GUÍA PARA LA SUPERVISIÓN PLAN DE PAGOS EN SECOP II

Los supervisores deben realizar el seguimiento del avance de la ejecución en SECOP II, en la séptima
sección “Ejecución del Contrato”; para esto es importante que tengan un usuario y contraseña y hayan
solicitado acceso a la cuenta de la Entidad.

1. INGRESO A LA CUENTA DE LA ENTIDAD EN SECOP II

Ingrese con su usuario y contraseña a la cuenta de la Entidad

2. BUSQUEDA DE EXPEDIENTES PARA LA SUPERVISIÓN EN SECOP II.

Para ingresar al expediente del contrato al cual se le asignó la supervisión haga clic en la parte superior
en el menú “Procesos” y luego “Procesos de la Entidad Estatal”.
SECOP II lo lleva al gestor de los procesos publicados, para ver todos los expedientes cambie la opción
de “Mis Procesos” a “Todos”, escriba en el recuadro de búsqueda el número de expediente al cual desea
ingresar y haga clic en la Lupa.

Acción que traerá como resultado el expediente buscado, para acceder al contrato haga clic sobre el
expediente y luego clic sobre la referencia/número de contrato en la parte derecha de su pantalla.

3. VERIFICACIÓN DEL CONTRATO ELECTRÓNICO

Una vez accede al detalle del contrato, usted podrá observar que en SECOP II el mismo está divido en
nueve secciones. En la séptima sección “Ejecución del Contrato” encontrará el modulo “Plan de Pagos”
donde mes a mes se registrará la ejecución del contrato y se verificarán los informes de actividades y/o
facturas cargadas por los Proveedores/contratistas.
 4. VERIFICACIÓN DE INFORMES DE ACTIVIDADES Y/O FACTURAS

Recibida la confirmación de cargue de cuenta a SECOP II por parte del contratista vía correo electrónico,
diríjase al módulo “Plan de Pagos” de la sección No. 7 “Ejecución del contrato”, en este módulo
encontrará el respectivo informe y/o factura cargada por el Proveedor/Contratista, el cual debe estar
en estado (Enviado por el Proveedor), ubique el número de pago que desea revisar y haga clic en
“Detalle” para acceder a la información relacionada.

Para el ejemplo, verificaremos el PAGO 003, como se observa en la imagen adjunta:

Al dar clic en detalle, SECOP II habilita una ventana emergente con la siguiente información enviada por
el Proveedor/Contratista:
 Obligado a facturar electrónicamente: Si es un contratista que factura, usted encontrará el código
único de factura electrónica CUFE y el estado exitoso de validación de factura (Ojo: Tenga en cuenta
que si el proveedor está obligado a facturar el campo debe estar marcado en “Sí”, de lo contrario
usted debe rechazar la factura para que se realice el ajuste correspondiente); si es un contratista
que No factura, usted encontrará la opción en “NO”.
 Número de factura: Si es un contratista que factura, usted encontrará el número de la factura
correspondiente; si es un contratista que No factura, usted encontrará el No. de pago que
corresponde. Ejemplo: Pago 003.
 Fecha de emisión: Esta fecha es generada automáticamente por la plataforma.
 Fecha de vencimiento: Si es contratista que factura usted encontrará la fecha que trae por
defecto la plataforma.
 Valor neto: Si es contratista que factura usted encontrará el valor de la factura antes de IVA; si es
contratista que no factura usted encontrará el valor mensual de sus honorarios a cobrar en ese
mes.
 Valor total: Si es contratista que factura usted encontrará el valor de la factura IVA incluido; si es
contratista que no factura usted encontrará el mismo valor mensual de sus honorarios a cobrar en
ese mes. (Ojo: Aquí el contratista debe ingresar el valor total a cobrar con la cuenta que está
cargando, NO debe diligencie el valor total de su contrato a menos que sea un único cobro).
 Notas: La Entidad podrá establecer la línea de envío de la cuenta de cobro. Ejemplo: PAGO 003 CTO
229 DE 2020 – Expediente 50002320.
 Fecha de recepción original: Si es contratista que factura, usted encontrará la fecha de
aprobación de la factura electrónica por la DIAN; si es contratista que No factura, usted
encontrará la fecha de la aprobación expresa que envió al correo electrónico del Proveedor
previo al cargue en SECOP II.
 Número de radicación: Usted encontrará el número de pago correspondiente. Ejemplo: PAGO 003.
 Descripción – Nombre del documento: En esta sección usted encontrará los documentos que la
Entidad solicita para tramitar el pago, ejemplo: Factura (aplica para los contratistas que facturan),
informe mensual de actividades con sus respectivos soportes, pago de aportes y aprobación
expresa del supervisor. Para verificar los documentos haga clic en “Descargar”.

Nota: Tenga en cuenta verificar en detalle la información, en

caso de que el número CUFE no este diligenciado cuando el
proveedor este obligado a facturar, el número de pago este
incorrecto, los valores a cobrar no correspondan a lo facturado
por mes, o los documentos no coincidan con lo que usted revisó
vía correo electrónico, Rechace para que el contratista ajuste,
siguiendo el procedimiento establecido en el numeral 5, del
presente documento.
Si todo está correcto, cree la tarea en SECOP II para asignar a contabilidad su respectiva verificación y
trámite (Ver guía para la creación y reasignación de tareas), recuerde: NO APRUEBE la factura, esta es
tarea del grupo de Contabilidad.

5. RECHAZO INFORMES DE ACTIVIDADES Y/O FACTURAS

En caso de que haya encontrado alguna irregularidad con la documentación antes de notificar a
contabilidad o que contabilidad le notifique reasignándole la tarea, que la información o documentación
debe ser corregida; usted debe rechazar para que el Proveedor/Contratista realice los ajustes
correspondientes. Para rechazar, siga los pasos a continuación:

 Rechazar: Ingrese nuevamente a la sección No. 7 “Ejecución del Contrato” y desde el módulo “Plan
de Pagos” haga clic en “detalle” sobre el pago a tramitar, seleccione la opción “Rechazar”,
establezca la justificación, diligencie la fecha de recepción original la cual encontrará diligenciada
en la parte superior de los documentos adjuntos y haga clic en “Confirmar”, por último, notifique
al Proveedor/Contratista vía correo electrónico para que realice la respectiva corrección.

Verifique que el estado de la cuenta de cobro cambie a “Rechazado”.

 6. CARGUE DOCUMENTOS EXPEDIENTE ELECTRÓNICO POR PARTE DEL SUPERVISOR

Los documentos que el supervisor debe cargar a los documentos internos del expediente electrónico
son: a) Certificación información tributaria (Este certificado debe estar cargado antes de que el
contratista trámite su primera cuenta). b) Cambio de cuenta bancaria. (Esta solicitud debe ser
notificada a presupuesto vía correo electrónico). c) Documentos reducción retención en la fuente
(Todos los soportes en una sola carpeta .ZIP).

En caso de recibir la certificación de información tributaria, solicitud de cambio de cuenta bancaría o

una solicitud por parte del contratista para la reducción de retención en la fuente, usted debe adjuntar
los documentos soporte de esta solicitud en los documentos internos del expediente del proceso,
acción que se realizara una única vez, para realizar esto, siga los pasos enunciados a continuación.

Para ingresar al expediente del contrato al cual se le asignó la supervisión haga clic en la parte superior
en el menú “Procesos” y luego “Procesos de la Entidad Estatal”. (Ver imagen del #2 del presente
documento)

SECOP II lo lleva al gestor de los procesos publicados, para ver todos los expedientes cambie la opción
de “Mis Procesos” a “Todos”, escriba en el recuadro de búsqueda el número de expediente al cual
desea ingresar y haga clic en la Lupa. (Ver imagen del #2 del presente documento)

Acción que traerá como resultado el expediente buscado, para acceder al contrato haga clic sobre el
expediente y luego clic sobre el número del proceso en la parte derecha de su pantalla.

Una vez accede al detalle del proceso, ubique la sección “Documentos Internos” y en la parte
inferior del listado haga clic en “Anexar documento”, para cargar la carpeta .ZIP con los soportes
correspondientes.