Se describe a continuación el procedimiento a seguir para la asignación y entrega a

usuario final de EQUIPO DE CÓMPUTO necesario para el desempeño de sus funciones.

Por EQUIPO DE CÓMPUTO se entiende cualquier tipo de equipo que la Dirección de

Tecnología de Información sea responsable de proveer:
- Laptop
- PC de escritorio
- Tablet
- Pantalla
- Mini PC
- Equipo de comunicaciones (switch, firewall, access point, etc.)

NOTAS IMPORTANTES:

a. A este procedimiento le debe preceder, obligatoriamente, la apertura de un SAE

con la solicitud del equipo.
b. En el SAE debe incluirse un renglón por cada equipo solicitado, especificando en
cada caso el nombre completo y puesto del colaborador al que será asignado, así
como la justificación para la solicitud.
c. El SAE debe ser abierto por Gerente Administrativo de agencia o Gerente de Área
de Corporativo. De esta manera él mismo podrá terminar el flujo del SAE, una vez
que confirme que concluyó el proceso de asignación de equipo.

I. Asignación de equipo de cómputo para cubrir una nueva posición o

necesidad en la organización.

CONSIDERACIONES:
- En caso de que ya se cuente con el Documento de Embarque (Packing List) por la recepción
del equipo por parte del Gerente Administrativo de Agencia o Gerente de Área en
Corporativo, se seguirá el procedimiento a continuación a partir del paso 5.

- Caso contrario, se deberá seguir el procedimiento desde el paso 1.

1. El Ingeniero de TI en Agencia elabora el Documento de Embarque (Packing List)

relacionando uno a uno los equipos a entregar incluyendo:
• Cantidad.
• Descripción del equipo.
• Número de serie.
• Usuario asignado.
• Número de inventario.
 • Número o números de SAE por medio del los cuales fue autorizada
la adquisición y envío del equipo de cómputo.
2. El Ingeniero de TI en Agencia entrega los equipos a Gerente General de Agencia o
Gerente de Área de Corporativo junto con el Packing List previamente llenado.
3. Gerente General de Agencia o Gerente de Área de Corporativo, recibe los equipos,
valida que estén completos, verifica que correspondan los números de serie con los
del Documento de Embarque de equipo (Packing List), lo firma y sella de recibido.
4. Gerente General de Agencia o Gerente de Área de Corporativo escanea Packing List
firmado y lo envía por correo a la siguiente cuenta: embarquesTI@surman.com.
5. Ingeniero de TI en Agencia hace el llenado del formato editable de Carta Responsiva
de cada equipo, imprime las mismas y las entrega al Gerente Administrativo de
Agencia o Gerente de Área de Corporativo.
6. Gerente Administrativo de Agencia o Gerente de Área de Corporativo coordina la
entrega del equipo al usuario final por parte del Jefe/Gerente de Capital Humano
en Agencia o Corporativo en conjunto con el Ingeniero de TI en Agencia.
7. El Jefe/Gerente de Capital Humano en Agencia o Corporativo entrega el equipo al
usuario asignado, le da a firmar la Carta Responsiva, escanea la misma una vez
firmada y la envía por correo a: responsivasti@surman.com.
• Se requiere nombre, puesto y firma de quien entrega el equipo y
de un testigo.
• La original la conserva el Jefe/Gerente de Capital Humano en
Agencia o Corporativo.
• El equipo no será entregado si no es firmada la Carta Responsiva
por el usuario final.
8. La Administradora de Recursos de TI conserva PDF de la Carta Responsiva firmada
y hace la carga en SIT una vez que se libere el acceso al sistema.