2 2 1
indexar en el dispositivo de Ricoh
66
DocuWare Connect to Sharp
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
(versión 2)
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Sharp
Archivado desde dispositivos de Sharp
archivador de DocuWare; introducción de palabras clave
2 2 2 0
directamente a través del diálogo de almacenamiento en el
dispositivo de Sharp
2 2 2 0
sencilla)
Inicio de sesión posible con RFID o tarjeta inteligente (con
2 2 2 0
software adicional)
Archivado de documentos escaneados en archivadores y en
2 2 2 0
bandejas de DocuWare
2 2 2 0
indexar en el dispositivo de Sharp
Definición de diálogos de almacenamiento especiales para
2 2 2 0
esta aplicación en DocuWare Administration

DocuWare (excepto las máscaras de campo) disponibles en
2 2 2 0
esta aplicación, como entradas ocultas fijas o listas de
teclado táctil
Acceso a las opciones de escáner principales del dispositivo
de Sharp: escaneo en modo dúplex o símplex, escaneo en 2 2 2 0
color o blanco y negro; formatos de archivo PDF, TIFF y JPEG
Búsqueda en el archivador e impresión de los documentos
recuperados según los derechos individuales de usuario.
2 2 2 0
Selección de los diálogos de almacenamiento que se ofrecen
al dispositivo Sharp
67
DocuWare Connect to Toshiba
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
(versión 2)
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Toshiba
Archivado a través de dispositivos de Toshiba
archivador de DocuWare y en las bandejas; introducción de
2 2 2 0
palabras clave directamente a través del diálogo de archivado
en el dispositivo de Toshiba
2 2 2 0
sencilla)
Selección de los diálogos de archivado para documentos de
2 2 2 0
indexación que se muestran en el dispositivo de Toshiba
Definición de diálogos de archivado especiales para esta
2 2 2 0
aplicación en la configuración de DocuWare
Todas las opciones de diálogo de archivado de DocuWare

(excepto las máscaras de campo) disponibles en esta
2 2 2 0
aplicación, como entradas ocultas fijas o listas de selección
especiales para determinados campos

teclado táctil
Principales opciones de escaneo del dispositivo de Toshiba
utilizables: escaneo en modo dúplex o símplex, escaneo en 2 2 2 0
color o blanco y negro
Realice búsquedas en el archivador e imprima los
documentos recuperados teniendo en cuenta los derechos
2 2 2 0
individuales de usuario. Seleccione los diálogos de búsqueda
que ofrecer en el dispositivo de Toshiba
68
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
DocuWare Connect to Xerox
DocuWare
BUSINESS
Windows
Server
Server
Server
Client
Cloud
Web
fotocopiadoras digitales multifuncionales compatibles de Xerox
Archivado desde dispositivos de Xerox
archivador de DocuWare; introducción de palabras clave
2 2 2 0
directamente a través del diálogo de almacenamiento en el
dispositivo de Xerox

2 2 2 0
o inicio de sesión individual para cada usuario
Los usuarios pueden realizar su elección en una lista de
diálogos de almacenamiento que aparece en el dispositivo de 2 2 2 0
Xerox
Definición de diálogos de almacenamiento especiales en
2 2 2 0
DocuWare Administration

DocuWare disponibles, como entradas ocultas fijas o listas de 2 2 2 0
Selección de entradas de índice desde listas de selección o a
2 2 2 0
través de un teclado táctil
Acceso a las opciones de escáner principales del dispositivo

de Xerox: escaneo en modo dúplex o símplex; escaneo en 2 2 2 0
color o blanco y negro; resolución: 100 a 600 ppp
69
PROFESSIONAL
Explorer Client
ENTERPRISE
Windows
BUSINES
MS SQL 2012 para DocuWare
SServer
Server
Server
Client
Web
Conexión perfecta entre SQL Server y DocuWare
Integración del MS SQL Server
Hasta 64 instancias del SQL Server por SQL Server y más de
2 2 2
32 000 bases de datos por instancia
Administración central de la configuración en Management
2 2 2
Studio
Copia de seguridad y restauración simples y fiables 2 2 2
Las copias de seguridad son tareas programadas: copia de
seguridad de la base de datos y/o copia de seguridad 2 2 2
diferencial completas
Sistema de alta disponibilidad con el SQL Server reflejado

(mirroring)de fácil configuración, sin necesidad de licencias
adicionales. (Microsoft tiene restricciones con respecto a la 2 2 2
distancia física entre el servidor y el servidor reflejado. Para
obtener más detalles, póngase en contacto con Microsoft.)
Posibilidad de sistema de clúster con una licencia adicional 2 2 2

Opciones de análisis sencillas, por ejemplo análisis de los
2 2 2
problemas de rendimiento
El SQL Server ofrece sugerencias para mejorar la
2 2 2
configuración de la base de datos
Informes: creación de informes sobre el acceso a documentos
2 2 2
con facilidad y exportación en formato PDF o Excel
Uso fácil con interfaz de usuario intuitiva 2 2 2
70

Las Funciones de Docuware 68

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Visión general de las funciones de DocuWare

Publicado en septiembre de 2015 para la versión 6.8 de DocuWare

El sistema de gestión documental DocuWare es un paquete de software estándar, cuya versión

DocuWare está disponible como instalación in situ o solución en la nube.

A continuación se enumeran todas las funciones esenciales de la versión básica de DocuWare,

Cambios y errores reservados.

Acceso a DocuWare a través del Explorador de Windows 1 1 1 1 1

Archivado de todo tipo de documentos desde cualquier

Transferencia de archivos importados en el formato original 1 1 1 1 1 1

Each user can create any number of electronic document

Transferencia de un documento de la bandeja a un

Archivado del documento del mismo modo que uno

Opción para grapar documentos de varias páginas o

Si hay varias bandejas abiertas, estas se muestran mediante

Activación de Intelligent Indexing para bandejas 2 2 2 1 2

Asignación de criterios de búsqueda mediante un diálogo de

Entrada rápida para la fecha actual mediante la tecla X 1 1 1 1 1 1

Introducción de palabra clave sin errores mediante diálogos

Identificación de campos obligatorios con asteriscos (*) en

Vínculos dinámicos: todos los documentos que pertenecen al

Visualización de documentos en el Visor de DocuWare: se

Los formatos de archivo diferentes también pueden

Visualización inmediata del primer documento en una lista de

Indexación de texto completo de documentos escaneados

En el Visor de DocuWare, los términos de búsquedas de texto

Clasificación de resultados de búsquedas de texto completo

Opción de reconocimiento automático del idioma del

Abrir y editar documentos archivados en el Visor de

Acceso al cuadro de información del documento actual para

Visualización del documento en Viewer con diálogo de índice 1 1 1 1 1 0

Resaltado de texto en cualquier página de un archivo 1 1 1 1 1 1*

One-click Indexing: importación de documentos mediante

Impresión de gráficos superpuestos en los documentos 1 1 1 1 1 1*

Configuración de una firma electrónica mediante la aplicación

Activación permanente de sellos para el sellado rápido 1 1 1 1 1 0

Los sellos se pueden utilizar para documentos escaneados y

Configuración de una firma mediante la aplicación del sello 1

Envío de documentos por correo electrónico directamente

El idioma de la interfaz de usuario se puede seleccionar

DocuWare Update: mensaje automático de nuevas versiones

Autorización de usuario mediante un solo inicio de sesión 1 1 1 0 1 1

Acceso al sistema DocuWare mediante el nombre de usuario

Workflow Server: administración y control de los procesos

SAP HTTP Server: archiva documentos de SAP en DocuWare 0 2 2 0

Fulltext Server: construcción del índice de texto completo 1 1 1

Rendimiento y escalabilidad: uso de varios Content Servers en

Configuración de una cuenta de invitado por organización 1 1 1 1

Configuración de la fecha de vencimiento 1 1 1 1

Derechos para funciones: acceso a funciones, sellos, listas de

Funciones predefinidas: administrador de sistema,

Administración de usuarios y grupos: integración de usuarios

Definición de derechos detallados (p. ej., visualización,

Definición adicional de derechos de campo: el campo no

Exportación de archivadores existentes dentro del sistema, el

Exportación a otro sistema DocuWare 0 1 1 0

Copia/traslado automático de documentos, p. ej. desde el

Grabación: opcional, para crear una copia de los datos que se

Flujo de trabajo programado 0 1 1 0

Control automático del ciclo de vida de los documentos,

Eliminación de documentos irrevocable opcional. Los datos

Flujo de trabajo programado 1 1 1 1

Archivado de estructuras de carpetas completas desde el