ACTA DE ENTREGA CARGO AUXILIAR CONTABLE JPUENTES VILLAMIL

INFORMACION DE PC ASIGNADO EN J.PUENTES

Para ingresar al computador asignado a contabilidad: Contraseña: 123JPV (may)

Correo Electrónico: Contabilidadhmlimitada@gmail.com clave: contabilidad2018 (min)

Para ingresar al programa contable Alfasis.

http://asisconta.com
CODIGO: JPVILLAMIL
USUARIO: CARTERACAJA Mayúsculas
CLAVE: 12345678

Otras Claves:
DIAN ACCESO PORTAL: JPV7604
Verificar con el señor Luis o señora Mónica si se han actualizado)2/05/2017

Correo Gmail: jpuentesvillamil@gmail.com clave jpuentes1923*asesor

LISTADO DE CLAVES: CARPETA COMPARTIDA SERVIDATOS-GENERAL-SERVICLIENTE-LISTADO DE
CLAVES

PROCESO CONTABLE

FACTURACION:
Los consecutivos de facturación 2019 se encuentran en el escritorio.
Formatos de facturación pre-impresa consecutivo 5314 al 5500

La facturación de las aseguradoras se hace de la siguiente forma:

Allianz: Se hace una factura mensual, bajando la información de la plataforma por el icono de
consultas/ consulta, Documentación diaria, y en los enlaces de borrador de liquidación. La factura
que se debe enviar es los primeros días de cada mes con fecha del 30 del mes anterior, esta estará
disponible los cinco primeros días del mes siguiente al corte. La información la cargan los día 4 de
cada mes
USUARIO: CA633260 mayúscula CLAVE: Segjpv12 La inicial mayúscula

H1923seg Nueva clave.

Previsora: Se hacen dos facturas en el mes, con la información que nos remite la Aseguradora para
lo cual se solicita a CLAUDIA HERRERA al claudia.herrera@previsora.gov.co para que envíe la
información. De acuerdo a los cortes de la Aseguradora que son el 15 y el 31 de cada mes.
AxaColpatria: Carmen.Ochoa@segurosdelestado.com Geraldine.Ruiz@segurosdelestado.com

USUARIO: CLAVE:
19237604 Mu2a3J6Ajx

Mapfre: Se hace una factura mensual, se solicita la información al correo(N.A. Sin uso, en el
momento no hay comisiones reportadas Mayo 2 de 2017) USUARIO: JORGE192 Clave JPV19237
SI_NORTE@mapfre.com.co que nos remite para tal efecto Nestor Camelo funcionario de Mapfre.
Se debe radicar dentro de los 10 primeros días de cada mes. Se radica en la sucursal de NQS. (a la
fecha no tenemos plataforma)

Solidaria: Se hacen dos facturas en el mes. De acuerdo a los cortes de la Aseguradora que son el
10 y el 25 de cada mes. La información la remite BLANCA STELLA PINTO
bpinto@relay.solidaria.com.co Tel.8052220 Ext 113 y se radica cada factura máximo a los dos
días siguientes del corte en la sucursal. CLAVE 4709 USUARIO 19237604

Estado Chapinero (Seguros del estado): Se hacen dos facturas en el mes. De acuerdo a los cortes
de la Aseguradora que son el 15 y el 31 de cada mes. La información la remite la Sra. Isabel Robles
Tel: 3450732 Ext. 103 correo isabel.robles@segurosdelestado.com, y se radica cada factura
máximo al siguiente día del corte en la sucursal.

Estado SOAT: se elabora la factura mensual, preguntar en caja que soat se emitieron para asi
mismo realizar.Las boletas se le radican al señor Willaim Vitery y la factura a la señora Isabel
Robles.

Estado Tunja: Para esto la Sra. Esperanza Ramos remite la información de lo que se debe facturar,
al correo contabilidadhmlimitada@gmail.com se factura detalladamente. Se debe enviar
escaneada al email: esperanza.ramos@segurosdelestado.com y física por servientrega a la
Carrera 10 #21-33 Edificio San Francisco Plaza Oficina 108/202 Tunja (Boyacá) (NA.SIN
COMISIONES)

Suramericana: Se hacen dos facturas en el mes, para lo cual toca consultar la plataforma los días
13 y 28 de cada mes por INFORMACION DE TUS POLIZAS, dar usuario, clave, Asesores, Asistente
virtual, Facturar comisiones, y se despliega la información que indica la fecha máxima de
facturación. Se imprime dos (2) veces el cuadro. Donde dice Haga clic para ver detalle de
facturación se imprime dos copias. Una de las copias acompaña la factura que se radica y la otra
copia para nuestra factura radicada (se envía también). Se radica en Promotora. Según diga la
información se debe elaborar la nota crédito.
USUARIO: CEDULA 19237604 CLAVE: 0820

Bolívar: Se hacen dos facturas en el mes. De acuerdo a los cortes de la Aseguradora que son el 15
y el 30 de cada mes. Para lo cual se recoger directamente la planilla de facturación en Bolívar
cuatro (4) días después de cada corte. Se radica cada factura dentro de la misma semana lo que se
debe tener muy presente es la fecha de la factura que debe quedar con 15 y 30 de cada mes. Se
factura detalladamente como indica la planilla soporte (N.A. Sin uso no hay comisiones 2/05/2017)
US

UARIO: 51937458 CLAVE: Villamil19jpv

QBE: Se emite una factura mensual, con la información que nos emite la aseguradora, y se radica
antes de culminar el mes
Luz Mery Hernandez Mónica Rayo Carolina Yomayusa

Ext. 2402 Ext. 2617 Ext. 2481

Email: mery.hernandez@co.qb Email: monica.rayo@co.qb Email:carolina.yomayusa@co.q

e.com  e.com be.com

EQUIDAD: Se hacen 2 facturas quincenales, para lo cual se envía un correo al señor Gerardo
Bautista al correo Gerardo.bautista@laequidadseguros.coop, además adjuntar con la factura
planillas de comisiones facturadas, certificación trabajador independiente, y comprobante de pago
de seguridad social del señor Jorge Humberto Puentes, verificar que no estén comisiones que ya se
hallan facturado remitir a la Sra. Mónica para que de la previa autorización de facturar, radicar los
primeros 4 días de cada mes, con fecha del mes actual
(Han estado enviando al correo jpuentesvillamil@gmail.com. (NO SON CUMPLIDOS)

Liberty: Se hacen 1 factura mensuales, Se ingresa ala plataforma,

USUARIO: 19237604 CLAVE: 2020Jpuentes

Chubb seguros: se hace factura mensual, es remitida por la señora Monica, se envía con planilla
detallada, con planilla pila y con certificado de intermediarios de Jorge Puentes con un mes de
vigencia, guardado en Escritorio, auxiliar contable, comisiones, chubb 2017

HDI SEGUROS (GENERALLI): La información la remiten al correo de Don Jorge (Gerencia) y el la

remite al jpuentesvillamil@gmail.com se radica 2 días después.

PROCAM-: Se radican valores fijos cada mes (Preguntar a la señora Mónica).

+/
Adjunto en carpeta digital inducción pantalla de procesos de facturación y mensajería.

PAGO SEGURIDAD SOCIAL:

Se envía física adjunta a la factura y adicional se envían al correo para evitar inconvenientes, la
pila de Allianz se deja en la carpeta compartida para que la señora Mónica la envié.

EGRESOS:
De Enero de 2016 a diciembre de 2016 archivo del baño del tercer piso- todo ingresado al
programa contable en PCGA Y NIIF. Archivo se envió a Madrid

De Enero de 2017 a diciembre de 2017 recepción, todo ingresado al programa contable en PCGA Y
NIIF. Archivo se envio a Madrid.

De Enero de 2018 a Mayo 18 hasta el número 006236 recepciones, se implemento registro en

programa NIIF.

Las AZ de comprobantes de egreso del año 2018 y 2019 se encuentran en el archivo debajo de las
escalares.

AZ planillas de comisiones 2019 se encuentra en el escritorio con planillas pendientes de

ingresarse al sistema.
Az de impuestos se encuentra en el escritorio con sus respectivos impuestos.
AZ de extractos bancarios 2017,2018 y 2019 se encuentran en el escritorio conciliados todos los
bancos a diciembre 31 de 2020.
AZ gastos de representación 2018 y 2019 se encuentran en el archivo debajo de las escalares,
todos los gastos contabilizados a diciembre 31 2019.
AZ recibos de caja 2018 y 2019. se encuentran en el archivo debajo de las escalares, todos los
recibos de caja contabilizados a diciembre 31 2019.
AZ planillas de comisiones La equidad seguros 2017/2018 se encuentra en el archivo debajo de las
escaleras.
AZ planilla de comisiones diferentes aseguradoras 201/2018 se encuentra en el archivo debajo de
las escaleras.
AZ de impuestos del 2010/2017 se encuentra en el archivo debajo de las escaleras.
AZ planillas seguro del estado 2019 se encuentra en el archivo debajo de las escaleras.
AZ Declaracion de renta Jorge Humberto Villamil.

La elaboración de egresos esta a cargo del área de caja sin embargo el área contable es soporte.

Archivo digital en Escritorio-Auxiliar contable- contabilidad-egresos

Manual para la elaboración de comprobantes de egreso digital.

CAUSACIONES:

Se requiere factura cuenta de cobro o documento equivalente, gastos fijos así no se tenga el
documento soporte se deben causar dentro del mes (factura G4S, servicios generales y Honorarios
contables) se remite a caja para el pago oportuno
ARCHIVO DIGITAL PANTALLAS DE PROCESO
Archivo digital en Escritorio-Auxiliar contable- contabilidad-egresos-causaciones

NOTAS CONTABLES:
Se elaboran con base en los soportes entregados por la Señora Monica que corresponden a los
gastos de realizados por caja o por tarjetas debito y crédito.
Se pegan en hojas reciclables y se archivan en A-Z , Gastos de representación de 2016 y 2017 están
el archivo del baño tercer piso, se envio al archivo de Madrid.
Con base en esta información se digita en un archivo Excel que se encuentra
Escritorio-Auxiliar contable- contabilidad-gastos de representación y notas contables
Con base al Excel se hace un resumen para elaborar las notas contables de los gastos de cada mes

ADMINISTRATIVO

PEDIDO DE PAPELERIA

MARIA ADELIA PEDRAZA MOYANO GP SUMINISTROS OMEGA SAS TEL 2436138

CEL 3123271999 gpsuministrosomega@yahoo.com.co>
Se pide cada vez que se requiera por falta de resmas de papel (normalmente cuando
queden solo 3 resmas) todo lo que se pueda pedir debe ser autorizado por la señora
Monica.

NOMINA LIQUIDACION DE CONTRATOS, VACACIONES, PRIMA Y CESANTIAS

Archivos para liquidación de estos conceptos están en Escritorio-Auxiliar contable- administrativo

la nomina se genera quincenal y los demás conceptos cuando son requeridos
PENDIENTES: ingreso a la nomina de Yamisth Alexis Vargas Tique, a partir del 01 de Febrero 2020.

Se le explica a Yamisth como realizar la causación y provisión de nomina el cual esta

pendiente de realizar la de la segunda quincena de Enero 2020. Pendiente por verificar
valores por Don Luis.

Se le explica a Yamisth como realizar las planillas de comisiones que nos genera cada
asegurado.

PAGO SEGURIDAD SOCIAL

SOI: JORGE HUMBERTO PUENTES VILLAMIL COMO INDEPENDIENTE:

CC 19.237.604 CC 51937458 CLAVE: 2020JHPV
CORREO REGISTRADO: JPUENTESVILLAMIL@GMAIL.COM
TELEFONO: 313 396 41 52

SOI: ORGANIZACIÓN JORGE HUMBERTO PUENTES VILLAMIL

NIT 19.237.604 CC 19.237.604 CLAVE: 1923JHPV

PENDIENTES: ingreso de Yasmith Vargas 01 de Febrero 2020 sueldo de $ 900.000 Ingresar a la

aportes a la seguridad social.
Archivos digitales en Escritorio-Auxiliar contable- administrativo

Otras labores
Solicitudes realizadas por la Señora Monica verificar carpeta Varios (existen modelos de varias
actividades) Escritorio-Auxiliar contable- VARIOS
Recepción de documentos: Se reportan en la carpeta amarilla y se entrega a quien corresponda
Sobres de Allianz y dirigidos a los técnicos se revisan para saber su destino, sobres a Don Jorge no
se miran. Correspondencia a Jorge Ignacio García se guarda cuando venga a recogerla no se
registra en carpeta.
Extractos bancarios: se solicitan a Don Jorge y están en recepción

CARPETAS EN EL ARCHIVADOR DEL ESCRITORIO

Carpetas SOI 2012,2013,2014,2015,2016,2017,2018,2019,2020
Manual de Políticas Contables Niif
AZ PLANILLAS FISICAS DE ASEGURADORAS.
Elementos Oficina:

1Un computador con sus respectivos, mouse, teclado, CPU, pantalla

1 Un teléfono Panasonic fijo en buen estado (Dificultad en el ingreso de algunas llamadas)
1 Teléfono Panasonic inalámbrico negro con base en buen estado baterías para cambiar
1 Una impresora HP laserJetP1102w.
1 escritorio doble, 1 silla y un archivador 2do piso en buen estado
1 Calculadora Casio (roja) en buen estado
1 Sello fechador multimensajes (caduco fecha) con almohadilla nueva en buen estado
1 PUC Legis 2012 en buen estado
1 Escritorio superficie en buen estado
1 perforadora dañada y cosedora en buen estado, saca ganchos en buen estado
1 cajita de cuchillas repuesto bisturí
Paquetes de marbetes se pasaron al archivo
6 cajas de ganchos para cosedora
2 Pegastic nuevos
15 Esferos
2 cajas ganchos legajadores
6 Resaltadores, una almohadilla y una caja de esferos 12 nueva nuevos para entregar a quien
solicite
1 botón de pánico G4S
2 bombillos de repuesto lámpara de recepción
1 bolsa de cauchos para archivo.
1 Tijera, 1 correctos, 1 bisturi, 1 tajalapiz, 1 regla

Entrega, Recibe,
________________________ ___________________________
LAURA PATIÑO CORREA YASMITH ALEXIS VARGAS TIQUE
1.026.280.030 1.121.948.658
C.C. Bogotá, D.C. C.C. de Villavicencio