PROCEDIMIENTOS DE OBRA – DPTO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

CAPITULO 1- GENERALIDADES DE OBRA

Una vez entregado el manual HSEQ de contratistas firmado por el representante legal de la empresa
junto con los documentos del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo a la obra que allí
establece EN DIGITAL, estos serán los procedimientos por ejecutar durante el desarrollo del contrato.

1. INGRESO DE PERSONAL:

DOCUMENTACION: Por favor respetar este orden y tenga en cuenta los puntos que están resaltados en
color o negrilla.

• Formatos de registro de inducción y protocolos PAPSO, los cuales deben anexarse a cada
paquete de cada trabajador.
• Copia de la cedula
• Afiliación a ARL Riesgo 5, EPS, Certificado de fondo de pensión, CCF no mayor a 30 días, cuando
es personal nuevo en la empresa, o Pago de la seguridad social cuando es personal antiguo en
la empresa.
• Examen médico ocupacional de ingreso no mayor a un año bajo la razón social que contrata,
con énfasis en alturas si la actividad lo requiere, y con concepto de apto para el cargo.
• Certificado de trabajo seguro en alturas no mayor a un año junto con el soporte del registro de
la pagina del ministerio de trabajo y la protección social.
• Copia del contrato de trabajo debidamente diligenciado y firmado por las partes
• No se reciben afiliaciones bajo cooperativa de trabajo asociado
• Solamente se autoriza un nivel de subcontratación.
• Copia de las licencias de los centros médicos donde se realizan los exámenes médicos y de los
centros de entrenamiento para trabajos en alturas previamente autorizado por el ministerio
del trabajo. En digital junto con la documentación del sistema de gestión.
• Diligenciamiento de la matriz PAPSO del personal que ingresara, previamente enviada por el
profesional de Construcciones Planificadas a cargo.

Los documentos se deben Radicar en físico el día anterior al ingreso, en el horario de 11:00 am a 3:30
pm, paquete por trabajador, completos.

la inducción se hará al día siguiente a las 9:00 am, ingreso por la puerta 3, deberán traer todos
los elementos de bioseguridad, dotación y EPP para que se puedan quedar laborando en el
proyecto una vez terminada la inducción.

• Antes de iniciar actividades y radicar documentacion del personal se debe contar con toda la
documentación del sistema de gestión solicitados en el manual HSEQ, y se debe adjuntar la
carta de asignación de la persona encargada del sistema de gestión la cual debe ser diferente
de la inspectora de campo, con su hoja de vida, licencia S.O y curso de las 50 horas.
VISITANTES Y/O PROVEEDORES

Los horarios de ingreso de visitantes y/o proveedores será a partir de las 10:00 am, excepto las
reuniones que sean programadas con los profesionales o directivas de Construcciones Planificadas.

Toda persona que ingrese como visitante debe presentar la seguridad social en físico, (NO SE RECIBEN
PLANILLAS EN CELULAR) el siso o residente del contratista será quien presente en la oficina SST y de
personal, dicha planilla con copia de la cedula de la persona y posteriormente deberá realizar el
proceso de registro, tamizaje y toma de temperatura.

Los visitantes que vengan a hacer recorridos a obra deben contar como mínimo con riesgo 5 en ARL
para poder ingresar al proyecto, los conductores de vehículos deben contar con riesgo 4 en ARL, y
estos valores deberán poder ser verificados en las planillas de seguridad social de no ser así, NO se
autorizara el ingreso.

ES OBLIGATORIO EL REGISTRO DE COMPUTADORES, LAPTOP O TABLET QUE SE INGRESEN AL

PORYECTO PARA SU POSTERIOR SALIDA, SI NO SE GENERA EL REGISTRO NO SE PERMITIRA LA SALIDA
DE DICHO EQUIPO.

CONTROL EN PORTERIAS:

Actualmente en la obra se cuenta con 3 porterías, puerta 1 y 2 para ingreso de contratistas puerta 3
para ingreso de personal de Construcciones Planificadas, en cada puerta se hace toma de temperatura
Y encuesta de condiciones de salud, cada contratista tiene una puerta asignada y solo se autorizará el
ingreso por allí, de acuerdo con la programación semanal.

Durante el ingreso se debe registrar toda herramienta o equipo que se ingrese al proyecto ya sea del
contratista o del trabajador.

Durante la salida el personal de vigilancia y de planificadas se reserva el derecho de la inspección de

maletas y vehículos.

HORARIOS DE TRABAJO

Actualmente se cuentan con un turno de trabajo de 10:00 am a 6:30 pm, de lunes a viernes, sábado de
9:00 a 3:30 pm; cada turno y cada contratista de acuerdo con el frente, zona y comedor asignado, tiene
media hora de descanso para consumo de alimentos, previa programación de obra. Los horarios de uso
de comedores deben ser socializados a los trabajadores para su cumplimiento.

Una vez las personas ingresar a su turno no tendrán autorización para salir del proyecto hasta que
finalice su turno, por ende, todos deben traer sus alimentos para consumo dentro de la obra. En caso
de que se programen domicilios el encargado o el SST deberá gestionarlo.

Cuando se requiera realizar un cambio de horario, ya sea para llegar más temprano o irse más tarde,
deberá pasarse en la oficina SST y de personal un memorando donde se relaciona el personal, horario
de ingreso y de salida, y zonas donde van a estar trabajando; este deberá estar firmado y autorizado
por Construcciones Planificadas.
La programación de domingos y días festivos, deberán pasarse en el formato establecido por
Construcciones Planificadas el cual puede ser solicitado en le oficina SST y de personal a más tardar el
día sábado antes de mediodía.

2. CONTROL DE HERRAMIENTAS, EQUIPOS Y MATERIALES EN OBRA

2.1. Para el proceso de autorizaciones durante la recepción de equipos de cómputo (impresoras,

monitores, etc), maquinaria (martillos demoledores eléctricos, plantas eléctricas, etc), mobiliario
(hornos microondas, sillas, mesas escritorios, neveras , etc) , contenedores , y herramienta mayor que
se encuentra en libre disposición por parte de contratistas.

INGRESO

1. El contratista debe enviar a los siguientes correos electrónicos: aforero@conplanificadas.com;

jctula@conplanificadas.com.com; jeromero@conplanificadas.com;
kvgarzon@conplanificadas.com;ypaez@conplanificadas.com, la información de la fecha ,y hora
de llegada de los elementos, los funcionarios responsables debidamente identificados, y
adjuntar el formato diligenciado (anexo) requerido por el Usuario Operador, y la declaración de
importación o factura de compra según sea el caso.
2. Una vez se efectúe el envío de la información los residentes Administrativos CPSA darán su
visto bueno, y remitirán la información al Usuario Industrial FCTIC, y al Usuario Operador.
3. El Usuario Operador recibirá la información, y con la llegada de los elementos, diligenciará el
formato correspondiente, y autoriza ingreso.

El correo siempre debe estar acompañada de un memorando en PDF con la información solicitada

SALIDA

1. El contratista debe enviar a los siguientes correos electrónicos: aforero@conplanificadas.com;

jctula@conplanificadas.com.com; jeromero@conplanificadas.com;
kvgarzon@conplanificadas.com;ypaez@conplanificadas.com, la información de la fecha ,y hora
de retiro de los elementos, los funcionarios responsables debidamente identificados y adjuntar
el formato diligenciado (anexo) requerido por el Usuario Operador ,y los documentos
presentados para el ingreso.
2. Una vez se efectúe el envío de la información los residentes Administrativos CPSA darán su
visto bueno, y remitirán la información al Usuario Industrial FCTIC y al Usuario Operador.
3. El Usuario Operador recibirá la información, y con la presentación de los elementos en físico
para el retiro autorizará la salida y dejará toda la evidencia en el formato correspondiente.

El correo siempre debe estar acompañada de un memorando en PDF con la información solicitada

2.2. Para el ingreso de dotación epp consumibles se debe hacer la carta, pero solo debe contener
cantidad y que elementos son, lo mismo si son equipos de cómputo, equipos de uso diario
(taladros, brocas, etc.) marca, serial y cantidad

2.3. Para el ingreso de equipos de alturas estos deben ser registrados por minuta en la portería,
posteriormente llevados a la oficina SST de Construcciones Planificadas, con sus respectivas
 certificaciones de fabricación, fichas técnicas y hoja de vida de todos los equipos, una vez realice la
revisión se establecerá que equipos son aptos para su uso y cuáles no. VER PROCEDIMIENTO DE
RECEPCION E INSPECCION DE EQUIPOS DE ALTURAS)

2.4. Para ingreso de materiales e insumos

Radicar carta dirigida a (RESIDENTE ADMINISTRATIVA, YENIFER PAEZ REINA, Jefe de personal y SST, UO
ZONA FRANCA BARRANQUILLA)
2) Para maquinaria y materiales esta carta debe contener los siguientes datos
3)
MAQUINARIA SUB PESO BRUTO PESO VALOR MARCA SERIAL MODELO
PARTIDA NETO USD

Cuando son equipos o maquinaria se debe entregar la siguiente documentación:

• Copia manifiesto de aduanas

• Certificación de mantenimiento al día expedido por un taller o ingeniero
especializados.
• Copia legible del manual de operación en idioma español
• Copia de mantenimiento de los últimos 6 meses
• Certificado de idoneidad para operación

Cuando son equipos de seguridad como, eslingas de izaje, andamios, escaleras, entre otros, junto al
memorando de ingreso deben enviar las fichas técnicas y certificaciones de los equipos o materiales.

4. INGRESO DE VEHICULOS, MOTOS Y/O BICICLETAS

Por logística de PAPSO, los vehículos que ingresan a obra deben estar registrados en el formato 4 de la
alcaldía el cual cada contratista presenta al residente de Construcciones Planificadas a cargo por correo
electrónico con copia a dimendez@conplanificadas.com y de esta manera el vigilante pueda revisar que
aquellos vehículos que estén en obra sean los autorizados. Este formato se actualiza de forma semanal
conforme a los requerimientos de cada contratista o de obra para los suministros.

Les informamos que la zona del parqueadero no corresponde al proyecto, es un espacio que muy
amablemente nos han colaborado para el estacionamiento de los vehículos (automóviles, bicicletas y
motocicletas), exceptuando al personal de vigilancia de responsabilidades ante daños y pérdidas. En
esta etapa de la obra con el aumento del personal, hacia las 10:00 am de la mañana ya está el cupo del
parqueadero, por lo cual si no se les permite el ingreso aun así estén en el formato de registro, no será
posible el estacionamiento.
 CAPITULO II – REQUERIMIENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO POR PARTE DEL
CONSTRUCTOR.

1. DOCUMENTACION ESPECÍFICA

• Se debe hacer entrega de las planillas de seguridad social mensualmente de acuerdo con las
fechas establecidas por el decreto 923 de 2017, resaltando las personas que se encuentran
activas en el proyecto. En Digital con los informes y en física tan pronto sea pagada.
• Soporte del pago del FIC mes a mes, o carta de compromiso cuando el pago se realiza con la
liquidación de los contratos. En Digital en los informes mensuales.
• De acuerdo con las fechas de pagos salariales establecidos en la empresa, se debe entregar
registros firmados por los trabajadores del recibido del pago de nómina correspondiente. (se
deben entregar con el informe mensual)
• Resolución expedida por el ministerio de trabajo autorizando la ejecución de horas extras o la
carta de radicado de la solicitud.

2. ACTIVIDADES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Durante la ejecución del contrato, el contratista será auditado por los inspectores de Construcciones
Planificadas, verificado los siguientes ítems:

• Inspecciones realizadas por los inspectores de cada contratista

• Gestion y cumplimiento durante la radicación de documentacion de ingreso de personal
• Generación de permisos para tareas de alto riesgo y supervisión de estas
• Actos y condiciones inseguras generadas durante la ejecución de las actividades
• Asistencia a las capacitaciones
• Ejecución de charlas y capacitaciones por parte del contratista a su personal
• Entrega de informes en los tiempos establecidos y con los requerimientos de la constructora
• Accidentalidad
• Asistencia a comités
• Cumplimiento y agilidad para atender los requerimientos y/o observaciones de la constructora
• Evaluaciones de gestión SST y ambiental a los contratistas cada 4 meses.

3. ACCIDENTES DE TRABAJO
Todos los accidentes de trabajo se deberán registrar en una planilla que estará en la oficina siso.
Una vez reportado el accidente se deberá realizar la investigación y deberá hacer entrega en un plazo
no mayor a 15 días los siguientes documentos:
• Reporte del accidente ante la ARL
• Investigación en el formato que maneje la empresa
• Copia de la incapacidad
• Lección aprendida socialización del accidente
• Registros del cumplimiento de los planes de acción propuestos

Al final del mes se deberá entregar en el informe mensual los índices de accidentalidad. En digital
4. INFORMES DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Mensualmente el inspector deberá hacer entrega del informe de gestión siso en el formato establecido
debidamente diligenciado.

Adjunto al informe se deberá entregar todos los registros de la gestión dividido en carpetas de la
siguiente manera:

1. Formato de informe de gestión mensual diligenciado

2. Carpeta de registros de cumplimiento del plan anual de la compañía
3. Carpeta de inspecciones de seguridad, que debe contener como mínimo:

Tipo de inspección Periodicidad Formato por usar

Inspección de Herramientas Cada vez que se use El establecido por el contratista
manuales y mecánicas o
preoperacionales

Condiciones de orden y aseo en 1 vez a la semana El establecido por el contratista

áreas de trabajo y
campamentos de obra.
Inspección a equipos de alturas Diaria por parte del trabajador y El establecido por
mensual por parte del Construcciones Planificadas
coordinador SST
Inspección de uso adecuado de 1 vez a la semana El establecido por el contratista
EPP y dotación
Inspección de botiquín, camilla y 1 vez al mes El establecido por el contratista
extintor

Inspección de sistemas de Cada vez que se use junto con el El establecido por el contratista
acceso permiso de trabajo en alturas

Inspección de almacenamiento 1 vez al mes El establecido por el contratista

de sustancias químicas

4. Carpeta de permisos de trabajo (excavación, en caliente, alturas (formato de planificadas),

energías peligrosas)
5. Soportes de los mantenimientos de las maquinas, equipos y/o herramientas que se tengan a
cargo.
6. Registros de inducción personal nuevo por parte de la empresa
7. Carpeta con los certificados médicos y de alturas renovados vencidos en el mes.
8. Al informe debe entregarse registro fotográfico de todas las actividades que se generen
(capacitaciones, charlas, inspecciones, preoperacionales, tareas de alto riesgo)
9. Registros de retiro de personal (Ver punto 8).
Todos estos documentos deben entregarse los 30, con corte al 27 de cada mes, en digital archivo PDF
los escáneres, en memoria USB, con memorando de recibido organizado como se mencionó
anteriormente.

8. RETIRO DE PERSONAL

Cuando se retire personal de las empresas se deberán entregar la siguiente documentación:

✓ Recibido de la carta de notificación al trabajador sobre los exámenes médicos de retiro con sus
respectivas firmas.
✓ Paz y salvo firmado por el trabajador y el empleador por concepto de pagos salariales y/o
liquidación, si es por traslado se debe entregar cartas de continuidad firmadas por los trabajadores. En
digital

CAPITULO III - PROTOCOLOS PAPSO

a. El contratista deberá dar cumplimiento a protocolo PAPSO establecido, y compartido a

los contratistas al igual que a todos los protocolos de desinfección establecidos en la
obra.

b. Deberá garantizar la dotación de trajes antifluido o Tyvek a su personal flotante y la

entrega diaria de tapabocas y guantes antes, durante y después de la ejecución de sus
actividades.

c. Al iniciar las actividades el contratista deberá garantizar que todos los trabajadores
presenten sus overoles limpios antes de iniciar las actividades, que hagan uso de los
vestieres y lockers al ingreso y salida, evitando aglomeraciones en los campamentos
y/o contenedores.

d. El contratista por cada 25 personas deberá designar una persona operativa para apoyo
a todas las actividades correspondientes de la implementación del PAPSO.

e. El contratista dispondrá en la obra, puntos de hidratación, microondas y baños de

acuerdo con la cantidad de trabajadores activos en el proyecto.

f. El contratista debe garantizar y hacer seguimiento a su personal con respecto a los

horarios establecidos en la obra al igual que los protocolos de distanciamiento,
organización en filas y no consumo de alimentos en la calle.

g. Se debe tener en cuenta que el personal flotante hace referencia al personal que es de
supervisión como inspectores SST, maestros, encargados y/o residentes, por esta razón
en la programación semanal deberán establecerse los flotantes los cuales no podrán
superar mas del 20% del total del personal en el proyecto; este porcentaje varía de
acuerdo con la cantidad de trabajadores que registre el contratista en la matriz.

h. Las programaciones de personal deben ser generadas en la plantilla para programación

general y ser enviadas a los correos ypaez@conplanificadas.com,
yenino@conplanificadas.com, jromero@conplanificadas.com, con copia al residente a
cargo por parte de Construcciones Planificadas , todos los martes de cada semana. Allí
se deberá establecer las zonas de trabajo que se le asignaran a cada trabajador de
acuerdo con los frentes que se tiene establecidos en la obra de la siguiente manera:

FRENTE ZONA UBICACIÓN

1 1, 2,3,4,5, 6 Y 10 SOTANOS
2 PISO 1 AL 5 EDIFICIO 5 Y 6
3 PISO 6 A CUBIERTA EDIFICIO 6
4 PISO 1 AL 5 EDIFICIO 7

En esta misma programación se deberá incluir los medios de transporte que serán
usados por los trabajadores, recordando que dentro de los protocolos no está
permitido el uso de transporte público, para esto la constructora cuenta con rutas las
cuales tiene un costo de $8.000 por persona diario, valor que es descontado en los
cortes de obra.