Medidas preventivas y de mitigación para contener el COVID19

Firma Electrónica de Permisos de Trabajo y Certificados de Apoyo en las

instalaciones propias y operadas por la Vicepresidencia de Operaciones y
Logística de Transporte

Firma Electrónica de permisos de Trabajo y Certificados de Apoyo

Con el propósito de reducir el contacto con la documentación o papelería y mitigar la exposición al
contagio por COVID-19 en las áreas operativas, en la Vicepresidencia de Operaciones y Logística
de Transporte implementaremos la firma electrónica de emisores en permisos de trabajo y
certificados de apoyo para la autorización de trabajos en frío, caliente y eléctrico, durante el tiempo
que dure la emergencia sanitaria.

Sí usted es emisor de permiso de trabajo, recibirá un correo donde confirmaran el acceso a la firma
electrónica con las respectivas indicaciones de uso e instructivos para la activación.

FIRMA ELECTRÓNICA Y EMISIÓN DE PERMISOS DE TRABAJO

Una vez realizada la activación de la firma digital deberá garantizar que se cumplan las siguientes
premisas antes de emitir el permiso de trabajo:

 El ejecutor deberá cumplir con el procedimiento para la planeación semanal de actividades

SLI-P-010, versión 1 o aquella que la modifique o derogue, en la cual debe Inscribir y
presentar a la Autoridad de Área los procedimientos y análisis de riesgos de los trabajos a
ejecutar, dependiendo del tipo de autorización de trabajo (Minuta, procedimiento y permiso
unificado), una semana antes de iniciar los trabajos.

 La Autoridad de Área realizará la Reunión de Programación Semanal de manera virtual,

espacio en el cual se revisan en medio digital los procedimientos los cuales serán aprobados
a través del formato SLI-F-074 “Check List aprobación de procedimientos MCT V1”, además
de realizar la revisión de protocolos, análisis de riesgos y demás documentación necesaria
para inscribir y luego emitir el permiso o autorización del trabajo. Cumpliendo con lo
establecido en el GHS-M-004 Manual Control de Trabajo, GHS-I-014 Análisis de Riesgos.

 Una vez se encuentren aprobadas las actividades se deberán incluir en el formato SLI-F-075,
de Planeación y Programación de Trabajos, el cual será enviado a los interesados (emisor y
ejecutor) por parte de la Autoridad de Área, como soporte para emitir el permiso de trabajo.

 El ejecutor deberá enviar al buzón funcional de permisos de trabajo de cada instalación el

permiso de trabajo escaneado con la firma del ejecutor avalado con las formaciones de
Control de Trabajo y Análisis de Riesgos, así como los certificados de apoyo, procedimientos,
análisis de riesgos y demás documentación requerida para aprobar el permiso.
  El Emisor, una vez recibida la documentación en el buzón funcional, procederá a verificar el
correcto diligenciamiento del permiso de trabajo, así como la completitud de la información
para proceder a firmar de manera electrónica el permiso de trabajo, el cual será remitido
desde el buzón funcional de cada instalación.

 El emisor deberá garantizar una correcta codificación del archivo a enviar colocando como
nombre, la fecha y el número del permiso (ej: 2020/05/06-032263), el cual se deberá
consolidar en el repositorio de Sharepoint de la Vicepresidencia de Operaciones y Logística
de Transporte, en la carpeta de la instalación correspondiente. De Igual manera el ejecutor
deberá contar en campo con una copia del permiso aprobado, así como de la documentación
anexa al mismo.

 La autorización la otorga el emisor para que un trabajador o grupo de trabajadores liderados

por el ejecutor realicen una actividad específica, con un alcance limitado, en un equipo o
sistema definido, en una fecha y horario establecido, y bajo unas condiciones previamente
acordadas; esta autorización permite que tanto el ejecutor como el emisor verifican que los
métodos y el sitio para realizar el trabajo ofrecen condiciones seguras y cumpliendo con lo
establecido en el GHS-M-004 Manual Control de Trabajo.

Nota: Este mecanismo será empleado para la emisión, revalidación y cierre del permiso de
trabajo unificado y autorización de trabajos por procedimiento y para los casos especiales
definidos en el memorando de Manual de control de trabajo definido por cada una de las
Gerencias Operativas.

En el caso en que no se cuente con la información completa para autorizar el permiso de

trabajo, el emisor deberá remitir, vía correo electrónico, al ejecutor indicando claramente
las inconsistencias presentadas para su corrección.

 El repositorio de los permisos de trabajo se realizará mediante el cargue de permisos, una

vez firmados, en el sitio de Sharepoint, https://ecopetrol.sharepoint.com/sites/VOL/HSE , en
el cual encontrará la carpeta Permisos de Trabajo, y a su vez la relación de las instalaciones
en donde deberá cargar el permiso de acuerdo al área correspondiente, con el propósito de
llevar la trazabilidad de los mismos.

 Se mantienen los controles para las actividades a autorizar por libro de minuta la divulgación
de los riesgos se deberá ejecutar de acuerdo a lo establecido en el protocolo Control
Operativo en las instalaciones propias y operadas por la Vicepresidencia de Operaciones y
Logística de Transporte

Recomendaciones Generales

 Mantener la disciplina en el cumplimiento de las prácticas definidas en la operación

estructurada:
 Entrega y recibo de turno - Reporte
 Rondas estructuradas
 Gestion de guías de control y ventanas operativas
 Cuidado básico de equipos
 Análisis operacional

 El Operador de campo debe seguir realizando las rondas estructuradas e inspecciones

visuales, manteniendo la distancia social (2 metros). En caso de requerir detener la actividad
o asegurar controles de los trabajos, estos deberán ser comunicados de forma inmediata a
través de radio, avantel u otro mecanismo de comunicación definido entre las partes,
disminuyendo el contacto social. Si existen hallazgos tales como condiciones inseguras o
 actos inseguros que se identifiquen durante el recorrido, se debe reportar la novedad a través
de Salesforce y realizar la respectiva realimentación del aseguramiento manteniendo la
distancia social (2 metros).

 Mantener la Disciplina en la aplicación de la lista de verificación de Manual de Control de

Trabajo.

 El ejecutor debe desarrollar la charla diaria y la divulgación del Análisis de Riesgos y

Procedimiento (s), asegurando el distanciamiento social (2m) y en un espacio al aire libre.

 El ejecutor debe realizar el suministro permanente de los elementos de protección de

bioseguridad, acorde con lo establecido en el Análisis de Riesgos (Sección B) y debe asegurar
el correcto uso por parte de los trabajadores en los frentes de trabajo.

 El supervisor y profesional HSE ejecutor debe realizar diariamente la verificación y validación

de la implementación de los controles definidos en el Análisis de Riesgos (sección B) para la
prevención y mitigación del COVID-19.

 Asegurar la implementación y registro de los controles para el ingreso a planta según

protocolo definido el pasado 24 de marzo de 2020, formulario de Auto-reporte COVID-19.

 Cuidar y mantener los elementos de protección personal, limpiarlos y desinfectarlos

frecuentemente siguiendo las recomendaciones del fabricante. Recordar que son de uso
personal.

 Cumplir con los controles de seguridad vial establecidos por la empresa. Evitar al máximo
las movilizaciones innecesarias.

 Implementar las medidas de desplazamiento y control de acuerdo a lo previsto en el Análisis

de Riesgos COVID -19 en su ultima versión.

Invitamos a todos a cuidar su vida y la de sus familiares, la de los

compañeros de trabajo, amigos y a toda la comunidad en general,
acogiendo con absoluta disciplina todas las medidas de salud y de la
Cuarentena decretada por el Gobierno Nacional