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PROCEDIMIENTO DE LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO

1. Programación de Inventario

La Gerencia de Administración y Finanzas dispondrá la oportunidad en que deba realizarse el


Inventario de los equipos de cómputo, que de preferencia se debe realizar a partir de la
primera semana de julio

2. Preparación del inventario

Se dispondrá del formato de Inventario de Equipo de cómputo, en el cual se consignará los


datos específicos de cada equipo de cómputo, a cada equipo se le asignará un número el cual
lo identificará dentro de los equipos de la empresa, se dispondrá de un solo técnico que
dispondrá de una (1) hora para realizar el levantamiento del inventario de cada equipo de
cómputo.

3. Ejecución del inventario

En el día señalado de acuerdo al cronograma de actividades, el técnico visitará cada puesto de


trabajo donde se encuentren los equipos de cómputo, el usuario deberá detener sus labores
durante una hora, tiempo estimado para el levantamiento y la consignación del inventario.

Una vez terminado el levantamiento de la información de los equipos de cómputo, este se


debe ser identificado con un rotulo adhesivo que contiene el número consecutivo, la fecha del
inventario y nombre del usuario actual.

De igual manera se hará apertura a la hoja de vida del equipo de cómputo correspondiente, se
consignará la información relevante del equipo y se hará entrega oficial del equipo al usuario
correspondiente, con firma y fecha de entrega.

4. Resultados y consolidación del inventario.

Una vez finalizado el proceso de inventario de equipos de cómputo, se procede a consolidar la


información en una base de datos generalizada, donde quede digitado y digitalizado el los
datos de cada uno de los equipos, de igual manera se procede a abrir la hoja de vida de cada
uno de los equipos de cómputo y se da inicio al proceso de soporte técnico y al proceso de
mantenimiento preventivo, de acuerdo al cronogramas de actividades.
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE INCIDENCIAS.

Registro de incidencia

Procedimiento para el seguimiento de casos o problemas de los usuarios con los equipos de
cómputo, asegurando la prestación del servicio de manera oportuna, clara y efectiva, a su vez,
asegurando el correcto funcionamiento del equipo y minimizando el tiempo de interrupción
del proceso o de la labor

1. Recibir el caso

El técnico de primer nivel o el agente a cargo, se dispone de recibir el caso a través de los
siguientes medios

- Línea telefónica.
- Correo Electrónico

2. Identificar el Caso

Evaluar el caso reportado para determinar si corresponde a un incidente, requerimiento o


problema.

3. Categorizar el Caso

Realizar la asignación de una categoría de acuerdo con el servicio solicitado. (Alto, Medio y
Bajo), y asignar al técnico correspondiente.

4. Resolución del caso

Para comenzar la atención, se establece si corresponde a una incidencia o requerimiento. Si es


un incidente se generan acciones para establecer el diagnóstico y restaurar el servicio. Si es
una requerimiento de competencia de la mesa de servicio se da respuesta a lo solicitado; de lo
contrario se escala a la dependencia que corresponda.

En los casos en los que se requiera, se deben identificar las causas, analizar la situación
presentada y registrar las acciones para su solución; el registro y la cantidad de acciones a
realizar dependerán de la misma atención. Esto puede implicar coordinación con terceros, o
nueva reasignación

5. Cierre del Caso

Se registra solución o respuesta y se genera notificación al usuario a través del correo


electrónico invitándolo a realizar la calificación del servicio recibido en los casos que aplica. El
usuario valida la solución o respuesta recibida.

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