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NORMALIZACIÓN Y CALIDAD
GESTIÓN POR
PROCESOS
Generalidades
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Beneficios de la GP
1. Alinea los objetivos de la organización con las
expectativas y necesidades de los clientes
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Características de los
procesos de
organizaciones sin un
enfoque a procesos
¿Qué es un proceso?
Ciclo completo de principio a fin
Es una totalidad que cumple un objetivo completo, útil a
la organización y que agrega valor al cliente
Es una competencia de la organización, no indica cargos
Es un conjunto de actividades e interacciones entre roles
Es transversal a las unidades funcionales (No vertical)
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Características de los procesos de las
organizaciones sin un enfoque a procesos
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Características de los procesos de las
organizaciones sin un enfoque a procesos
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Organizaciones sin Enfoque a Procesos
Características de los procesos de las organizaciones sin un
enfoque a procesos
Evaluar Incorporar
Seleccionar Formalizar Inducir
Necesidad y Evaluar
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¿Qué es la gestión de procesos (GP)?
La GP es una forma integral de modelar, optimizar,
controlar y realizar mejora continua de los procesos
de la organización
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El enfoque basado en procesos
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El enfoque basado en procesos
Una gestión adecuada de los procesos permite
evaluar, analizar y mejorar de forma continua el
rendimiento de la organización, así como asegurar
una óptima actuación de las personas y de la
utilización de los recursos.
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El enfoque basado en procesos
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El enfoque basado en procesos
La gestión por procesos es una forma de conducir o
administrar una organización, concentrándose en el
valor agregado para el cliente y las partes
interesadas.
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El enfoque basado en procesos
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Identificación de los
procesos
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Identificación de los procesos de la
organización
1
• Defina el propósito de la organización
2
• Defina las políticas y objetivos de la organización
3
• Determine los procesos en la organización
4
• Determine la secuencia de los procesos
5
• Defina los dueños del proceso
6
• Defina la documentación del proceso
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Identificación de los procesos de la
organización
1 • Defina el propósito de la organización
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Identificación de los procesos de la
organización
2 • Defina las políticas y objetivos de la organización
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Identificación de los procesos de la
organización
3 • Determine los procesos en la organización
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Identificación de los procesos de la
organización
4 • Determine la secuencia de los procesos
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Identificación de los procesos de la
organización
5 • Defina los dueños del proceso
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Identificación de los procesos de la
organización
6 • Defina la Documentación del proceso
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
1 • Defina el propósito de la organización
MISIÓN
ALFALBA, es una empresa boliviana
dedicada a la producción y comercialización de
alimentos balanceados para ganado vacuno y
porcino.
Elaboramos productos cumpliendo altos
estándares de seguridad alimentaria,
garantizando a nuestros clientes alimentos
inocuos y con un valor agregado.
Contamos con recurso humano altamente
comprometido.
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
1 • Defina el propósito de la organización
VISIÓN
ALFALBA, se proyecta para el 2020, como una
empresa líder en el mercado nacional de
alimentos balanceados para bovinos y porcinos
con el cumplimiento de normas internacionales
que permita la penetración en mercados
externos así como la ampliación de sus
líneas de productos para producir alimento
para aves y, otros animales de granja como
perros, gatos, patos y conejos.
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
2 • Defina las políticas y objetivos de la organización
POLÍTICA DE CALIDAD
ALFALBA, enfocada en la satisfacción del
cliente, busca implementar, mantener y mejorar
su Sistema de Gestión de Calidad mediante el
mantenimiento y mejora de las competencias del
personal, adoptando tecnologías para mejora
continua de sus procesos, generando bajo
impacto ambiental, obteniendo rentabilidad para
las partes interesadas y una relación
mutuamente beneficiosa con sus proveedores.
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
2 • Defina las políticas y objetivos de la organización
DIRECTRIZ DE LA
OBJETIVO INDICADOR META
POLITICA
Obtener un Nivel de satisfacción
=(Clientes satisfechos /Total Mayor al
del cliente por encima del 95%,
clientes encuestados)*100 95%,
ALFALBA, semestral
ENFOCADA EN LA Rotación del personal menor al =(No. Persona retirado /Total Menor al 4%
SATISFACCIÓN 4% semestral. personal)*100 semestral.
DEL CLIENTE =(No. Eventos ejecutados
Dos eventos promocionales al
/Total de eventos 100%
año.
planeados)*100
Implementar un programa de
BUSCA =(Actividades
captura de ideas originadas por
IMPLEMENTAR, ejecutadas/Total de ideas 100%
los empleados, que permitan
MANTENER Y capturadas)*100
mejorar el sistema de calidad.
MEJORAR SU
Responder las quejas y
SISTEMA DE
reclamos de los clientes =(No. de quejas resueltas
GESTIÓN DE Mayor al 90%
relacionados con calidad del <48 horas/Total de quejas
CALIDAD
producto máximo en 48 horas.
MEJORAMIENTO
DE Capacitación de acuerdo a lo =(No. de temas
COMPETENCIAS detectado en evaluación de detectados/Total de temas
DEL PERSONAL desempeño para cada proceso. dictados)*100
31/108 Mayor al 90%
Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
3 • Determine los procesos en la organización
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Estos procesos establecen directrices
generales para el funcionamiento y
mejoramiento del Sistema de Gestión de
Calidad, en esta categoría están:
Gestión Gerencial
Gestión de Calidad
Gestión de Mercadeo
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
3 • Determine los procesos en la organización
PROCESOS MISIONALES
Son aquellos que tienen relación directa con el
cliente y con el alcance de la certificación, en
esta categoría se encuentran:
Programación de Producción.
Producción.
Empaque.
Logística.
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
3 • Determine los procesos en la organización
PROCESOS DE APOYO
Son los procesos que como su nombre lo indica,
actúan como soporte de todos los demás.
Servicio al cliente
Compras
Talento Humano
Finanzas
Aseguramiento de Calidad
Mantenimiento
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
4 • Determine la secuencia de los procesos
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
5 • Defina los dueños del proceso
PROCESO DUEÑO
Gestión Gerencial GERENTE GRAL
Gestión de Calidad COORDINADOR DE CALIDAD
Gestión de Mercadeo GERENTE DE MERCADEO
Programación de producción COORDINADOR DE PRODUCCION
Producción de alimentos
concentrados SUPERVISION DE PRODUCCIÓN
Empaque de alimentos
concentrados SUPERVISION DE PRODUCCIÓN
Logística JEFE DE LOGISTICA
Compras DIRECTOR FINANCIERO
Finanzas DIRECTOR FINANCIERO
Talento Humano JEFE DE TALENTO HUMANO
Aseg. de Calidad JEFE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
Mantenimiento JEFE DE MANTENIMIENTO
Servicio al Cliente JEFE ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
6 • Defina la Documentación del proceso
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Gestión Gerencial
Documento relacionado:
◦ Acta de Revisión Gerencial.
◦ Mapa de Procesos
Gestión de Calidad
Documentos relacionados:
◦ Manual de calidad.
◦ Procedimiento de elaboración y control de
documentos.
◦ Procedimiento de Control de registros.
◦ Procedimiento de auditorías internas.
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
6 • Defina la Documentación del proceso
◦ Programa de auditorías.
◦ Plan de auditorías.
◦ Procedimiento para el Control del Producto No
Conforme
◦ Procedimiento de Acciones Correctivas y Acciones
Preventivas.
Gestión de Mercadeo
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
6 • Defina la Documentación del proceso
PROCESOS MISIONALES
Programación de Producción.
Documentos relacionados:
◦ Plan de producción
Producción.
Documentos relacionados:
◦ Diagrama de flujo
◦ Ficha del indicador.
Empaque.
Logística.
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
6 • Defina la Documentación del proceso
PROCESOS DE APOYO
Servicio al cliente
Compras
Documento relacionado:
◦ Gestión de Proveedores.
Talento Humano
Documento relacionado:
◦ Manual de funciones.
Finanzas
Documento relacionado:
◦ Finanzas de la calidad
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Identificación de los procesos de la
organización - Ejemplo
6 • Defina la Documentación del proceso
Aseguramiento de Calidad
Documento relacionado:
◦ Ficha técnica de producto
Mantenimiento
◦ Instructivos
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EJERCICIO 1
CASO PRÁCTICO MAPA DE
PROCESOS
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Descripción de las
características del
proceso
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Planificación de un proceso
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Planificación de un proceso
Determine las
actividades
necesarias para
lograr los
resultados
previstos del
proceso.
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Planificación de un proceso
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Planificación de un proceso
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Planificación de un proceso
• Verifique el proceso con respecto a sus objetivos
4 planificados
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Planificación de un proceso - Ejemplo
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Planificación de un proceso - Ejemplo
PROCESO Compras
Garantizar la disponibilidad del stock de materias primas y productos
verificando y controlando los pedidos y evaluando nuestros
OBJETO proveedores.
RESPONSABLE Director Financiero
ENTRADAS PROVEEDORES
1. Politica y objetivos Gestion Gerencial
2. Fichas tecnicas de materiales Programacion del producto
3, Base de datos de proveedroes Proveedores
4, Cotizaciones y especificaciones del producto Proveedores
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Planificación de un proceso - Ejemplo
ACTIVIDADES
A. Detección de necesidades
Tras la detección de necesidades de material, el personal demandante del mismo comprobará si se dispone de stock
en almacén.
B. Comunicación al responsable de administración
El personal que detecte la necesidad de compra comunicará, a través de la vía estipulada, al responsable las
necesidades de material, especificando la cantidad y referencia a pedir
C. Elaboración del pedido
El responsable introduce toda la información del solicitante en el programa de gestión de pedidos y genera la hoja de
"Pedido de Compra", según el formato, que revisará.
D. Aprobación del pedido
En caso de que el importe supere los 800 bolivianos, requiere la aprobación de la Gerencia, en caso contrario se limita
a la aprobación del Responsable.
E. Envío del pedido
Siempre se transmite el pedido al proveedor mediante vía e-mail o fax.
F. Recepción material/equipo/servicio
En el momento de entrega se procederá a revisar la coincidencia de los parámetros definidos en el pedido con el
producto/servicio recibido:
• Material: El personal del almacén comprueba la coincidencia entre la cantidad, referencias, plazos y estado del
producto.
• Servicios: El usuario comprueba que la ejecución del servicio se realiza según las condiciones pactadas.
La nota de entrega siempre estará firmado, indicando la fecha de recepción.
INCIDENCIAS DETECTADAS
En caso de existir algún tipo de incidencia, ésta será registrada en la nota, que se remitirá al Gerente, quien procederá
a tramitarlo como no conformidad y a resolverlo con el proveedor.
G. Evaluación y Seguimiento de Proveedores
Esta etapa se lleva a cabo con el fin de comprobar que el proveedor mantiene regularmente la calidad de sus
suminsitros. Para esto, el Responsable de Calidad recopilará todas las "Hojas de Seguimiento
de Proveedores" registradas mediante la aplicación informática de Gestión, anualmente, para analizar y estudiar todos
los problemas existentes con los proveedores utilizando la siguiente información:
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Planificación de un proceso - Ejemplo
SOPORTE Y RECURSOS
DOCUMENTACIÓN REGISTROS
Estadística Artículos
Rotación de stock comprados
Documental-proced. Vigentes Ofertas/Bonificaciones de los proveedores Categorías de
Legislación vigente los artículos
Incidencias
Hojas de pedido
Oficina 3 personas Gavetas
Sistema contable
Gavetas
Infraestructura /ambiente Aire acondicionado
Tecnico contable
Asistente
Humanos (competencia) Egresado universitario
INDICADORES FORMA DE CÁLCULO PERIODICIDAD
Nº artículos de cada categoría x 100
Porcentaje mensual de artículos por categoría Nº artículos totales Mensual
Nº de incidencias por proveedor x 100
Porcentaje mensual de incidencias por proveedorNº artículos totales por proveedor Mensual
Margen por categorías Cálculo del margen por cada categoría Semestral
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EJERCICIO 2
CASO PRÁCTICO FICHA DE
PROCESOS
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El seguimiento y la
medición de los
procesos
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El seguimiento y la medición de los
procesos
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El seguimiento y la medición de los
procesos
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El seguimiento y la medición de los
procesos
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El seguimiento y la medición de los
procesos
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El seguimiento y la medición de los
procesos
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El seguimiento y la medición de los
procesos
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El seguimiento y la medición de los
procesos
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El seguimiento y la medición de los
procesos
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Indicadores del proceso
Representatividad
Sensibilidad
Rentabilidad
Fiabilidad
Relatividad en el tiempo
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“AQUELLO QUE MIDES ES LO QUE CONSIGUES”
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Ejercicio: objetivos e indicadores
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Los Más usados
1 FINANCIEROS Ingreso operacional
Rentabilidad sobre activos / patrimonio / utilidad / ventas
Cumplimiento presupuestario
Crecimiento de los márgenes
2 CALIDAD (actividad interna) Nº de errores/defectos por unidades producidas
tiempos de ciclo
Desempeño proveedores
Costos de no-calidad
No Conformidades
3 CLIENTES Satisfacción
Reclamos
Capacidad de retención de clientes
% de clientes inactivos
Cant. de nuevos clientes
Ganacias por nuevos clientes
4 MANO DE OBRA Satisfacción empleados
Rotación de personal
Ausentismo
Seguridad (accidentes)
Capacitación
Incentivos
Sugerencias
5 PRODUCTIVIDAD Costo unitario
Productividad mano de obra
Rotación de Inventarios
Utilización de equipos críticos
Productividad materiales
6 MERCADO Participación de mercado
Cumplimiento metas de incursión a nuevos mercados
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EJERCICIO 3
CASO PRÁCTICO INDICADORES
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Selección de indicadores
Satisfacción del Cliente: a) Satisfacción del Cliente:
Grado en que las
expectativas son
satisfechas (según
percepción)
En función de los atributos que él valora
Incluye el diseño y la realización
Normalmente a través de encuestas
Parámetros típicos:
- características del producto / servicio
- tiempo de entrega
- entregas completas
- condiciones contractuales
- atención y trato
- garantía, reclamos
- servicio post-venta
Indicador de “Eficacia”
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Selección de indicadores
Ejemplo de Encuesta
Satisfacción del Cliente:
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Selección de indicadores
Definición:
Medición interna
b) Cumplimiento de compromisos:
respecto de
parámetros o
especificaciones pre- Cantidad: real / programada; procesada / total
establecidas
Ej: Producción, Ventas, Cobranzas, Compras, etc
Indicadores de “Eficacia”
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Selección de indicadores
Definición:
Mide el c) Eficiencia en el uso de recursos:
Aprovechamiento que
hacemos de los
recursos, ligada al Insumos unitarios: máquinas; materiales;
agregado de valor
espacio; energía; hh, etc / cant. productos
Ej: Producción, Ventas, Cobranzas, Ingeniería, etc.
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El control de los
procesos
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Control de los procesos
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Control de procesos con repetibilidad
Al analizar los datos obtenidos por las mediciones
de un proceso cualquiera, se puede comprobar
que los valores difieren unos de otros. Esto es
debido a que existen factores de diversa índole
que originan la variabilidad
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Control de procesos con repetibilidad
La distribución más habitual que suelen presentar
los procesos productivos cuando sólo existe una
variabilidad aleatoria es una distribución que se
conoce como “campana de gauss”
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CASO PRÁCTICO: Realizar un
control estadístico del proceso
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Muchas gracias por la atención
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