ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA AGRUPACION DE

VIVIENDA SANTA RITA DE ALSACIA

MARZO 17 DE 2013.

Bogot, Febrero 28 de 2013.

Seores
PROPIEDAD
AGRUPACION DE VIVIENDA SANTA RITA DE ALSACIA
Bogot, D.C.
Asunto: Convocatoria Asamblea de propietarios ao 2013
Respetados seores:
En mi calidad de representante legal del Conjunto Residencial, me permito citarlo (a) a la PRIMERA CONVOCATORIA
a Asamblea General Ordinaria de Propietarios en los trminos del Art. 64 del Reglamento de Propiedad Horizontal, y
Art. 39.40 y 45 de la Ley 675/2001. Y que se realizar en forma ordinaria el domingo 17 de marzo de 2013, a las 9:00
AM, en el Saln Social de la copropiedad.
El orden del da es el siguiente:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
2013.
9.
10.
11.
12.
13.

Llamado a lista y verificacin del qurum.

Lectura y aprobacin orden del da.
Nombramiento Presidente y Secretario.
Aprobacin Reglamento para la presente reunin. Proceso deliberatorio de la Asamblea.
Nombramiento comisin verificadora del Acta.
Informes Administrador, Consejo de Administracin, Revisor Fiscal, Comit de Convivencia.
Presentacin y aprobacin Estados Financieros vigencia Diciembre 31/12.
Presentacin y aprobacin Proyecto de presupuesto presente vigencia del 1 de Abril al 31 de Diciembre de
Eleccin de los miembros del Consejo de Administracin.
Eleccin y aceptacin del cargo de Revisor Fiscal y suplente.
Nombramiento comit de Convivencia.
Modificacin puntos del Manual de Convivencia.
Proposiciones y varios.

La presente convocatoria se hace de conformidad con los artculos del Reglamento y la Ley 675/2001 mencionados
anteriormente. De no reunirse el Quorum decisorio, se har una segunda convocatoria que se realizar el tercer (3) da
hbil siguiente a esta primera convocatoria, es decir el da 21 de marzo a las 7.30 PM., en la cual se sesionar y
decidir vlidamente con un nmero plural de propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes
representados, de conformidad con el artculo 41 de la Ley 675 decisiones que obligarn a los propietarios, inclusive a
los ausentes o disidentes, al administrador y a los dems rganos y en lo pertinente para los usuarios y ocupantes del
edificio o conjunto de acuerdo al artculo 37 de la Ley.
En el evento de no poder asistir se puede hacer representar a travs de un poder especial, del cual adjunto modelo
para su diligenciamiento y si es el caso dejarlo en la administracin. El cual debe tener anexo fotocopia del documento
de identidad del propietario.
Cordialmente,

CARLOS ARMANDO PARDO

Administracin

Bogot D. C. _________________________________ de 2013

Seores
AGRUPACION DE VIVIENDA SANTA RITA DE ALSACIA P.H.
Ciudad
Asunto: PODER ESPECIAL ASAMBLEA ORDINARIA DE PROPIETARIOS 2013
Apartamento No. _____________
Matricula Inmobiliaria _____________________________
Garaje (s) ______________ Matricula Inmobiliaria _____________________________
Propietario (s) ____________________________________ Cdula ______________
_____________________________________Cdula ______________
Calidad en la cual se otorga el poder: Persona Natural __________
Persona Jurdica __________
El (los) suscrito (s) propietario (s) del apartamento y garaje (s) arriba indicados, de la AGRUPACION DE
VIVIENDA SANTA RITA DE ALSACIA P.H. ubicado en la calle 12 C No. 71 B 40 de Bogot, otorgamos
poder
especial
amplio
y
suficiente
al
seor
(a)
_____________________________________________________________________________
Quien se identifica con cdula ___________________ expedida en _________________________
Para que asista, me (nos) represente y ejerza mis (nuestros) derechos ante la Asamblea Ordinaria de
propietarios de la AGRUPACION DE VIVIENDA SANTA RITA DE ALSACIA P.H., a celebrarse el prximo 17
de Marzo de 2013, a las 9.00 AM, en el saln social del edificio. Mi (nuestro) representante queda facultado
para disponer de los derechos que detento (amos) como propietario e integrante de la AGRUPACION DE
VIVIENDA SANTA RITA DE ALSACIA P.H., votar las proposiciones que se sometan a consideracin de la
Asamblea, sustituir el presente poder.
Atentamente,
_____________________________
Firma del Propietario
Cdula _______________________

____________________________________
Firma del Propietario
Cdula ______________________________

Acepto:

Sustituyo:

_____________________________
Firma
Cdula _______________________

____________________________________
Firma
Cdula ______________________________

EXPLICACIN DE LOS PUNTOS A TRATAR

1. Llamado a lista y verificacin del Qurum
De acuerdo a la Ley y el reglamento el qurum para deliberar es del 50+1 de los coeficientes de copropiedad, y si no hay acuerdo se tomaran
decisiones por el 50+1 del qurum deliberatorio. Tendr derecho a voz y voto todos los propietarios que figuren en las escrituras de Propiedad
del inmueble, una persona por inmueble si es en comunidad; si no puede asistir se puede hacer representar por un delegado mandatario
mediante poder, si es persona Jurdica se puede hacer representar por el Gerente o su Representante Delegado.
2, 3 y 4. Lectura Orden del da, nombramiento Presidente y Secretario, aprobacin proceso deliberatorio asamblea.
La persona nombrar un presidente y secretario entre los asistentes, de no hacerlo en el caso del secretario, actuar el administrador y en el
caso del Presidente ejercer el presidente del Consejo de Admon, personas que darn fe al firmar el Acta de las decisiones de la asamblea
que consten en Acta. El presidente tiene como funcin dar fe y moderar la reunin haciendo aprobar un procedimiento deliberatorio,
disposicin (para agilizar la asamblea) y el secretario tomar nota de las decisiones para elaborar el acta y firmarla conjuntamente con el
presidente.
5. Nombramiento comisin verificadora redaccin acta.
La asamblea si lo desea nombrar una comisin que verifique la redaccin del acta quienes expresarn por escrito si se ajusta a las decisiones
tomadas. Comisin que podr ser conformada por tres (3) personas.
6. Informe administracin, Consejo de administracin, comit de convivencia y Revisora fiscal
Adjunto encontrarn un informe detallado del Consejo de Administracin, Revisora fiscal, Comit de convivencia y administracin.
7. Presentacin y aprobacin Balances hasta Diciembre de 2012
Se presentar un anlisis sobre los estados financieros hasta el mes de Diciembre, el cual se adjunta.
8. Presentacin y aprobacin del presupuesto de vigencia de Enero a Diciembre del 2013
Presentamos dos opciones de presupuesto.
9, 10, 11. Nombramiento Consejo de administracin, Revisora fiscal y comit de convivencia.
Articulo 52 Ley 675/01 y Articulo 54 del Reglamento de Propiedad Horizontal, eleccin Consejo de Administracin, Revisor Fiscal y comit de
convivencia.
12. Modificacin Manual de convivencia
Se realizara modificacin a varios puntos del manual de convivencia si el quorum (70%) lo permite.
13. Proposiciones y varios
Toda propuesta deber presentarse a la mesa por escrito, lo mismo que las constancias segn lo manifestado en el Reglamento. Se colocar
un buzn de sugerencia donde los interesados deben colocar sus inquietudes para ser tabuladas y expuestas en la Asamblea.

PROCEDIMIENTO DELIBERATORIO ASAMBLEA

Para las deliberaciones de la Asamblea, el procedimiento es el que se relacionar a continuacin ya que conlleva a que la Asamblea se
desarrolle en orden, por tanto el Presidente es lo primero que debe hacer aprobar una vez nombrados por los Asamblestas.
a) Uso de la Palabra:

Quien desee hacer uso de la palabra debe dirigirse al Presidente, quien la conceder o negar manifestando el
motivo.

Antes de hacer uso de la palabra deber identificarse el Propietario o Mandatario, con el nombre, calidad en que acta,
especificando la clase de poder o mandato si es general o especial, nmero de unidad privada que representa y dems datos que
se requieran.

En caso del uso de la palabra deber dirigirse nicamente a la Asamblea y no a personas en particular.

Debe hacerlo con el debido respeto, en forma breve, clara concisa, sobre el tema especfico, evitando controversias y lenguaje
agresivo y violento.

Nadie lo puede interrumpir a excepcin del Presidente cuando se salga del tema y viole el Reglamento de la Asamblea.
c)
Medios para el uso de la palabra: Se deber solicitar al Presidente en forma verbal o escrita, o levantando la mano.
d)
Derecho a Voz y Voto: Cada propietario o mandatario tiene derecho a voz y voto, los mandatarios no deben excederse del poder
especial o general que les hubieren otorgado, el Presidente velar que se cumpla esta disposicin del Mandante.
e)
Uso de la palabra por personas ajena: El Presidente y la Asamblea son quienes autorizaran el uso de la palabra a terceros o sea
por quienes no estn registrados en la planilla de firmas de Asistencia a la Asamblea, como titulares o Mandatarios.
f)
Intervenciones: Cada intervencin no podr excederse ms de un (1) minuto y no ms de una (1) vez por cada tema. Sabiendo
que todos tienen derecho a expresarse pero tambin para agilizar el desarrollo de la Asamblea se permitirn solo cinco (5)
intervenciones por tema.
g)
Orden en la Asamblea: El Presidente solicitar el retiro del recinto a quien o quienes pretendan sabotear la Asamblea y podr
suspender las deliberaciones en caso externo.
h)
Interpelaciones: nicamente la concede la presidencia autorizada por quien tiene el uso de la palabra.
i)
Aclaraciones: Sobre el tema que se est tratando el Presidente las conceder, solicitando que intervenga la persona ms indicada
para hacerlo el cual no se exceder de tres (3) minutos.
j)
Suficiente ilustracin: El Presidente la declarar cuando se considere pertinente o la solicite los propietarios.
k)
Mocin de orden: Los participantes pueden solicitarle al Presidente las mociones de orden que consideren pertinente.
l)
Intervencin directivos: El Presidente solicitar que intervenga el Administrador, cuando lo solicite la Asamblea o cuando l lo
considere necesario sobre un tema especfico
m)
Retiro del recinto y desintegracin de la Asamblea: El propietario o mandatario deber manifestarlo dejando las constancias de su
retiro, de lo contrario se tendr como activo participante y no se considerara disuelto el qurum a no ser que se cumpla con el
requisito de las constancias. La Asamblea se entiende desintegrada por el retiro de los asistentes al disolverse el qurum y por
asnada y dems controversias que afecten el Cdigo de Polica.
n)
Constancias: Los propietarios y mandatarios incluidos los directivos, el Presidente y secretaria podrn dejar en las actas las
constancias que deseen por escrito para que las transcriba textualmente el Secretario.
o)
Auxiliares de la Asamblea: el Presidente podr nombrar dentro de los asistentes a las personas que considere pertinentes, como
auxiliares, para verificar las votaciones teniendo en cuenta los Mdulos de Contribucin y porcentajes de participacin.
p)
Proposiciones: Debern presentarse por escrito para que sean debatidas cada una.
q)
Mandantes: El Presidente vigilar que los mandantes no se excedan en el poder que les fue otorgado por el titular de la unidad
privada, quiere decir que tendr en cuenta quien tiene poder especial o general cuando hagan uso de la palabra con derecho a
voz y voto.
r)
Cumplimento de las normas: El Presidente velar que se cumpla lo estipulado en la ley en lo referente a los requisitos que se
debern hacer constar en el acta de las respectiva Asamblea y que no estn incluidas en el presente Reglamento.
s)
Voto: Cuando no exista consenso el voto podr ser por aclamacin y personalizado, si la decisin es econmica se deber tener
cuenta el coeficiente si no lo es ser por persona para determinar la mayora y la unanimidad cuando no exista consenso y lo exija
la Ley. El Secretario har entrega de una papeleta que contenga la siguiente informacin: nmero de unidad privada y coeficiente.

Bogot, D. C. Febrero 28 de 2013

Seores
COPROPIETARIOS
AGRUPACION DE VIVIENDA SANTA RITA DE ALSACIA
Ciudad.REF. INFORME DE GESTION POR PARTE DE LA ADMINISTRACIN
En primer lugar debo recordarles que el suscrito ingres como administrador nombrado por el Consejo de Administracin desde el 1 de Junio de 2012
segn las disposiciones legales y reglamentarias.
Nuestro informe por lo tanto corresponde a seis (6) meses de gestin y el cual lo hemos dividido en cuatro (4) aspectos legales, administrativos,
financieros y operativos.
ASPECTOS LEGALES
REPRESENTACION LEGAL: Teniendo en cuenta que en la Alcalda local de Kennedy figura el Conjunto registrado como Persona Jurdica,
solicitamos la representacin legal en cabeza del suscrito.
CUENTA BANCARIA: Debido a la infinidad de inconvenientes surgidas con el Banco Colpatria con la expedicin de las tarjetas de pago (Aptos an
tienen tarjetas de otros bienes privados) se tom la decisin de aperturar la cuenta corriente Referenciada 462299699639 de Davivienda para generar
otro espacio para la cancelacin de las cuotas de administracin. A la fecha as mismo contamos con el datafono en la oficina de administracin que da
la posibilidad de pago directo de la cuota de administracin por tarjeta dbito y crdito, por recomendaciones del Revisor Fiscal y por transparencia se
apertur con dos firmas (Una del suscrito y otra de un miembro del Consejo de admn.).
NUMERO DE IDENTIFICACION TRIBUTARIA: Se solicit la actualizacin de Nit nmero de identificacin tributaria de la Persona Jurdica. El cual es
900.313.588-7
REGLAMENTO INTERNO: Existe un manual de convivencia aprobado por Asamblea sobre el cual hemos actuado sin embargo legalmente no tiene
validez debido a que no se encuentra registrado como adicin al Reglamento de Propiedad Horizontal; pretendemos presentar unas modificaciones
para su posterior registro en la Notaria.
LIBROS DE ACTAS Y CONTABILIDAD: Basados en la solicitud de la Revisora Fiscal los libros de actas (Consejo y Asamblea) se encuentran
diligenciados, los libros de contabilidad se encuentran registrados ante la autoridad competente DIAN.
CONTRATOS: Se entro a firmar un contrato con el Presidente del Consejo segn disposicin legal para con el suscrito.
Aseo: De igual forma como Representante Legal se firmo un contrato de servicios de aseo y limpieza con la firma CASA LIMPIA, este incluye como
valor agregado. Este consta de cuatro (4) personas; en el proyecto de presupuesto se quiere incluir una adicional medio tiempo por lo menos, para
apoyar ms dicha labor.
Vigilancia: De igual forma existe un contrato de prestacin de servicios con la firma de seguridad TORONTO el cual se extiende hasta 60 meses a
partir de Noviembre de 2011, esto basado los valores agregados brindados por esta firma (cerramiento elctrico, cmaras de seguridad, programa de
accesos, brazos hidrulicos puerta vehicular); estamos cuantificando estos valores agregados trayendo su valor al presente y determinar esos valores
en una posible cancelacin de dichos servicios.
Revisor Fiscal: Se cuenta con un contrato por prestacin de servicios con la Revisora Fiscal y contadora.
REUNIONES CONSEJO DE ADMINISTRACION: Se estableci una reunin mensual con el consejo de administracin como mnimo, para tratar
asuntos de tipo administrativo, legal, financiero y operativo de la Persona Jurdica y debido al compromiso adquirido por sus miembros en varias
ocasiones han sido constantes.

ASPECTOS ADMINISTRATIVOS:

INVENTARIOS: Se tiene un inventario de los bienes del Conjunto que aunque no son muchos si se debe generar el respectivo control.
CORRESPONDENCIA: Toda la correspondencia se lleva en debida forma, dndose respuesta a todas personas que de una u otra forma solicitan
informacin, aclaracin de cuentas ya siendo verbal personalmente o por correo electrnico.
ARCHIVO: En la oficina de administracin se conserva debidamente la correspondencia, contratos, documentos de la personera, Reglamento, bases
de datos de los propietarios y dems informacin de la administracin, debidamente conservados.
CONTROLES: A travs de circulares se ha informado sobre aspectos de administracin, seguridad y convivencia para los residentes. De igual forma
en la portera se cuenta con una minuta sobre las novedades del servicio diario.

ASPECTOS FINANCIEROS
CAJA MENOR: Se autoriz una caja menor para gastos menores de $500.000.oo
Mensualmente se estn causando las diferentes consignaciones realizadas en forma referenciada por los residentes, as como las copias de las
transferencias. Es claro que desde el inicio de nuestra gestin se determin dar solucin lo ms inmediata posible a los ajustes a realizar por concepto
de consignaciones pendientes de identificar y ajustes.
FACTURACIN: Mensualmente se remite a cada copropietario la respectiva factura, recordando el pago de la obligacin por concepto de expensas
comunes, as mismo a los morosos en ms de tres cuotas se les est recalcando la importancia de estar al da con el fin de evitar futuros cobros
jurdicos que vayan en detrimento del ingreso de los residentes en sus proyectos y proveedores.
CONTABILIDAD: La administracin mensualmente hace entregas de los soportes, comprobantes, extracto y dems documentos necesarios para la
elaboracin por parte del contador de la contabilidad, con el objeto de que el suscrito los firme como Representante Legal y tambin el revisor fiscal,
para luego proceder a darlos a conocer en la reunin del consejo de administracin donde se analizan.
Para mayor conocimiento de los estados financieros los interpretaremos, con el objeto de que exista suficiente informacin.

INGRESOS: $677.354.423 representados en expensas comunes, ingreso por parqueaderos, intereses de mora, alquiler de salones, sanciones por
inasistencia. Se debe recordar que la contabilidad es por causacin, que quiere decir registrar el ingreso por el solo hecho de haberse aprobado por
Asamblea.
EGRESOS: $672.022.562, es de aclarar que el pasivo est causado dentro de la contabilizacin, o sea que no todo es pagado. As mismo como el
objeto de una entidad sin nimo de lucro es la de reinvertir sus excedentes, se realiz una provisin dentro de los excedentes de este ao para realizar
varios proyectos de inversin que estn en ejecucin.
DIFERENCIA ENTRE INGRESOS Y EGRESOS RESULTADO DEL EJERCICIO: $5.331.861, es decir que de Junio a Diciembre qued un
excedente, teniendo en cuenta la provisin realizada.
ACTIVO: $281.389.085 representado en Caja, Bancos, Deudores y propiedad, planta y equipo; en especial de deudores. De estos el 30% corresponde
a la cartera pendiente de cancelar por cuotas de admn. aunque su comportamiento del mes de Junio de 2012 ha ido en nivel decreciente.
PASIVO: $196.454.822 representado en obligaciones por pagar a Dic. a corto plazo, donde se incluye el valor provisionado por el seguro de reas
comunes y la provisin de los proyectos a realizar.

ACTIVO v.s. PASIVO: La diferencia nos da un activo, representado en el fijo y parte del corriente, lo que representa el patrimonio. Realmente este
resultado demuestra que el ente econmico tuvo un buen manejo de recursos, porque no afect el patrimonio y al contrario se present un excedente.
CARTERA MOROSA Y COBRO JURIDICO: Es de mencionar que en el listado remitido de deudores, se puede apreciar que existen unos propietarios
que ha sido imposible que paguen sin ninguna intervencin de profesionales del derecho. De acuerdo a las funciones del administrador expresas en la
ley 675/2001 Artculo 51, el suscrito dio orden para que a partir de Diciembre de 2012 se entregara la cartera morosa de ms de tres expensas a los
abogados, requirindoles por ltima vez el pago. Por el solo hecho de entregar la informacin a los abogados la administracin no podr recibir ningn
pago, solo a travs del asesor jurdico quien cobrara sus honorarios profesionales, pero directamente al deudor.

EJECUCIN PRESUPUESTAL
Es de hacer ver que lo ejecutado frente a lo presupuestado nos presenta una diferencia tanto en ingresos como egresos, otros ingresos y la no
ejecucin de la misma en su totalidad. Se puede en el cuadro analizar las variaciones que se presentaron, estando debidamente justificadas en
especial las ms representativas como es Vigilancia, Aseo, administracin, papelera, eventos especiales (no presupuestados), entre otros.
PRESUPUESTO VIGENCIA 2013
Como es obligacin, la administracin present al Consejo de administracin un presupuesto, siendo ajustado por ambas partes en reunin, para ser
presentado y sustentado ante la comunidad, por la vigencia de 2013, es de mencionar que la administracin clasific el presupuesto en Servicios
personales, servicios pblicos, mantenimiento, suministros, gastos generales e imprevistos y adicionalmente realizando las diferentes redistribuciones y
con el fin de no afectar los ingresos de los propietarios no generaremos incremento a la cuota salvo el presentado en enero por cuestiones de aumento
en el salario mnimo. Obviamente este depende del oportuno cumplimiento de los residentes en sus pagos.
ASPECTOS OPERATIVOS
CUMPLIMIENTO DE LA LEY Y EL REGLAMENTO:
Es de registrar que la administracin ha requerido a algunos residentes por incumplir la ley y el reglamento, a la vez que ha dado aviso a las
autoridades y al Consejo de administracin para que proceda segn su competencia.
VIOLACIONES A LA CONVIVENCIA:
- El comportamiento de los dueos de mascotas (los dueos de estas no cumplen con su responsabilidad).
- Las fiestas y escndalos en los bienes privados: Ante la respuesta de varios residentes Yo hago lo que quiera en mi casa,
efectivamente lo
puede hacer pero sin afectar a sus vecinos).
- Al punto anterior se relaciona el de los trabajos los fines de semana, recuerde que hay das para el descanso y todos tienen ese derecho, lo pueden
hacer sin afectar a sus vecinos.
- Concientizar a sus hijos en no daar las reas comunes y privados (como los vehculos y zonas comunes, rayar paredes, ascensores), recuerde que
el responsable por las acciones de los menores son los padres.
- El manejo de las basuras no ha sido el adecuado por parte de los mayores, enviando a los menores a botarlas, generando basura en el recorrido,
derrames entre otros.
- El hecho de parquear vehculos en espacios que no les corresponden y as mismo parquear en el mismo parqueaderos ms de un vehculo y
adicional a esto no respetan a los vecinos generando rayones y golpes a los dems.
- Con el apoyo de la pliza de reas comunes hemos atendido situaciones de humedades en los apartamentos; hay que hacer claridad que nos hemos
remitido a la pliza en hars de que el residente no tenga gastos adicionales que afecten su ingreso.
PROGRAMA MULTIUSUARIOS:
Este programa ha sido gestionado por voluntad de la Asamblea, se encuentra en la etapa de aforo lo que quiere decir que personal de Ciudad Limpia
se trasladan al Conjunto a realizar diversos pesajes; es claro que no hemos tenido la colaboracin de los residentes en la separacin desde la fuente.
ASOCIACION DE VILLA ALSACIA
En cabeza del seor Orlando Crdenas vecino de la zona, se est gestionando la creacin de una asociacin de los habitantes de Nueva Ciudad
Alsacia con el fin de que en unin con otros proyectos se puedan dar soluciones ms eficaces a las necesidades de la comunidad, lo que se quiere

llegar a ser es una Asociacin tipo Asosalitre la cual con su solo nombramiento invita a empresa pblicas y privadas a invertir en el mejoramiento del
sector.
PROYECTOS FUTUROS
Se tienen los siguientes proyectos a realizar en beneficio de los residentes:
- Implementacin del Barb-q en la zona establecida por la constructora para ello.
- Complementacin del sistema de CCTV que debido a su costo y con la provisin realizada es una tarea a realizar a corto plazo.
- Sistematizacin del acceso a stanos; Igualmente con la provisin realizada este proyecto debe cobrar vida en este 2013.
- Crear una zona de esparcimiento en los salones comunales.
- Dentro de los proyectos a realizar esta la demarcacin de los parqueaderos, teniendo en cuanta que la constructora est
culminando el proceso de reparacin de las filtraciones en los stanos.
- La cerca viva alrededor del cerramiento del Conjunto, es importante generar la privacidad del Conjunto principalmente en las
reas frente al cao.
- Generar algunos espacios para las bicicletas conllevando al debido orden de las zonas del parqueadero.
OTROS ASPECTOS DE LA ADMINISTRACION
Aparte de las funciones innatas del cargo (ajustes de contabilidad, correspondencia, archivo, atencin al cliente, entre otros) a continuacin remito
relacin de otras compras de inversin.
- Elaboracin de las carteleras de cada torre.
- Colocacin de los tapetes en cada entrada de torre y recepcin.
- Compra del videobeam, y equipo de sonido (Este es un ahorro en la realizacin de reuniones y asambleas).
- Mantenimiento y cambio de jardines del conjunto (Cabe anotar que hubo la necesidad de colocar sardineles con el fin de darle
profundidad y as mismo se pudieran desarrollar las plantas).
- Instalacin de reflectores zonas aledaas costado oriental Conjunto.
- Compra equipo cmputo portera, sistema de acceso de visitantes.
- Compra de mesas y sillas balcones salones comunales.
- Compra equipos de gimnasio, hechura de sauna.
- Compra brazos hidrulicos salones comunales.
- Sealizacin emergencia torres.
- Conversin de los puntos de iluminacin de las farolas de iluminacin (navidad).
- Se limpiaron las 29 cajas de aguas negras del conjunto.
- Arreglo de la cerca perimetral.
- Mantenimiento a las puertas de acceso torre y pintura de primeros pisos.
- Mantenimiento y cambio del parque infantil (piso goma, cambio piso csped, colocacin sillas e inclusin de juego). (Hay que
tener en cuenta que el piso en goma genera una garanta de 10 aos en su utilizacin).
CONSEJO DE ADMINISTRACIN: Considero que ha existido una muy buena relacin con los integrantes, lo que permiti durante este periodo y el
actual que se pudiera llevar a cabo muchas iniciativas. Gracias a la colaboracin y entrega en la defensa de los intereses de la comunidad, respetando
las funciones y facultades de cada rgano de la persona jurdica se pudo presentar una gestin que ustedes podrn analizar si fue buena, regular o
mala, de todas forma deseo agradecer la confianza depositada en el suscrito al nombrarme como administrador, cada opinin y asesora o punto de
vista de sus integrantes nos llevo a considerar como actuar en varios de las situaciones que tuvimos que resolver.
Considero que para haber ejercido solo durante seis (6) meses se cumpli el organigrama presentado al consejo, es claro que siempre hay muchas
labores que realizar.
REVISORIA FISCAL: Considero que este rgano de control tuvo un gran desempeo en su gestin en especial la revisin a los estados financieros
haciendo las observaciones del caso a la administracin con el debido respeto, lo que se le avala, estuvo en varias reuniones con el consejo y trabajo
en gran medida con toda la colaboracin en el suministro de informacin y documentos.
COMIT DE CONVIVENCIA: Conjuntamente con el Consejo de Administracin, nos reunimos para evaluar las facultades, funciones y tratar algunos
asuntos relacionados con la ley y el reglamento, sacando conclusiones muy importantes, como es la necesidad de concientizacin de los residentes en
la convivencia, es una tarea donde interactuamos todos y que depende del actuar de cada uno de nosotros y de cmo y que les enseamos a nuestros
hijos. Agradezco el tiempo dedicado por la seora Rosmery Bedoya nico miembro del comit de convivencia con la que se particip activamente en
las reuniones de convivencia realizadas.

PROCESO DE ENTREGA DE AREAS COMUNES: Al inicio de nuestra gestin este proceso estaba frenado, como uno de los puntos de mira del
consejo de administracin para este 2012 se retom logrando buena respuesta por parte de la constructora a temas iniciales como son; cubiertas,
fachadas, stanos, adoquines. Es claro que muchas observaciones se debieron a la falta de mantenimiento de las zonas comunes; sin embargo es un
proceso que an no se culmina y que esperamos lograr a feliz trmino sin necesidad de acudir a instancias jurdicas.
PARQUEADERO: La falta de concientizacin de los residentes ha generado una serie de inconvenientes en la utilizacin de los parqueaderos de
visitantes como los de propietarios pero es claro que se han tratado de generar varias alternativas principalmente a las personas que figuran con ms
de un vehculo.
PERSONAL-ADMINISTRACIN: Al personal de vigilancia, aseo y administracin debo agradecer la colaboracin prestada durante estos seis meses
de labores, considero que han hecho un gran esfuerzo para bien de la comunidad, aunque s que todava nos falta brindar an mucho ms.
Existen muchas ms actividades por realizar e incluso obras, pero todo son metas a cumplir y es la Asamblea el foro para debatir el querer de la
comunidad con respeto.
No me queda sino agradecer toda la confianza depositada en el suscrito en las observaciones, quejas, reclamaciones, agradecimientos que dia a dia
nutrieron la labor nuestra, este es un pequeo resumen de lo realizado en los diferentes aspectos de la administracin.
Cordialmente,

CARLOS ARMANDO PARDO

Representante Legal de la persona jurdica denominada
AGRUPACION DE VIVIENDA SANTA RITA DE ALSACIA

INFORME DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION

Respetados copropietarios:
Nuevamente nos convoca la reunin anual de propietarios en la que podemos dialogar, intercambiar ideas y enterarnos de lo que pas
durante el ao que acaba de terminar.
El Consejo de Administracin de la copropiedad elegido el pasado mes de abril de 2012, y dando cumplimiento al mandato otorgado por la
Asamblea General como organismo regente y en concordancia la ley 675 de 2001, procedemos a rendir informe de gestin de las
actuaciones realizadas desde el nombramiento de los representantes de la comunidad hasta la fecha.
La prioridad del nuestra gestin ha estado basada en tres principios:
1.
La inclusin.
2.
El respeto por los derechos colectivos.
3.
El buen trato.
En tal sentido hemos de forma permanente visualizado iniciativas en pro de promulgar estos criterios dirigiendo las mismas hacia cada uno
de los grupos que conforman esta comunidad y manteniendo cohesin con las instrucciones otorgadas por los mandatos de la Asamblea de
Copropietarios.
A continuacin hacemos una descripcin de aquellos avances que consideramos han sido relevantes durante la gestin cuyos resultados
puntuales se vislumbran as mismo en los resultados que registra el informe adjunto de la Administracin:
1.

Aspectos de Copropiedad:

1.1
Administracin.
Una copropiedad de las caractersticas de Santa Rita De Alsacia requera la presencia permanente de una Administracin que ejerza
presencia permanente dentro del conjunto para atender en mayor espectro las necesidades de la comunidad y la representacin legal
oportuna dentro de la misma. Esta Administracin implica la atencin no delegada y compartida (como ocurra en el pasado).
En tal sentido, se nombr una administracin conformada por Administrador y Asistente de Administracin, que dedica de tiempo completo
(horario de atencin y fuera de este) su esfuerzo en inters de cumplir los compromisos del conjunto hacia la comunidad y a la vez de atender
las innumerables circunstancias de los miembros de la comunidad en torno a nuestro disfrute en comunidad y convivencia.
1.2

Aseo y Vigilancia

El buen trato se experimenta en casa cuando encontramos un lugar que nos acoge desde nuestro ingreso, por ello asegurar que la limpieza y
percepcin de seguridad aumentara para cada uno de nosotros. As, se priorizo reforzar el grupo de trabajo que presta el servicio de aseo y
ampliar su permanencia durante los 365 das del ao, a la vez que trabajar con la compaa de vigilancia en la prestacin de un servicio
diligente en seguridad y con un recurso humano en donde se mejore el servicio al cliente. Cabe anotar que en estos aspectos es igualmente
vital la participacin de la comunidad con el cumplimiento de sus deberes.
1.3
Comunidad
La inclusin de todos los miembros de esta comunidad en el espacio de la comunicacin a travs de mecanismos participativos, como la
pgina de internet permiten que la operacin, desarrollo y comunicacin efectiva en la copropiedad. En donde todos nos involucremos con
diario vivir de nuestro conjunto y entreguemos nuestras necesidades y expectativas de manera inmediata.
2. Aspectos Locativos
2.1 Mejoras
La inclusin implica la creacin y refuerzo de los espacios para goce de toda la comunidad. Todos los grupos generacionales y sociales
deben contar con reas para disfrute mancomunado en la copropiedad. Su aspecto as mismo debe ser deseable para generar sentido de
pertenencia y facilitar su valoracin y as lograr su preservacin.
El Consejo impulso entonces la modificacin del deteriorado parque infantil a partir de una reorganizacin que permiti no solo acceder a un
espacio con piso bajo norma de seguridad con reas de descanso para todo pblico, el parque infantil y un rea para menores de 5 aos.
De otro lado, la adecuacin de un gimnasio con reas disponibles de cerca de 300 m2 dotados de mquinas y saln de clases para el
acceso de una poblacin que gusta de la actividad fsica.
Los salones sociales ofertan la disponibilidad para las reuniones de los copropietarios en tres opciones de alquiler en donde fue concreto su
uso eficiente y racional. Ello preservando el derecho que todos tenemos para su disfrute pero tambin acogiendo la tranquilidad de la
comunidad durante su alquiler.
La terraza de la zona social se convierte en terraza caf donde los propietarios pueden gozar de un espacio adicional para un buen momento.
La zona hmeda tambin es un espacio concebido para tiempo de relajacin para todos los habitantes del conjunto y en la actualidad se
muestra alternativo y funcional.

En otro frente, este Consejo retom los ofrecimientos otorgados por la constructora de la existencia de dos terrazas las cuales a la fecha
tienen instalado piso tipo gramilla y a los cuales se est trabajando para cristalizar el BarBQ y una zona de recreacin pasiva que otorgue
espacio a la comunidad para su disfrute.
2.2 reas comunes objeto de Entrega por Marval
Una prioridad indiscutible en nuestra gestin es la entrega definitiva de puntos fijos y reas comunes puesto que la comunidad ha hecho uso
de las reas durante ms de dos aos corriendo el riesgo de realizar una recepcin de hecho, la cual se ampara en la norma y que en la
medida en que el conjunto dejase transcurrir el tiempo nos alejara de la resolucin de esta situacin.
Lo anterior afectado porque la
responsabilidad de la recepcin de reas ha recado en varias personas que no tienen el fundamento tcnico para tal fin.
Se resolvi entonces iniciar por la contratacin de una interventora inicial sobre el estado la construccin y las intervenciones que se
requeran para determinar una agenda donde existiesen prioridades en la resolucin de entregas con la firma Marval.
Desde esa referencia se contrataron los servicios de una firma que est acompaando el proceso junto con el administrador y consejo de
administracin y que en los ltimos seis meses ha avanzado en el proceso con eventos claros e importantes para nuestra comunidad con un
costo importante asumido por Marval y entre los que se incluyen: Cambio de placa rea de ingreso vehicular, relevo placa rea parque
infantil, reemplazo cubiertas superiores ocho torres, reinstalacin y nivelacin adoquines pasillos, sello hermtico de filtraciones de placas
stanos, adecuacin y entrega definitiva saln comunal principal, pintura fachadas (a iniciarse segunda semana de Marzo).

Lo anterior, es un avance relevante con miras a dar pronto un cierre definitivo a un proceso que en visin de la comunidad estaba paralizado.
2.3 Mantenimiento
El respeto en la vida de comunidad implica dar impulso a la permanente gestin del mantenimiento de todas las reas del conjunto,
adicionado al cuidado del ornato en todos los espacios que habitamos. All se vislumbr como primera intencin crear jardines internos de
impacto y se acompa con la reorganizacin de las reas de espera, entradas a torres, sede social, shut de basuras.
A esto se le incluy la ejecucin programtica y permanente de pintura y adecuaciones donde y cuando se hiciere necesario.
2.4 Percepcin de Valor
Santa Rita de Alsacia es en esencia una propiedad privada, por ello es menester que cada accin que se desarrolle en la copropiedad genere
percepcin de valor sobre cada uno de los bienes que la conforman. Las iniciativas promulgadas dentro del actual proceso han contribuido
con certeza a la valorizacin real de nuestro patrimonio.
3 Aspectos financieros
3.1 Manejo responsable de recursos
La transparencia contribuye al buen trato y respeto de derechos colectivos, por lo cual el consejo ha trabajado en desarrollar mecanismos en
donde descanse la confianza que se ha otorgado por parte de la comunidad. En tal sentido, se ha asignado el rol de Tesorera en el seno del
Consejo, se ha garantizado independencia del rea contable y se empoder la permanente vigilancia por parte de la Revisora Fiscal que de
manera oportuna realiza observaciones que alertan al Consejo sobre todas la actuaciones que garanticen la transparencia sealada.
3.2 Gestin de Recursos
La gestin de recursos permite el desarrollo de la copropiedad. En un estado de derecho como el nuestro la frmula adecuada para nivelar a
futuro el cumplimiento de los deberes de los propietarios hacia la copropiedad implica la facilitacin como mecanismo fundamental. Por ello,
se plante ampliar el espectro de opciones disponibles para la recepcin de los pagos con todos ms mecanismos que insten a cumplirle a
Santa Rita de Alsacia, as como la recomendacin de respetar el debido proceso con todos los propietarios facilitando la concertacin con
los deudores y restableciendo la confianza para que los todos asumamos con el inters que corresponde nuestras obligaciones financieras
ante la copropiedad.
3.3 Informacin disponible
El modelo de gestin del Consejo deja claro que toda la informacin financiera est disponible para el libre acceso y fiscalizacin de los
propietarios. Ello contribuye a generar la confianza que necesitamos todos para impulsar los proyectos en Santa Rita de Alsacia.
4. Asamblea
3.1 Mandatos Asamblea Abril 2012
Nuestra gestin ha tenido siempre presente atender las instrucciones de la Asamblea como primer organismo de la copropiedad. En tal
sentido hemos orientado nuestros esfuerzos. El Gimnasio, el rea infantil, la pgina de internet y la mejora de mecanismos de seguridad han
sido de manera precisa las acciones cumplidas.

Estn pendientes las instalaciones de rejas en accesos a parqueaderos y cmaras en ascensores, asuntos que se han revisado en varias
oportunidades junto con la Administracin y que ha sido mantenidas en stand by, pues es necesario hacer un uso efectivo de los medios
instalados en la actualidad y que en la prctica siguen siendo subutilizados antes de realizar inversiones que a la postre no otorgaran el
avance definitivo que requiere la copropiedad unido al hecho que necesitamos poseer el flujo de efectivo para realizar dichas encomiendas.
El Consejo de Administracin se constituy como un equipo de trabajo comprometido con los intereses de todos los que habitamos Santa
Rita de Alsacia, su desempeo se caracteriz por mantener el respeto de las Leyes, la proteccin de los intereses colectivos sobre los
particulares, la convivencia pacfica, el cuidado y mejoramiento del conjunto, de acuerdo con las disposiciones emanadas por la Asamblea.
Esperamos haber hecho uso de nuestras atribuciones en bien de la copropiedad y de las expectativas de cada uno de los habitantes de
nuestra casa Santa Rita de Alsacia.
Consejo de Administracin
Leonardo Artunduaga
Diego Heredia
Sandra Castro
Elber Martin
Jorge Jimnez
Olga Jimnez
Carolina vila
Y los dems miembros del Consejo de Administracin que por una u otra razn no pudieron culminar la gestin.
As mismo agradecimiento especial a la Sra. Rosmery Bedoya nico miembro del comit de convivencia con el que por una y otra razn
contamos; como a cada uno de los residentes que asistieron a la oficina de administracin o por correo electrnico que participaron
activamente con sus reclamaciones, quejas, sugerencias y agradecimientos realizando la retroalimentacin necesaria con la administracin.