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GESTIÓN DEL TIEMPO DEL PROYECTO.

La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para administrar la finalización
del proyecto atiempo. El Gráfico 6-1 proporciona un panorama general de los procesos de Gestión
del Tiempo del Proyecto Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de
conocimiento. Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el
esfuerzo de un grupo o persona. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en cada proyecto y
en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido en fases. Algunos
profesionales experimentados distinguen entre la información impresa del cronograma del proyecto
(cronograma), y los datos y cálculos que permiten desarrollar el cronograma, designando como
modelo de cronograma al sistema en el que se cargan los datos del proyecto. Sin embargo, en la
práctica general, tanto el cronograma como el modelo de cronograma se conocen como cronograma,
y es por ello que Guía del PMBOK®utiliza este término.
Este esfuerzo de planificación forma parte del proceso Desarrollar el Plan para la Dirección del
Proyecto (Sección 1.2),que produce un plan de gestión del cronograma que selecciona una
metodología, una herramienta de planificación, y establece el formato y los criterios para desarrollar
y controlar el cronograma del proyecto. Una metodología de planificación define las reglas y enfoques
para el proceso de elaboración del cronograma. Entre las metodologías más conocidas, se
encuentran el método de la ruta crítica y el de la cadena crítica. El desarrollo del cronograma utiliza
las salidas de los procesos Definir las Actividades, Secuenciar las Actividades, Estimar los Recursos
de las Actividades Estimar la Duración de las Actividades, en combinación con la herramienta de
planificación para elaborar el cronograma.
El Gráfico 6-2 proporciona un panorama general de la planificación, que muestra la manera en que
la metodología deplanificación, la herramienta de planificación y las salidas de los procesos
deGestión del Tiempo del Proyecto interactúan para crear un cronograma del proyecto.
2.1 DEFINIR LAS ACTIVIDADES.
Definir las Actividades es el proceso que consiste en identificar las acciones específicas a ser
realizadas para elaborar los entregables del proyecto. El proceso Crear la EDT identifica los
entregablesen el nivel más bajo de la estructura de desglose del trabajo (EDT), denominad paquetes
de trabajo. Los paquetes de trabajo del proyecto se descomponennormalmente en componentes
más pequeños llamados actividades, que representan el trabajo necesario para completar los
paquetes de trabajo. Las actividadesproporcionan una base para la estimación, planificación,
ejecución, seguimientoy control del trabajo del proyecto.
El Gráfico 2-3 Definir las Actividades: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas.

GRÁFICO 2-3
2.1.1Definir las Actividades: entradas
.1Línea Base del Alcance
.2 Factores Ambientales de la Empresa
.3Activos de los Procesos de la Organización
2.1.2Definir las Actividades: Herramientas y Técnicas
.1Descomposición
.2Planificación Gradual
.3Plantillas
.4Juicio de Expertos
2.1.3Definir las Actividades: Salidas
.1Lista de Actividades
.2Atributos de la Actividad
.3Lista de Hitos

2.2 SECUENCIAR LAS ACTIVIDADES.


Secuenciar las Actividades es el proceso que consiste en identificar y documentar las relaciones
entre las actividades del proyecto. La secuencia de actividades se establece mediante relaciones
lógicas. Cada actividad e hito, a excepción del primero y del último, se conecta con al menos un
predecesor y un sucesor. Puede ser necesario incluir adelantos o retrasos entre las actividades
para poder sustentar un cronograma del proyecto realista y viable.

GRÁICO 2-4

2.2.1Secuenciar las Actividades: Entradas


.1Lista de Actividades
.2Atributos de la Actividad
.3Lista de Hitos
.4Declaración del Alcance del Proyecto
.5Activos de los Procesos de la Organización
2.2.2 Secuenciar las Actividades: Herramientas y Técnicas
.1 Método de Diagramación por Precedencia (PDM)
.2 Determinación de Dependencias
.3 Aplicación de Adelantos y Retrasos
.4 Plantillas de Red del Cronograma
2.2.3Secuenciar las Actividades: Salidas
.1Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto
.2Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

2.3 ESTIMAR LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES.


Estimar los Recursos de las Actividades es el proceso que consiste en estimar el tipo y las
cantidades de materiales, personas, equipos o suministros requeridos para ejecutar cada actividad.
El proceso Estimar los Recursos de las Actividades está estrechamente coordinado
con el proceso Estimar los Costos. Por ejemplo:
• Un equipo de diseño de un automóvil necesitará familiarizarse con las técnicas de ensamblado
automatizado más recientes. El conocimiento requerido puede obtenerse mediante la contratación
de un consultor, el envío de un diseñador a un seminario de robótica o la incorporación de alguna
persona del departamento de producción al equipo delproyecto.

GRÁFICA 2-5

2.3.1Estimar los Recursos de las Actividades: Entradas


.1Lista de Actividades
.2Atributos de la Actividad
.3Calendarios de Recursos
.4Factores Ambientales de la Empresa
.5Activos de los Procesos de la Organización
2.3.2Estimar los Recursos de las Actividades: Herramientas y Técnicas
.1Juicio de Expertos
.2Análisis de Alternativas
.3Datos de Estimación Publicados
.4Estimación Ascendente
.5Software de Gestión de Proyectos
2.3.3Estimar los Recursos de las Actividades: Salidas
.1Requisitos de Recursos de la Actividad
.2Estructura de Desglose de Recursos
.3Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

2.4 ESTIMAR LA DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES.


Estimar la Duración de las Actividades es el proceso que consiste en establecer aproximadamente
la cantidad de períodos de trabajo necesarios para finalizar cada actividad con los recursos
estimados. La estimación de la duración de las actividades utiliza información sobre el alcance del
trabajo de la actividad, los tipos de recursos necesarios, las cantidades estimadas de los mismos y
sus calendarios de utilización. Las entradas para los estimados de la duración de las actividades
surgen de la persona o grupo del equipo del proyecto que esté más familiarizado con la naturaleza
del trabajo en la actividad específica. El estimado de la duración se elabora de manera gradual, y el
proceso evalúa la calidad y disponibilidad de los datos de entrada.
Por ejemplo, conforme va evolucionando el trabajo de ingeniería y diseño del proyecto, se dispone
de datos más detallados y precisos, lo cual mejora la exactitud de los estimados de la duración. Por
lo tanto, puede suponerse que el estimado de la duración será cada vez más preciso y de mejor
calidad.

GRÁFICO 2-6
2.4.1Estimar la Duración de las Actividades: Entradas
.1Lista de Actividades
.2Atributos de la Actividad
.3Requisitos de Recursos de la Actividad
.4Calendarios de Recursos
.5Declaración del Alcance del Proyecto

.6Factores Ambientales de la Empresa


.7Activos de los Procesos de la Organización
2.4.2Estimar la Duración de las Actividades: Herramientas y Técnicas
.1Juicio de Expertos
.2Estimación Análoga
.3Estimación Paramétrica
.4Estimación por Tres Valores
. 5Análisis de Reserva
2.4.3Estimar la Duración de las Actividades: Salidas
.1Estimados de la Duración de la Actividad
.2Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

2.5 DESARROLLAR EL CRONOGRAMA.


Desarrollar el Cronograma es el proceso que consiste en analizar el orden de las actividades, su
duración, los requisitos de recursos y las restricciones para crear el cronograma del proyecto. La
incorporación de las actividades, duraciones y recursos a la herramienta de planificación genera un
cronograma con fechas planificadas para completar las actividades del proyecto. A menudo, el
desarrollo de un cronograma aceptable del proyecto es un proceso iterativo que determina las fechas
de inicio y finalización planificadas para las actividades del proyecto y los hitos. El
desarrollo del cronograma puede requerir el repaso y revisión de los estimados de la duración y de
los recursos para crear un cronograma de proyecto aprobado que pueda servir como línea base con
respecto a la cual se pueda medir el avance.
Véase The Practice Standard for Scheduling [2] (en inglés) para obtener mayor información sobre el
desarrollo del cronograma.

GRÁFICO 2-7

2.5.1Desarrollar el Cronograma: Entradas


.1Lista de Actividades
.2Atributos de la Actividad
.3Diagramas de Red del Cronograma del Proyecto
.4Requisitos de Recursos de la Actividad
.5Calendarios de Recursos
.6Estimados de la Duración de la Actividad
.7Declaración del Alcance del Proyecto
.8Factores Ambientales de la Empresa
.9Activos de los Procesos de la Organización
2.5.2Desarrollar el Cronograma: Herramientas y Técnicas
.1Análisis de la Red del Cronograma
.2Método de la Ruta Crítica
.3Método de la Cadena Crítica
.4Nivelación de Recursos
.5Análisis “¿Qué pasa si…?”
.6Aplicación de Adelantos y Retrasos
.7Compresión del Cronograma
.8Herramienta de Planificación
2.5.3Desarrollar el Cronograma: Salidas
.1Cronograma del Proyecto
.2Línea base del Cronograma
.3Datos del Cronograma
.4Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

2.6 CONTROLAR EL CRONOGRAMA.


Controlar el Cronograma es el proceso por el que se da seguimiento al estado del proyecto para
actualizar el avance del mismo y gestionar cambios a la línea base del cronograma. Controlar el
Cronograma consiste en:
• determinar el estado actual del cronograma del proyecto
• influir en los factores que generan cambios en el cronograma
• determinar que el cronograma del proyecto ha cambiado
• gestionar los cambios reales conforme suceden
Controlar el Cronograma es un componente del proceso de Realizar el Control Integrado de
Cambios (Sección 1.5).

GRÁFICO 2-8

2.6.1Controlar el Cronograma: Entradas


.1Plan para la Dirección del Proyecto
.2Cronograma del Proyecto
.3Información sobre el Desempeño del Trabajo
2.6.2Controlar el Cronograma: Herramientas y Técnicas
.1Revisiones del Desempeño
.2Análisis de Variación
.3Software de Gestión de Proyectos
.4Nivelación de Recursos
.5Análisis “¿Qué pasa si…?”
.6Ajuste de Adelantos y Retrasos
.7Compresión del Cronograma
.8Herramienta de Planificación
2.6.3Controlar el Cronograma: Salidas
.1Mediciones del Desempeño del Trabajo
.2Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
.3Solicitudes de Cambio
.4Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto
.5Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Etapas del plan de gestión del tiempo en un proyecto

La gestión del tiempo en un proyecto debe incluir todos los procesos necesarios para completarlo dentro
del plazo acordado. La forma de abordar lacreación del cronograma y planificación de un
proyecto podrá variar, en función del estilo de dirección, las necesidades administrativas y el tipo de
proyecto de que se trate, sin embargo, en cualquier caso, siempre deberá basarse en siete etapas,
fundamentales para garantizar la calidad del planning y minimizar riesgos.

7 etapas para abordar la gestión del tiempo


de un proyecto
El texto, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) recomienda aplicar
siete procesos consecutivos para poder estar en condiciones de llevar a cabo una gestión del
tiempo óptima. Son los siguientes:

1. Gestión del cronograma: establece las políticas, procedimientos y documentación que es necesario
recopilar para la planificación, ejecución y control de la programación del proyecto. Este proceso
proporciona orientación y dirección acerca de la forma en que se gestionará el cronograma del proyecto
a lo largo de todo su ciclo de vida.

 Puede llevarse a cabo mediante técnicas analíticas, complementadas con reuniones y el juicio
experto del propio Director de Proyecto.
 Debe resultar en la creación del plan de gestión del cronograma de proyecto, un documento
esencial para la gestión del tiempo

2. Definición de actividades: con este paso, se busca identificar y documentar las acciones concretas
que será necesario realizar para producir los entregables del proyecto. Es el momento de, previa creación
de la estructura de descomposición del trabajo, dividir cada paquete en las actividades que constituyen la
base del proyecto.

1. Para completar este proceso es importante dominar la técnica de la estructura de


descomposición del trabajo, cuya elaboración deberá enriquecerse con la aportación del punto
de vista de representantes de los equipos de trabajo involucrados en su ejecución.
2. De este proceso se extraerán una lista de actividades, otra de hitos y un compendio que recoja
las características y atributos de cada una de las actividades.

3. Concatenación de actividades: define las relaciones entre las distintas actividades del proyecto,
estableciendo para ello la secuencia lógica de trabajo que garantiza la mayor eficiencia, teniendo en
cuenta todas las restricciones del proyecto.

 Hace falta conocer las dependencias y tener una buena capacidad de previsión de las áreas
más susceptibles de sufrir retrasos o adelantos.
 Debe culminar con la confección de un diagrama de red que represente el cronograma de
proyecto, tras haber actualizado toda la documentación que así lo requiriese.

4. Estimación de recursos necesarios para cada actividad: se trata de hacer una aproximación, lo más
precisa posible, del tipo y cantidad de recursos necesarios para llevar a cabo cada actividad. Para
completar este proceso es preciso identificar, no sólo la clase y volumen de recursos que se emplearán,
sino también sus principales características, ya que así se minimiza el riesgo relativo al cálculo de costes
y duración.

1. En este punto puede servir de gran ayuda la incorporación de algún tipo de software específico
para lagestión de proyectos.
2. En base a todos los recursos disponibles se han de determinar los requisitos que conlleva cada
actividad y se tiene que elaborar la estructura de descomposición de los recursos aplicables a
cada tarea.

5. Estimación de la duración de cada actividad: ofrece una visión muy clara del número de períodos
de trabajo necesarios para completar las actividades individuales con los recursos estimados. Estos
cálculos proporcionan la información suficiente para conocer la cantidad de tiempo que cada actividad
requiere para completarse.

 Entre los métodos más usados para realizar estas estimaciones se encuentran el de la
estimación análoga, la paramétrica o la de los tres puntos; aunque el análisis de reservas o la
aplicación de técnicas de toma de decisiones grupales también suelen dar buenos resultados.

6. Desarrollo del cronograma de proyecto: que se lleva a la práctica analizando cada secuencia de
actividades, sus duraciones, los requisitos aplicables a los recursos y, por supuesto, también las
restricciones. Una vez completado debe mostrar las fechas previstas para completar todas las actividades
del proyecto que en él se recogen.
 Tras el análisis y la aplicación de técnicas de modelado y optimización de recursos, se pueden
poner en práctica métodos de gestión de proyectos como el del camino crítico o el de la
cadena crítica. Dependiendo del tamaño del proyecto es frecuente también, llegados a esta
etapa, el aplicar técnicas de compresión.
 Es fundamental no retrasar más la tarea de actualización de documentos y herramientas.

7. Control del cronograma: sienta las bases necesarias para facilitar el seguimiento y control del estado
de las actividades del proyecto. Además, sirve para actualizar el avance del proyecto y gestionar cambios
en la línea base del cronograma que permitan ganar ajuste con lo dispuesto en la planificación. La
función más importante de este proceso es proporcionar los medios para identificar desviaciones de
forma prematura, estando en disposición de plantear las acciones correctoras o preventivas necesarias.

 En este último de los procesos de gestión del tiempo de proyecto no es extraño aplicar
técnicas de pronóstico, que permitan una mayor capacidad de reacción y un margen de tiempo
extra para la planificación y la elaboración de un plan de contingencia.

Culminar los siete procesos que sirven para optimizar la gestión del tiempo de un proyecto es la forma
de aumentar las posibilidades de éxito ya que esta planificación es la mejor hoja de ruta posible. El nivel
de actualización que se consigue gracias a la aplicación de los procedimientos citados y la capacidad de
control que se gana son las mejores herramientas para poyar la gestión del Director de Proyecto y
minimizar el riesgo.