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FECHA
PROCEDIMIENTO DE AUDITORÍAS INTERNAS
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1. OBJETIVO

Establecer la metodología para la formación de auditores internos, preparación

y ejecución de las Auditorías Internas.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a las auditorías internas que se realicen al Sistema
de Gestión Integral –SGI, en las diferentes áreas de la organización.

3. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de los auditores internos la aplicación de este
procedimiento.

4. CONSIDERACIONES GENERALES
 El comité SGI es quien selecciona y evalúa a los candidatos para llevar a
cabo las auditorias de la organización, de acuerdo a los criterios del ítem
6.1.
 Para calificar las características personales del grupo auditor, se realiza a
través de la evaluación que se haga a cada auditor consignado en el formato
selección de auditores.
 El comité SGI es el encargado de coordinar la planeación de las auditorías
internas del Sistema de Gestión Integral, de elaborar el programa y de
controlar la ejecución de las auditorias, además evalúa el funcionamiento de
la gestión de las auditorías internas.
 La hoja de verificación debe de estar acorde con el alcance definido en el
plan de auditorías internas.
 Con el fin de mantener la imparcialidad del auditor, el comité SGI debe
asegurarse en el momento de elaborar el programa de auditorías que la (s)
persona (s) designada(s) no tengan ninguna relación directa con el área a
auditar.
 Todo auditor para desarrollar la auditoria debe estar previamente calificado.
 Los seguimientos a las acciones correctivas planteadas se realizan de
acuerdo con las fechas programadas y definidas en las reuniones de cierre,
y deberá garantizarse su efectividad.

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 Para los casos en que el cliente realice auditorías a los procesos, incluyendo
los aspectos de SST y medio ambiente, también será soporte para generar
acciones correctivas, preventivas y/o de mejora.

5. DEFINICIONES
Sistema de Gestión Integral: Sistema de gestión en cual se integran bajo
un solo sistema las políticas y objetos de varios campos de gestión de
responsabilidad de la gerencia, para xxxx ltda. corresponde a la integración
de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001, y OSHAS 18001.

6. DISPOSICIONES PARA CUMPLIR CON EL OBJETO

6.1 Selección, formación y calificación de auditores internos

6.1.1 Características del auditor interno

El comité SGI propone los nombres de los candidatos a ser formados como
Auditores Internos. Los candidatos propuestos deberán cumplir con los
siguientes requisitos:

Educación

Para ser designado como Auditor Interno, el seleccionado debe tener como
mínimo ser bachiller.

Experiencia

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Para calificar como Auditor, el candidato debe llevar, como mínimo 6 meses
en la organización e interactuar con dos o más áreas o tener capacitación
comprobada en auditorías internas. Si el candidato cumple con estos
requisitos, el comité diligencia el formato Selección de auditores y continua
con el proceso de selección.

Formación

Una vez se han cumplido los pasos anteriores se da inicio a la formación

como Auditor Interno siguiendo los siguientes pasos:

 Conocimiento y entendimiento de los modelos de gestión.

 Técnicas de auditoría.
 Técnica de indagación, evaluación y presentación de informes.
 Documentación del sistema de Gestión Integral.
 Productos y servicios de la organización.

Esta capacitación debe ser como mínimo de 32 horas.

Recibida la información, se efectúa una evaluación donde se considera apto el

candidato si el resultado final es mayor o igual al 70% de la prueba diseñada para
tal fin. Esta información es registrada en el formato selección de auditores.

Calificación

Si el candidato es apto, el comité SGI lo incluye dentro del listado de Auditores

Internos y lo programa para que durante el siguiente semestre actúe como “Auditor
Acompañante” , periodo durante el cual es evaluado su entrenamiento por el
Auditor Interno y los Auditados.

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Una vez se ha cumplido el primer ciclo de seis (6) meses, el comité de calidad se
reúne y evalúa los resultados de las auditorias en las que participo el “Auditor
Acompañante” y determina si se califica o no como Auditor Interno, siendo
registrada esta información en el formato “Selección de Auditores”.

Si el Auditor es apto, el comité SGI, programa a partir de ese momento la

realización de Auditorías como Auditor Interno es decir, sin acompañante.

En caso contrario, se programa nuevamente como “Auditor Acompañante”

esperando que durante los seis (6) meses siguientes califique, si no es así, se
elimina del listado de “Auditores Internos de Calidad”.

Cada vez que se realice una Auditoría, el auditado debe calificar al Auditor a través
del diligenciamiento del formato “Evaluación de Auditores”, el cual es aplicado una
vez se ha cerrado la Auditoria y devuelto directamente al Coordinador HSEQ.

El Comité SGI en si reunión mensual analiza los resultados de las Auditorias así
como las calificaciones recibidas por los Auditados.

Con el fin de mantener competentes a los Auditores, el jefe de personal evalúa a

los Auditores y diligencia el formato “Evaluación de Auditores”, basándose en los
resultados obtenidos de las Auditorías realizadas durante el año. Esta evaluación
se realiza durante el último trimestre del año, de modo que las necesidades de
capacitación que se encuentren a formar parte del “Plan de Formación Anual”.

Los resultados de esta evaluación anual son llevados por el jede de personal al
comité SGI para ser discutidos y aprobados.

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6.2 Elaboración del Programa de Auditorías Internas de Calidad

6.2.1 Elaboración del programa de Auditorías Internas de Calidad

El comité SGI define el programa de Auditorías Internas Anualmente utilizando el

formato Programa de Auditorías Internas.

Además del ciclo de Auditorias Anual, la Organización puede realizar Auditorías

Internas basados en los siguientes criterios:

 Por solicitud expresa de la Gerencia.

 Por análisis de los resultados de Auditorías Internas previas.
 Por cambio en los procesos.
 Por conocimiento que se tenga de la no aplicación de los procedimientos
internos.
 Por resultado de la revisión del Sistema de Gestión Integral.
 Por solicitud de los Auditores y/o Auditados.
 Por los resultados de las evaluaciones de riesgo de las actividades de xxxx ltda
 Determinar la importancia ambiental de cada una de las operaciones implicadas
y desarrolladas por la empresa.
 Cuando a juicio de la Dirección de Proyectos la Organización desarrolle
actividades no rutinarias que requieran un seguimiento más detallado, la
dirección de proyectos podrá solicitar en cualquier momento una auditoría
interna.
 Una vez el comité SGI ha definido el programa de Auditorías Internas, lo envía
a los jefes de áreas y Auditores junto con un memorando indicando fechas,
responsables y áreas de ejecución de Auditorias.

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 El Auditor junto con el Auditado se ponen de acuerdo sobre la fecha y hora en

la cual se va a llevar a cabo la Auditoria. Si por algún motivo una de las partes
requiere aplazar la auditoria, se hace una solicitud por escrito al comité SGI o
Coordinador HSEQ por lo menos con una semana de anterioridad a la
ejecución, explicando claramente las causas del aplazamiento. El comité SGI
determina si es posible o no el aplazamiento y, de ser posible, define la nueva
fecha y la informa a los interesados.
 Si el comité no aprueba el aplazamiento, informa a los directos relacionados
mediante comunicación escrita indicando las razones de la negativa.
 El comité SGI solo atenderá una solicitud de aplazamiento por cada Auditoria.

6.3 Elaboración de planes de Auditorias

 Una vez se ha informado a los responsables la realización de la auditoria, el

auditor procede a elaborar el “plan de Auditoria” con anterioridad a la fecha
programada. Este plan es entregado al auditado con 8 días de anticipación para
su aprobación. Si se requiere algún cambio, el auditado le solicita al Auditor la
modificación y posterior aprobación.
 El desarrollo del plan lo lleva a cabo el Auditor utilizando el formato “Plan de
Auditorías Internas” , el cual contiene los siguientes aspectos:

 Fecha de la Auditoria y hora: es la definida y acordada entre las partes.

 Área a auditar: es el área involucrada en la auditoria.
 Identificación de los auditores: se registra el nombre de los integrantes del
grupo auditor responsable.
 Objetivo: Indica la razón por la cual se va a realizar la auditoria y que es lo que
se desea verificar.
 Alcance: Indica el marco en el cual se va a desarrollar la auditoria (procesos y
áreas involucradas)

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 Documentos de referencia: se deben indicar los documentos

(procedimientos, instructivos, formatos, etc.) que se requieran para su
desarrollo.
 Nombre de las personas a Auditar: se debe definir cuáles son las personas o
cargos que están involucrados en la auditoria.
 Duración prevista para la Auditoria: se debe aclarar previamente cuánto
tiempo va a emplear en cada una de las actividades para el desarrollo de la
Auditoria.
 Personas a la cual circula el informe final: se indica a que personas o áreas
se le hace entrega el informe final.
 Firmas: En este espacio firman los integrantes del grupo auditor y el auditado
responsable del área, las firmas indican la aprobación del plan por parte de los
involucrados.
6.4 Elaboración de las Hojas de Verificación

 Para la elaboración de las Hojas de verificación, el auditor emplea el formato

hoja de verificación, enmarcándose dentro del objetivo y alcance definido en
el plan de Auditorías Internas.
 En el desarrollo de los temas de las Auditorias, el auditor debe asegurarse
que estén todas las partes involucradas en cada uno de los aspectos a
evaluar.

Los temas deben quedar de tal manera que se puedan formular dentro de la
categoría de “conforme” o “no conforme”.

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Nota: la hoja de verificación es una guía para la auditoria pero no puede ser
impedimento para la observación de otros factores indicativos de la no
conformidad y/u observación que no esté incluida en el formato.

 Para diligenciar la hoja de verificación el auditor utiliza como documentos

de la referencia la norma ISO y OSHAS Al iniciar una auditoria se realiza
la reunión de apertura a la cual debe asistir el equipo auditor y lo
auditados, en esta reunión el grupo auditor expone la metodología a
seguir, el alcance y los objetivos, basándose en el plan de “Auditorías
Internas” realizado con anterioridad.
 Igualmente el grupo evalúa la disponibilidad de recursos, la forma como
se va a desarrollar la Auditoria, programa la reunión de cierre y se hacen
las aclaraciones del caso al plan de Auditorías Internas.
 Recolección de evidencias: las evidencias se recogen a través de
entrevistas, de exámenes de documentos, de verificación de registros y
de la observación de actividades, y toda la información recogida se
consigna en la “hoja de verificación” con el fin de determinar las nos
conformidades presentes.
 Durante la auditoria el Auditor debe de hacer énfasis en la observación
de :
 Documentos: Verificar la versión utilizada, el manejo de documentos, las
fechas, el control y la responsabilidad por el uso.
 El personal: Si conoce el tema, lo entiende y aplica los procedimientos.
 Una vez terminada la etapa de verificación que se tiene programada, el
Auditor redacta las no conformidades y observaciones presentadas en el
desarrollo de las Auditorias y los registros en el formato de no
conformidades.

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 Terminada la etapa anterior, se lleva a cabo la reunión de cierre en el

cual participan los Auditados y el grupo Auditor. En esta reunión se
presentan las fortalezas y debilidades de área auditada y se concilian
entre las dos partes las no conformidades y observaciones anotadas en
el informe de Auditoría.
 Una vez se ha terminado la auditoria el auditor elabora el informe de
Auditoría, el cual consiste en un resumen de las no conformidades y/o
observaciones presentadas discriminando y calificando cada una de las
no conformidades presentadas.
 con las no conformidades y observaciones conciliadas, el auditado
durante las 72 horas siguientes a la auditoria presenta las acciones
correctivas diligenciado el formato y basándose en lo estipulado en el
procedimiento de acciones correctivas, preventivas y/o mejora.
 El original del informe de Auditoría es entregado por el auditor al
Coordinador HSEQ quien hace parte del comité SGI y una copia al
auditado para que ejecute las acciones correctivas.
 El seguimiento lo realiza el Auditor utilizando el informe de Auditoría
original, el cual es solicitado al área HSEQ.
 Una vez se complete el ciclo de la Auditoria, es decir se considera
cerrada la auditoria se registra por parte del auditor, el cumplimiento en el
campo de observaciones del formato acciones correctivas.
Seguidamente el auditor devuelve el informe original a al área HSEQ
para que sea archivado y destruye la copia del auditado.
 el seguimiento a las acciones correctivas es desarrollado por los
coordinadores de HSEQ una vez se han cumplido las fechas límites, y
además de evaluar su cumplimiento se verifica si las acciones tomadas
han sido efectivas para eliminar la no conformidad. En caso contrario se
deja evidencia del no cumplimiento en el campo de observaciones del
formato de acciones correctivas.

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 Con el fin de evaluar la efectividad de las acciones propuestas, el auditor

responsable por la ejecución de la auditoria, puede verificar en cualquier
momento el estado de aplicación de dicha disposición y se registra en el
campo de observaciones del formato acciones correctivas, además
puede disponer de los resultados de auditorías anteriores y evaluar el
grado de eficacia de las acciones correctivas.

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7. REGISTROS

CODIGO Y ARCHI TIEMPO DE DISPOSICION

NOMBRE RESPONSABLE
VO CONSERVACION FINAL

Sistem
a
Evaluación de
Coordinador HSE Integra 20 Años Se recicla
Auditores.
do
HSEQ

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