PROCEDIMIENTOS DE OBRA – DPTO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Una vez entregado el manual HSEQ de contratistas firmado por el representante legal de la empresa
junto con los documentos del sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo a la obra que allí
establece, estos serán los procedimientos por ejecutar durante el desarrollo del contrato.

1. INGRESO DE PERSONAL:

DOCUMENTACION:
Afiliaciones:
 Copia de la cedula
 ARL Riesgo 5, EPS, Certificado de fondo de pensión no mayor a 30 días, CCF
 Examen médico ocupacional de ingreso no mayor a un año bajo la razón social que contrata
 Certificado de trabajo seguro en alturas no mayor a un año
 Copia del contrato de trabajo debidamente diligenciado y firmado por las partes
 Pago de la seguridad social cuando es personal antiguo en la empresa
 No se reciben afiliaciones bajo cooperativa de trabajo asociado
 Solamente se autoriza un nivel de subcontratación.
 Generar los carnets de en el formato enviado.
 Copia de las licencias de los centros médicos donde se realizan los exámenes médicos y de los
centros de entrenamiento para trabajos en alturas previamente autorizado por el ministerio
del trabajo.
 Diligenciamiento de la matriz PAPSO del personal que ingresara, previamente enviada por el
profesional de Construcciones Planificadas a cargo.

Los documentos se deben enviar al correo Ypaez@conplanificadas.com, los lunes y martes, escaneados
en archivos PDF, por trabajador, completos.

Las inducciones se harán de dos maneras, de forma digital a través de la plataforma Zoom y presencial
para aquellas personas que no manejen ese tipo de herramientas digitales. El contratista deberá
entregar un listado de las personas que harán la inducción en video conferencia y quienes de manera
presencial. Quienes la hagan de manera presencial deberán estar Los viernes a las 4:00 pm en la obra
con su respectivo casco, tapabocas y guantes.

VISITANTES

Toda persona que ingrese como visitante debe presentar la seguridad social, deberán diligenciar la
encuesta de visitantes y participar en el proceso de tamizaje y toma de temperatura.

CONTROL EN PORTERIAS:

Actualmente en la obra se cuenta con 3 porterías, puerta 1 y 2 para ingreso de contratistas puerta 3
para ingreso de personal de Construcciones Planificadas, en cada puerta se hace toma de temperatura
Y encuesta de condiciones de salud, cada contratista tiene una puerta asignada y solo se autorizará el
ingreso por allí, de acuerdo con la programación semanal.
HORARIOS DE TRABAJO

Actualmente se cuentan con dos turnos de trabajo uno de 10 a 5 y el segundo de 12 a 7 pm, de lunes a
sábado; cada turno y cada contratista de acuerdo con el frente, zona y comedor asignado, tiene media
hora de descanso para consumo de alimentos, previa programación de obra.

Una vez las personas ingresar a su turno no tendrán autorización para salir del proyecto hasta que
finalice su turno, por ende, todos deben traer sus alimentos para consumo dentro de la obra. En caso
de que se programen domicilios el encargado o el SST deberá gestionarlo.

Cuando se requiera retirar a todo el personal de la obra por falta de actividades, este memorando
deberá ir firmado por el residente a cargo por parte de Construcciones Planificadas como visto bueno.

2. CONTROL DE HERRAMIENTAS, EQUIPOS Y MATERIALES EN OBRA

2.1. Para el proceso de autorizaciones durante la recepción de equipos de cómputo (impresoras,

monitores, etc), maquinaria (martillos demoledores eléctricos, plantas eléctricas, etc), mobiliario
(hornos microondas, sillas, mesas escritorios, neveras , etc) , contenedores , y herramienta mayor que
se encuentra en libre disposición por parte de contratistas.

INGRESO

1. El contratista debe enviar a los siguientes correos electrónicos:

aforero@conplanificadas.com;nhgutierrez@conplanificadas.com;jeromero@conplanificadas.co
m; kvgarzon@conplanificadas.com; ypaez@conplanificadas.com, la información de la fecha ,y
hora de llegada de los elementos, los funcionarios responsables debidamente identificados, y
adjuntar el formato diligenciado (anexo) requerido por el Usuario Operador, y la declaración de
importación o factura de compra según sea el caso.
2. Una vez se efectúe el envío de la información los residentes Administrativos CPSA darán su
visto bueno, y remitirán la información al Usuario Industrial FCTIC, y al Usuario Operador.
3. El Usuario Operador recibirá la información, y con la llegada de los elementos, diligenciará el
formato correspondiente, y autoriza ingreso.

El correo siempre debe estar acompañada de un memorando en PDF con la información solicitada

SALIDA

1. El contratista debe enviar a los siguientes correos electrónicos:

aforero@conplanificadas.com;nhgutierrez@conplanificadas.com;jeromero@conplanificadas.co
m; kvgarzon@conplanificadas.com; ypaez@conplanificadas.com, la información de la fecha ,y
hora de retiro de los elementos, los funcionarios responsables debidamente identificados y
adjuntar el formato diligenciado (anexo) requerido por el Usuario Operador ,y los documentos
presentados para el ingreso.
2. Una vez se efectúe el envío de la información los residentes Administrativos CPSA darán su
visto bueno, y remitirán la información al Usuario Industrial FCTIC y al Usuario Operador.
3. El Usuario Operador recibirá la información, y con la presentación de los elementos en físico
para el retiro autorizará la salida y dejará toda la evidencia en el formato correspondiente.
El correo siempre debe estar acompañada de un memorando en PDF con la información solicitada

2.2. Para el ingreso de dotación epp consumibles se debe hacer la carta, pero solo debe contener
cantidad y que elementos son, lo mismo si son equipos de cómputo, equipos de uso diario
(taladros, brocas, etc.) marca, serial y cantidad

2.3. Para el ingreso de equipos de alturas estos deben ser registrados por minuta en la portería,
posteriormente llevados a la oficina SST de Construcciones Planificadas, con sus respectivas
certificaciones de fabricación, fichas técnicas y hoja de vida de todos los equipos, una vez realice la
revisión se establecerá que equipos son aptos para su uso y cuáles no.

2.4.Para ingreso de materiales e insumos

Radicar carta dirigida a (RESIDENTE ADMINISTRATIVA, YENIFER PAEZ REINA, Jefe de personal y SST, UO
ZONA FRANCA BARRANQUILLA)
2) Para maquinaria y materiales esta carta debe contener los siguientes datos
3)
MAQUINARIA SUB PESO BRUTO PESO VALOR MARCA SERIAL MODELO
PARTIDA NETO USD

Cuando son equipos o maquinaria se debe entregar la siguiente documentación:

 Copia manifiesto de aduanas

 Certificación de mantenimiento al día expedido por un taller o ingeniero especializados.
 Copia legible del manual de operación en idioma español
 Copia de mantenimiento de los últimos 6 meses
 Certificado de idoneidad para operación

4. INGRESO DE VEHICULOS MOTOS Y/O BICICLETAS

Se deberá hacer entrega de los carnés ya establecidos a los trabajadores para que puedan guardas sus
vehículos en la obra, la obra envía el formato para que sea diligenciado por el contratista y llevando al
área SST para la firma.

4. DOCUMENTACION ESPECÍFICA

 Se debe hacer entrega de las planillas de seguridad social mensualmente de acuerdo con las
fechas establecidas por el decreto 923 de 2017, resaltando las personas que se encuentran
activas en el proyecto. En Digital.
 Soporte del pago del FIC mes a mes, o carta de compromiso cuando el pago se realiza con la
liquidación de los contratos. En Digital.
 De acuerdo con las fechas de pagos salariales establecidos en la empresa, se debe entregar
registros firmados por los trabajadores del recibido del pago de nómina correspondiente. (se
deben entregar con el informe mensual)
 Resolución expedida por el ministerio de trabajo autorizando la ejecución de horas extras o la
carta de radicado de la solicitud.
  Antes de iniciar actividades se debe contar con toda la documentación del sistema de gestión
solicitados en el manual HSEQ, y se debe adjuntar la carta de asignación de la persona
encargada del sistema de gestión la cual debe ser diferente de la inspectora de campo, con su
hoja de vida, licencia S.O y curso de las 50 horas.

5. ACTIVIDADES DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

 Inspecciones de EPI y dotación: Los inspectores de planificadas están en la potestad de por lo
menos una vez a la semana generar una inspección a los contratistas sobre porte adecuado y el
estado de la dotación y los elementos de protección individual.
 Se realizara una revisión de permisos de trabajo por parte de CPSA en por lo menos una vez a la
semana de acuerdo a los contratistas asignados.
 Cuando se requiera manipular equipos o maquinaria especial se deberá contar con una
certificación de idoneidad por parte de la empresa contratante.
 Se realizará una capacitación dirigida a contratistas una vez al mes y deberá ser coordinada y
dada por e inspector del contratista y el inspector de CPSA.
 Se realizarán inspecciones mensuales a los equipos de trabajo en alturas, se generará
cronograma y será socializado.
 Se solicita asistencia obligatoria a las capacitaciones de brigadas y los entrenamientos que
realizan con las brigadas antiguas, o contar con brigadistas certificados.
 Se realizará una capacitación trimestral dirigida exclusivamente a los inspectores siso.
 Se deberá contar con camilla y equipos contra incendios en las zonas de trabajo.
 Se realizarán comités mensuales para presentar informes de accidentalidad y planes de acción.

6. ACCIDENTES DE TRABAJO
Todos los accidentes de trabajo se deberán registrar en una planilla que estará en la oficina siso.
Una vez reportado el accidente se deberá realizar la investigación en conjunto con el siso de CPSA de
acuerdo a las áreas asignadas, y deberá hacer entrega en un plazo no mayor a 15 días los siguientes
documentos:
 Reporte del accidente ante la ARL
 Investigación en el formato que maneje la empresa
 Copia de la incapacidad
 Lección aprendida socialización del accidente
 Registros del cumplimiento de los planes de acción propuestos

Al final del mes se deberá entregar en el informe mensual los índices de accidentalidad. En digital

7. INFORMES DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

Mensualmente el inspector deberá hacer entrega del informe de gestión siso en el formato establecido
debidamente diligenciado.
Adjunto al informe se deberá entregar todos los registros de la gestión dividido en carpetas de la
siguiente manera:

1. Formato de informe de gestión mensual diligenciado

2. Carpeta de registros de cumplimiento del plan anual de la compañía
 3. Carpeta de inspecciones de seguridad, que debe contener como mínimo:
Inspección de Herramientas manuales y mecánicas o pre operacionales
Inspección a condiciones de orden y aseo en áreas de trabajo y campamentos de obra.
Inspección a equipos de alturas
Inspección de uso adecuado de EPI en zonas de trabajo
Inspección a botiquín y equipos de emergencia
Inspección de sistemas de acceso
4. Carpeta de Registros de entrega de EPI Y Dotación
5. Carpeta de permisos de trabajo (excavación, en caliente, alturas (formato de planificadas),
energías peligrosas)
6. Soportes de los mantenimientos de las maquinas, equipos y/o herramientas que se tengan a
cargo.
7. Registros de inducción personal nuevo por parte de la empresa
8. Carpeta con los certificados médicos y de alturas renovados vencidos en el mes.
9. Al informe debe entregarse registro fotográfico de todas las actividades que se generen
(capacitaciones, charlas, inspecciones, preoperacionales, tareas de alto riesgo)
10. Registros de retiro de personal (Ver punto 8).

Todos estos documentos deben entregarse los 30, con corte al 27 de cada mes, en digital archivo PDF
los escáneres, en memoria USB, con memorando de recibido organizado como se mencionó
anteriormente.

8. RETIRO DE PERSONAL

Cuando se retire personal de las empresas se deberán entregar la siguiente documentación:

Entrega del carné de la obra

 Recibido de la carta de notificación al trabajador sobre los exámenes médicos de retiro con sus
respectivas firmas.
Paz y salvo firmado por el trabajador y el empleador por concepto de pagos salariales y liquidación,
si es por traslado se debe entregar cartas de continuidad firmadas por los trabajadores. En digital

9. PROTOCOLO PAPSO

1. El contratista deberá dar cumplimiento a protocolo PAPSO establecido, y compartido a los

contratistas al igual que a todos los protocolos de desinfección establecidos en la obra.

2. Deberá garantizar la dotación de trajes antifluido o Tyvek a su personal flotante y la entrega diaria
de tapabocas y guantes antes, durante y después de la ejecución de sus actividades. Cuando las
actividades en obra requieran hacerse en parejas y sea difícil cumplir con el distanciamiento, las
personas deben usar caretas.

3. Para el primer día de labores, el contratista deberá garantizar la entrega de overoles en buen
estado, limpios y debidamente marcadas con el código alfanumérico asignado por la constructora.
4. A la salida diariamente el siso del contratista debe entregar los overoles para lavado a CP,
garantizando que se entreguen las prendas completas, no se permite lavado de prendas diferentes
a overoles. Para esta actividad debe contar con el personal suficiente para no perjudicar los
tiempos en la salida del personal. Ningún trabajador puede llegar con overoles sucios de su casa.

5. Al indicar la jornada, todos los días, el contratista debe asignar el personal suficiente que reciba,
clasifique y entregue los overoles a sus trabajadores, esta entrega debe ser ágil para no perjudicar
los tiempos en la ruta de acceso del personal

6. La herramienta, cascos, caretas y botas se deben tener perfectamente organizadas en los

contenedores para realizar la desinfección al terminar la jornada, para esta actividad se
debe contar con una persona autorizada por el contratista que permita el acceso al
contenedor y colocar el sello de control de desinfección. Para esto el contratista debe
garantizar toda la logística necesaria.

Aparte de las desinfección de herramientas y espacios que hace la constructora, el

contratista deberá contar con sus protocolos de desinfección.

7. El contratista por cada 25 personas deberá designar y entregar a CP una persona operativa para
apoyo a todas las actividades correspondientes de la implementación del PAPSO.

8. El contratista dispondrá en la obra, puntos de hidratación, microondas y baños de acuerdo con la

cantidad de trabajadores activos en el proyecto.

9. La constructora dispondrá de rutas para el personal, con el fin de cumplir con las disposiciones
establecidas por la alcaldía con respecto al uso de transporte público. Es obligatorio que el personal
llegue a los puntos y horarios de recogida, si no se presentan se hará el descuento correspondiente
al contratista.

Si el personal no queda incluido en las rutas, el contratista debe garantizar un medio de transporte
diferente al servicio público.

10. El contratista deberá contar con termómetros infrarrojos para garantizar la toma de temperatura
durante la jornada laboral.

11. El contratista debe garantizar el cumplimiento de las cuadrillas por frente y zona de acuerdo con la
programación semanal.

12. El contratista con su Dpto SST debe garantizar capacitaciones y charlas diarias sobre la prevención
del COVID19.

13. Todo vehículo, material, equipo o insumos que ingresen a obra deben pasar por un procedo de
desinfección antes de descargue e ingreso a obra.

14. Aparte de los censos de condiciones de salud realizados por Construcciones Planificadas, el
contratista debe llevar sus registros y controles.
15. Cualquier persona que se presente a obra con algún síntoma referente al COVID19 no se le
permitirá el ingreso a la obra, y entrara a cumplirse el procedimiento establecido para dichos casos.

16. Todo visitante que ingrese a la obra debe portar sus elementos de bioseguridad, guantes y
tapabocas y deberá pasar por el proceso de encuesta de condiciones de salud y toma de
temperatura.

17. El inspector SST, jefes o encargados de área deben siempre deben garantizar el proceso de lavado
de manos cada dos horas y el distanciamiento físico durante la ejecución de las actividades.

18. Cualquier incumplimiento a cualquiera de los requerimientos PAPSO acarreara sanciones y multas.