14 DE FEBRERO DE 2023

PROCEDIMIENTO DE ETIQUETADO
GERENCIA DE OPERACIONES DE T.I.

MARGARITA GONZÁLEZ Y GUILLERMO RODARTE

GERENCIA CORPORATIVA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
 Objetivo del documento:

Establecer los lineamientos que deberán seguirse para el correcto etiquetado físico del
equipamiento de TI dentro de las agencias y corporativo del grupo. Así mismo proporcionar
a nuestros colaboradores una guía práctica y sencilla para la realización de esta actividad.

Alcance:

Este procedimiento aplicará, en una primera fase, al siguiente equipamiento de Tecnologías

de la Información que existe en las agencias del grupo:

- Equipos de cómputo ya sea laptop o equipo de escritorio.

- Equipos toughbook.
- Monitores.
- Pantallas.
- Proyectores portátiles.
- Equipamiento que soporte la infraestructura de T.I. de manera local, siendo el caso
de los equipos switch, firewall (Fortinet), access point y equipos UPS que soporten
el equipamiento antes descrito.

Los equipos UPS personales asignados a usuarios específicos, así como los equipos de
proyección en las agencias quedarán fuera de esta primera etapa, sin embargo, es
importante tener identificados los equipos y usuarios que los tienen asignados para tener el
control de inventario local y su posterior etiquetado.

Consideraciones importantes:

1- No deberán existir usuarios con más de 1 equipo de cómputo asignado, esta

situación se deberá corregir antes de realizar el etiquetado.
2- Se deberá utilizar una etiqueta por cada equipo.
3- Deberá haber una carta responsiva por cada equipo etiquetado.
4- Todos los equipos a etiquetar deben estar registrados dentro del Sistema de Control
de Inventario (SIT) dentro de la plataforma web del grupo (SURMAN WEB).
5- Las pantallas en agencia deben estar asignadas al Gerente de la agencia.
6- El equipo de infraestructura de T.I. deberá asignarse al Gerente de Operaciones de
Tecnología de la Información (Joel Gerardo Galván Rodríguez).
7- Hacer el retiro y concentración del equipamiento fuera de uso en un área segura y
con acceso controlado solo para personal de T.I, previo al envío hacia Corporativo.
De igual forma, llevar un registro de este equipamiento y notificarlo al Administrador
de Recursos Informáticos (Lic. Margarita González) para la gestión correspondiente.
8- Conservar un archivo digital del inventario local que sirva como consulta rápida y
mantenerlo actualizado con cada cambio en el mismo.

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 1

 Procedimiento de etiquetado

Pegado de la etiqueta

Previo al pegado de la etiqueta, se deberá limpiar la superficie del equipo con alcohol
isopropílico o algún agente limpiador apto para equipo de cómputo. La etiqueta deberá
adherirse al equipo en la cubierta superior, en el área inferior izquierda:

Maneje las etiquetas por la orilla. Al quitar el papel encerado nunca toque con sus
dedos el adhesivo, coloque la etiqueta en el activo inmediatamente.

Presione firmemente la etiqueta con un trapo o rodillo, con el objeto de expulsar el

exceso de aire. Por ningún motivo trate de probar la adherencia de la etiqueta.

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 3

 En superficies curvas, presione firmemente la etiqueta con el trapo, del centro hacia los
extremos de la misma.

Al concluir el pegado de etiqueta y entrega de equipo al usuario asignado, se deberá

generar la responsiva correspondiente y cotejar la información que esta registrada en
el SIT con el equipo físico.

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 1

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 1
 Asignación de nuevo equipo de cómputo

a) Equipo enviado desde Corporativo.

Todo equipo de cómputo adquirido para renovación o actualización tecnológica, será

concentrado en las oficinas de Corporativo en la ciudad de Torreón, Coahuila.

1. El ingeniero de sitio levanta un SAE para solicitar un nuevo equipo. Se deberá

proporcionar en el SAE la siguiente información.
• Nombre del usurario, agencia donde se enviará él equipo, área, puesto
del usuario.
2. El Administrador de Recursos Informáticos recibe el SAE y procede a preparar
el equipo de cómputo para su envío. Esta actividad contempla:
• Etiquetado del equipo.
• Registro en el SIT los datos del equipo nuevo (nombre del usuario,
puesto, agencia, razón social, datos del equipo, precio.)
• Impresión de carta responsiva en un tanto para firma del usuario.
3. Una vez preparado el equipo se procede al envió a la agencia destino y se
proporcionan al ingeniero en sitio los datos de rastreo.
4. Es responsabilidad del ingeniero el dar seguimiento a la entrega. Una vez
recibido el equipo se deberá notificar al Administrador de Recursos Informáticos
el arribo.
5. El ingeniero deberá validar en el SIT los datos correspondientes del equipo y
en caso de ser necesario actualizar el SIT.
6. El ingeniero en sitio procederá a adecuar el equipo con los aplicativos
correspondientes a las funciones del usuario.
7. El ingeniero en sitio hará entrega del equipo al usuario y la carta responsiva
correspondiente para firma. Se deberá recabar y cargar evidencia fotográfica
del equipo que se entrega al usuario:

a) Imagen de la cubierta superior con etiqueta colocada.

b) Imagen lateral derecha.
c) Imagen lateral izquierda.
d) Imagen de la cubierta inferior.
e) Imagen frontal con cubierta superior levantada.
f) Imagen de periféricos y/o accesorios que se entreguen al usuario.
g) Cualquier otra evidencia fotográfica que considere sustancial.

8. El ingeniero en sitio deberá enviar la carta responsiva original firmada al

Administrador de Recursos Informáticos con sede en Corporativo, ubicado en:

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 • Blvd. Independencia #306 Col. Centro, C.P. 27000, Torreón, Coahuila.

b) Equipo actualmente en agencia.

Carga de información en aplicación móvil

Desde Corporativo se hará llegar a cada agencia la cantidad de etiquetas necesarias

para cubrir la totalidad del equipamiento en sitio, tomando como base instalada la
información existente en el SIT.

A través de la aplicación Surman Mobile

• Descarga Android
• Descarga IOS

1. Al iniciar la aplicación se mostrará la siguiente pantalla, donde se deberá de

ingresar con las credenciales de Surman web.

2. Dentro del aplicativo seleccionaremos la opción del SIT.

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 3. Posterior se selecciona la opción Asignación.

4. Ingresar el número de serie del equipo.

5. Se mostrarán los datos del equipo y damo clic en asignar folio.

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 4

6. Damos clic en el código QR para escanear y asignar el folio de la etiqueta.

7. Ya escaneado el folio damos clic en actualizar.
8. Para validar la correcta asignación del folio, regresamos al menú principal de la
aplicación, damos clic en SIT y en la opción consultar, escaneamos la etiqueta
y validamos la información mostrada.

Solicitar al usuario que valide y firme de conformidad la responsiva correspondiente al

equipo, accesorios y/o periféricos que está recibiendo.

NOTA: esta nueva responsiva invalida cualquier responsiva anterior firmada por el
usuario. El documento anterior se deberá entregar al usuario y el nuevo documento se
deberá conservar en formato físico y digital.

Reasignación de equipo de cómputo

En el caso donde un usuario causa separación del Grupo y su reemplazo ingrese en un

lapso no superior a 3 días, personal de T.I. local deberá mantener en resguardo el equipo
de cómputo, accesorios y/o periféricos del usuario que causa baja, para hacer entrega al
nuevo usuario. Para el caso donde la vacante no ha sido ocupada aún o tomará un tiempo
superior al indicado, el equipo deberá ser enviado a Corporativo (véase apartado Baja de
inventario del equipo de cómputo)

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN 1

 1. El ingeniero en sitio actualiza el SIT con los datos del nuevo usuario que se le
asignara equipo de cómputo.
2. Al momento de la actualización de los datos se imprimirá la carta responsiva directo
del SIT.
3. Entrega el equipo, con carta responsiva para firma del usuario.
4. Se deberá cargar evidencia fotográfica del equipo que se entrega al usuario:

a) Imagen de la cubierta superior con etiqueta colocada.

b) Imagen lateral derecha.
c) Imagen lateral izquierda.
d) Imagen de la cubierta inferior.
e) Imagen frontal con cubierta superior levantada.
f) Imagen de periféricos y/o accesorios que se entreguen al usuario.
g) Cualquier otra evidencia fotográfica que considere sustancial.

5. El ingeniero en sitio cargará la carta responsiva al portal SIT y hará el envío el

documento original firmado al Administrador de Recursos Informáticos que ubicado
en Corporativo. Da aviso vía correo del envío anexando el número de rastreo.

NOTA: El tiempo de envío de responsiva original, no deberá de ser mayor a 2 días

naturales.

Carga de información en aplicación móvil

Desde Corporativo se hará llegar a cada agencia la cantidad de etiquetas necesarias

para cubrir la totalidad del equipamiento en sitio, tomando como base instalada la
información existente en el SIT.

A través de la aplicación Surman Mobile

• Descarga Android
• Descarga IOS

Solicitar al usuario que valide y firme de conformidad la responsiva correspondiente al

equipo, accesorios y/o periféricos que está recibiendo. NOTA IMPORTANTE, esta
nueva responsiva invalida cualquier responsiva anterior firmada por el usuario. El
documento anterior se deberá entregar al usuario y el nuevo documento se deberá
conservar en formato físico y digital.

Adicional al documento responsiva, se solicitará el apoyo al usuario para realizar la

firma de confirmación del pegado de etiqueta en su equipo de computo

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