AA2 Evidencia 2 Documento “Clases y clasificación de Documentos”.

Se considera que el documento es medio de comunicación, información y conocimiento de

manera que su fundamental caracterización lo conforma en la siguientes dimensiones su apoyo
físico o material, el mensaje e información que implica a la facultad esencial de informar y
difundir ese conocimiento de manera que a grandes rasgos se puedan establecer y abreviar dos
clases de documentos.

DOCUMENTO DE ARCHIVO:

Definido por el lugar donde se encuentra toda la información elaborada o recibida por una
entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

DOCUMENTO ELECTRONICO:

Toda la información originada, enviada, admitida, almacenada o acumulada por medio

electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que efectúa su acción
durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos de archivo se clasifican según la función que cumplen, y el impacto que buscan
generar en el destino o destinatario su primordial finalidad radica en la velocidad y efectiva
localización de la información que contienen, iniciando en las ideas que los reúne como reflejo de
sus funciones generales, lo que les otorga una estructura jerárquica y lógica.

Según Su Soporte

Se clasifican por sus particularidades físicas y condiciones de conservación así:

Textuales: esta categoría de documentos son los más se manejan en las empresas algunos
ejemplos de ellos son los manuscritos como; memorandos, cartas, informes y circulares.
Gráficos: permiten observar de manera rápida la información, y el modelo utilizado depende de la acción
o exigencia especifica. Los más usados son los planos, dibujos y mapas.

Imagen: refleja y/o muestran la información plasmada en los escritos o gráficos, por lo general,
se realiza a través de fotografías, diapositivas y cuadros entre otros.

Cinta: son aquellos medios audiovisuales que averiguan, de una manera dinámica, incentivar,
reflejar y percibir a atención de una o varias personas, como los videos, pizarrón magnético,
microfilm, cintas magnéticas, entre otros.

Otros Soportes: entre ellos se nombran algunos como los discos duros, material óptico y sellos.

SEGÚN EL PRODUCTOR O AUTOR

Se refiere a la entidad o persona que realiza el documento y al oficio al cual se destina. Se

clasifica en:

Documento Público: son los documentos creados o recibidos por un funcionario o ente del
estado esto quiere decir aquella herramienta que se tramita ante un empleado público, que
cumple una función que atañe directamente al estado y lo representa.

Documento Privado: son aquellos documentos creados o recibidos por corporaciones privadas
o personas naturales.

SEGÚN SU FINALIDAD

Cuando los documentos tienen una función con una finalidad que deben cumplir, pero tiene en
cuenta la situación que hace que se origine la información que se está soportando su
correspondiente clasificación es:

Documentos Dispositivos: Son aquellos que imparten normas de imprescindible

cumplimiento: Leyes Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Resoluciones.
Documentos Informativos: Son aquellos que forman la generalidad de los documentos dentro
de la función administrativa de una empresa, como son presupuestos, cartas, memorando y
circulares.

Documentos Testimoniales: Son aquellos que funcionan como argumento o testimonio por
ejemplo documentos contables, contratos, etc.

SEGÚN SU DIFUSION EN EL TIEMPO

Es importante saber que no todos los documentos tiene una validez indefinida, si no que han
sido diseñados únicamente para cumplir una función que tiene un principio y un final en el
tiempo, como ocurre con la Tabla de Retención documental, en la que se encuentra plasmado el
tiempo de permanencia de los documentos en cada periodo del archivo y su disposición final ya
sea de conservación o eliminación.

SEGÚN SU FUNCIONALIDAD

Los documentos se hacen con el ánimo de soportar una gestión, a continuación vemos su
clasificación:

Sustantivos o Específicos: son aquellos que apoyan las funciones y finalidades de la empresa
en sus diferentes ámbitos, es decir la programación de horarios de atención, rotación de turnos,
agendas de vuelos, ruteros y demás.

Facilitativos o Comunes: son aquellos que además de soportar la gestión empresarial,

también se hacen presentes con argumentos diferentes pero cumpliendo las mismas funciones,
por ejemplo los libros contables, las nóminas, hojas de vida y control de expedientes del
personal.