INSTRUCTIVO

RADICACIÓN DE CUENTAS DE COBRO

CONSULTA DE LA FICHA TÉCNICA DE IMPUESTOS Y CONTABILIDAD

I. RADICACIÓN DE CUENTAS DE COBRO

Para garantizar el trámite oportuno de las cuentas de cobro de los contratistas de

prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, el Equipo de Cuentas
por Pagar del Proceso de Gestión de Finanzas Públicas de la Secretaría de
Educación Distrital, presenta el siguiente instructivo para la radicación de las
cuentas de cobro durante la vigencia 2022 y para la consulta de la Ficha Técnica de
Impuestos y Contabilidad, en concordancia con lo establecido en los lineamientos
impartidos por la Oficina de la Contaduría General del Distrito, en la circular No
4131.060.22.2.1020.000546 de fecha 17 de abril de 2020.

1. Para el primer pago y/o primera cuota se requieren los documentos que se
detallan a continuación:

Documento Tipo de archivo

Registro presupuestal del compromiso debidamente firmado. PDF Legible
Complemento al contrato electrónico. PDF Legible
Documento Equivalente a Factura Versión 3. Excel
Factura, en caso que el contratista sea Responsable de IVA. PDF Legible
Ficha Técnica generada desde el aplicativo Gestión de PDF Legible
Contratistas.
Acta de Inicio (Pantallazo del Secop II, donde se visualice la PDF Legible
fecha de inicio y la información general del contrato).
Informe parcial de supervisión contrato de prestación de PDF Legible
servicios profesionales y apoyo a la gestión persona natural,
debidamente diligenciado y firmado por el supervisor.
Copia del documento de identidad por ambos lados. PDF Legible
Registro único tributario actualizado, con fecha de generación PDF Legible
vigente.
Planilla de pago de la seguridad social en salud, pensión y PDF Legible
riesgos laborales.
Certificación de vinculación de trabajadores asociados a la PDF Legible
actividad.
En caso que aplique, certificación de dependientes. PDF Legible
En caso que aplique, certificación del pago de intereses por PDF Legible
crédito hipotecario o leasing habitacional.
En caso que aplique, certificación del pago de medicina PDF Legible
prepagada.
Certificación bancaria actualizada. PDF Legible

Nota: Todos los archivos PDF deben estar desbloqueados.

 2. Estos documentos deben ser numerados y nombrados de la siguiente forma:

1. RPC
2. Contrato Secop II (Complemento al contrato electrónico)
3. DE-4143-XX (Si es responsable de IVA lo nombra como Factura No XXXX)
4. Ficha Técnica
5. Pantallazo del Secop II
6. Supervisión cuota 1
7. Cédula
8. Rut
9. Seguridad social cuota 1
10. Certificación tributaria cuota 1
11. Certificación dependiente
12. Certificación corrección monetaria
13. Certificación medicina prepagada
14. Certificación bancaria

Para cada uno de estos documentos, se debe tener en cuenta lo siguiente:

REGISTRO PRESUPUESTAL DEL COMPROMISO

El RPC debe estar debidamente firmado, incluido el ordenador del gasto. Este
documento lo pueden descargar de la plataforma del Secop II o del aplicativo
Gestión de Contratistas.

COMPLEMENTO AL CONTRATO ELECTRÓNICO

Revisar que los datos del complemento al contrato electrónico, como número del
contrato, nombre del contratista, número de identificación, estén debidamente
diligenciados y correspondan a la información registrada en SECOP II.
DOCUMENTO EQUIVALENTE A LA FACTURA

Diligenciar cuidadosamente el documento equivalente a la factura en la versión 3,

todos los campos se deben diligenciar. Tenga en cuenta que, en cada una de las
casillas se encuentra un comentario que explica claramente la información que se
debe registrar. El numero consecutivo (Casilla 2) es diligenciado por el equipo de
cuentas por pagar.
FICHA TÉCNICA DE IMPUESTOS Y CONTABILIDAD

Para la elaboración de la Ficha Técnica de Impuestos y Contabilidad, los

documentos deben estar cargados previamente en el aplicativo de gestión de
contratistas. Se recuerda que el cargue de los documentos está a cargo del Área de
Contratación, sin estos documentos no es posible la elaboración de Ficha Técnica.

La ficha técnica de impuestos y contabilidad se debe descargar desde el aplicativo

de Gestión Contratistas. (Ver instructivo para consultar y descargar la ficha técnica).

PANTALLAZO DEL SECOP II

El pantallazo del Secop II, lo descargan del aplicativo de gestión de contratistas.

INFORME DE SUPERVISIÓN

El Informe parcial de supervisión contrato de prestación de servicios profesionales

y apoyo a la gestión persona natural, se debe diligenciar en su totalidad y en
aquellos campos que no aplique, registrar N/A.
Tener especial cuidado en los siguientes datos, pues normalmente se cometen
errores:
 En el tipo de informe (marcar parcial o final según el caso).
 Que todos los datos del numeral dos (2) del informe, correspondan al contrato
que usted firmó para esta vigencia.
  La fecha de inicio y terminación que sea igual a la que figura en el pantallazo
del secop II.
 El numeral cuatro (4) del informe, se debe diligenciar con los mismos datos
que aparecen en el complemento al contrato electrónico. El valor inicial se
registra en letras y números.
 La información financiera del contrato debe ser consistente y corresponder a
la ejecución real del contrato.
Información:

Valor Total del Valor Cuota a Valor Acumulado

Saldo por Cancelar
Contrato cancelar Cancelado
$23.000.000 $4.600.000 $0 $18.400.000

 La información de la planilla de pago de los aportes a la seguridad social

debe corresponder a la que están presentando con la cuenta.
 El nombre del supervisor en la parte final, debe ser el mismo que se registra
en la sección dos (2) del informe.
REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO- RUT

En el registro único tributario RUT, debe figurar la información actualizada de correo

electrónico, teléfono, dirección, actividad económica y responsabilidades tributarias.
En el caso que el contratista presente algún cambio en estos datos, debe actualizar
el RUT.

Según la circular No 4131.060.22.2.1020.000004 del 3/01/2022, el RUT aportado

debe ser descargado de la página Web de la DIAN, para que la fecha de generación
esté actualizada, en el momento de la radicación de la cuenta de cobro.

Para descargar el RUT, realice el siguiente procedimiento:

Paso 1: Ingrese a www.dian.gov.co

Paso 2: Hacer clic en usuario registrado

Paso 3: Ingrese A NOMBRE PROPIO, en el campo tipo de documento seleccione

CÉDULA DE CIUDADNÍA, digite su número de documento (C.C) y la contraseña.

Una vez ingrese a Mis Actividades, dar clic en obtener copia del RUT y
automáticamente se genera una copia del RUT en archivo PDF, el cual queda con
la fecha de generación del día que realice la consulta, la cual se puede evidenciar
en la parte inferior izquierda de la primera hoja del documento.
Recuerde que la información suministrada a través del formulario oficial de
inscripción, actualización, suspensión y cancelación del RUT, deberá ser exacta y
veraz, en caso de constatar inexactitud en algunos de los datos suministrados, la
Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-
DIAN, adelantará los procedimientos administrativos sancionatorios o de
suspensión según el caso. Parágrafo del artículo 1.6.1.2.20 del decreto 1625 de
2016.

La planilla de pago de los aportes a la seguridad social, debe ser legible y el Ingreso
Base de Cotización IBC, es el 40% del valor mensualizado del contrato, según el
artículo 3.2.7.1 del decreto 780 de 2015, que al texto dice:
“El Ingreso Base de Cotización (IBC), al Sistema de Seguridad Social Integral del
trabajador independiente con contrato de prestación de servicios personales
relacionados con las funciones de la entidad contratante corresponde mínimo al
cuarenta por ciento (40%) del valor mensualizado de cada contrato, sin incluir el
valor total del Impuesto al Valor Agregado (IVA), cuando a ello haya lugar. En ningún
caso el IBC podrá ser inferior al salario mínimo mensual legal vigente ni superior a
25 veces el salario mínimo mensual legal vigente…”

DOCUMENTOS PARA LA DEPURACIÓN DE LA BASE SUJETA A RETENCIÓN

EN LA FUENTE

En el caso que aplique y para efectos de la depuración de la base sujeta a retención

en la fuente por rentas de trabajo, debe presentar la certificación tributaria, la
certificación de dependientes, la certificación de corrección monetaria y la
certificación de medicina prepagada. Para el caso de la certificación tributaria y de
dependientes económicos es necesario que utilicen los formatos establecidos para
tal fin.

CERTIFICACIÓN CUENTA BANCARIA

Si el contratista realiza cambio de cuenta bancaria, debe reportar la novedad a

través del correo electrónico pagos.educación@cali.edu.co, para lo cual deben
adjuntar la certificación bancaria vigente, copia del Registro Único Tributario- RUT,
copia del documento de identidad y del Registro Presupuestal del
Compromiso-RPC.

Para los contratistas nuevos, aplica el mismo procedimiento.

3. Los documentos del punto dos se deben guardar en una carpeta con el
nombre completo del contratista y el número de la cuota y comprimirla en
formato ZIP.

Para radicar la cuenta de cobro, enviar la carpeta comprimida al correo

pagos.educación@cali.edu.co y en el asunto registrar el nombre del contratista y el
número de cuota, así: DIANA CAROLINA LÓPEZ GÓMEZ CUOTA No 1.
 4. Para la segunda cuota y subsiguientes, se debe cumplir con el procedimiento
anterior y los documentos que se deben presentar, son los siguientes:

Documento Tipo de archivo

Registro presupuestal del compromiso debidamente firmado. PDF Legible
Documento Equivalente a Factura Versión 3. Excel
Informe parcial de supervisión contrato de prestación de PDF Legible
servicios profesionales y apoyo a la gestión persona natural,
debidamente diligenciado y firmado por el supervisor.
Planilla de pago de la seguridad social en salud, pensión y PDF Legible
riesgos laborales.
Certificación de vinculación de trabajadores asociados a la PDF Legible
actividad.
En caso que aplique, certificación de dependientes. PDF Legible
En caso que aplique, certificación del pago de intereses por PDF Legible
crédito hipotecario o leasing habitacional.
En caso que aplique, certificación del pago de medicina PDF Legible
prepagada.

Elaboró: Equipo de Cuentas por pagar. 28/01/2022

 II. INSTRUCTIVO PARA CONSULTA Y DESCARGA DE LA FICHA
TÉCNICA DE IMPUESTOS Y CONTABILIDAD
APLICATIVO GESTIÓN DE CONTRATISTAS

Ingrese al siguiente link:

https://aplicaciones.cali.gov.co/gestionContractual/login.php

Paso 1:

Después de acceder al link, encontrará una ventana de ingreso al aplicativo, en la

cual para ingresar deberá colocar su número de cédula sin puntos en la casilla de
usuario y su contraseña, para iniciar sesión

Paso 2:

Al ingresar, encontrará las siguientes opciones:

Paso 3

Luego dar Clic en mis contratos y escoger el periodo de contratación 2022 (ENERO
01-JUNIO 30)

Paso 4

Al seleccionar el período se despliega un listado de documentos, donde encontrará

la FICHA TÉCNICA. También encontrará el clausulado, pantallazo del secop II y
RPC, documentos necesarios para la presentación de la cuenta.

Paso 5

Para descargar la FICHA TECNICA, debe dar clic sobre el documento para
visualizarlo y descargar con un clic en la flecha de descarga.
Paso 6

Cuando se descarga, habilita la opción de guardar, para su posterior consulta.

Usted lo guarda en la ubicación que desee.

Para salir, cierre sesión en la parte superior derecha.

Elaboró: Equipo de Cuentas por pagar. 28/01/2022