AUDITORIA INTERNA

YAQUELINE TOVAR ORTIZ

ID: 326567

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS - UNIMINUTO

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL
NEIVA
2016
 AUDITORIA INTERNA

YAQUELINE TOVAR ORTIZ

DOCENTE:
FRANCISCO RIVELINO BERNAL CERQUERA
ASIGNATURA:
ANALISIS Y DIAGNOSTICO ORGANIZACIONAL
NCR: 6395

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

PROGRAMA ADMINISTRACIÓN EN SALUD OCUPACIONAL
NEIVA
2016

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 TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCION……………………..………………..………………………… 5
OBJETIVOS…………………………………………………………….………… 6
1. AUDITORIA INTERNA…………………………………………….…… 7
2. OBJETIVO…………………………………………………………….….. 7
3. ALCANCE………………………………………………………….…….. 7
4. DEFINICIONES…………………………………………………….……. 7-8
5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES…………………………………. 8
5.1 PERFIL DE LOS AUDITORES INTERNOS DE FRUTI – AGUA
S.A.S ……………………………………………….8
5.2 EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS DEL
SGI…………………………………………………………………… 9-10
5.3 ELABORACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
INTERNAS…………………………………………………………….. 10
5.4 PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA………………………………11
5.5 ELABORACIÓN DE LAS LISTAS DE CHEQUEO………………,. 11
5.6 INICIACIÓN………………………………………………………….. 12
5.6.1 REUNIÓN DE APERTURA…………………………………. 12
5.6.2 RECOLECCIÓN DE EVIDENCIA OBJETIVA………….... 12
5.6.3 ANÁLISIS DE LA EVIDENCIA Y DECLARACIÓN DE LOS
HALLAZGOS……………………………………………….. 13
5.6.4 REUNIÓN DE CIERRE……………………………………. 14
5.7 ENTREGA DEL INFORME DE AUDITORIA……………….….. 14
5.8 SOLICITUD DE ACCIONES DE MEJORA……………………… 14
5.9 SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE MEJORA…………..…. 14
6. FORMATOS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS………..……………. 15
7. CONTROL DE CAMBIOS…………………………………………….. 15
8. ANEXOS………………………………………………………………….16
8.1 ACTA REUNION DE APERTURA………………………………..16

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 8.2 PLAN DE AUDITORIA………………………………………. 17-18
8.3 LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA…………………… 19-20-21
8.4 INFORME DE AUDITORIA………………………………… 22-23
8.5 ACTA REUNION DE CIERRE……………………………… 24
9. CONCLUSIONES………………………………………………… 25
10. RECOMENDACIONES…………………………………………. 26

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 INTRODUCCIÓN

El siguiente trabajo va con el fin de conocer y entender el Sistema de Integrado de

Gestión en donde nos enfocaremos en la auditoría, que está concebida como una
actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta diseñada para agregar
valor y mejorar las operaciones de la organización, con lo cual fortalece el
cumplimiento de sus objetivos a través de un enfoque sistemático y disciplinado de
evaluación y medición de los procesos de gestión y control. La auditoría se convierte
entonces en una importante herramienta de verificación, que se traduce en una mejora
continua de la gestión y en el perfeccionamiento de conocimientos y aptitudes.
El cumplimiento de los objetivos misionales y el adecuado desarrollo de los procesos
de gestión en las diferentes organizaciones hacen necesaria la presencia de
instrumentos de auditoría modernos que garanticen el buen funcionamiento, la
calidad de los productos y servicios y la satisfacción de los clientes y consumidores.
Nos encontramos frente a un importante y amplio escenario para los procesos de
auditoría, que en una nueva óptica deben abordar aspectos relacionados con el
gobierno corporativo y con los nuevos riesgos a los que se enfrentan las
organizaciones. El proceso de auditaje no solo debe participar activamente en la
evaluación del control interno, sino que además debe actuar proactivamente respecto
de la implementación de los distintos sistemas existentes en un todo armónico que
garantice la efectividad de la organización.

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 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL
Exponer el desarrollo normativo que ha permitido convertir los sistemas de calidad y
de control interno en herramientas de gestión, y cómo desde el ejercicio de auditoría
se puede verificar su cumplimiento de manera integral.

OBJETIVOS ESPESIFICOS
 Proporcionar conocimiento con respecto al Sistema Integrado de Gestión,
aplicándolo a una organización determinada.
 Ejecutar de una forma practica el SIG para que en las auditorías internas se
pueda obtener buenos resultados para implementar la mejora continua.
 Conocer la estructura de la documentación de un Sistema Integral de Gestión
sus aplicaciones y exigencias normativas que cumple.

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 1. AUDITORIA INTERNA

Versión 01 Código: GC-PR-05

Proceso: GESTION DE Página del 1 Vigente desde: 23/02/2016
CALIDAD al 26

2. OBJETIVO

Definir la metodología para la realización de auditorías internas del Sistema Integrado

y de la Gestión del proceso con el fin de determinar la conformidad con los requisitos
de la normas ISO 9001:2008, ISO14001:2004, OHSAS 18001:2007. Con el fin de
verificar la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, de FRUTI – AGUA
S.A.S detectando desviaciones para luego documentar hallazgos, no conformidades,
observaciones y recomendaciones.

3. ALCANCE

El procedimiento inicia desde la realización de la Programación de las Auditorías

Internas y termina con la remisión del informe final de auditoría tanto al líder del
proceso como a la gerencia.

4. DEFINICIONES

AUDITOR: Una persona calificada para efectuar auditorias.

AUDITADO: organización o persona que es auditada.
AUDITORIA: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el
grado en que se cumplen los criterios de auditoría.

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CONCLUSIONES DE AUDITORIA: Resultado de una auditoria que proporciona
el equipo auditor tras considerar los hallazgos de auditoría.
CRITERIOS DE AUDITORIA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos
utilizados como referencias.
EQUIPO AUDITOR: uno o más auditores que llevan a cabo unan auditoria.

EVIDENCIA OBJETIVA: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.

HALLAZGOS DE LA AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia
de la auditoria recopilada frente a los criterios de la auditoria. Los hallazgos pueden
indicar conformidad o no conformidad u oportunidades de mejora.
LISTA DE CHEQUEO: Es el conjunto de preguntas a través de las cuales es
posible identificar o detectar las posibles fallas que se cometen en el desarrollo
operativo o administrativo del servicio.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
PROGRAMA DE AUDITORIA: es el conjunto de una o más auditorias
planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigida hacia un propósito
específico.

5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

5.1. PERFIL DE LOS AUDITORES INTERNOS DE LAS EMPRESA

PÚBLICAS DE NEIVA

El perfil que deben cumplir los auditores del SGI FRUTI – AGUA S.A.S es:
 EDUCACIÓN: Las personas seleccionadas como auditores internos deben
poseer una educación equivalente a grado profesional en distintas áreas del
conocimiento.
 FORMACION: Capacitaci

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  ón en auditorías internas de Calidad, Seguridad y salud en el trabajo y Medio
Ambiente (Normas ISO 9001, ISO 14001 y OSHAS 18001).
 EXPERIENCIA: Haber participado en al menos una auditoría interna como
auditor o auditado. Mínimo tres meses de antigüedad en la empresa.

5.2. EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS

Con el propósito de mantener un equipo de auditores internos competentes, una vez

concluido el ciclo de auditorías internas, el representante de la dirección y/o el
Gerente General evalúa el desempeño de los auditores internos teniendo en cuenta el
siguiente criterio.

PUNTAJE LOGRADO EVALUACION DEL DESEMPEÑO

76 A 100 PUNTOS SOBRESALIENTE
51 A 71 PUNTOS BUENO
26 A 50 PUNTOS SUFICIENTE
0 A 25 PUNTOS INSUFICIENTE

Los aspectos de referencia que aportan a la evaluación de desempeño de los auditores

internos son los siguientes.

ASPECTOS A SER EVALUADOS PUNTAJE

Cumplimento pleno del plan de auditoria 20 PUNTOS
Cumplimiento de fechas y horas 20 PUNTOS
programadas
Informe de auditoría coherente, conciso y 20 PUNTOS
objetivo
Conclusiones objetivas y precisas 20 PUNTOS

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Buenas relaciones con el personal 20 PUNTOS

La evaluación de desempeño obtenida se registra en el formato “evaluación de

desempeño de auditores internos del SGI”.

Nota: Si se llegase a dar una nota de evaluación para el auditor interno menor o igual
a 50 puntos, la empresa se abstendrá de contratarlo nuevamente si es un auditor
externo; en caso de ser un auditor interno, esté tomara acciones con el fin de obtener
una mayor calificación en la próxima auditoria.
Cuando se contrate a un externo los servicios de auditoría interna, se deben tener en
cuenta los siguientes parámetros:

 EDUCACIÓN: Profesional en áreas de ingeniería y/o administrativas.

 FORMACIÓN: Auditor interno certificado en Sistemas de Calidad,
Seguridad y salud en el trabajo y Medio Ambiente (Normas ISO 9001, ISO
14001 y OSHAS 18001).
 EXPERIENCIA: Realización de una (1) auditoría en Sistemas Integrados de
Gestión.

5.3. ELABORACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNAS

 Para la planificación, implementación y desarrollo de las auditorías internas,

el Coordinador SGI elabora el programa de auditorías que se desarrollará
anualmente.
 El programa de auditoría se elabora teniendo en cuenta uno o varios de los
siguientes aspectos:
 Requisitos del SGI, de las normas aplicables, requisitos internos de la
organización, legales y de otra índole.

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  Necesidades de otras partes interesadas.
 Riesgos para la organización.
 Los impactos ambientales significativos de la organización.
 Resultados de la Revisión por la dirección.
 Evaluación de las no conformidades rechazadas en los procesos de
cierre.
 La eficacia de los procesos.
El programa de auditoría es comunicado a los auditores y auditados de manera verbal
o mediante correo electrónico. Este es flexible en su cumplimiento y cualquier
modificación debe ser consultada y aprobada por el Coordinador SGI con el visto
bueno de la gerencia.

5.4. PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA.

Una vez terminado y divulgado el programa de auditorías, los auditores internos

planifican las auditorias de acuerdo al cronograma. Para ello, cada auditor designado
es el responsable de elaborar el formato Plan de Auditoría. Este plan debe ser
comunicado al auditado con mínimo una semana de anticipación.

5.5. ELABORACIÓN DE LAS LISTAS DE CHEQUEO

Los auditores encargados deben elaborar los formatos de Listas de Chequeo. Estas
listas se realizan teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

-Debe elaborarse en concordancia con la actividad a auditar.

-Se utiliza como soporte para la preparación de la auditoria.

-Es una guía para determinar si las actividades ejecutadas corresponden a las
disposiciones adoptadas.

-Las preguntas, actividades o registros a verificar no necesariamente se deben

preparar en el orden que serán verificados en campo.

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-Es necesario centrarse siempre en el alcance de la auditoria.

Estos registros pueden realizarse en medio magnético o en medio físico.

5.6. INICIACIÓN

Llegada la fecha de realización de la auditoría interna al S.G.I, se lleva a cabo el

siguiente orden para su ejecución:

-Reunión de apertura

-Recolección de evidencia objetiva

-Análisis de la evidencia y declaración de los hallazgos

-Reunión de cierre

-Elaboración y distribución de informe de auditoria

5.6.1 REUNIÓN DE APERTURA

Para la realización de la reunión de apertura se debe tener en cuenta:

1. Presentación de los participantes

2. Recordar objeto y alcance de la Auditoría Interna

3. Confirmar el plan que se va a desarrollar

4. Forma de desarrollar la Auditoría

5. Confirmar asignación de recursos, si aplica

6. Acordar la hora para la reunión de cierre

La reunión de apertura se realiza al inicio de la auditoria, para recordar el desarrollo

de la misma y establecer un ambiente de confianza entre las partes.

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5.6.2 ECOLECCIÓN DE EVIDENCIA OBJETIVA

Esta actividad se establece con el fin de obtener pruebas tangibles para asegurar que
el Sistema de Gestión Integral, funciona correcta y eficazmente.

El equipo auditor verifica y ejecuta la auditoria por medio de entrevistas, observación

(documentos, condiciones de operación, lugares de trabajo, visitas a las diferentes
locaciones, revisión de archivos de documentos, etc.)

La evidencia objetiva se puede obtener a través de las siguientes fuentes de

información:

-Personas: Responsabilidad, entrenamiento, competencia, autoridad.

-Criterios: Manual del S.G.I, Procedimientos, Instructivos, Registros, Procesos,

Actividades, Indicadores de Seguimiento.

El auditor siempre que encuentre alguna condición que no cumple con los requisitos
especificados pide más evidencia y toma nota en la lista de chequeo.

5.6.3 ANÁLISIS DE LA EVIDENCIA Y DECLARACIÓN DE LOS

HALLAZGOS

El equipo auditor se puede reunir en espacios cortos, según el Plan de la Auditoría y

analizar la evidencia recolectada frente a las listas de chequeo y los criterios para
documentar los hallazgos de la misma.

Elaboran un resumen de los hallazgos que es socializado en la reunión de cierre al

finalizar la auditoria en cada proceso.

5.6.4 REUNIÓN DE CIERRE

Es una actividad posterior a la actividad de campo, permite presentar las conclusiones

del equipo auditor al auditado.

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Se reúnen todos los citados con el equipo auditor, con el fin de presentar los hallazgos
al auditado.

Cuando se presenten discrepancias en cuanto a las no conformidades, se revisan las

evidencias que la soportan para que el auditor tome la decisión de reportar o no la no
conformidad.

5.6 ENTREGA DEL INFORME DE AUDITORIA

Los auditores son los responsables de elaborar el formato de Informe de Auditoría, el

cual se divulga a todos los auditados y se deja copia (física y/o magnética) según el
caso.

5.7 SOLICITUD DE ACCIONES DE MEJORA

Una vez divulgado el informe de la Auditoría Interna, los auditados deben proponer
acciones correctivas y/o preventivas, con el fin de dar solución a las no
conformidades presentadas, dejando constancia de ello en el formato "Reporte y
tratamiento de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora”.

En caso de identificarse observaciones en la auditoría interna al S.G.I, el auditado

debe analizar si es pertinente implementar una acción correctiva, acción preventiva o
mejora.

5.8 SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES DE MEJORA

El Coordinador SGI y/ o el equipo auditor interno, junto con los responsables de

procesos, realizan el seguimiento a las acciones propuestas por los auditados.

El seguimiento a las acciones incluye:

-Verificar las respuestas oportunas a las solicitudes de acciones correctivas.

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-Verificar la eficacia de las acciones implementadas.

6. FORMATOS Y DOCUMENTOS ASOCIADOS

Plan de Auditoría

Lista de Chequeo Auditoria

Informe de Auditoría

7. CONTROL DE CAMBIOS:

DESCRIPCIÒN DEL
FECHA VERSIÒN SOLICITO
CAMBIO

8. ANEXOS

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 8.1 ACTA REUNION DE APERTURA

Versión 01 Código: GC-PR-05

Proceso: GESTION DE CALIDAD Página del 1 al Vigente desde: 23/01/2016
26

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Gestión de Calidad

RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA:
AUDITOR PRINCIPAL:

Fecha:
Hora de Inicio: Hora de Terminación:
Lugar:

1. ASISTENCIA

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA:

3. ALCANCE DE LA AUDITORIA

4. REUNION DE CIERRE E INFORME DE AUDIORIA

____________________________ ___________________________

AUDITOR PRINCIPAL JEFE DE PROCESO AUDITADO

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 8.2. PLAN DE AUDITORIA

Versión 01 Código: GC-PR-05

Proceso: GESTION DE CALIDAD Página del 1 de 26 Vigente desde: 23/01/2016

AUDITORÍA Nº: FECHA: LUGAR:

PROCESO A AUDITAR:

OBJETIVO:

ALCANCE:

AUDITOR LÍDER:

EQUIPO AUDITOR:

CRITERIOS DE
AUDITORÍA:

RIESGOS DE LA
AUDITORÍA:

DESARROLLO DEL PLAN DE AUDITORÍA

AUDITADO /
ITEM ACTIVIDAD AUDITOR
PARTICIPANTES

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 8

OBSERVACIONES:

AUDITOR LÍDER: JEFE OACI: AUDITADO:

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 8.3.LISTA DE CHEQUEO DE AUDITORIA

Versión 01 Código: GC-PR-05

Proceso: GESTION DE CALIDAD Página del 1 al 26 Vigente desde: 23/01/2016

ENCUESTA PARA LA REALIZACION DEL DIAGNOSTICO AL SISTEMA

DE GESTION DE CALIDAD

SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Requisitos Generales CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y
(SI/NO) OBSERVACIONES
¿Se encuentran identificados los
procesos del sistema?
¿Se identifican y controlan los
procesos subcontratados
externadamente?
Requisitos de la Documentación
Generalidades
¿Existe un documento de
política de calidad?
¿Existe un documento de
objetivos de calidad?
¿Existe un manual de calidad?
¿Existe procedimientos
documentados exigidos por la
norma y necesarios para el
desarrollo del sistema?
Manual de Calidad
¿El manual incluye el alcance
del sistema de gestión de
calidad?
¿El manual incluye o cita a
todos los procedimientos
documentados?
¿El manual de calidad incluye la
interacción de los procesos?
Control de los Documentos
¿Existe un procedimiento

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documentado para el control de
documentos?
¿Existe una metodología
documentada adecuada para la
aprobación de documentos?
¿Los documentos revisados
cumplen con esa metodología de
aprobación?
Control de los Registros
¿Existe un procedimiento
documentado para el control de
los registros?
¿Existe una metodología para la
identificación, almacenamiento,
protección, recuperación y
disposición de los registros?
¿Los registros realizados
cumplen con esa metodología?
Enfoque al Cliente
¿Se está analizando la
satisfacción del cliente?
¿Se está realizando la
determinación de los requisitos
del cliente?
Política de Calidad
¿La política de la calidad es
coherente con la realidad de la
organización?
¿Incluye un compromiso de
mejora continua y de cumplir
con los requisitos?
¿Los objetivos de la calidad
están de acuerdo a las directrices
de la política?
Objetivos de la Calidad
¿Los objetivos son medibles y
están asociados a un indicador?
¿Los objetivos se encuentran
desarrollados en planes de
actividades para su
cumplimiento?

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 8.4. INFORME DE AUDITORIA

Versión 01 Código: GC-PR-05

Proceso: GESTION DE CALIDAD Página del 1 al 26 Vigente desde: 23/01/2016

OFICINA DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

FECHA:

PROCESO:

1. ALCANCE

2. OBJETIVO

3. CRITERIOS

4. EQUIPO AUDITOR

AUDITOR LÍDER:

5. AUDITADO Y RESPONSABLE DEL PROCESO

6. METODOLOGÍA UTILIZADA

7. NO CONFORMIDADES, OBSERVACIONES DE LA PRESENTE

AUDITORÍA INTERNA:

A. REVISIÓN DE LA AUDITORÍA ANTERIOR:

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 B. REVISIÓN DE LA AUDITORÍA ACTUAL:

8. ASPECTOS POR MEJORAR

9. CONCEPTO EQUIPO AUDITOR

Jefe OACI Contratista

Auditor Líder – OACI

______________________________
Auditor Líder

8.5. ACTA REUNION DE

CIERRE

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 Versión 01 Código: GC-PR-05
Proceso: GESTION DE CALIDAD Página del 1 al 26 Vigente desde: 23/01/2016

PROCESO O DEPENDENCIA AUDITADA: Gestión de Calidad

RESPONSABLE DEL PROCESO O DEPENDENCIA:

AUDITOR PRINCIPAL:

Fecha:

Hora de Inicio y Terminación:

Lugar:

1. AGRADECIMIENTOS

2. ASISTENCIA

3. HALLAZGO SIGNIFICATIVO

4. ACCIONES CORRECTIVAS

5. INFORME DE LA AUDITORIA

____________________________ ___________________________

AUDITOR PRINCIPAL JEFE DE PROCESO AUDITADO

9. CONCLUSIONES

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 El principal objetivo es hacer del Sistema una real arma de Gestión y que
traiga beneficios para las organizaciones y que no se transforme en algo
desagradable para las personas que no se atreven a lidiar con esta nueva forma
de trabajo, se debe preparar a los empleados para romper el temor que existe
al hablar de Gestión Integrada.
 Por último y a raíz de la investigación se determina que es posible crear un
Sistema Integral que dé cumplimiento a las tres Normativas, que sea eficiente,
claro y conciso, además se puede aplicar a cualquier organización sin
distinción de tipo ni tamaño, pues el Sistema en si no es rígido, es dinámico y
se adapta por si solo a las necesidades de las personas y, por ende, de las
organizaciones.
 los beneficios que pueden obtenerse de los mismos trascienden todo tipo de
esfuerzo y elevan a la organización hacia un nuevo nivel de competitividad,
que trae innumerables beneficios y posicionan a las empresas como líder en la
industria.

10. RECOMENDACIONES

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 Se recomienda verificar las caracterizaciones de los procesos y
procedimientos, con el fin de disminuir las no conformidades y oportunidades
de mejora que se presentan como resultado de las Auditorías Internas del
Sistema Integrado de Gestión.

 Se recomienda generar acciones correctivas y preventivas con un adecuado

análisis de causas, para eliminar las causas de las no conformidades
presentadas.

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