HSEQ-PRO-003

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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS
INTERNAS Página: Fecha: 21-07-2017

1. OBJETIVO

Determinar que el Sistema Integrado de Gestión (SIG) de KIDS COUNTRY HOUSE SAS, está
conforme con las disposiciones planificadas y los requisitos de las normas ISO 9001:2008; ISO
14001: 2004 y OHSAS 18001:2007, para asegurar que dichos Sistemas cumplen con lo
establecido por la compañía, que se implementa y se mantiene apropiado y eficazmente
satisfaciendo las necesidades de los clientes y las partes interesadas

2. ALCANCE

Aplica a los procesos que componen el SIG de KIDS COUNTRY HOUSE SAS, a sus contratistas y
proveedores.

3. RESPONSABILIDAD

La aplicación de este procedimiento es responsabilidad de la Direccion General, el líder HSEQ y

del equipo auditor que KIDS COUNTRY HOUSE SAS designe.
En caso de Auditor Externo debe cumplir con el Perfil estipulado en donde se evidencian las
competencias, habilidades, formación y experiencia descritos en el formato GH-FOR-004 Perfiles
de Cargo.

4. DEFINICIONES

 ACCIÓN CORRECTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una No Conformidad

detectada u otra situación indeseable.
 ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una No conformidad
potencial u otra situación potencialmente indeseable.
 ALCANCE: Describe la extensión y límites de la auditoria en términos de factores como
localización física y actividades organizacionales, así como también la manera de reportar.
 AUDITADO: Organización o parte de ella que estará sujeta a una auditoria
 AUDITOR: Persona que realiza una auditoria o parte de ella, y que cumple con los criterios
requeridos para esta labor.
 AUDITORÍA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias
de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que
se cumplen los criterios de auditoría.
 AUDITORÍA INTERNA: Son las realizadas por parte de la organización, para la revisión de
la dirección y con otros fines internos.
 CRITERIO DE AUDITORÍA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia.
 CIERRE DE AUDITORIA: Verificación del cierre de las no conformidades generadas en la
auditoria.
 CONCLUSIÓN DE AUDITORÍA: Resultado de la auditoria que proporciona el equipo
auditor, después de evaluar los hallazgos frente a los Objetivos de la auditoria.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Coord. HSEQ Direccion General Direccion General

FECHA: 24/04/2016 FECHA: 24/04/2016 FECHA: 24/04/2016
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 CONFORMIDAD: Cumplimiento de los requerimientos establecidos.

 EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria.
 EVIDENCIA DE LA AUDITORIA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra
información que son pertinentes para los criterios de auditoria y que son verificables.
 HALLAZGOS DE AUDITORIA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoria
recopilada frente a los criterios de auditoria.
 HSEQ: Salud, Seguridad, Medio Ambiente y Calidad.
 INFORME DE AUDITORÍA: Reporte donde se registran las conclusiones de auditoría y se
relacionan los aspectos positivos encontrados, las observaciones y las no conformidades
identificadas.
 NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
 NO CONFORMIDAD MAYOR: Requisito completo de la norma o criterio de auditoria que
no se ha tomado en cuenta o que no se ha implementado. Alguna desviación o
incumplimiento que pone en riesgo el desempeño de todo el sistema integrado de gestión.
 NO CONFORMIDAD MENOR: Incumplimiento parcial de algún requisito de la norma o
criterio de auditoria, falla aislada, no sistemática. Cuando se detecta la misma no
conformidad menor en muchos lugares de la organización, se clasifica como no
conformidad mayor.

 OBSERVACIÓN: Es una situación que no constituye incumplimiento o desviación del
desempeño, pero es una oportunidad de mejora que permite formular una Acción
Preventiva.
 PLAN DE AUDITORÍA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una
auditoría.
 SIG: Sistema Integrado de Gestión.
 SG SST: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1. Propósito de las Auditorías

Los propósitos para realizar auditorías internas en KIDS COUNTRY HOUSE SAS, son los
siguientes:
 Determinar la conformidad o no conformidad de los elementos del Sistema Integrado de
Gestión con los requisitos de las Normas NTC – ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001
 Determinar la efectividad del SIG para cumplir con los objetivos específicos en HSEQ que
se ha trazado KIDS COUNTRY HOUSE SAS
 Proporcionar las oportunidades de mejora del SIG.

5.2. Fases de las auditorías internas en KIDS COUNTRY HOUSE SAS

5.2.1.Planificación de las auditorías

a). Frecuencia de las auditorías

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El proceso HSEQ define el HSEQ-PRO-001 programa de auditorías al SIG, se realizará como

mínimo un ciclo anual de auditorías, cubriendo todos los procesos y requisitos de las respectivas
normas tanto en los procesos administrativos como el proceso operativo, excepto cuando se
requiera programar otro ciclo adicional debido a:
 Cambios fundamentales en el SIG debido a modificaciones relevantes en la política y en
los objetivos y metas del sistema o por modificaciones de fondo de las Normas
Internacionales.
 Cuando se encuentra las oportunidades de mejoramiento continuo del SIG y que se
considere necesario una revisión.
 Cuando sea requerido por el cliente

b). Programación y planes de auditorías.

 Programación de auditoria
El líder HSEQ de KIDS COUNTRY HOUSE SAS, elabora el HSEQ-PRO-001 programa de
auditorías al SIG. El programa de auditorías se elabora considerando las prioridades, los requisitos
del SIG, los requisitos legales, reglamentarios y contractuales, los requisitos del cliente, las
necesidades de otras partes interesadas y/o riesgos para la organización; así como los resultados
de auditorías anteriores, por lo menos una vez al año.
La Direccion General y/o el representante por la dirección para el SIG, evalúa el programa de
auditorías y aprueba la contratación del equipo auditor externo y determinan si es conforme con lo
que se ha planeado en cuanto al SIG y a lo establecido por la institución.

 Plan de auditoria
El líder HSEQ es el encargado de elaborar el HSEQ-FOR-011 plan de auditorías, en él se asignan
los procesos que serán auditados, así como el calendario de la auditoria especificando el proceso,
el objetivo, el alcance, la fecha, la hora, el equipo auditor; asegurando la competencia de los
mismos y las responsabilidades en la auditoría, quedando así definido el orden de misma.

El líder HSEQ, comunica el plan de auditoría y la manera como se desarrollarán las auditorías
internas para asegurar la objetividad e imparcialidad de estas.

c). Preparación de la entrevista

Antes de proceder con la entrevista de auditoría, el auditor analiza la documentación relativa al

proceso a auditar y revisa la documentación del SIG y los anexos; define qué aspectos se tendrán
en cuenta a la hora de llevar a cabo la auditoria y los registra en forma de preguntas, es optativo
del auditor usar listas de chequeo o de verificación, para centrarse en el alcance de la auditoría. El
Auditor Líder verifica que toda la información existente para las entrevistas sea conveniente,
adecuada y eficaz para el proceso de la Auditoria.

5.2.2. Desarrollo de la Auditoria

 Reunión de apertura

El Auditor líder realiza una reunión de apertura en la que participan la Direccion General y los
líderes de los procesos que se van a auditar. En donde se informa: el objetivo, el alcance, la
metodología y procedimientos que se van a realizar para ejecutar la auditoria. También se
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confirma, aclara dudas al auditado sobre el plan de auditoría e informa sobre el progreso de la
misma y de la oportunidad que tiene de realizar preguntas. Confirma la fecha y hora de la reunión
de cierre.

 Auditoría

a) Enfoque

La auditoría se desarrolla de acuerdo a las entrevistas, sin restringir la investigación a otros

posibles aspectos que surjan y sean de interés en el momento de llevarse a cabo. Como referencia
y registro del desarrollo de la auditoria se incluyen las listas de chequeo, como evidencia de apoyo
y hallazgos de auditoria. Esta actividad es desarrollada por los de auditores.

Durante las entrevistas realizadas se deberá observar la correlación que existe entre el querer
hacer que se manifiesta en la política y los objetivos, de los cuales se desprenden los lineamientos
estratégicos; el deber hacer, contenido en las disposiciones establecidas en el SIG mediante
manuales, procedimientos, programas, planes e instructivos; y el hacer, reflejado en la aplicación
de los documentos del SIG y cuya evidencia objetiva son los registros.

b). Recolección de evidencias

Los miembros del equipo auditor se reúnen durante la auditoria para intercambiar información y las
evidencias establecidas en el enfoque, para evaluar el progreso de la auditoria y reasignar tareas
entre los miembros del equipo auditor según sea necesario.

c). Hallazgos y documentación de no conformidades

Se reúne el equipo auditor, establecen los hallazgos para determinar e incluir en el informe las no
conformidades y observaciones en cada proceso. El auditor debe garantizar que los hallazgos
sean documentados en forma clara y concisa, debidamente respaldados por la evidencia. Las no
conformidades son identificadas por el auditor en términos de los requisitos específicos de las
Normas o de otros documentos relacionados contra los cuales se haya efectuado la auditoría
(criterios de auditoría), las cuales se registrarán en el formato Reporte de No Conformidades de la
Auditoría.

Las no conformidades deben ser revisadas con el auditado, para obtener el reconocimiento de que
la evidencia de la auditoria es exacta y que las no conformidades se han comprendido; en caso
contrario se debe realizar todo el esfuerzo posible para resolver cualquier opinión divergente
relativa a las evidencias y/o hallazgos de la auditoria, mediante reuniones de coordinación y
finalmente registrar por escrito los puntos en los que no hay acuerdo.

 Reunión de cierre

Al finalizar la auditoría interna del SIG, antes de preparar el informe de auditoría, el auditor líder
realiza la reunión con el personal auditado, donde se presentan los hallazgos y conclusiones de la
auditoria de tal manera que sean comprendidos y reconocidos por el auditado, y para acordar el
intervalo de tiempo para que el auditado presente un plan de acciones correctivas y preventivas
donde se deberá diligenciar el formato HSEQ-FOR-004 acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
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 Informe de auditoría

El auditor líder consolida la información de la auditoria elaborando un informe general que debe
contener lo siguiente:

 Fecha y tiempo de realización de la auditoría,

 Nombre de los procesos auditados,
 Objetivo de la auditoria,
 Alcance de la auditoria,
 Identificación del líder del equipo auditor y de los miembros,
 Requisitos de las Normas o procesos auditados
 Lista de asistentes a las reuniones de apertura y cierre,
 Conclusiones y/o recomendaciones de la auditoria, exaltando los aspectos positivos o
fortalezas y los aspectos para mejora.

Finalizado el informe se conservan copias en medio impreso y magnético y se comunican los

resultados a la Direccion general, líderes de proceso y demás colaboradores, con el fin de reforzar
la toma de acciones correctivas, preventivas o de mejora, la auditoría termina al presentar el
informe de la misma al personal mencionado anteriormente, para lo cual se cuenta con el formato
HSEQ-FOR-012 informe de auditorías.

5.2.3. Análisis de problemas

Esta fase consiste en el planteamiento de acciones por parte de los auditados, con el fin de
eliminar las causas de no conformidades reportadas por el auditor. El responsable por tomar
acciones correctivas o preventivas (no conformidades) y acciones para el mejoramiento
(observaciones) es el auditado quien en conjunto con el proceso HSEQ, debe documentar la
acción correctiva a la que se compromete en el formato HSEQ-FOR-004 Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora

5.2.4. Toma y seguimiento a la acción correctiva y verificación de la eficacia

El proceso HSEQ y el Auditor líder verifican que las acciones propuestas sean implementadas y
eficaces para eliminar la no conformidad y determina el grado de avance del cumplimiento de los
planes de acción. Esta verificación será parte de la siguiente auditoria.

NOTA: Cuando las auditorías internas sean realizadas por personal externo, aplicarán los
requerimientos establecidos en este procedimiento, para lo cual KIDS COUNTRY HOUSE SAS,
realizará una divulgación del presente documento con el fin de unificar los criterios y así cumplir
con lo requerido en el SIG.

6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 HSEQ-PRO-001 programa de auditorías

 HSEQ-FOR-011 plan de auditorías
 HSEQ-FOR-004 acciones correctivas, preventivas y de mejora.
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 HSEQ-FOR-012 informe de auditorías.

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN

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