Manual detallado para

elaborar la carpeta
contable de tu empresa

 
Lo primero que debes saber es que se tiene que elaborar una carpeta para
enviar a la compañía que lleva la contabilidad de tu empresa con las
facturas y sus respectivos comprobantes, sin embargo, existen
excepciones. El proceso en general para elaborar la carpeta contable es el
siguiente:

Identificar las facturas y las

carpetas de trabajo
 En la oficina encontrarás/crearás cuatro carpetas:
 1. Facturas de la compañía: en esta carpeta aquellos que tienen
acceso a las cuentas de la compañía colocaran las facturas
correspondientes a las compras.
2. Otras facturas: son facturas que no van a tener comprobante por
no haberse realizado desde la cuenta de la compañía, sin embargo,
igual hay que mantener el orden de las mismas.
3. Facturas por pagar: son aquellas facturas que aún no se han
pagado entonces debes subirla para su respectiva aprobación y
transacción.
4. Facturas listas: es la carpeta más grande donde se colocarán las
facturas que ya hayan sido identificadas y agrupadas con los
comprobantes correctamente.

 Procedimiento a seguir para la

clasificación de las facturas y
comprobantes
Organizar facturas
  Fecha: debes tomar las facturas de las respectivas carpetas y
colocarlas en orden cronológico para que a la hora de buscar los
comprobantes sea mucho más fácil.
 Tamaño: en la oficina llegan facturas de diferentes tamaños, lo
que hace muy difícil mantener el orden, por eso, cada vez que
llegue alguna debes buscar una hoja tamaño carta y pegarla (sin
tapar los datos) para que así las puedas organizar.

 Comprobantes

Lo primero que debes saber es que los comprobantes de pago son las
constancias que emite el banco para corroborar que las facturas
efectivamente han sido debitadas de la cuenta de la compañía.

  Descargar comprobantes: Para descargar los comprobantes

debes ir a la página del banco y acceder con los datos de la
empresa.
Dentro debes seguir la siguiente línea de navegación Cuentas -
 movimientos - personalizado donde podrás seleccionar el mes, el
año y la cuenta correspondiente de la cual aparecerán los
comprobantes. Una vez especifiques el periodo correspondiente,
selecciona el botón para imprimir en cada una de las transacciones
que ahí aparecen y te dará la opción para descargarla en formato
PDF que es lo que necesitas para tenerlas en físico.
  Imprimir comprobantes: Para imprimir los comprobantes debes
visitar esta página donde podrás agrupar todos los PDF de los
comprobantes (máx. 30) en uno solo. Luego de agruparlos los
puedes imprimir todos simultáneamente. 

 ¿Ahora qué?

Impresos los comprobantes vas ir a la carpeta “Facturas de la compañía”

y vas encontrar el comprobante respectivo de cada una de las facturas a
través de la fecha de emisión, el monto y el nombre del proveedor,
estos son los elementos que tienen que coincidir para determinar si la
factura corresponde al comprobante. Una vez encuentres la factura y el
comprobante, debes engraparlos en la esquina superior izquierda
colocando la factura de primero.

 Listo…

Todas las facturas que hayas relacionado con su respectivo comprobante

las vas a organizar por fecha (la fecha de la factura) en la cuarta carpeta
mencionada, es decir, “Facturas listas”.

 Casos especiales
 Comprobante sin factura: En el caso de que consigas un
comprobante que no tiene factura debes hablar con las personas de la
oficina que tienen acceso a la cuenta para ubicarla debida a que todo
monto gastado de la cuenta de la compañía tiene que estar justificado.
 Factura sin comprobante: Puede que aun las transacciones no se
hayan hecho efectiva para el momento de la factura, en este caso debes
esperar a que aparezca. La otra opción es que la factura no haya sido
pagada por la cuenta de la compañía, es esta situación dirígete a las
personas que tienen acceso a la cuenta para saber si efectivamente
corresponde a la empresa, en caso de que no, debes organizar la en la
carpeta Otras facturas.
 Compra divisas: El dinero moroso de la compañía es bueno invertirlo
en dólares, por esta razón existen muchas transacciones sin
comprobantes, este tipo van clasificadas en la misma carpeta de las
facturas lista, pero bajo el nombre “compra divisa”.
 Pago servicios: Comprobantes correspondientes a la limpieza de la
oficina y otros servicios que no entregan factura. Debes ubicarlos en la
carpeta de facturas listas bajo la etiqueta “pago servicios”.
 Pago quincenas: Es muy parecido a los servicios, pero debes
clasificarlo aparte. Asegúrate de que estén las dos quincenas del mes
para cada persona.
 Otros meses: Son facturas que han quedado rezagadas porque no se
han recibido a tiempo, entonces, estas facturas se organizan en la misma
carpeta, pero bajo la etiqueta “otros meses”. Recuerda que los
comprobantes de estas facturas no se encuentran en el mismo mes en la
página del banco, puedes conseguirlas buscando por proveedor en lugar
de por fecha.
 Otros casos: Siempre van a existir facturas de la cuales no tienes
conocimiento de cómo clasificarlas, recuerda que puedes preguntar a los
miembros que tienen acceso a la cuenta.