APUNTE DE CLASE

UNIDAD 3
DISEÑO Y
GESTIÓN DE
PROYECTOS
Índice

Introducción....................................................................................................... 3

Elaboración del Plan de Acción del Proyecto ................................................ 4

Elaboración del Plan de Control y Evaluación del Proyecto ....................... 10

Bibliografía……………………………………………………………………………14
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I. Introducción

En esta unidad trataremos los conceptos asociados la Administración de Proyectos,

la Planeación, Control y Consideraciones del Proyecto, la determinación del

Gerente y el Equipo del Proyecto Educativo. Nuestros principales temas a abordar

son:

1. Elaboración del Plan de Acción del Proyecto.

2. Elaboración del Plan de Control y Evaluación del Proyecto.

Elaboración del Plan de Acción del Proyecto

Gestión de Proyectos: El modelo SKOPOS de planificación de proyectos,

orientada por el concepto del mismo, se basa en la idea de que una buena

planificación comienza por una definición clara del concepto del proyecto.

Elaborar el Plan de Acción de un proyecto antes de haber definido

claramente el concepto de este es como planear la construcción de una casa sin

conocer el terreno, su tamaño, las necesidades de sus moradores, etc. No es

posible pensar en la construcción de un camino (plan de acción) sin saber

exactamente dónde estamos (situación generadora) ni a dónde queremos llegar

(objetivos y resultados esperados del proyecto).

Preguntas sobre el Plan de Acción: Una vez concretado el concepto del proyecto,

considerando especialmente la definición de los objetivos y los resultados

esperados y una vez definidas las grandes acciones que haya que emprender, las

preguntas que hay que responder de cara a la elaboración del Plan de Acción son:

1. ¿Qué actividades serán necesarias para alcanzar los objetivos y resultados

esperados?

2. ¿Cuándo se llevará a cabo cada actividad?

3. ¿Quiénes serán los responsables de su ejecución?

4. ¿Cuánto costará cada actividad?

5. ¿Cuál es la mejor secuencia para la realización de las actividades?

6. ¿Cuáles son las actividades críticas del proyecto?

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7. ¿A qué productos dará lugar la realización de las actividades?

8. ¿Qué recursos serán necesarios?

Para ilustrar con ejemplos sencillos la importancia que tiene la planificación en el

desarrollo de un proyecto, consideremos las siguientes situaciones:

1) “Proyecto de desarrollo de un sistema de evaluación educativa que

involucre gran número de escuelas, alumnos y profesores”.

Error de planificación: No se tuvo en cuenta la posibilidad de realización

simultánea de diversas actividades y tareas en el desarrollo del proyecto.

Consecuencia: Tiempo de ejecución mayor del necesario. Una planificación más

cuidadosa habría identificado la posibilidad de tareas simultáneas, reduciendo el

tiempo total de ejecución y los costes.

2) “Proyecto de investigación que estudia las causas del bajo rendimiento

de alumnos de clases nocturnas”.

Error de planificación: Se previó la aplicación de instrumentos de investigación

basados en la observación directa y el análisis documental. Sin embargo, debido a

la naturaleza del problema investigado, se verificó, en una fase adelantada del

proyecto, que los instrumentos más adecuados para la obtención de datos para la

investigación serían el uso de cuestionarios y los grupos de trabajo.

Consecuencia: Aumento de tiempos para rehacer trabajos y de costes. La

participación de especialistas en la fase de planificación podría evitar el uso

incorrecto de los instrumentos. Esta situación muestra que el conocimiento del

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problema y de los procedimientos para obtener los resultados esperados es una de

las condiciones para una buena planificación del proyecto.

Fig.1: Diagrama de flujo del proceso de elaboración del Plan de Acción.

Planeación: La planificación es un proceso iterativo que hay que repasar y revisar

varias veces hasta llegar a la versión final.

Una primera versión del Plan solo contiene, normalmente, indicaciones genéricas

de las actividades, plazos y fechas aproximadas, y una estimación inicial de los

recursos necesarios.

En la versión final, una buena planificación debe contener detalles de todas las

actividades, una previsión confiable de fechas y una especificación completa de

todos los recursos necesarios.

Sin embargo, es importante considerar que, en la fase de ejecución del proyecto,

las actividades y tareas previstas en el plan de acción pueden someterse a un mayor

refinamiento a medida que el proyecto se desarrolla.

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Además del concepto del proyecto como base para la elaboración del Plan de

Acción, es importante tener en cuenta los siguientes elementos como apoyo al

proceso de planificación del proyecto:

1. Datos históricos.

2. Restricciones.

3. Hipótesis o riesgos.

Así como también las siguientes recomendaciones pueden ser útiles en el

desarrollo del plan de acción:

1. Trabajar de forma organizada.

2. Uso de la experiencia de los interesados en el proyecto.

3. Acceso a la información.

Fig.2: EDT con 4 niveles (proyecto/objetivo, acciones, actividades, tareas)

Características deseables del último nivel de la EDT: Con independencia del

número de niveles de la EDT, lo más importante es que el último nivel contenga

todas las tareas ejecutables que requiera el proyecto. Así, el último nivel de la EDT

debe ser la descripción detallada de un trabajo que:

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1. Tenga un principio y un fin bien definidos.

2. Pueda observarse el estado en el que se encuentre su realización.

3. Tenga el tiempo y el coste de su ejecución claramente definidos.

4. Pueda encomendarse a una persona o a un equipo.

Fig.3: Ej. Descomposición de actividades y tareas para la construcción de la EDT.

Uso y ventajas de la EDT: es una manera práctica de representar el conjunto de

las actividades que componen el proyecto, con las siguientes ventajas:

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1. Posibilita una visión global (acciones) y, al mismo tiempo, detallada del

trabajo que realizar (tareas).

2. Permite una visión estructurada (jerarquizada) de lo que haya que ejecutar

en el transcurso del proyecto.

3. Al representar todo lo que haya que hacer, la EDT se convierte en un

instrumento útil para las estimaciones de tiempo, costes y recursos

necesarios.

4. Es una representación gráfica del proyecto, fácil de entender y útil en la

comunicación entre los equipos del proyecto.

5. Debido a la lógica con la que se construye, la EDT reduce la posibilidad de

errores en la especificación de actividades y tareas del proyecto.

6. Los bloques de la EDT pueden contener informaciones adicionales, como:

plazos, costes, personas implicadas, etc., ampliando su utilidad en la

planificación, ejecución y control del proyecto.

Para los proyectos grandes, con EDT de muchos niveles, se hace necesario el

uso de programas informáticos específicos para su construcción, como por

ejemplo el WBS Chart Pro.

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Elaboración del Plan de Control y Evaluación del Proyecto

Estimaciones de Tiempo (Temporalización):

1. Además de saber qué debe hacerse, el plan de acción requiere una

estimación de cuánto tiempo se empleará en cada actividad o tarea.

2. El tiempo necesario para ejecutar una actividad depende de varios factores.

3. Incluso las actividades ejecutadas varias veces por el mismo equipo pueden

sufrir variaciones en el tiempo de ejecución.

4. Las actividades de rutina tienen un tiempo más previsible, mientras que otras

actividades pueden presentar grandes variaciones.

Ejemplo: Estimación de tiempos para las tareas del proyecto de Seminario.

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Fig.4: Estimación de tiempos para las tareas del proyecto de Seminario1

Construcción del mapa del Proyecto (la red de tareas): La red de tareas de un

proyecto representa un mapa que ha de seguirse durante su ejecución. Es la

representación lógica de las tareas que define la sucesión del trabajo que ha de

hacerse, convirtiéndose en un recurso gráfico muy útil para el seguimiento y el

control de un proyecto. Algunas funciones de la red de tareas son:

1. Mostrar la secuencia y las relaciones entre todas las tareas del proyecto.

2. Identificar eventos en el proyecto que puedan utilizarse para el seguimiento

y la evaluación.

3. Identificar el camino crítico (secuencia de tareas cuyo retraso en la ejecución

provoca el retraso en la ejecución de todo el proyecto).

4. Ayudar en el seguimiento del cronograma.

5. Aumentar el nivel de certidumbre en cuanto al plazo de conclusión del

proyecto.

Para construir la red de tareas, adoptamos el procedimiento siguiente:

1. La red comienza con el nodo INICIO y termina con el nodo FIN.

2. Los nodos predecesores están a la izquierda de los sucesores.

1
En este caso: T0 = Tiempo Optimista, TM = Tiempo Medio, TP = Tiempo Pesimista, TE = Tiempo Esperado

= (TO + 4*TM + TP)/6

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3. No pueden existir ciclos ni flujo inverso en la red (las tareas son secuencias

en el tiempo): una tarea actual no puede depender de otra futura.

4. Todos los nodos tienen, por lo menos, un predecesor y un sucesor (excepto

inicio y fin).

5. No existen nodos huérfanos (todos los nodos están conectados en la red).

6. Un camino es cualquier secuencia de tareas entre los nodos INICIO y FIN.

Fig.5: Red de Tareas

Determinación del camino crítico: Una de las maneras de determinar el camino

crítico en la red de tareas es encontrar el camino con tiempo más largo entre los

nodos inicio y fin. En una red de tareas con pocos nodos, es razonablemente

sencillo encontrar manualmente este resultado.

Sin embargo, en redes con muchos nodos, resulta inviable realizar manualmente

este trabajo, requiriendo el auxilio de programas informáticos especializados.

Aplicando este procedimiento a la red de tareas de la figura anterior, encontramos:

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Fig.6: Camino (Ruta) Crítica.

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II. Bibliografía

Fernandes, B. E., & Guimãraes, D. M. D. (2013). Proyectos educativos y sociales:

planificación, gestión, seguimiento y evaluación. Capítulo 4. Madrid: Nercea.

Si usted desea referenciar este documento, considere la siguiente

información:

Martínez, C.(2019). Apunte de clase 1 unidad 3. Diseño y Gestión de Proyectos,

Universidad UNIACC.
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