GRADO NOVENO

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE
ARCHIVO

TERCER PERIODO
YOLIMA ENOE JIMENEZ MARINES
 COLEGIO SANTA TERESITA DE ROZO
Progreso, Rectitud y orden
GUIA DE ACTIVIDADES
TERCER PERIODO

PLAN DE AULA

Componentes Eje temático DBA Metodología

1. Técnicas de  Identifica las  Práctica.
archivo 1. Sistemas de funciones que debe  Participación.
archivo: cumplir el archivo  Aprendizaje con
 Principios de según su motivación y
ordenamiento. organización y lógica.
- Alfabético. ciclo de vida al  Fomentar espíritu
- Numérico. igual que las de investigación.
- Geográfico. características de Evaluación
- Por asunto. un archivista.  Elaboración de
talleres prácticos.
 Identifica los  Presentación de
principios trabajos.
universales de  Preguntas
clasificación y problematizadora.
aplica las reglas
 Tareas.
básicas para
 Talleres de
ordenar nombres de
repaso para las
personas naturales.
marchas
evaluativas.
 Reconoce las reglas
 Marcha
y procedimientos
evaluativa en
para el archivo de
línea tipo ICFES.
documentos
basados en el
sistema alfabético
de razones sociales.
Recursos: Material audiovisual, carteles, revistas y periódicos, internet.
Recursos tecnológicos: Computador, celular y tableta electrónica.
Didácticas: Proposicional, constructivista, comprehensiva, expresiva y mixta.
Clase en línea: Plataforma Compuservi, Google Meet, YouTube, Google Drive, whatsapp.
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TEMA 1 : SISTEMAS DE REGISTRO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

SISTEMA ALFABÉTICO
ACTIVIDAD 1
1. Primero ordena estos nombres colocando primer apellido, segundo apellido y nombre. Luego,
ordénalos alfabéticamente:
Marina Pradillo Vidal ..................................... Rosa María Torete Alba ................................
Pradillo Vidal, Marina ………………………………… Raquel Campos Barba ................................
Iván Medina Carrillo...................................... David Campos Bordón ................................
Enrique Vélez Amor ....................................... Rosa Álvarez Cosío ........................................
Rosa Torete Alba ........................................... Ramón Álvarez Medina ...............................
José Luis Nieto Delgado ............................... Iván Medina Campillo ..................................
Alejandro Pérez Montañés .......................... Raquel Pérez Sánchez ..................................
Abelardo Martín Arcaute ............................ Eva Gómez Samper ......................................
Enriqueta Vélez Amor ................................... Nuria Polo Usaola ..........................................
Pedro Grande Rojas ..................................... Amalio Campos Cordón .............................

2. Primero ordena estos nombres colocando primer apellido, segundo apellido y nombre. Luego,
ordénalos alfabéticamente. OJO con los apellidos compuestos. Los apellidos compuestos separados
por un guión, se toman como una sola palabra a efectos de su clasificación.
Laura Armijo Solis ................................
Sandra Sánchez Cruz ........................
Minerva Cañete Díaz ........................
Lorenzo Hidalgo Montero .................
Ricardo Hidalgo-Díaz Mena .............
Alba Martín Fresno .............................
Adela Camacho Vélez .....................
Elisa Colmenero Casas ......................
Arturo Pretel-Sancho Núñez .............
Patricio Calzado García ...................
Mariano Martínez Gallego ...............
Amador Sánchez-Cruz Pinés ............
Eugenio Sánchez Terraga .................
Eugenio Colmenero-Vid Gómez .....
Elvira Sánchez-Pardo Ocaña ...........
 siguientes nombres.

3. Ahora ordena los siguientes nombres. Primero ordena por primer apellido, segundo y nombre, y
luego ordénalos alfabéticamente.

Si la partícula está en el primer apellido, esa partícula se pasa detrás del nombre. Por ejemplo: Ana de
Pablos Alcázar se ordena Pablos Alcázar, Ana de. Si la partícula está en el segundo apellido, esa partícula
pasa al final del segundo apellido. Por ejemplo, Ana Fernández de la Hoz se ordena Fernández Hoz (de
la), Ana.
Margarita Flor del
Campo ..............................
Alberto de la Hoz Martín ...............................
Fermín del Fresno Sánchez ...........................
Azucena Camacho del Álamo ........................
Petra María de la Calle Mayor .......................
Manuel Francisco Moral de Calatrava...........

4. Este ejercicio es el más complicado, tienes nombres que incluyen nombres y apellidos simples,
nombres compuestos, apellidos compuestos…

Eva del Prado Antúnez Ramiro Miranda Artal

Timoteo Colón Méndez Venancio de Mena Cobos
Karl Von Braum Manuel Merino de Pablos
Antonio de la Calle Rubio Lauren du Chapello
Abel Duarte de Pablos Carolina Prado Costa
Alicia de Mena Cobos William Whitehead
Lidia Miranda Artal Vicente du Chatelle
Ana Carrizo Alba
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TEMA 2 : SISTEMA DE ARCHIVO NUMÉRICO

1) Ordena estos números, en orden ascendente (de menor a mayor): 1.234, 234, 567, 56, 1233, 563,
345, 668, 677, 135, 859, 45, 8075, 56, 355, 346, 526, 353, 676.
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2) Ahora ordena los números anteriores en orden descendente (de mayor a menor)
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3) 0rganiza el índice del siguiente tema: Reinos de la naturaleza.

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TEMA 3 : SISTEMA ALFANUMÉRICO

ACTIVIDAD 1

1. Ordena estos códigos alfanuméricos:

D 456 D 45 D 433 BA 123
W 32 V 5678 E 321 BA 432
T 32 S 452 R 444 AA 453
G 322 D 43 D 4333 AC 456
A 322 H 111 AA 231 CC 434

2. Ordena alfanuméricamente:

3762 GJZ 8922 BXX 5795 BYZ 9030 GDZ

0256 FXL 5074 CLR 8031 DYW 6002 DCS
3303 BPF 1507 BLL 3303 BPF 3303 BPF 9
5161 FRT 7992 FLV 4197 DML

3. Tenemos un grupo de documentos que hemos de clasificar y ordenar por fechas, del más
antiguo al más reciente:

2 de diciembre de 1999 27 de marzo de 2001

30 de marzo de 1998 15 de abril de 1998
14 de enero de 2000 5 de julio de 2002
3 de diciembre de 1999 27 de marzo de 1999
 de mayo – 12 de octubre – 8 de marzo – 9 de
abril – 2 de octubre – 19 de agosto – 4 de
diciembre – 23 de julio – 23 de junio – 6 de
marzo.

4. Ahora ordena los siguientes, del más antiguo

al más reciente, todos del año 2012: 4 de enero
– 3 de agosto – 7 de abril – 24 de noviembre – 8
de octubre – 30 de diciembre – 14 de enero – 7

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TEMA 4 :SISTEMA GEOGRÁFICO

ACTIVIDAD

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TEMA 5: SISTEMAS DE ARCHIVO: GEOGRÀFICO (DIRECCIONES)

 GRADO NOVENO

TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

TERCER PERIODO
YOLIMA ENOE JIMENEZ MARINES

P
LAN DE AULA
 Componentes Eje temático DBA Metodología
II. Documentos d) Transferencia  Reconoce las reglas  Práctica.
de oficina: documental: y procedimientos  Participación.
- Definición. para la transferencia  Aprendizaje
- Objetivo. de documentos y la con
- Elementos. eliminación de motivación y
- Programa archivos. lógica.
- Procedimiento.  Fomentar
espíritu de
investigación.
e) Eliminación de
Evaluación
archivos:
- Disposición final  Elaboración
de los de talleres
documentos prácticos.
- Tabla de  Presentación
Retención de trabajos.
Documental  Preguntas
- Tiempos de problematizad
retención: ora.
- Acta de  Tareas.
eliminación  Talleres de
repaso para
las marchas
evaluativas.
 Marcha
evaluativa en
línea tipo
ICFES.

Recursos: Material audiovisual, carteles, revistas y periódicos, internet.

Recursos tecnológicos: Computador, celular y tableta electrónica.
Didácticas: Proposicional, constructivista, comprehensiva, expresiva y mixta.
Clase en línea: Plataforma Compuservi, Google Meet, YouTube, Google Drive, whatsapp.

FECHA: _______________________ NOMBRE: ______________________________

TEMA: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

Transferencia Documental. Es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a

otro del Sistema a medida que va disminuyendo la frecuencia de su consulta por parte de las oficinas
productoras, como consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos.

a) Definición

Es el procedimiento habitual de ingreso de fondos en un archivo, mediante el traslado de fracciones

cronológicas de series documentales, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por
las normas de valoración para cada una de las etapas del ciclo de vida de los documentos. Los plazos de
transferencia de los documentos a los archivos centrales se establecen tomando en cuenta la vigencia
administrativa y utilización de la documentación y se realizan: - De los Archivos de Gestión a los Archivos
Centrales - De los Archivos Centrales a los Archivos Históricos

b) Las transferencias permiten:

 Descongestionar los archivos de documentos.
 Dar tratamiento y servicio adecuado al documento en cada fase de Archivo.
 Agilizar el servicio de consulta o préstamo en las unidades productoras.
 Garantizar y facilitar las consultas de documentos a los ciudadanos.
 Garantizar la conservación de los documentos al situarlos en lugares adecuados y estar controlados y
tratados convenientemente por los especialistas

c) El objetivo final de la transferencia

Es evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándolas de aquellos que no son de uso
frecuente, y lograr que todos reciban el tratamiento adecuado en el archivo correspondiente. En
consecuencia, en ningún caso podrá considerarse como transferencia el traslado físico, de un archivo a
otro, de documentos sin identificar ni valorar.

d) Elementos para tener en cuenta para la transferencia

 Tabla de retención o permanencia
 Programa anual de transferencia
 Preparación de los documentos que se van a transferir

e) Programa anual de transferencia

Es el Programa de transferencia que confecciona y emite el Archivo Central cada año, donde dispone en
qué fecha le corresponde a cada archivo de gestión o periférico transferir los documentos.

f) Procedimientos para las transferencias

 Comprobar que los documentos estén ordenados y los expedientes completos.
 Comprobar que el file tenga todos los datos completos.
 Destruir la documentación de apoyo mezclada con los documentos de archivo.
 Eliminar elementos metálicos o de goma.
 Colocar los documentos en cajas o legajos en que estará señalado el órgano y unidad productora, el
tipo documental, las fechas extremas de la documentación, y el número de orden de la caja que
debe coincidir con el número correspondiente en el inventario.

FECHA: _______________________ NOMBRE: ______________________________

TEMA: TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

FECHA: _______________________ NOMBRE: ______________________________
 TEMA 4: Transferencias de documentación al Archivo Central
Normas técnicas

La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos ingresan en el Archivo Central a

medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las oficinas productoras como
consecuencia de la pérdida paulatina de sus valores administrativos. El objetivo final de la
transferencia es evitar la aglomeración de documentos en las oficinas, descargándolas de aquéllos que
no son de uso frecuente, y lograr que todos reciban el tratamiento adecuado.
A la hora de realizar una transferencia al Archivo, se respetarán las siguientes normas:

1. Las Secciones/Unidades conservarán la documentación que generan hasta el final de su tramitación.

Siempre que las circunstancias lo permitan, la documentación será conservada por sus productores
durante un período mínimo de 2 años. En el caso de documentación cuyo trámite haya terminado y su
frecuencia de consulta sea escasa, puede transferirse sin necesidad de que hayan pasado los 2 años
preceptivos.
2. Antes de enviar la documentación debe ser organizada, para lo cual puede pedir ayuda al Archivo.
3. Se debe diferenciar entre la documentación que una Sección/Unidad produce y la documentación de
apoyo como boletines oficiales, publicaciones periódicas o fotocopias de éstos. Esta documentación no
es generada por la Sección y no debe, en consecuencia, ser enviada al Archivo Central.
4. Las transferencias se harán periódicamente, a lo largo del año, según el calendario que se establezca.
Excepcionalmente podrá transferirse documentación previo acuerdo con el Archivo.
5. Los encargados de preparar la documentación para remitirla al Archivo serán los Jefes de Negociado
correspondientes, ayudados en su caso, por los auxiliares administrativos que se asignen. En ningún
caso dicho trabajo se encomendará a personas que no conozcan la documentación. La responsabilidad
corresponde al Jefe de Sección/Unidad, que deberá supervisar dicha transferencia.
6. La documentación se remitirá desprovista de plástico, gomas elásticas, grapas, clips metálicos o
cualquier otro elemento que pueda ser perjudicial para la correcta conservación del documento. En su
lugar se emplearán carpetas y subcarpetas normalizadas.
7. La documentación se remitirá siempre acompañada del formulario de transferencia debidamente
cumplimentado (archivo.general@ehu.es).
8. Si hay sobres, subcarpetas, etc. que estén muy deterioradas, deberán ser sustituidas por otras nuevas.
9. La documentación deberá remitirse al Archivo introducida en cajas archivadoras de cartón de archivo
definitivo, que a dichos efectos serán suministradas por el Archivo, optándose por el tamaño
adecuado. (*)
10. Las cajas deben numerarse a lápiz de forma correlativa de modo que su número coincida con el que
figure en el impreso facilitado por el Archivo.
11. Antes de entregar la transferencia, la Sección/Unidad se pondrá en contacto con el Archivo para
determinar las fechas.
12. Una vez comprobada por parte del Archivo la conformidad entre lo reseñado en la relación de entrega
y la documentación enviada, se procederá a su catalogación y se devolverá a la Sección/Unidad
remitente un inventario definitivo. En el supuesto de que lo relacionado en el formulario de
transferencias no coincida el contenido de la hoja inventario con la documentación remitida, ambas
serán objeto de devolución.
13. En el inventario que el Archivo envíe a la Sección/Unidad se indicará la signatura topográfica. Esta
signatura habrá de utilizarse como referencia siempre que se solicite un préstamo o consulta. Dicho
inventario debe ser guardado por la Sección/Unidad y deberá ser conocida su existencia por todo el
personal adscrito a la misma. NOTA: INVESTIGA SOBRE EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
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TEMA 5: ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS

La eliminación de documentos se lleva a cabo cuando el ciclo de vida de la información ha concluido,

pues por medio de la destrucción, podemos depurar aquellos documentos para los que se determinó
dicho proceso, el cual se estipula después de realizar su valoración, ya que es donde queda registrado su
irrelevancia, por no representar ningún uso o valor para la empresa.
 
Ahora bien, para hacer la eliminación o destrucción de documentos, debemos seguir un procedimiento
establecido por el Archivo General de la Nación. Los 5 pasos más importantes de dicho proceso. Veamos:
1. Disposición final de los documentos:
En esta primera etapa se seleccionan los documentos que se van a eliminar; obedeciendo a unos
criterios de evaluación, se establece si los documentos tienen valor primario o secundario. Para
esto es necesario hacer una revisión detalladamente, teniendo en cuenta si tienen valor
administrativo, legal, contable o histórico; así mismo, debemos tener claras las normas rigen su
conservación.
 
2. Tabla de Retención Documental:
La TRD es la tabla angular que se utiliza en el proceso de eliminación de documentos; esta debe
estar basada en el cuadro de clasificación siguiendo la estructura funcional de la empresa, el
principio de procedencia y el proceso de gestión documental interno.
 
3. Tiempos de retención:
Los tiempos de retención, consignados en los documentos archivísticos, deben definirse por
series y subseries documentales. Recuerda que no pueden establecerse tiempos de retención
por tipos documentales, independientemente de que se trate de documentos físicos o
electrónicos, almacenados de forma separada de la serie o subserie a la que pertenecen.
 
4. Acta de eliminación:
Algunas entidades del Estado cuentan con formatos de actas de eliminación, no es requisito
fundamental para las empresas privadas usar alguno de estos formatos, pero si es necesario
dejar un oficio firmado por el jefe de oficina o la persona a cargo del proceso. Anexo a esto debe
quedar un inventario detallado del material a eliminar.
 
5. Método de Eliminación de Documentos:
El método recomendado es el picado. Existen empresas especializadas. Por ninguna razón se
pueden quemar los documentos, ya que esto tiene implicaciones medioambientales y por lo
tanto está prohibido por las normas.
FECHA: _______________________ NOMBRE: ______________________________

TEMA 3 ELIMINACIÓN DE ARCHIVOS

ACTIVIDAD

Organiza las letras y descubre la frase.

 BIBLIOGRAFÍA - CIBERGRAFÍA

 Workable (2018). Executive Secretary job description. Tomado de: resources.workable.com.

 Beth Greenwood (2018). The Difference Between a Secretary & an Executive Secretary. Work –

Chron. Tomado de: work.chron.com.

 Career Planner (2018). Executive Secretary and Administrative Assistant. Tomado de: job-

descriptions.careerplanner.com.

 Hrvillage (2018). Executive Secretary Job Description. Tomado de: hrvillage.com.

 BSR (2018). Executive Secretary Responsibilities. Tomado de: bestsampleresume.com