Bogotá D.C. Marzo 31 de 2023.

CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS DE

LA AGRUPACION RESIDENCIAL SANTAFE DEL TINTAL SUPERMANZANA 3
ETAPA1 P.H.-
El suscrito administrador de la AGRUPACIÓN SANTA FE DEL TINTAL SUPERMZ III
ETAPA I, se permite citar en primera convocatoria a la ASAMBLEA GENERAL
ORDINARIA a realizarse el Sábado (06) de Mayo de 2023 a las 2:00 P. M.,
en el auditorio del COLEGIO GABRIEL BETANCOURT MEJIA IED, ubicado en la
Carrera 87ª No. 6ª-23 de la Ciudad de Bogotá D.C.
El orden del día será el siguiente:
1. Llamado a lista y verificación del quórum.
2. Lectura y aprobación del orden del día
3. Lectura y aprobación del reglamento de asamblea
4. Nombramiento presidente (a) y secretario (a) Asamblea
5. Nombramiento comisión verificadora redacción del acta
6. Presentación Informes Administración, Consejo Administración
7. Presentación y aprobación estados financieros año 2022
8. Dictamen Revisor Fiscal,
9. Presentación y aprobación proyecto presupuesto 2023
10.Proposiciones y varios
11.Dictamen Revisor Fiscal,
12.Informe obra impermeabilización
- Cubiertas
- Fachadas
13.Presentación de propuestas para el cargo de Administrador
14.Presentación de propuestas para el cargo de Revisor Fiscal.
15.Elección Miembros del Consejo de Administración
16.Nombramiento Comité de Convivencia
17.Cierre

Carrera 90 Número 6A-98

e-mail: tintalsantafe3@gmail.com
ASPECTOS A TENER EN CUENTA.

Se recuerda que sólo se permitirá el ingreso a la asamblea un (1) propietario por

cada inmueble, no se permitirá el ingreso de menores y/o mascotas, se recomienda
a los asistentes el uso de tapabocas por tratarse de un recinto cerrado.

En caso de no ser posible su asistencia, puede otorgar un poder debidamente

diligenciado para que sea presentado el día de la reunión. (El formato de poder se
encuentra disponible en la oficina de Administración).
Ningún propietario podrá recibir delegación mayor a DOS COPROPIETARIOS (Art. 41
R.P.H)
(NO SERAN TENIDOS EN CUENTA PODERES DEJADOS EN PORTERIA)
INICIO DE REGISTRO DE ASISTENCIA 1:00PM CIERRE Y VERIFICACIÓN DEL
QUORUM 2:00PM

Tenga en cuenta que si usted es arrendatario solicitamos dar a conocer al propietario del
inmueble sobre la convocatoria.

RECUERDE QUE LA NO ASISTENCIA A LA ASAMBLEA LE ACARRERARÁ UNA

SANCION EQUIVALENTE A UNA CUOTA DE ADMINISTRACIÓN VIGENTE LA CUAL
SERÁ COBRADA EN EL MES SIGUIENTE A LA REALIZACION DE LA ASAMBLEA

Según lo establecido en el Art. 41 de la Ley 675 de 2001, si convocada la Asamblea

General de Propietarios, esta no pude sesionar por falta de quorum, se convocará una
nueva reunión que se realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial (10
de Mayo de 2023) a los ocho de la noche (8:00 P.M.) las cual sesionará y decidirá
válidamente con un numero plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de
coeficientes representados.

SI EL INMUEBLE SE ENCUENTRA ARRENDADO FAVOR HACER

LLEGAR LA INFORMACION AL PROPIETARIO.
Atentamente,

EDWIN SARMIENTO
ADMINISTRADOR

Carrera 90 Número 6A-98

e-mail: tintalsantafe3@gmail.com
Bogotá D.C. Mayo 4 de 2023

Señores Propietarios Cordial Saludo.

Según lo aprobado en reunión de Consejo de Administración y

Revisoría Fiscal efectuada el día 2 de Mayo de 2023, nos permitimos
informarles que la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios
programada para el día sábado 6 de mayo de 2023, se aplaza por
las siguientes razones:

1. La Señora Patricia Vargas, quien fungió como administradora

hasta el día 11 de Enero de 2023, es quien tiene la
obligación de firmar los informes que deben ser enviados a
los propietarios con anterioridad a la asamblea, sin embargo
los firmó hasta el día 3 de Mayo de 2023.
2. Se recepcionaron muy pocas hojas de vida para los cargos de
Administrador y Revisor Fiscal, debido a esto se publicaron las
convocatorias en la Revista Propiedad Horizontal, así como en
grupos de Propiedad Horizontal en Facebook, para de esta
manera poder hacer una preselección más adecuada y
publicar para su conocimiento y elección las hojas de vida
de los aspirantes.

Por estas razones, la Asamblea se llevará a cabo el día

Sábado 20 de Mayo de 2023 a las 2:00PM en las instalaciones del
COLEGIO GABRIEL BETANCOURT MEJIA IED, Ubicado en la
Cra 87ª No. 6ª-23 Bogotá D.C.

Atentamente

EDWIN SARMIENTO GILBERTO VELASQUEZ

Administrador Revisor Fiscal
Reglamento para el desarrollo de la asamblea general
ordinaria.
1. Verificación del quorum, esta actividad será a cargo del consejo de administración a partir
del momento de cierre de las mesas de control de asistencia se recogerán las planillas a las 2:00pm

2. Elección del presidente de la asamblea, se da por elección los candidatos propuestos por los
asistentes, requisito indispensable que sea propietario, resida en la agrupación aportando el
número celular.

3. Sanciones, iniciada la asamblea quien no permanezca en el recinto de reunión hasta su

terminación será considerado como no asistente y en caso de aparecer votaciones a su nombre
están serán consideradas no válidas.

4. Intervenciones, las intervenciones de los propietarios o apoderados serán concebidos por

el presidente de la asamblea en orden de solicitud sin que cada intervención exceda un tiempo
máximo de 3 minutos para el tema que se está tratando, van hacer 3 minutos los cuales se van a
medir con un cronometro que lo vamos a tener en la pantalla y a los 3 minutos se suspende el audio.

5. Facultades del presidente de la asamblea, serán facultades del presidente de la asamblea

las siguientes:

Uso de la palabra, solo el presidente de la asamblea podrá conceder el uso de la palabra.

Interpelaciones, solo el presidente de la asamblea podrá conceder interpelaciones, dicha

interpelación tendrá una duración máxima de 2 minutos también a los 2 minutos se suspende el
audio.

Expulsión, el presidente podrá expulsar de la asamblea previo aviso del llamado de atención por una
sola vez al asistente que no respete el uso de la palabra, uso de palabras descorteces o muestre
desacato al presente reglamento.

Moción de orden, aclaraciones declaratoria suficiente ilustración y aviso de reiteración, serán de

exclusiva discrecionalidad del presidente de la asamblea.

Auxiliares de la asamblea, los nombrara el presidente y pueden ser el presidente del consejo, el
administrador, el contador o los escrutadores. Todos participantes que haga uso de la palabra deben
dirigirse a los asambleístas y no a una o más personas en particular ni entablar dialogo con ellas, la
exposición del pensamiento de cada asambleísta debe hacerse de forma breve, clara y concisa
evitando un lenguaje ofensivo y violento. La fuerza de una intervención está en su contenido utilidad
y conveniencia para el interés general de los asistentes.
Evitar temas personales, mientras alguien este interviniendo no puede ser interrumpido por otro
asistente solo por el presidente de la asamblea y esto cuando se esté saliendo del tema o las
circunstancias así lo ameriten. El presidente de la asamblea decidirá si un tema está lo
suficientemente discutido en cuyo caso no concederá más el uso de la palabra, el presidente de la
asamblea permitirá la intervención de los postulantes al cargo de revisor fiscal concediendo 3
minutos de exposición a cada profesional.

6. Identificación, quien haga uso de la palabra deberá expresar en voz alta, su nombre
apellidos, número del apartamento que está representando y su condición de apoderado o
propietario.

7. Escrutinios, se llevará a cabo por medio de dispositivos electrónicos y sus resultados se

revelarán de manera inmediata deberán quedar plasmados en la correspondiente acta.

8. Secretario de la asamblea, funciones dentro de la reunión.

a. Tomar nota en orden al derecho al uso de la palabra pasando por el presidente de la

asamblea.

b. Llevar el orden de las intervenciones de los asambleístas, tomar nota del acta respectiva
dentro de los 10 días hábiles y siguientes a la fecha de la reunión.

9. La comisión verificadora, del acta de la presente asamblea será elegida por la asamblea y
estará conformada por 3 copropietarios, esta comisión deberá hacer la verificación del acta dentro
de los 20 días hábiles siguientes a la fecha de la reunión. Quiero poner a consideración de ustedes
y es lo siguiente sé que existen muchas controversias, sé que existen muchas diferencias, sé que no
todos pensamos lo mismo, sé que generalmente los conjuntos residenciales hay divisiones entre los
propietarios y quiero hacerles un llamado a que hagamos esta asamblea proactiva y consiente por
el beneficio del conjunto, esos temas personales realmente han perjudicado gravemente al
conjunto, esta decaído muy atrasado, muy abandonado,

los invito a que seamos objetivos a que pensemos en el beneficio del conjunto y que dejemos los
temas personales a un lado, para que esta reunión sea efectiva.

Edwin Sarmiento

Administrador
Bogotá D.C, 20 de Mayo de 2023

Señores
AGRUPACION RESIDENCIAL SANTAFE DEL TINTAL SUPERMANZANA 3
ETAPA 1
Bogotá

REF. PODER DE REPRESENTACION.

Yo _____________________________________________,identificado (a)
como aparece al pie de la firma, en calidad de copropietario (a) del
apartamento______________Manifiesto que confiero poder especial amplio y
suficiente al señor(a)_________________________ , identificado con la cédula de
ciudadanía No._______________ de _______________ para que me
represente en la ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS
De La Agrupación Residencial Santafé Del Tintal Supermanzana 3 Etapa 1
P.H., la cual se realizará en primera convocatoria, el día Sábado 20 de Mayo de 2023.
Mi apoderado(a) está facultado(a) para aprobar o no, votar en la posición asignada
a mi unidad.

Atentamente, Acepto:

FIRMA: __________________ FIRMA: __________________

NOMBRE: __________________ NOMBRE: __________________

C.C. No. __________________ C.C. No. __________________

NOTA: Anexar fotocopias de las Cedulas de Ciudadanía de las dos partes.

ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
 ORIGINAL FIRMADO

ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO
ORIGINAL FIRMADO
 ASAMBLEA DE COPROPIETARIOS AGRUPACION SANTAFE DEL TINTAL III

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 2023

INFORME DE CONSEJO DE ADMINISTRACION:

El consejo de administración que fue elegido en asamblea del 04 de abril de 2022, está
conformado inicialmente de la siguiente manera.

MARTHA MENDEZ – Presidente consejo de administración

VICKY PEREA DIAZ – Vicepresidente Consejo Administración
CLARA INES DUEÑAS MARTA -Tesorera
LUZ CECILIA CASTILLO - Consejera
MAURICIO MORALES LEAL- Consejero
FLOR LUNA-Consejera
JAIRO AUGUSTO RODRIGUEZ -Consejero

A finales del mes de mayo de 2022, el señor Jairo Rodríguez se retira del consejo de
administración toda vez que en su momento la Administradora Interina informa al consejo
que dicho consejero no podía pertenecer al mismo por cuanto él no era propietario,
quedando por tal razón conformado el consejo por:

VICKY PEREA DIAZ – Presidente Consejo Administración

CLARA INES DUEÑAS MARTA -Tesorera
LUZ CECILIA CASTILLO - Consejera
MAURICIO MORALES LEAL- Consejero
FLOR LUNA-Consejera

Durante estos doce (12) meses de trabajo, que comenzaron el pasado mes de abril de
2022, se realizó un trabajo arduo con el fin de lograr una organización, planeación y
proyección de los mantenimientos y gastos fijos del conjunto, mostrando gestión y
transparencia en las actuaciones y resultados tanto de los administradores que fueron
elegidos durante este lapso de tiempo por el consejo, como del consejo de administración;
es por ello que toda la información administrativa, contable y financiera se encuentra al día
y puede ser revisada en administración por cualquier copropietario. En la actualidad el
CONJUNTO se encuentra financieramente en déficit como se puede evidenciar en los
estados financieros, pasando a un déficit presupuestal en 2022 de $54.028.143 (8.2%
ingresos vs gastos) debido a que el presupuesto aprobado durante el periodo del 2022-
2023 fue correspondiente al I.P.C. 5.63%, porcentaje que para nada suplía las
necesidades del conjunto, ni el alza de los servicios más representativos que como:
Servicio de Vigilancia y Aseo, pues los mismos fueron incrementados en el 10.07%
correspondiente al salario mínimo del mismo año generando así un decremento del 4.44%
adicional, que por las cuotas de administración canceladas antes de los (10) días de cada
mes se realiza un descuento del 7%; así las cosas en ningún momento pudo verse ningún
incremento, por el contrario déficit todos los meses dando un decremento anual de 53.28%,
no permitiendo cumplir con todos los gastos mínimos que conforman y son necesarios para
el normal funcionamiento del conjunto y al final del ejercicio financiero tenemos el déficit
referenciado, de acuerdo al siguiente cuadro:

PRESUPUESTO PERIODO 2022

INGRESOS
PRESUPUESTADO EJECUTADO
$594.318.310 $604.904.312
 GASTOS
PRESUPUESTADO EJECUTADO
$594.318.310 $658.932.455

Administrador – Representante Legal

Durante el periodo 2022, el administrador nombrado por la Honorable Asamblea no pudo

ser posesionado porque se evidencio que los datos consignados en su Currículum no eran
ciertos porque nunca había sido administrador, razón por la cual el Consejo de
Administración velando por los intereses generales rechazo la contratación del mismo y
con el aval del Revisor Fiscal se apartó del órgano directivo a la señora Martha Méndez
quien fungía como Presidente del Consejo para que realizara las tareas de Administradora
Interina mientras se realizaba el proceso de selección del nuevo administrador de acuerdo
a la Ley 675 de 2001. En selección de fecha 26 de mayo Acta de Consejo No. 8, se
nombra como Administradora (previa entrevista, verificación de documentos, experiencia,
cruce de referencias) a partir del 06 de junio de 2022, y por un periodo de seis (6)
renovable de acuerdo a su desempeño a la señora GLORIA PATRICIA VARGAS, con esta
persona se logró llevar varias labores incluidas las asambleas extraordinarias y obra civil
de impermeabilización de placas, sin embargo por mal trato verbal de varias personas a
partir del mes de octubre renuncio ante el Consejo en (3) ocasiones, más aun cuando se le
exigió el cumplimiento de sus funciones en las obras contratadas, ya que éste consejo
evidencio su poca preocupación por favorecer y sacar adelante la agrupación, se acepta la
renuncia de la Sra. Patricia, y en Asamblea Extraordinaria se solicita que por estarse
desarrollando proceso de Impermeabilización de cubiertas se quedara hasta el 27 de
diciembre de 2022.

Se realiza otra convocatoria con el ánimo de seleccionar nuevo Representante Legal y con
ocasión a la misma se selecciona al señor EDWIN SARMIENTO dentro de (3) hojas de
vida recibidas por cuanto su perfil se ajustaba a los requisitos de la misma (realizándose
preselección, verificación documentos, experiencia y referencias anexas) se elige con Acta
No. 18 del 6 de diciembre de 2022 como administrador, con contrato de inicio el día el 10
de enero de 2023 para desempeñar dicho cargo por (4) meses mientras se lleva a cabo la
Asamblea General de Copropietarios y sea elegido el Administrador por la misma.

GESTION DESARROLLADA EN EL PERIODO 2022-2023

El Consejo de Administración mancomunado con la Administración del período referenciado

y en cumplimiento de las funciones que nos competen realizó:

 Nombramiento de Administradores-Representante Legal las ocasiones que lo amerito

conforme al artículo 50 de la Ley 675 de 2001 que nos faculta, lo que permite cambiarlo
en cualquier momento, en caso de que su gestión no sea la mejor a la agrupación.

 Compra de accesorios y arreglo de oficina Administración, reorganizando dicho espacio

del desorden con ocasión a una mejor atención de los residentes.

 Se compra accesorios para el arreglo de la sala de recepción con el objetivo de tener

una entrada y vista con calidad de vida, así mismo se logra que Casafull nos done
algunas matas y se adquiere por parte de la Administración para embellecer los jardines
exteriores del conjunto.

 Se realizó publicación de algunos puntos sensibles contenidos en el reglamento de

 convivencia (recomendaciones y prohibiciones) los cuales no se estaban cumpliendo
con el fin de tener una mejor armonía en el vivir dentro del conjunto, acogido muy bien
por algunos y de muy mala manera por otros.

 Se estableció horario de basuras, así guardar un orden dentro del cuarto del shut, toda
vez que diario se observaba desde la recepción basuras fuera del shut y total desorden
de las mismas.

 Se realizó y publicó en (3) ocasiones convocatorias para el cargo de Administrador con

los requisitos exigidos tanto para personas naturales como jurídicas.

 Contratación de plomero y arreglo de aguas negras en dos ocasiones de la Torre 19,

toda vez que por arrojar en las tuberías de desagües basuras en los pisos altos se
taparon las alcantarillas, devolviéndose así las aguas negras.

 Contratación técnica para electroimán y revisión segunda puerta de acceso peatonal,

para el filtro de personas residentes dentro del conjunto, la cual por mal manejo han
dañado el sistema.

 Se autoriza y compran válvulas para dividir las existentes que trasladan el agua dentro
del conjunto buscando evitar que todo el conjunto se quede sin agua cuando se rompe
un tubo.

 Se revisan, ajustan, finiquitan y publican los pliegos para la contratación de las obras de
impermeabilización de placas y fachadas del conjunto, igual que para la interventoría del
mismo, y una vez se tienen los postulantes se realiza proceso de selección de (3) ofertas
de acuerdo a los documentos enviados, musculo financiero, experiencia de obras
realizadas y referencias dadas, las cuales fueron cruzadas, y así llevar posteriormente a
la primera asamblea extraordinaria para la selección por parte de ésta, el oferente que
realizaría las obras civiles.

 Con base en las decisiones tomadas en la asamblea extraordinaria (segunda

convocatoria), se revisan los respectivos contratos de obra e interventoría para la
realización de la impermeabilización de placas, verificando el cumplimiento legal de los
mismos y pólizas ofrecidas. Se da inicio a las respectivas obras por parte del
contratista, la administración se encarga de la parte operativa de las mismas y el
consejo entra a realizar su respectivo control frente a la parte administrativa solicitando
el cumplimiento de los requisitos legales de acuerdo con la propuesta presentada,
velando siempre por el bienestar del conjunto.

 Se realiza convocatoria para empresa de aseo donde se presentan (4) postulantes a las
cuales se realizó el proceso de entrevistas, verificación de información, estados
financieros, referencias comerciales, por mayoría del consejo se decide continuar con
Casa full, por la falta de liquidez del conjunto y la consideración que ha guardado esta
compañía cuando no se le ha pagado puntualmente.

 Se procedió a la respectiva recarga de extintores.

 Se realizo bingo bailable en el mes de octubre de 2022, pro - puerta y luces del conjunto
obteniendo una ganancia de $3.668.000,oo, dinero utilizado en la adquisición de la
puerta vehicular.

 Adquisición de la nueva puerta vehicular, toda vez que la anterior ya por su estado de
deterioro se desprendió, se solicitaron varias cotizaciones de las cuales se seleccionó la
menos onerosa y se realiza la inversión con los dineros dados por Casafull del fondo de
 Reinversión $3.000.000, ganancia generada por bingo realizado $3.668.000, valor del
50% de la cuota de administración otorgado por la Asamblea a los miembros que
conforman el Consejo de Administración la presidente y tesorera que renunciaron a las
mismas.

 Se programó y realizó asambleas extraordinarias llevadas acabo en los meses de

septiembre y noviembre del 2022.

 Se logra aprobación por parte de la Asamblea de la primera y segunda cuota

extraordinaria para el proceso de impermeabilización inicialmente la cubierta y posterior
la fachada, de lo cual se desarrolló la primera fase correspondiente a las cubiertas pero
con la poca solidaridad y cumplimiento por parte de los propietarios de los sextos pisos
que aun terminado el trabajo no han pagado las cuotas correspondientes a dicha
impermeabilización, afectando a su vez la segunda fase correspondiente a fachadas, la
cual no se ha llevado a cabo por falta de pago por parte de los copropietarios, ya que
para firmar y continuar dicho contrato se debe tener un 60% del valor del mismo, en la
actualidad solo hay en la cuenta de impermeabilización un 20%, a continuación se
relacionan los apartamentos pendientes de pago de la cubierta:

INTERIOR APARTAMENTO CUOTA PRIMERA VALOR CUOTAS

IMPERMEABILIZACION EXTRAORDINARIAS DE
IMPERMEABILIZACION
21 602 854.700 553.093
2 604 854.700 553.093
17 604 526.076
9 602 766.214 553.093
5 602 281.160
3 601 585.852
3 603 389.972 461.957
7 603 854.700 553.093
6 603 854.700 553.093
20 602 854.700 553.093
6 601 712.250 553.093
4 601 952.325 615.940
22 601 854.700 553.093
16 603 854.700 553.093
3 602 626.780 553.093
6 604 526.076
15 604 4.080 553.093
22 604 269.893
15 602 526.076
4 603 526.076
18 603 204.700 553.093
17 603 84.575 615.940
16 601 526.076
14 603 615.940
19 604 119.800 553.093
6 602 526.076
15 601 526.076
5 603 526.076
14 602 585.852
17 602 585.852
20 603 585.852
23 602 585.852
2 603 526.076
3 604 526.076
7 604 526.076
7 602 524.202
21 601 269.893
8 601 426.076
24 602 426.076
21 604 242.876
19 602 269.452
5 604 242.876
15 603 242.876
19 601 242.876
16 604 236.579
8 602 235.105
4 604 232.543
14 604 192.553
23 603 168.150
9 604 113.098
4 602 104.178
17 601 91.792
8 603 56.928
2 601 48.076
10 501 604.800 553.093
10 502 597.940 615.940
10 503 854.700 553.093
10 504 48.863
11 501 526.076
11 502 526.076
12 501 400.000 553.093
12 502 526.076
12 503 566.255 553.093
12 504 379.700 553.093
13 501 872.665 553.093
13 503 862.850 553.093

 Se realizó convocatoria para empresas de vigilancia, donde se recibieron (7)

postulantes, las cuales fueron estudiadas y llamados a entrevista (3) toda vez que el
contrato con la Empresa de Servilin Ltda., culminaba el 30 de diciembre/2022, pero una
vez realizada dichas entrevistas la administradora del momento Sra. Gloria Patricia
Vargas renovó de manera unilateral el contrato por un (1) año más el 6 de diciembre de
2022, a pesar de saber el mal servicio prestado por parte de la misma y de la negativa
por parte del Consejo de Administración para renovar el mismo.

Así mismo en varias oportunidades se citó a la empresa Servilin Ltda. por parte del
Consejo de Administración con el fin de que se realizara una constante mejora en la
prestación de su servicio, (1) vez asistió, pero en las otras siempre existía una excusa y
a raíz de las quejas interpuestas verbalmente por varios residentes del conjunto respecto
al servicio prestado por la Empresa, dicha empresa se iba cambiar para que la vigilancia
fuera prestada por la Empresa Tecnocol Ltda, la cual fue entrevistada junto con la
compañía Guerreros y Guerreros Ltda, y por cuantía ofrecida se tomó la decisión que el
servicio de vigilancia fuera prestado por la misma a partir del 01 de abril del presente
año para lo cual se le notifica a la Empresa Servilin Ltda., pero ésta, como el conjunto se
encuentra en mora casi (4) meses, objetó dicho retiro hasta que el conjunto se pusiera a
 paz y salvo con los dineros adeudados. También se aclara que la empresa Servilin en la
actualidad se encuentra en un proceso de conciliación jurídico por el robo de una
camioneta que se encontraba en los parqueaderos externos, para lo cual, y hasta la
fecha no han dado al conjunto una solución de su reconocimiento, a puertas y riesgo del
dueño quien a través de su abogado ha realizado la amenaza de demandar la
agrupación.

 Se realizó adquisición de seguro póliza zonas comunes con la aseguradora Axa

Colpatria. En el año 2023 se renueva la póliza de áreas comunes y el conjunto se
encuentra asegurado por las mismas, pero no por áreas privadas para lo cual se
sugiere a cada propietario adquirir su propia póliza por el riesgo y amenaza de un
sismo en Bogotá.

 Se solicitó a Administración afectación de la póliza de Axa Colpatria adquirida por el

conjunto para el reconocimiento de la motobomba que se dañó en el mes de mayo, hubo
reconocimiento por parte de ésta.

 Se autoriza por parte del Consejo cotización aportada por el actual administrador señor
Edwin Sarmiento como parte de solución en la iluminación del conjunto, toda vez que se
había cotizado a técnico de Codensa y esta se encontraba por un mayor valor pues para
arreglar todas las lámparas se debía cambiar completamente todas las redes eléctricas,
toda vez que administraciones anteriores hicieron arreglos con cableado que no cumple
con las especificaciones técnicas requeridas y el costo es bastante elevado.

 Por falta de liquidez para el desarrollar y suplir las necesidades del conjunto, se revisa y
autoriza propuesta para realizar contrato de arrendamiento del salón comunal del
segundo piso para personas interesadas en colocar gimnasio.

 Respecto a la cartera morosa y con el ánimo de dar dinámica y herramientas a los

abogados para su recuperación se contrató a IDEAS abogados el servicio de base de
datos de propietarios con el fin de que se hagan los embargos correspondientes sobre
las sentencias emanadas por los jueces, es importante que los nuevos entes
administrativos estén pendientes de que se aproveche este estudio y lograr los
respectivos embargos. De igual manera se sugirió realizar por parte de Administración,
brigadas de acuerdos de pago para las deudas menores a $1.000.000, y prejurídico.

 A puertas de la Asamblea General de Copropietarios, se realiza convocatoria de

Administrador y Revisoría Fiscal, en dos ocasiones para lo cual se analizan las hojas de
vida que ingresaron en las urnas y enviadas por correo de la Agrupación Santafé del
Tintal hasta el 15 de mayo de 2023, se revisara que cumplan con los requisitos,
documentos, referencias, se realizará entrevista y se presentarán ante la honorable
Asamblea para que la misma elija el administrador(a) que más le convenga al conjunto.

CONTRATOS VIGENTES

Se han realizado todos los contratos necesarios para el adecuado funcionamiento del
conjunto residencial Santafé del Tintal III, solicitando diferentes cotizaciones por parte del
administrador (mínimo tres) y una vez realizado el estudio de mercado estas se han
presentado al Consejo de Administración, realizando el análisis, factibilidad y favorabilidad
para la copropiedad, se decide contratar con la empresas que presenten mejor beneficio
económico, técnico y experiencia; que cumplan con todos los requisitos de ley, se
realizan los respectivos contratos los cuales son observados y revisados por el Consejo
de administración.
 A la fecha los contratos vigentes son los siguientes, especificando que no se renuevan
automáticamente: La copropiedad tiene deudas por f alt a de liq uidez con varios
proveedores, contratistas y honorarios de abogados.

PRO VEEDO R, FECH A V ALO R

CO NTR ATI ST A, SERVI CIO CO NTR ATO M ENSU AL
ABO G ADO S
S E R V I L I N L T D A. Vig ilancia Noviem br e/ 22- $28. 556. 047
Pr ivada O ct ubre 2023
C AS AF U L L S AS Aseo Ár eas 1 de sept iembre $10. 263. 165
Com unes de 2022- 31 de
ag ost o de 2023
I N T R AM E C - G AB R I E L Mant enim ient o
AN Z O L A Bombas
AX A C O L P AT R I A Póliza Ár eas Enero 01 al 31 de
com unes diciem br e 2023 . $3.500. 000
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m ayo de 2023.
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S AC - J I M M I G UT I E R RE Z Abog ado
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ANÁLISIS FINANCIERO Y CONTABLE.

Se realizo análisis y revisión de los estados contables y financieros, de igual forma se

revisó el presupuesto para el conjunto aprobado vs ejecutado para el periodo 2022-2023 y
se encuentra un desfase de $54 millones como se informó anteriormente por lo cual este
Consejo de Administración considera que el nuevo presupuesto que se debe aprobar para
el período 2023-2024, como mínimo debe contemplar un incremento mínimo del 4.44%
dejado de cobrar, adicionar el 16% que aumento el salario mínimo el 2023, y el porcentaje
adicional necesario para encontrar el punto de equilibrio entre ingresos vs gastos, porque
en el caso de aprobar un porcentaje menor, el conjunto cuenta con el riesgo de tener un
déficit mayor con el cual se desplomaría financieramente, no logrando responder con sus
obligaciones de proveedores y acreedores para continuar funcionando y supliendo las
necesidades, lo que llevaría a un mayor deterioro del mismo y por ende desvalorización
de nuestros predios.

CARTERA MOROSA
 55% se encuentra en proceso jurídico por valor de $381.212.183.71
2% se encuentra en acuerdo de pago por valor de $14.184.720

Sin realizarse ningún procedimiento actual por devolución de abogados 43% los cuales

El 19% debe realizarse acuerdo de pago $136.973.692

El 24% debe realizarse proceso jurídico por $165.934.579

Se recomienda al Administrador:

1. Elaborar acuerdos de pago con los propietarios que acudan al llamado de la

Administración previa invitación, brigadas, correos, correspondencia.

2. Proceder a remitir casos a cobro Pre - jurídico y jurídico por incumplimiento a los
acuerdos de pago o por moras en los pagos de canon de administración.

3. Ejecución de embargos a las sentencias proferidas ya por los diferentes jueces y

por las mayores cuantías.

OBLIGACIONES FISCALES:

Respecto a las mismas durante el año se realizaron los respectivos pagos a la Dian por
concepto de retención en la fuente.

CUENTAS POR PAGAR:

PROVEEDORES, MESES VALOR

ABOGADOS, TOTAL
CONTRATISTAS
SERVILIN LTDA. Febrero, marzo, $ 91.668.141
abril - 2023
CASA FULL
CITOPLUS
INTRAMEC
AXA COLPATRIA
EDWIN SARMIENTO
DIANA ARAQUE Abril 2023 1.000.000
GILBERTOVELASQUEZ Diciembre 2022, 4.400.000
enero a abril
2023
CAROLINA Diciembre 2022 1.000.000
BOHORQUEZ
JOSE CONTRERAS
SAC

RECOMENDACIONES:

1. Una práctica muy recurrente en los contratos que realizaba el conjunto, era dejar
una cláusula de prorrogación automática del contrato por un periodo igual al
contratado, si algunas de las partes no informaban con un mes de anterioridad la
finalización del contrato. Esta práctica consideramos que es contraproducente y
nociva para el conjunto y puede generar inconvenientes y además un mal
servicio, por esto se recomienda que no exista este tipo de cláusulas en los
 contratos que se suscriben en la copropiedad y tengan una fecha de finalización,
además de la entrega de los informes respectivos que en muchos casos no son
obligatorios y consideramos que siempre se debe entregar y llevar hojas de vida, e
inventarios de las personas, de todos los equipos y elementos del conjunto.

2. Se requiere de una estrategia que permita un buen recaudo de cartera y seguir

fortaleciendo las finanzas del conjunto para tener el debido control y seguimiento
a toda la gestión administrativa, financiera y contable del conjunto, por eso
recomendamos que aquellos propietarios que se encuentren en mora se acerquen
a la administración y presenten sus propuestas para ponerse al día y realizar los
acuerdos de pago, esto con el fin de evitar acciones jurídicas que puede ser más
perjudiciales en estos casos y que a largo plazo son más contraproducentes y
deterioran su situación financiera.

3. Respecto a la parte jurídica, consideramos que por la cantidad de unidades de

viviendas que tiene la agrupación, los derechos de petición, tutelas y procesos que
se puedan presentar en contra del conjunto, se sugiere que debe haber un Asesor
Jurídico de planta.

4. Con relación a el presupuesto del conjunto consideramos que este debe ser
incrementado automáticamente el primer día del año con el porcentaje del salario
mínimo y no esperar a que este se defina en la Asamblea, toda vez que los
contratos de vigilancia y aseo suben automáticamente este valor.

5. En cuanto a los parqueaderos internos que existen en el conjunto la cuota de

administración de los mismos es muy irrisoria frente al gasto por servicio de
vigilancia que se tiene por los mismos, más cuando varios copropietarios han
cogido el modus operandi de arrendarlos como garaje público colocando en ellos 7
u 8 motos, lo que se encuentra prohibido en acta de constitución y donde su
regulación son por parqueadero (1) carro y (1) moto, activos por los cuales
responderá únicamente la administración y el servicio de vigilancia. En este orden
de ideas es importante que la asamblea apruebe cuantas motos máximo se
admiten y el incremento del pago de administración para los mismos.

6. Se debe crear un sistema de reloj para la medición del tiempo (entrada y salida) de
los vehículos de parqueaderos de visitantes de modo que se pueda contabilizar y
cobrar el valor correcto, lo mismo que dichos dineros deben ser consignados
semanalmente por el Administrador de turno, con copia de dicha consignación a la
Tesorera y Presidente de Consejo, una vez verificado contra la minuta de los
señores de vigilancia que los reciben, estos deben ser parte del fondo común de la
cuenta del conjunto y los gastos menores deben ser cancelados a través de los
reembolsos solicitados por el administrador.

7. Las personas que conformen los nuevos consejos deben prestar dicho servicio a
honoris causa, por tanto, se solicita a la honorable asamblea no se continúe dando
el descuento del 50% de cuota de administración a los mismos ya que es claro que
muchos solo se han postulado al consejo por dicho beneficio, pero su gestión y
aporte a sido nulo. Estos dineros se requieren para ser invertidos en el conjunto
como se hace en el 99% de los conjuntos.

8. Realizar demanda colectiva en contra de los copropietarios morosos toda vez que
por el no pago de administración y cuotas extraordinarias esta perjudicando a una
gran mayoría en el detrimento de su copropiedad.

PENDIENTES:
Por falta de liquidez y tiempo no se pudo llevar a cabo

 Implementación de las normas contables y financieras NIIF, que deben ya estarse

cumpliendo.

 Realizar base de datos de propietario y residentes por cada unidad de vivienda, con
el fin de implementar la Ley 1581 Ley Habeas Data (Protección de datos).

 Actualizar libro registros de propietarios.

 Reglamentación de parqueaderos internos.

 Actualización del reglamento interno de propiedad horizontal.

 Convocar a un (1) delegado por cada interior para la toma más fácil de decisiones en
pro y beneficio del conjunto.

 Implementación del Sistema de Gestión y Seguridad en el trabajo que es obligatorio

y han sancionado varios conjuntos.

 Censo de parqueaderos, mascotas, y bicicletas.

 Se aprobó por parte del Consejo de Administración el encerramiento en cerca viva

en la parte de los apartamentos con vista a la avenida Guayacanes pero no fue
posible llevarlo a cabo por falta de pago de los copropietarios.

 Respecto a la puerta vehicular, esta cuenta con un sistema de apertura interna y

externa con chips pero su instalación quedo con defectos con lo cual en varias
oportunidades se cito al proveedor para los ajustes necesarios a lo cual no ha
presentado el ajuste, por lo cual se recomienda afectar la garantía de la misma.

 Se debe hacer seguimiento a la conciliación entre la empresa de vigilancia Servilin

Ltda. y el dueño de la camioneta hurtada de los parqueaderos de visitantes.

AGRADECIMIENTO:

Finalmente queremos agradecer a todos y cada uno de los copropietarios que con el pago
oportuno de las expensas de administración contribuyen al fortalecimiento y gestión del
conjunto, a todo el equipo de trabajo, administrador, contadora y la revisoría fiscal, por el
trabajo articulado que permitió lograr algunos de los objetivos propuestos, y poder
brindar un mejor bienestar y calidad a los residentes y propietarios del conjunto
residencial Santafé del Tintal Etapa III, aunque la copropiedad llevaba muchos años sin
realizar un mantenimiento adecuado y en total descuido por los administradores, y
Consejos de Administración, se dejo pudo demostrar que cuando hay organización,
conocimiento, buenas propuestas y un trabajo responsable, honesto, transparente y
articulado, se pueden alcanzar muchas metas y cumplir con la comunidad, de igual
manera agradecemos la fe depositada en nosotros, y que a pesar de tener diferentes
profesiones y distintas posturas se pudo llegar a los consensos que requiere una
copropiedad como ésta que debe seguir fortaleciéndose y mejorando sus espacios y
brindando una mejor calidad de vida a sus residentes y propietarios. A pesar de que
fuimos victima de malos comentarios y habladurías de personas que solo quieren destruir
queremos decirles que nuestros corazones no guardan ningún tipo de resentimiento y lo
que hicimos se hizo de corazón.
De cada uno depende seguir creciendo y tener una buena y sana convivencia. Esperamos
que cada uno de los miembros de su familia se encuentren bien, y aquellos que tengan
dificultades puedan salir de ellas, mucha salud y bendiciones a todos y cada uno de los
hogares que conforman esta comunidad residencial.

Fue muy grato haber podido colaborarles y presentamos nuestra renuncia al consejo.

ADMINISTRACIÓN Y CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN