PARA ATENCIÓN DE SERVICIOS.

ALISTAMIENTO PREVIO AL SERVICIO

1- MANTENER COPIA IMPRESA DE LOS PARAFISCALES Y QUE ESTEN VIGENTES.

2- LEER MUY BIEN LA INFORMACIÓN DEL CORREO Y TENER CLARA LA LABOR A REALIZAR. SI POR
ALGUN MOTIVO NO ES CLARA LA LABOR, VALIDAR CON LA OPERACIÓN DE MICROPOINT.
3- ALISTAR Y CONTAR CON LA HERRAMIENTA NECESARIA PARA PRESTAR EL SERVICIO. SI SE
EVIDENCIA QUE SE REQUIERE DE ALGUNA HERRAMIENTA Y NO CUENTA CON ELLA, VALIDAR CON
MICROPOINT CÓMO SE PUEDE OBTENER LA MISMA.
4- ASISTIR A LOS SERVICIOS CON BUENA PRESENTACIÓN PERSONAL. TIPO FORMAL CASUAL: CAMISA,
PANTALÓN Y ZAPATOS.

AL MOMENTO DE ASISTIR AL SERVICIO

5- LLEGAR A TIEMPO A LOS SERVICIOS E INFORMAR LA LLEGADA A LA OPERACIÓN DE MICROPOINT

(3208482649 – 3164723840).
6- VERIFICAR QUE EL EQUIPO QUE INDICA EL USUARIO REALMENTE SEA EL QUE SE DEBE INTERVENIR.
VALIDAR SERIALES SI EL CORREO LOS LLEVA.
7- AL MOMENTO DE REALIZAR EL ACTA- VALIDAR QUE SEA EL FORMATO ACTUALIZADO Y QUE ES
ENTREGADO EN EL CORREO DE PROGRAMACIÓN.
8- DILIGENCIAR TODOS LOS CAMPOS DEL ACTA. FIRMA DEL USUARIO CON SELLO. LEER PUNTO DE
“EXPLICACIÓN IMPORTANTE” DONDE SE EXPLICA EL DILIGENCIAMIENTO DEL ACTA, TOMA DE FOTOS
Y DEMÁS ADJUNTOS.
9- EN CASO DE REQUERIR EL CAMBIO DE ALGUNA PARTE, DEBE INFORMAR A MICROPOINT (ANTES
DE RETIRARSE DE LA SEDE) YA QUE LOS CLIENTES LA DEBEN DESPACHAR O COTIZAR DE INMEDIATO.
10- EN LA MEDIDA DE LO POSIBLE, ENTREGAR LAS ACTAS DESDE LA MISMA SEDE DEL CLIENTE (ANTES
DE RETIRARSE). PARA EL CLIENTE BANCOLOMBIA ES OBLIGATORIO.
11- AL FINALIZAR CADA SERVICIOS DEBE INFORMAR A MICROPOINT, QUE SE VA A RETIRAR DE LA
SEDE Y VA PARA EL SIGUIENTE SERVICIO O QUE YA NO TIENE MÁS SERVICIOS ASIGNADOS.
 EXPLICACIÓN – DOCUMENTOS

1- Verificar que el acta que se les adjunta en el correo corresponda al cliente o subcliente que fue
programado a atender: ARUS (STUDIOF o Soportes por Demanda), Carvajal, Colsof, DCTS, CompuNet,
etc. Para el RUNT (Carvajal) se usa acta y checklist con logo del RUNT.
2- Documentar todos los campos: Número del ticket, Fecha de prestación del servicio, Cliente, Hora de
inicio (llegada a la recepción del cliente) y de finalización del servicio (salida de la sede del cliente),
Modelo de equipo y Serial.
3- Descripción de la labor:
a- Revisar el equipo que nos indique el usuario, sea el que se debe revisar e identificar cómo se
encuentra para detectar si el elemento tiene daños físicos o fallas adicionales y documentarlo en el
acta.
b- Documentar el procedimiento para solucionar la falla, así como el estado final del equipo
intervenido. Si la máquina no queda operativa, se debe documentar el número y nombre de la parte
(tomar foto) que se le debe solicitar al cliente para dar solución al problema.
c- Si se requiere un repuesto para dar solución, deben llamar inmediatamente (Antes de salir de
la sede) a la operación de Micropoint e informar para que a su vez le informemos al cliente.
d- Si se identifica que el usuario no sabe cómo manejar correctamente la impresora o cambiar los
suministros, se debe capacitar al usuario en el correcto uso del equipo y documentarlo en el acta.
Los tiempos de capacitación hacen parte del horario de atención del servicio.
e- Para instalaciones de impresora, se incluye un máximo 10 equipos a configurar con el driver de
impresión y de 10 personas a capacitar. Si el usuario solicita capacitar más personas o instalar el
driver en más equipos, usted como técnico debe comunicarse a Micropoint y solicitar autorización
para realizar las tareas adicionales.
f- Si el equipo queda totalmente operativo, debe quedar documentado en el acta que el equipo se
entrega probado y a satisfacción.
g- Si se cambian repuestos, en el acta deben documentar el serial del repuesto retirado y del
repuesto instalado.
4- Nombre y firma de Usuario y técnico: Documentar nombres claros del usuario y del técnico al igual
que las firmas. Importante que el cliente Selle el acta y si no tiene Sello deben colocar a mano: Cliente
NO maneja sello.

NOTA: Para cambio de equipos se requiere acta de retiro del equipo anterior y acta de instalación o
entrega del equipo nuevo (aplica para cada elemento que se manipule).
PARA ACTAS SIN EL CAMPO DE Hora de entrada y Hora de salida: Deben colocarla en la esquina
superior derecha del acta con letra clara e informar si es AM o PM.
 ANEXOS:

I- FOTOS: Es importante que se tomen las siguientes fotos y que se entreguen debidamente
renombradas:
a- Foto del serial del equipo manipulado (retirado, entregado, revisado, etc).
b- Fotos de daños que tenga el equipo: Rayones, golpes, partes rotas.
c- Para mantenimientos: Foto antes y después del mantenimiento.
d- Para instalaciones: Foto del estado y sitio de ubicación de la impresora o equipo. Foto del equipo
retirado (Si aplica) y su respectivo empaque (Si aplica).
e- Para instalación de Software: Pantallazo que demuestre que la aplicación quedó instalada y
funcionando.
f- Para Backups: tomar pantallazo que muestre cuantas carpetas y archivos fueron salvados con la
finalidad de que el usuario tenga claro que todo se pasó. Aun así, cada usuario debe revisar que
todo esté completo y firmar en el acta que todo fue recibido a satisfacción.
II- Contadores (Impresoras):
a- Para todo mantenimiento, incidente o instalación de impresora se deben tomar los contadores
(Cantidad de páginas impresas, Nivel de los consumibles, Pagina de Red) de cada impresora
manipulada.
III- Archivos adicionales: Diligenciar completos los archivos de inventario (todos los campos con
información), control de insumos o suministros, Checklist, etc.

IMPORTANTE:

Las actas, anexos y fotos se deben entregar por parte de los técnicos sobre el correo original en
el que se programó el servicio. Las actas solo se deben entregar a los correos:
gestion.documental@micropoint.co , lider.proyectos@micropoint.co y
Fredy.fonseca@micropoint.co
Las actas, anexos y fotos se deben entregar el mismo día que se atiende el servicio.
No deben quedar campos vacíos en el acta. Para aclarar dudas, comunicarse con Gestión
documental (3164723842) o nuestro Líder Técnico (3177853675).
Entregar actas con letra legible, sin tachones, sin corrector, sin enmendaduras, sin comentarios
errados en paréntesis, sin manchas. Si se equivocaron al momento de documentar el acta es
necesario que se imprima una nueva y se documente todo de manera correcta.
Entregar fotos renombradas y organizadas. Es responsabilidad de cada técnico entregar su
documentación en orden… es la carta de presentación de cada uno de ustedes ante el área de
gerencia de cada uno de nuestros clientes.
Todas las fotos deben ser nítidas y fotos de seriales legibles y completos.
LOS ARCHIVOS A ENTREGAR NO DEBEN SUPERAR EL TAMAÑO DE 5 MB, EN TOTAL.
 La información no se debe compartir por Drive. Toda información deberá ser enviada por correo
electrónico y las actas en formato pdf.
EJEMPLOS
EJEMPLO PLACAS RUNT