Gestión de Proyectos

Gestión del Tiempo del Proyecto

 Objetivos de Aprendizaje
Qué actividades necesito realizar en mi proyecto.
En qué secuencia debo realizarlas.
Que recursos empleará cada actividad.
Cuánto demorará cada actividad.
Cuánto demorará el proyecto.
Cómo controlaré el tiempo del proyecto.
Qué puedo hacer ante una situación imprevista que afecte el tiempo del proyecto.
 Proceso 6.1:
Planificar la Gestión del Cronograma
 6.1 Planificar la Gestión del Cronograma

Planificar la Gestión del Cronograma es el proceso de

establecer las políticas, los procedimientos y la
documentación necesarios para planificar, desarrollar,
gestionar, ejecutar y controlar el cronograma del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que proporciona guía

y dirección sobre cómo se gestionará el cronograma del
proyecto a lo largo del mismo.
6.1 Planificar la Gestión del Cronograma
 Proceso 6.2:
Definir las Actividades
 6.2 Definir las Actividades

Definir las Actividades es el proceso de identificar y

documentar las acciones específicas que se deben realizar
para generar los entregables del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es el desglose de los

paquetes de trabajo en actividades que proporcionan una
base para la estimación, programación, ejecución,
monitoreo y control del trabajo del proyecto.
6.2 Definir las Actividades
 6.2 Definir las Actividades

• Implica identificar y documentar el trabajo que se

planifica realizar.
• Identificará los productos entregables al nivel mas bajo
de la EDT (WBS) o paquetes de trabajo.
• Proporciona una base para estimar, establecer el
cronograma, ejecutar, supervisar, y controlar el trabajo
del proyecto.
 EDT (WBS)

CASA DE CAMPO

1.Estudio 2.Diseño 3.Construcción 4.Acabados 5.Gestión

3.1 3.2 3.3 3.4

Afirmado E/I Áreas E/I Áreas Habilitación
descanso recreación Otras áreas
Dorm Cancha 5.1 5.2
padres Frontón
2.1 2.2 Dorm. Cancha Planeam Control
Maqueta Planos hijos Tennis
Dorm.
hijas Piscina
Entregables al nivel mas bajo para 3.1 Afirmado

PROYECTO CASA DE CAMPO

3.1.1 Planos Revisados.

3.1.2 Área inspeccionada.
3.1
3.1.3 Terreno limpio.
Afirmado
3.1.4 Terreno nivelado.
3.1.5 Excavación para cimientos.
3.1.6 Afirmado para cimientos.

Definir actividades para 3.1.3

Terreno limpio
Lista de Actividades para 3.1.3 Terreno Limpio

PROYECTO CASA DE CAMPO

3.1.3 Terreno limpio:
a1 Alquilar equipo de limpieza.
a2 Alquilar volquete de 10 toneladas.
a3 Contratar capataz y cuadrilla.
a4 Comprar materiales de limpieza.
a5 Transportar materiales y equipos.
a6 Acumular maleza en zona de acceso.
a7 Acumular desperdicios en zona de acceso.
a8 Retirar maleza.
a9 Retirar desperdicios.
 Pregunta de Certificación PMP

Durante la definición de actividades un miembro del

equipo identifica una actividad que necesita ejecutarse.
Sin embargo, otro miembro del equipo cree que dicha
actividad no es parte del proyecto según se interpreta a
partir del project charter. ¿Cuál es la MEJOR alternativa
que usted como Project Manager debe seguir?
A. Tratar de lograr consenso en el equipo.
B. Tomar por sí mismo la decisión de incluirla.
C. Preguntar al gerente que emitió el project charter.
D. Hablar con el sponsor del proyecto.
 Proceso 6.3:
Secuenciar las Actividades
 6.3 Secuenciar las Actividades

Secuenciar las Actividades es el proceso que consiste en

identificar y documentar las relaciones entre las
actividades del proyecto.

El beneficio clave de este proceso reside en la definición de

la secuencia lógica de trabajo para obtener la máxima
eficiencia teniendo en cuenta todas las restricciones del
proyecto.
 6.3 Secuenciar las Actividades

• Implica identificar y documentar las relaciones lógicas

entre las actividades del cronograma.
• Las actividades deben estar ordenadas lógicamente con
relaciones de precedencia adecuadas, así como
también adelantos y atrasos, para poder desarrollar
posteriormente un cronograma realista y factible.
• Puede realizarse usando un software o manualmente.
 3.1.3 Limpiar Terreno
alquilar
equipo
limpieza
acumular
comprar retirar
maleza en
materiales maleza
zona de acceso
limpieza transportar
equipos y
contratar materiales
acumular
capataz y retirar
desperdicios en
cuadrilla desperdicios
zona de acceso

alquilar
volquete
10 tons
6.3 Secuenciar las Actividades
 Herramientas y Técnicas

Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

Utiliza casillas o rectángulos, denominados nodos, para
representar actividades, que se conectan con flechas
mostrando dependencias.
Herramientas y Técnicas
 Herramientas y Técnicas

Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

Hay 4 tipos de dependencias o relaciones de precedencia:

Fin-a-inicio

Fin-a-fin

Inicio-a-inicio

Inicio-a-fin
 Herramientas y Técnicas
Final a Inicio (FS). Se trata de una relación lógica en la cual una
actividad sucesora no puede comenzar hasta que haya concluido
una actividad predecesora.

Ejemplo: La ceremonia de entrega de premios (sucesora) no

puede dar comienzo mientras la carrera (predecesora) no
haya concluido.

Final a Final (FF). Se trata de una relación lógica en la cual una

actividad sucesora no puede finalizar hasta que haya concluido
una actividad predecesora.

Ejemplo: Es necesario terminar de redactar un documento

(predecesora) antes de que pueda finalizar su edición
(sucesora).
 Herramientas y Técnicas
Inicio a Inicio (SS). Se trata de una relación lógica en la cual
una actividad sucesora no puede comenzar hasta que haya
comenzado una actividad predecesora.

Ejemplo: Nivelar el cemento (sucesora) no puede comenzar

antes de comenzar a verter los cimientos (predecesora).

Inicio a Final (SF). Una relación lógica en la cual una actividad

sucesora no puede finalizar hasta que la predecesora haya
comenzado.

Ejemplo: El primer turno de vigilancia de seguridad

(sucesora) no puede finalizar mientras no haya comenzado el
segundo turno (predecesora).
 Herramientas y Técnicas

Método de Diagramación con Flechas (ADM)

• Utiliza flechas para representar las actividades, que se
conectan en nodos para mostrar sus dependencias.
• Menos usado que el anterior.
• Sólo utiliza dependencias de fin a inicio y puede
requerir el uso de actividades ficticias para definir
correctamente las relaciones lógicas.
 Herramientas y Técnicas

Aplicación de Adelantos y Retrasos:

• Adelantos: permiten la aceleración de la actividad

sucesora.
• Retrasos: causan demoras en la actividad sucesora.
 Salidas

Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto:

• Representaciones esquemáticas de las actividades del

cronograma y las relaciones lógicas entre ellas.
• Manual o utilizando un software de gestión de
proyectos.
• Se adjunta una narración resumida:
o Metodología básica utilizada.
o Secuencias poco comunes.
 Pregunta de Certificación PMP
Usted es el Project Manager en un gran proyecto de
construcción. Mientras está trabajando con su equipo para
desarrollar un diagrama de red, se da cuenta que existen
una serie de actividades que se pueden trabajar en
paralelo, pero que deben terminar en una secuencia
especifica. ¿Qué tipo de método de secuenciamiento
requiere para manejar estas actividades ?
A. Método de diagramación por precedencias.
B. Método de diagramación con flechas.
C. Método del camino crítico.
D. Método de diagramación condicional.
 Proceso 6.4:
Estimar los Recursos de las Actividades
 6.4 Estimar los Recursos de las Actividades

Estimar los Recursos de las Actividades es el proceso de

estimar tipo y cantidades de materiales, personas, equipos
o suministros requeridos para llevar a cabo cada una de
las actividades.
El beneficio clave de este proceso es que identifica el tipo,
cantidad y características de los recursos necesarios para
completar la actividad, lo que permite estimar el costo y la
duración de manera más precisa.
6.4 Estimar los Recursos de las Actividades

Involucra determinar:

• Cuáles son los recursos necesarios.

• Qué cantidad de cada recurso se utilizará.
• Cuando estará disponible cada recurso para realizar
las actividades del proyecto.

Se coordina estrechamente con el proceso de Estimación

de Costes.
6.4 Estimar los Recursos de las Actividades
 Herramientas y Técnicas

Juicio de Expertos:
• Se utiliza para evaluar las entradas a este proceso.
• Todo grupo o persona con conocimientos
especializados puede aportar dicha experiencia.
 Herramientas y Técnicas

Datos de Estimación Publicados:

• Índices de producción actualizados y costes unitarios.
• Extensa variedad de industrias, materiales y equipos.
• Diferentes países y ubicaciones geográficas.
 Herramientas y Técnicas

Software de Gestión de Proyectos:

• Ayudan a planificar, organizar, y gestionar los
conjuntos de recursos, y a desarrollar estimaciones de
recursos.
• De acuerdo a complejidad se pueden definir
estructuras de desglose de recursos, disponibilidad,
tarifas, y calendarios.
 Herramientas y Técnicas

Estimación Ascendente
• Cuando no se puede estimar una actividad
razonablemente, el trabajo se descompone, se estiman
recursos y luego se suman.
 Salidas

Requisitos de Recursos de las Actividades.

• Identificación y descripción de tipos y cantidades de
recursos necesarios para cada actividad.
• Documentación puede incluir:
o Bases de estimación.
o Asunciones.
 Salidas

Estructura de Desglose de Recursos (RBS):

• Estructura jerárquica de los recursos identificados por
categoría y tipo de recurso.
 Salidas

Calendario de Recursos:
• Determina fechas en que cada recurso específico puede
estar activo u ocioso.
• Identifica cantidad disponible de cada recurso durante
cada período de disponibilidad.
 Pregunta de Certificación PMP
Su organización está teniendo un tiempo difícil en el
manejo de todos sus proyectos. A Ud. le han pedido que
ayude a la alta gerencia a entender que está pasando con
los proyectos. ¿Cuál de los siguientes tipos de reportes le
ayudaría a proveer información resumida para la alta
gerencia?
A. Estimados detallados de costos.
B. Planes de gestión de proyecto.
C. Diagramas Gantt.
D. Diagramas de Hitos.
 Proceso 6.5:
Estimar la Duración de las Actividades
6.5 Estimar la Duración de las Actividades

Estimar la Duración de las Actividades es el proceso de

realizar una estimación de la cantidad de períodos de
trabajo necesarios para finalizar las actividades
individuales con los recursos estimados.

El beneficio clave de este proceso es que establece la

cantidad de tiempo necesario para finalizar cada una de las
actividades, lo cual constituye una entrada fundamental
para el proceso Desarrollar el Cronograma.
6.5 Estimar la Duración de las Actividades

Requiere que se estime la cantidad de esfuerzo, cantidad

prevista de recursos a ser aplicada, y períodos laborales
necesarios.

Se documentan todos los datos y asunciones que

respaldan la estimación.
 3.1.3 Limpiar Terreno
alquilar 3d
equipo
limpieza
3d 2d
acumular
comprar retirar
maleza en
materiales 1d 1d zona de acceso
maleza
limpieza transportar
equipos y
2d 1d
contratar 1d materiales
acumular
capataz y retirar
desperdicios en
cuadrilla desperdicios
zona de acceso
alquilar
volquete 3d
10 tons
6.5 Estimar la Duración de las Actividades
 Herramientas y Técnicas

Juicio de Expertos:
• Este juicio guiado por información histórica debe
usarse cuando sea posible.
• Miembros individuales del equipo también pueden
aportar.
• Si no se cuenta con esto, las estimaciones son
inciertas y arriesgadas.
 Herramientas y Técnicas

Estimación Paramétrica:
• Multiplica cuantitativamente la cantidad de trabajo a
realizar por el ratio de productividad.
 Herramientas y Técnicas

Estimación por Tres Valores:

• Más probable.
• Optimista.
• Pesimista.
 Salidas

Estimaciones de la Duración de la Actividad:

• Valoraciones cuantitativas de la cantidad probable de
períodos laborables necesarios.
• Incluyen alguna indicación del rango de resultados
posibles.
 Pregunta de Certificación PMP
Usted es el Project Manager en un gran proyecto de desarrollo de
software. Mientras está trabajando con su equipo para
desarrollar un diagrama de red, el DBA sugiere que la calidad se
puede mejorar si el modelo de datos es aprobado previamente
por la gerencia antes de proseguir con los otros elementos del
diseño. El apoya esta sugerencia mostrando un artículo de una
destacada revista de desarrollo de software ¿Cuál de las
siguientes alternativas describe MEJOR el caso mencionado?

A. Dependencia Obligatoria.
B. Dependencia Discrecional.

C. Dependencia Externa.
D. Heurística.
 Proceso 6.6:
Desarrollar el Cronograma
 6.6 Desarrollar el Cronograma

Desarrollar el Cronograma es el proceso de analizar las

secuencias de actividades, las duraciones, los requisitos de
recursos y las restricciones del cronograma para crear el
modelo de programación del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que al incorporar

actividades del cronograma, duraciones, recursos,
disponibilidad de los recursos y relaciones lógicas en la
herramienta de programación, ésta genera un modelo de
programación con fechas planificadas para completar las
actividades del proyecto.
 6.6 Desarrollar el Cronograma

• Proceso iterativo que determina fechas de inicio y fin

para las actividades del proyecto.
• Exige que se revisen y corrijan estimaciones de
duración y de recursos, para crear una línea base.
• Continúa a lo largo del proyecto a medida que el
trabajo avanza, el plan de gestión cambia, y los
eventos de riesgo ocurren, desaparecen, o emergen.
 3.1.3 Limpiar Terreno
23.12 25.12
alquilar
equipo
limpieza 27.12 29.12 30.12 31.12
15.12 15.12 3d acumular
3d retirar 2d
comprar maleza en
maleza
materiales 26.12 26.121d zona de acceso
limpieza 1d transportar
equipos y
15.12 15.12 27.12 28.12 29.12 29.12
contratar 1d materiales 1d acumular
capataz y retirar
desperdicios en 2d 1d
cuadrilla desperdicios
zona de acceso
3d
23.12 25.12
alquilar
volquete
10 tons
6.6 Desarrollar el Cronograma
 Herramientas y Técnicas

Análisis de la Red del Cronograma:

⚫ Técnica que genera el cronograma del proyecto.
⚫ Emplea un modelo de cronograma, y técnicas analíticas:
o Método de camino crítico.
o Método de cadena crítica.
o Análisis “¿Qué pasa si?”.
o Nivelación de recursos.
 Herramientas y Técnicas

Método del Camino Crítico:

• Técnica de análisis de red del cronograma que utiliza el
modelo de cronograma.
• Calcula fechas teóricas de inicio y fin, temprano y
tardío.
• No considera limitaciones de recursos.
• Su resultado no es necesariamente el cronograma del
proyecto.
 La Ruta Crítica
15.12 17.12
alquilar
equipo
limpieza 27.12 29.12 30.12 31.12
15.12 15.12 3d acumular
3d retirar 2d
comprar maleza en
maleza
materiales 26.12 26.121d zona de acceso
limpieza 1d transportar
equipos y
15.12 15.12 27.12 28.12 29.12 29.12
contratar 1d materiales 1d acumular
capataz y retirar
desperdicios en 2d 1d
cuadrilla desperdicios
zona de acceso
3d
23.12 25.12
alquilar
volquete
10 tons
 Herramientas y Técnicas

Compresión del cronograma:

Acorta el cronograma del proyecto sin modificar el alcance
del proyecto.
▪ Intensificación (Crashing): analiza concesiones de
coste y cronograma.
▪ Ejecución rápida (fast tracking): fases que
normalmente se harían secuenciales, se hacen en
paralelo.
 Herramientas y Técnicas
Análisis “¿Qué pasa si...?”
▪ Se realizan análisis de la red del cronograma usando el
modelo del cronograma, para calcular diferentes
escenarios.
▪ Sus resultados se pueden usar para evaluar la viabilidad
del cronograma en condiciones adversas, y preparar los
planes de contingencia y respuesta.
▪ La simulación supone el cálculo de múltiples duraciones
del proyecto con diferentes conjuntos de asunciones.
 Herramientas y Técnicas

Nivelación de Recursos:
▪ Se aplica a un modelo de cronograma que ya ha sido
analizado por medio del método del camino crítico.
▪ Se usa para abordar situaciones en las que se dispone
de recursos compartidos o críticos, necesarios sólo en
ciertos momentos, o para mantener el uso de recursos
en un nivel constante.
 Nivelación de Recursos

RECURSO: RAFAEL OLIVOS

18
17
16
15
14
13
12
HORAS

11
10
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
DIAS
 Herramientas y Técnicas

Método de Cadena Crítica:

▪ Modifica cronograma del proyecto para contemplar los
recursos limitados.
▪ Agrega colchones de duración para mantener el
enfoque en las duraciones de las actividades
planificadas.
▪ En lugar de gestionar la holgura total de los caminos de
red, se centra en gestionar las duraciones de las
actividades colchón, y los recursos aplicados a
actividades del cronograma.
 Herramientas y Técnicas

Software de Gestión de Proyectos:

▪ Se utilizan ampliamente para ayudar en el desarrollo
del cronograma.
▪ Otros software pueden interactuar con éste para
ejecutar funciones de otras áreas de conocimiento
▪ Automatizan el método del camino crítico y la
nivelación de recursos.
 Herramientas y Técnicas

Software de Gestión de Proyectos:

• Project.
• Primavera.
• Niku.
• Plan View.
• Etc....
CUADRANTE MÁGICO GARTNER GROUP JULIO,2015
RETADORES LÍDERES
Oracle EPM
MSProject

PRIMAVERA
Peoplesoft ESA
SystemCorp
HABILIDAD Business Engine
PARA Niku
Planview
EJECUTAR
Artemis

Nichos Visionarios
VISIÓN COMPLETA
 Herramientas y Técnicas

Ajustes de Adelantos y Atrasos (Leads y Lags):

▪ Se ajustan durante el análisis de la red del cronograma
para desarrollar un cronograma viable de proyecto.
 Salidas

Cronograma del Proyecto:

▪ Se pueden usar los formatos:
▪ Diagramas de red.
▪ Diagramas de barras.
▪ Diagramas de hitos.
Diagrama de Red con fechas
 Salidas

Datos del Modelo de Cronograma:

⚫ Datos de soporte:
o Hitos del cronograma.
o Actividades del cronograma.
o Atributos de la actividad.
o Asunciones y restricciones.
⚫ Detalle de soporte frecuentemente suministrado:
o Requisitos de recursos por periodos.
o Cronogramas alternativos.
o Reservas para contingencia.
 Salidas

Línea Base del Cronograma:

Es una versión determinada del cronograma del proyecto.
 Pregunta de Certificación PMP
Usted es el Project Manager en un proyecto de desarrollo
de un nuevo producto, el cual tiene un WBS con cuatro
niveles, y ha sido secuenciado utilizando la técnica de
diagramación de flechas. La duración de las actividades ha
sido comprimida y se ha creado el cronograma. ¿Qué
actividad de gestión del tiempo abordaría usted
INMEDIATAMENTE después?
A. Iniciar el control del cronograma.
B. Iniciar el planeamiento de recursos.
C. Iniciar el estimado de costos.
D. Buscar aprobación.
 Proceso 6.7:
Controlar el Cronograma
 6.7 Controlar el Cronograma

Desarrollar el Cronograma es el proceso de analizar las

secuencias de actividades, las duraciones, los requisitos de
recursos y las restricciones del cronograma para crear el
modelo de programación del proyecto.

El beneficio clave de este proceso es que al incorporar

actividades del cronograma, duraciones, recursos,
disponibilidad de los recursos y relaciones lógicas en la
herramienta de programación, ésta genera un modelo de
programación con fechas planificadas para completar las
actividades del proyecto.
 6.7 Controlar el Cronograma

▪ Determina el estado actual del cronograma del

proyecto.
▪ Influye sobre los factores que crean cambios al
proyecto.
▪ Determina si el cronograma del proyecto ha cambiado.
▪ Gestiona los cambios reales a medida que suceden.
6.7 Controlar el Cronograma
 Herramientas y Técnicas

Informe del Avance:

▪ Fechas de inicio y fin reales, y duraciones restantes.
▪ Porcentaje completado de las actividades en curso.
▪ Se puede usar una plantilla para un uso homogéneo
durante todo el ciclo de vida del proyecto.
 Herramientas y Técnicas

Sistema de Control de Cambios del Cronograma:

▪ Procedimientos mediante los cuales se puede modificar
el cronograma.
▪ Incluye formularios, sistemas de seguimiento, y niveles
de aprobación.
▪ Funciona como parte del Control Integrado de Cambios.
 Herramientas y Técnicas

Medición del Rendimiento:

▪ Variación del Cronograma (SV) e Índice de Rendimiento
del Cronograma (SPI).
▪ Una parte importante es decidir si la variación del
cronograma requiere acciones correctivas.
 Herramientas y Técnicas

Software de Gestión de Proyectos:

▪ Posibilita hacer seguimiento de fechas planificadas
contra reales.
▪ Permite pronosticar efecto real o potencial de cambios al
cronograma.
 Herramientas y Técnicas

Análisis de Variación:
▪ Función clave del control del cronograma.
▪ Compara fechas reales y planificadas.
▪ Proporciona información útil para detección de
desviaciones, e implantación de acciones correctivas.
▪ Vigila especialmente variación de la holgura total del
proyecto.
 Salidas

Línea Base del Cronograma (Actualizaciones):

▪ Las Revisiones son una categoría especial de
actualizaciones, y son cambios a la línea base.
▪ En general son respuestas a cambios en el alcance o
cambios en las estimaciones.
▪ Los datos históricos previos se guardan antes del
cambio.
 Actualizaciones y Revisiones de Cronograma
Real
Programado
Baseline
Baseline Actualizac. Actualizac. Revisión de
01.01 al 11.01 al 21.01 Baseline al31.01

A1 Ene 05 Ene 10 Ene 10 Ene 10

A2 Ene 14 Ene 15 Ene 15 Ene 15
A3 Ene 20 Ene 22 Ene 22 Ene 24
A4 Ene 28 Ene 31 Feb 02 Feb 04
A5 Ene 31 Feb 05 Feb 07 Feb 11
...
 Salidas

Mediciones del Rendimiento:

▪ Variación del cronograma (SV) e índice de rendimiento
del cronograma (SPI).
▪ Especialmente para los paquetes de trabajo y las
cuentas de control (CAP’s).
▪ Se calculan, documentan, y comunican a los
interesados.
 Salidas

Cambios Solicitados:
▪ Se pueden generar cambios solicitados en la línea base
del cronograma del proyecto.
▪ Los cambios al cronograma pueden requerir o no
ajustes en otros componentes del plan.
▪ Se procesan a través del Control Integrado de
Cambios.
 Salidas

Acciones Correctivas Recomendadas:

▪ Son todo aquello que se hace para alinear el
rendimiento futuro esperado con la línea base.
▪ A menudo implican aceleraciones que incluyen acciones
especiales.
▪ Requieren un análisis causal para identificar la causa de
la variación.
 Pregunta de Certificación PMP
Usted es el Project Manager en un proyecto que ha sido estimado para
seis meses y que según informes recientes tiene un atraso de una
semana. Usted no tiene acceso a recursos adicionales. El proyecto en
general es de bajo riesgo en todas sus actividades. El ratio costo
beneficio es de 1.6, y las dependencias son preferenciales. Bajo estas
circunstancias, cuál sería el MEJOR camino a seguir para recuperar el
atraso:

A. Quitar recursos de alguna tarea.

B. Hacer más tareas en forma concurrente.

C. Mover recursos de las dependencias preferenciales hacia las

dependencias externas.

D. Eliminar algunas tareas del proyecto.

Gracias