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1 UNIVERSIDAD GALILEO CEI ROOSEVELTH Curso: Implementacion y Evaluacin Administrativa I Tutor: Licda.

Amarilis Paniagua Fecha de entrega: 4-5-2013 Sbado 11:00 hrs.

TAREA # 2

Alumno: Juan Eduardo Dardn Matute Carn: 11143017 Saln # 18.

Artculo I. TAREA # 2 Planteamiento del caso: Del anlisis efectuado sobre las razones que dan origen dan origen a la decisin de ejecutar un proyecto y llevarlo a su implementacin. La fbrica de Muebles El Sper Mueble de Oficina, ha considerado que es necesario realizar la implementacin del Sistema de Control de Ingreso y Egreso de Personal, que traer beneficios en un mejor control, comunicacin y competitividad, razn por la cual se debe realizar la programacin del proyecto (Calendario del proyecto). Para lo cual se solicita realizar los pasos siguientes: (5 pts.) 1 1. Crear el EDT. 2 2. Identificar actividades necesarias (identifique como mximo 12 actividades) 3 3. Definir actividades 4 4. Secuenciar actividades (definir secuencia lgica) 5 5. Desarrollo del calendario de trabajo (elabore un diagrama de GANTT) 1) EL EDT (Estructura de Desglose de Trabajo). El EDT es un proceso para definir los principales productos entregables del proyecto. Consiste en dividir el proyecto en partes ms pequeas lo que lo hace ms manejable. Cotizacin de equipo Eleccin de equipo y proceso administrativo de compra Instalacin de equipo y software Capacitacin del personal sobre uso Puesta en funcionamiento del equipo y software Evaluacin del equipo y software 2) Identificar actividades necesarias: Cotizar el equipo de reloj biomtrico y software (mnimo 3 cotizaciones) Someter a eleccin las cotizaciones. Escoger la opcin ms adecuada Efectuar procedimiento de orden de compra del equipo Obtener autorizacin de la gerencia financiera Emitir cheque por precio de compra del equipo Efectuar la compra del equipo

3 Proceder a la instalacin de las terminales receptoras (fingerprint terminals). Proceder a la instalacin del cableado de red de transmisin de datos a servidor. Instalar software en la PC que controla el servidor. Hacer pruebas para calibrar equipo Ingresar los datos del personal a la base de datos que alimenta al software Realizar toma de huellas dactilares del personal Capacitar al personal de supervisin / fiscalizacin sobre el uso del equipo y las modalidades del software Dar instrucciones al personal sobre como deben de colocar su huella dactilar en el reloj para que la misma quede bien registrada. Iniciar uso del sistema Evaluacin de operacin del sistema

3 Y 4 ) Definir actividades y Secuencias Actividades: Cotizar el equipo de reloj biomtrico y software (mnimo 3 cotizaciones) i. El Departamento de recursos humanos proceder a requerir al Departamento de compras y adquisiciones para que cotice el equipo y software en empresas que comercialicen este tipo de equiposii. Se necesitar un mnimo de 3 cotizaciones, las cuales debern contener las especificaciones tcnicas del equipo y del software, as como los requerimientos mnimos que debe tener el equipo de computo en donde se instalar el software. iii. Cada cotizacin deber tener expresado el precio en Quetzales, con IVA incluido. iv. Las empresas en las que se cotice deben ser empresas especializadas en el rea. Someter a eleccin las cotizaciones. i. Las 3 cotizaciones con el menor precio, sern remitidas al Departamento de Compras y Adquisiciones, para su posterior evaluacin y anlisis. Junto con cualquier documentacin de carcter tcnico que se considere importante. Escoger la opcin ms adecuada i. El Departamento de Compras y Contrataciones, evaluar y tomar en consideracin aspectos tcnicos, costo, garantas, marca y servicio de soporte tcnico para elegir la mejor opcin entre las propuestas presentadas.

4 Efectuar procedimiento de orden de compra del equipo i. Una vez escogido el equipo que reuna las caractersticas antes mencionadas, el Departamento de Compras y Contrataciones, proceder a emitir la orden de compra respectiva, para su aprobacin por parte de la Gerencia Financiera. Obtener autorizacin de la gerencia financiera i. La Gerencia Financiera evaluar la orden de compra emitida por el Departamento de compras y adquisiciones y si la misma cumple con los requisitos del procedimiento de compra de equipo nuevo o de proyectos, se autorizar la compra. Emitir cheque por precio de compra del equipo i. La Gerencia Financiera emitir el cheque respectivo por el valor del equipo que fue elegido. ii. Dicho cheque ser emitido a nombre de la empresa vendedora. No se podrn emitir cheques al portador o a nombre diferente al de la empresa vendedora. Efectuar la compra del equipo i. El Departamento de Compras y Adquisiciones, proceder a la compra del equipo. Proceder a la instalacin de las terminales receptoras (fingerprint terminals). i. Se proceder a la instalaciones de las terminales receptoras, que consisten en scaners digitales en las cuales los empleados tendrn que colocar uno de sus dedos para que el equipo los identifique por medio de sus huellas dactilares y asi poder registrar la hora de entrada, la hora de salida para almorzar, la hora de ingreso del almuerzo y la hora de salida de labores. ii. Se instalar una terminal en la entrada de cada departamento, para que as los empleados de cada departamento puedan realizar este proceso de manera ms rapida, agil y eficiente. Proceder a la instalacin del cableado de red de transmisin de datos a servidor. i. Debido a que la empresa contar con varias terminales receptoras, las cuales sern colocadas en la entrada de cada uno de los departamentos, se har necesario instalar cableado estructural de red, para poder enviar la informacin recabada en cada terminal a un servidor central que a su vez enviar la informacin al computador en donde se instalar el software controlador del equipo. Instalar software en la PC que controla el servidor.

5 i. El software del reloj biomtrico, se instalar en un computador central, el cual har el papel de servidor. ii. A traves de este computador se llevarn a cabo los controles respectivos de los marcaques de los relojes o terminales receptoras. Hacer pruebas para calibrar equipo i. Para comprobar el funcionamiento del equipo, el personal del Departamento de Recursos Humanos que sea designado para tal efecto, se encargar de realizar las pruebas correspondiente en el equipo, el software y las terminales receptoras. Ingresar los datos del personal a la base de datos que alimenta al software i. Se crearn codigos para cada uno de los empleados, adems se ingresar la informacin de cada uno de los empleados a la base de datos del sistema, datos tales como # de empleado o cdigo, nombre completo, sexo, puesto, departamento al que pertenece, horario que tiene asignado (el sistema permite crear hasta 10 horarios), nombre del jefe inmediato o de la persona a quien le reporta, fecha de ingreso a la empresa, etc. ii. Se recomienda que estos cdigos sean creados conforme a ciertos criterios tales como antigedad, departamento o rea a la que pertenecen, niveles de jerarquia, etc. Realizar toma de huellas dactilares del personal i. Una vez creados los registros del personal, con la informacin arriba descrita, se proceder a realizar la toma de huellas dactilares del personal. ii. Se realizarn conforme los cdigos asignados. iii. Se deber registrar 3 veces, las huellas de los dedos ndices de ambas manos. iv. Luego se deber confirmar que el registro haya quedado registrado de forma satisfactoria. Capacitar al personal de supervisin / fiscalizacin sobre el uso del equipo y las modalidades del software i. El personal del Departamento de recursos humanos que sea designado para realizar la labor de controlar y fiscalizar los registros recabados en el sistema, deber recibir la adecuada capacitacin respecto a las funciones y modalidades del sistema. ii. Para lo cual es recomendable crear un manual de instrucciones de uso del software y del equipo biomtrico.

6 Dar instrucciones al personal sobre como deben de colocar su huella dactilar en el reloj para que la misma quede bien registrada. i. De igual forma, el Departamento de recursos humanos deber de informar a todos los empleados, respecto a las instrucciones bsicas de uso de las terminales receptoras, en especial la forma en que debern de colocar su dedo para que el registro de su huella dactilar sea escaneado de la forma adecuada y que el registro sea valido. Iniciar uso del sistema i. Terminadas las fases anteriores, Departamento de recursos humanos proceder a dar por iniciado el uso generalizado del sistema de reloj biomtrico. Informando a todo el personal sobre la obligatoriedad de registrar sus entradas y salidas. Evaluacin de operacin del sistema i. Una vez iniciado el uso generalizado del sistema, el Departamento de Recursos Humanos con el apoyo del Departamento de Informtica proceder a realizar evaluaciones peridicas sobre el buen funcionamiento del equipo, del software y sus multiples funciones, asimismo evaluar los resultados del sistema en cuanto a la impresin de reportes varios de los registros, tales como Horas extras, tiempos de almuerzo, entradas tarde, inasistencias, salidas temprano, etc.

5) Desarrollo del calendario de trabajo ACTIVIDAD Cotizar el equipo de reloj biomtrico y software Someter a eleccin las cotizaciones.
Escoger la adecuada opcin ms

SEMANAS

RESPONSABLE Departamento de recursos humanos Depto. Compras adquisiciones Depto. compras adquisiciones Depto. compras adquisiciones Gerencia Financiera y y y

Efectuar procedimiento de orden de compra del equipo

Obtener autorizacin de la gerencia financiera Emitir cheque por precio de compra del equipo Efectuar la compra del equipo

Gerencia Financiera

Depto. compras adquisiciones

Proceder a la instalacin de las terminales receptoras (fingerprint terminals).

Empresa contratada / Vendedor. Empresa contratada / Vendedor.

Proceder a la instalacin del cableado de red de transmisin de datos a servidor.


Instalar software en la PC que controla el servidor

Empresa contratada / Vendedor / Depto. de Informtica Empresa contratada / Vendedor / Depto. de recursos humanos

Hacer pruebas calibrar equipo

para

8
Ingresar los datos del personal a la base de datos que alimenta al software

Depto. de humanos Depto. de humanos

recursos

Realizar toma de huellas dactilares del personal Capacitar al personal de supervisin / fiscalizacin sobre el uso del equipo y las modalidades del software
Dar instrucciones al personal sobre como deben de colocar su huella dactilar en el reloj para que la misma quede bien registrada.

recursos

Depto. de recursos humanos / Empresa


contratada / Vendedor.

Depto. humanos

de

recursos

Iniciar uso del sistema


Evaluacin de del sistema operacin

Depto. humanos

de

recursos

Depto. de recursos humanos / Depto. de Informtica