ACTA DE ENTREGA

CONTABILIDAD

 Se realizan los siguientes documentos:

Documentos soportes: Llegan a los correos electrónicos.

Notas contables: Llegan a los correos electrónicos (Se deben de aceptar y registrar en
SIIGO) Explicado más adelante.
Egresos: Es reportado por correo electrónico o WhatsApp por Doña Beatriz López.
RC: Es reportado por WhatsApp en el grupo de auxiliares administrativas, o directamente
por doña Beatriz López.
Notas créditos: Se realizan para acreditar facturas, solo se deben de realizar con
autorización de la doña Beatriz y se debe de relacionar y hacer firmar por ella, en la
carpeta física. (Se encuentra en poder de Tatiana Orozco)

Tener en cuenta:

 Todo lo que se realiza desde contabilidad debe ir debidamente soportado, tanto físico
como en SIIGO adjuntar los mismos soportes.
 SIEMPRE se debe de pedir factura electrónica, algunos terceros la envían al correo
electrónico de facturación electrónica, si se evidencia que no llega, se debe de solicitar por
correo electrónico o vía telefónica con la información que tenga la tirilla o la factura POS
emitida.
 De todos los documentos que se realizan se debe de ir haciendo un consecutivo, el cual se
envía mensual en físico al contador, se envía por paquete y legajado.
Quiere decir un paquete por los egresos, otro de documentos soportes, otro de notas
contables y otro con los RC.
 La contabilidad se debe de realizar con las fechas en la que se hizo el movimiento del pago,
no del día en que realizó la contabilidad, tener muy presente las fechas en las que se hacen
los pagos o se reportan las facturas con esta fecha se trabaja.
 Las cuentas contables que se usan para realizar los documentos contables (notas créditos,
documentos soportes) SIEMPRE son las mismas, porque se presentan por el mismo
concepto y según sea este sería la cuenta contable que se usa.
DATOS PARA INGRESAR A SIIGO

DOCUMENTO SOPORTE

Se debe de realizar documento soporte al tercero que no presente factura electrónica, si no cuenta
de cobro.

Para tener en cuenta:

 Cuentas de cobro por concepto de arrendamiento a la señora Beatriz López, Gloria López y
José Ignacio Velásquez, por valor de $2.716.750.
(Las envía el señor José Ignacio Velásquez)
 Cuentas de cobro por concepto de arrendamiento a la señora Gloria López y Daniela
Santos, por valor de $5.255.000.
(Las envía la señora Beatriz López)
 Si es un tercero nuevo debe ser autorizado por la señora Beatriz y por el contador y
presentar cuenta de cobro, Rut actualizado, certificado bancario.
 Siempre se emite a la DIAN y se debe de realizar el mismo día o dentro de la semana que
se recibe.
 Siempre se imprimen dos copias del soporte de SIIGO y de la cuenta de cobro (Una para el
consecutivo de contabilidad y la otra para los pendientes de pago físicos)
 IMPORTANTE: El señor William García presenta cuenta de cobro cada 15 días, por los
servicios ocasionales y por transporte. AMBAS cuentas de cobro las debe de realizar la
auxiliar, el envía la relación de transporte y con ese valor se genera.
El documento de Word queda en la carpeta de contabilidad, sobre esta se debe de
realizar mes a mes, tener presente cambiar el consecutivo.
 PROCEDIMIENTO

1. Ingresar a SIIGO
2. + Crear
3. En proceso de compras seleccionar la opción de DOCUMENTO SOPORTE

4. Se debe ingresar el proveedor el nombre del tercero a quien se le realiza el documento

soporte. Ejemplo Beatriz López

5. No. comprobante proveedor: poner el numero de la cuenta de cobro Ejemplo

6. En el centro de costo se pone la dependencia a la que corresponda el tercero Ejemplo
Beatriz López – GERENCIA

7. Luego se debe de llenar la siguiente información.

 Producto: Se debe de señalar Gasto
 Buscar: Debe de buscar el concepto por el cual se esta realizando el documento
soporte Ejemplo: arrendamiento – construcción y edificaciones se toma en este
caso
 Se debe de llenar la información correspondiente al mes que se va a cobrar.
 En valor unitario poner el valor total de la cuenta de cobro.
8. Lo que está en amarillo es la información que debe de quedar llena

9. Luego se debe de dar clic en la segunda fila, agregar ítem para dar continuidad con el
documento.
10. En formas de pago se debe de selección proveedores bienes y servicios

11. Se debe de poner a 30 días

12. Se da clic en agregar otra forma de pago

13. SIEMPRE se debe de adjuntar la cuenta de cobro

14. Luego de que se termina el documento se da clic en guardar.
 15. Luego clic en enviar a la DIAN

16. Sale el siguiente mensaje, se da clic en enviar.

Nota: Al realizar el envió debe de generar automáticamente el código QR

Nota: En algunos casos por demoras con el DIAN no genera el código QR, se debe de insistir
hasta que se emita, y si no sale el código, se debe de dar en actualizar documento electrónico.

 Se imprimen dos copias del soporte, y se pegan con las cuentas de cobro.

Debe de quedar:
Documento de siigo
Cuenta de cobro

Una de las copias se deja en los pendientes de pagos físicos, y la otra copia para el archivo físico
de contabilidad que se realiza mes a mes.
Por último, se debe de relacionar en el archivo de Excel llamado pendientes de pago, el cual se
encuentra en el escritorio del PC.

Se debe de llenar la información la fecha del doc, el número del consecutivo que genero SIIGO, el
nombre del tercero a quien se le debe el pago, el concepto por el cual pago la cuenta de cobro, el
# de factura se pone el numero del consecutivo, el valor por pagar.

La parte de observación se llena cuando se realiza el pago, antes NO, Se deja en blanco.

NOTA CONTABLE

Las notas contables se realizan a todas las facturas electrónicas, la nota se realiza con la fecha de
presentación de la factura.

 Si es un tercero nuevo debe ser autorizado por la señora Beatriz y por el contador y
presentar rut actualizado, certificado bancario.
 Siempre se imprimen dos copias del soporte de SIIGO y de factura (Una para el
consecutivo de contabilidad y la otra para los pendientes de pago físicos)
 La nota crédito se debe de realizar con la fecha de presentación de la factura

PROCEDIMIENTO

1. Ingresar a SIIGO
2. Clic en + Crear
3. Otros – Comprobante contable
4. Se señala el tipo de documento que se va a realizar y se pone en fecha de elaboración la
que corresponda con la factura.

5. Se comienza a elaborar el documento teniendo en cuenta los datos de la factura:

Cuenta contable: Se pone según el concepto de la factura
Tercero: Se debe de poner el nombre de quien emite la factura se puede buscar con NIT o
NOMBRE.
Descripción: Ahí sale por defecto el nombre de la cuenta contable que se usó, se debe de
ampliar la información. (poner la fecha, o información que considere importante y
relevante)
Centro de costo: SIEMPRE se debe de poner, y se asigna según corresponda teniendo en
cuenta para donde se usó el servicio.
Débito y crédito se usa según corresponda (debito suma – crédito resta)
Observación: Se puede usar lo mismo de la parte de la descripción

IMPORTANTE: La nota contable se cierra con la cuenta 22050502, sale el siguiente

cuadro donde se debe de poner la información de la factura.
  Luego de creada, se debe de adjuntar la factura, dar guardar e imprimir 2

 Se imprimen dos copias de la nota contable, y se pegan con la factura.

Debe de quedar:
Documento de siigo
Factura

Una de las copias se deja en los pendientes de pagos físicos, y la otra copia para el consecutivo
físico de contabilidad que se realiza mes a mes.
Por último, se debe de relacionar en el archivo de Excel llamado pendientes de pago, el cual se
encuentra en el escritorio del PC.

Se debe de llenar la información la fecha del doc, el número del consecutivo que genero SIIGO, el
nombre del tercero a quien se le debe el pago, el concepto por el cual pago la cuenta de cobro, el
# de factura se pone el número del consecutivo, el valor por pagar.

La parte de observación se llena cuando se realiza el pago, antes NO, Se deja en blanco.

SE PUEDE TRABAJAR Y TOMAR DE EJEMPLO LA NOTA CONTABLE DEL MES ANTERIOR

 Se da clic en REPORTES, luego en FINANCIEROS/CONTABLES y en la opción de movimientos

contables dar clic en Movimiento auxiliar de tercero por cuenta contable

 En tercero se pone el NIT o el nombre y en fecha de elaboración el rango del mes anterior,
clic en buscar.
 Se da clic en los documentos CC-9 corresponde al un documento del mes anterior

 Clic en ver comprobante

 Se puede tomar en cuenta la información del documento anterior.

REPORTAR FACTURAS EN SIIGO

Esto se debe de realizar dos veces por semana, se puede ir realizando a medida que se hacen
las NC.

1. Dar clic en transacciones

2. Proceso de compras
3. Registro de eventos
4. Registrar nuevas facturas
Esta es la información que se debe de llenar

El CUFE sale de la factura electrónica por lo general se ubica en la parte de debajo de la factura, se
debe de copiar todo y pegar en ese campo.

 Dar clic en confirmar recepción de la factura

Automáticamente se crea la factura, y se le debe de ir dando clic en continuar y enviar

Hasta que se cumplan los 3 registros y quede en estado validado
 EGRESO

Tener en cuenta:

1. El egreso se realiza posterior a la nota contable cuando fue una factura enviada por un
tercero, o un servicio que aún se debe.
2. Se ingresa a SIIGO
3. Clic en + Crear
4. Otros – Comprobante contable
5. Se señala el tipo de documento que se va a realizar y se pone en fecha de elaboración la
que corresponda con la factura.

 En cuenta contable se debe de tener en cuenta, si es una cuenta de pendientes por pago y
a la cual se le hizo nota contable se debe de poner la cuenta contable 22050502, teniendo
en cuenta que con esta cuenta se cierran las notas contables, luego se pone el tercero y
automáticamente me aparecen las cuentas que tiene el tercero por pagar, debo de señalar
la factura que estoy pagando.
 Se da clic y luego se debe de cambiar los valores de crédito a debito
 Por ultimo para cerrar el documento, se debe de indicar de que cuenta salió el dinero
(ahorros – corriente) esto lo indica doña Beatriz cuando hace el pago y lo envía.

 SIEMPRE se debe de poner en la observación que se esta pagando, se puede tomar la

descripción enviada por doña Beatriz y ampliar si se considera necesario.
También se debe de adjuntar los soportes del egreso (factura, cuenta de cobro,
comprobantes de pago)
Importante: Del egreso solo se imprime uno, y se adjunta con la nota contable que
corresponde el pago.

Se debe de ir relacionado en el archivo Flujo de caja (Queda guardado en la carpeta de

contabilidad ubicada en el escritorio)

Se debe de indicar la fecha con la que se realizo el egreso, el concepto se selecciona

dependiendo la cuenta que se usó, en la descripción se pone el nombre del tercero, el
numero del consecutivo, el valor del egreso e indicar de donde salió el dinero (Siempre
doña Beatriz indica cual cuenta fue, corriente, ahorros, nomina…)
 RECIBOS DE CAJA

1. Ingresar a SIIGO
2. + Crear
3. Procesos de venta – Recibo de caja

4. Cliente: Se debe de poner el nombre del tercero

5. Fecha de elaboración: Se coloca la fecha en la que hicieron el pago
6. Donde ingreso el dinero: Se pone si fue a ahorros o corrientes
7. Valor recibido se pone el valor que consignaron
8. Cuando el pago es por un particular (padres/acudientes) se deja en abono a deuda

IMPORTANTE
Cuando el pago es de una EPS hay que tener en cuenta que SIEMPRE deben de realizarse
con la relación de pagos que ellos envían, afectando las mismas facturas.

RC CUANDO ES A UNA EPS

Se llena la misma información, CLIENTE, FECHA, EN REALIZAR SE PONE LA OPCION
AVANZADO, porque de esta manera permite ir sacando facturas que no esten pagas en la
relación dando clic en la X

Se debe de ir relacionado en el archivo Flujo de caja (Queda guardado en la carpeta de

contabilidad ubicada en el escritorio)
 Se debe de indicar la fecha con la que se realizó el recibo de caja, el concepto se selecciona
si es persona natural o jurídica, en la descripción se pone el nombre del tercero, el número
del consecutivo, el valor del recibo e indicar a donde ingreso el dinero (Siempre doña
Beatriz indica cual cuenta fue, corriente, ahorros, nomina…)

CAJA MENOR

Tener presente:
 Los gastos de caja menor no pueden superiores a $60.000 si supera este valor se debe de
dividir en otra factura.
 Los gastos de caja menor son recurrentes, semanalmente sale el dinero para:
 El agua para Postobón, ellos envían la factura electrónica al correo.
 Frisby (Almuerzos gerencia, ya estamos registrados en la pagina se pide en línea, y con la
tirilla que llega se solicita por la página la factura electrónica)
 Colombia telecomunicaciones (Factura de movistar- Coordinadora Isabel Espinal) Llega al
correo de facturación electrónica, se imprime y William la paga con el dinero en efectivo.
 Mauricio Cano Lopez, él realiza cuanta de cobro y de ahí se le pagan valores autorizados
por doña Beatriz por el concepto de transporte o lo que hayan acordado.
 Todo gasto de caja menor debe de ser soportado con factura electrónica o cuenta de cobro
siempre y cuando autorice el contador y doña Beatriz.
 La base de la caja son $500.000 se debe de solicitar el reintegro antes de quedarse sin
dinero.
 Los gastos que sean con cuenta de cobro se le debe de realizar documento soporte.
 El reintegro se le solicita a doña Beatriz, quien revisa la relación de los gastos.

Los demás gastos deben de ser SIEMPRE autorizados por gerencia.

De caja menor NO ESTA AUTORIZADO HACER PRESTAMOS.

PASOS PARA SOLICITAR REINTEGRO

1. Se organizan los soportes físicos en orden, con el fin de realizar la relación en el archivo
(Queda dentro de la carpeta de contabilidad ubicada en el escritorio llamado REEMBOLSO
DE CAJA MENOR 2023)

Se relacionan los datos solicitados en el archivo

La fecha del gasto, el NIT del tercero, el nombre del tercero, el concepto se debe de
poner según corresponda el gasto, igual que la cuenta corresponde al mismo
concepto, luego se debe de poner el valor, tanto en total, valor y debajo del
concepto que corresponda.
Luego de realizar esta relación se imprime una copia y se paga con los soportes
originales.
2. Esta misma relación que se realizó en excell se debe de hacer en SIIGO teniendo en cuenta
las cuentas contables de SIIGO.

 Se ingresa a SIIGO
 + Crear
 Otro – Comprobantes contables
 Clic en gastos de caja menor
  Se debe de comenzar a relacionador las facturas y las cuentas de cobro, tener en
cuenta que si las facturas tienen IVA se debe de describir en esta relación, ir
cambiando el tercero, y al final cerra el documento con la cuenta de caja menor y
en el tercero el nombre de la persona responsable de la caja menor.

De esta relación se imprime otra copia, se adjunta a los soportes de la relación de excell y los
documentos originales que soporten los gastos de la caja.

SIEMPRE debe de dar entre recibos y efectivo $500.000 que es la base de la caja.

Cuando se realiza el reintegro entregan el RC del retiro del dinero, se debe de verificar que
corresponda al mismo valor y que la caja quede con el valor total de la base.

Desde SIIGO se realizar de la siguiente manera el EGRESO