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CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2021

Bogotá 26 marzo de 2021.

Señores(as):

COPROPIETARIOS

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Ciudad.

REF: CITACIÓN CONVOCATORIA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA VIRTUAL.

Apreciados copropietarios:

En mi calidad de Administradora del CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE SANTAFE PH y de

acuerdo en lo establecido en el artículo 61 del reglamento de propiedad horizontal Escritura pública
6086 del /2004, Articulo 39 Ley 675 del 2021, Decreto 398 del 2020 y Decreto 176 DEL 2021.

La Administración y el Consejo de Administración nos permitimos:

CONVOCAR LA SAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS.

FECHA: 25 DE ABRIL 2021

HORA: 8:00 A.M (Registro de residentes de (7:00 a.m. a 8:00 a.m.)

MODALIDAD: VIRTUAL

De acuerdo a lo anterior se informa que tendremos soporte técnico de la empresa

TECNOREUNIONES, quienes nos brindaran el apoyo tecnológico y logístico para la Asamblea. Se
utilizarán dos plataformas simultáneas ZOOM para escucharnos y vernos y el software
TECNOREUNIONES para registro y votaciones electrónicas.

En los próximos días, a su correo electrónico registrado en administración enviaremos un link de la

asamblea VIRTUAL junto con el usuario y contraseña, para acceder al sistema, así como un instructivo
con las indicaciones de uso de la plataforma para su participación en asamblea y la cartilla de la
copropiedad.

ORDEN DEL DÍA:

1. INSTALACIÓN DE LA ASAMBLEA.

1.1. Llamado a lista y verificación de quórum.

1.2. Elección del presidente (a) y secretario (a) de la Asamblea.

1.3. Lectura y aprobación del Orden del día.

1.4. Lectura y Aprobación del reglamento para la asamblea.

1.5. Elección de la comisión verificadora para la presente acta.

2. PRESENTACIÓN DE INFOMES.

2.1. Comisión verificadora del acta anterior.

2.2. Consejo de Administración y Administración.

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2.3. Revisoría Fiscal.

2.4. Presentación y aprobación de Estados Financieros a 31 de diciembre de 2020.

2.5. Presentación y aprobación del de proyecto presupuesto para el año 2021.

3. ELECCIÓN DE MIEMBROS PARA ORGANISMO DE DIRECCIÓN Y CONTROL.

3.1. Consejo de Administración.

3.2. Revisor (a) Fiscal.

3.3. Comité de Convivencia.

3.4. Comité de Parqueaderos.

Las personas interesadas en participar en los Comités de parqueadero, convivencia y Consejo de

administración deben enviar su postulación al correo electrónico portaldesantafe@gmail.com hasta el
día SABADO 17 de ABRIL del 2021, en asunto informar a que comité desea pertenecer.

4. PARQUEADEROS PRIVADOS

5. INCREMENTO DE LA TARIFA PARQUEADERO DE VISITANTES

6. DEPOSITO PARA TRASTEO Y ARREGLOS LOCATIVOS “LIMPIEZA ZONA COMUN”.

7. VERIFICACION DEL QUÓRUM Y CIERRE.

El ingreso se comenzará a registrar a las 07:00 A.M, con el fin de iniciar la reunión a la hora
programada (08:00 A.M).

El cierre se realizará con una última votación identificando el Quorum de Cierre.

ARTÍCULO 41. REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA. Si convocada la asamblea general de

propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se
realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial (28 de abril 2021), (a los ocho
pasados meridianos (8:00 p.m.),a través de la plataforma ZOOM sin perjuicio de lo dispuesto en el
reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de
propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.

Señor copropietario tenga en cuenta lo siguiente:

Cada Apartamento debe estar representado por UNA (1) sola persona; bien sea por su propietario, o
en caso de que, NO pueda asistir, puede delegar mediante la firma del poder especial, amplio, y
suficiente a un tercero. Se aclara, que El administrador, Miembros del consejo de administración, NO
pueden representar ningún inmueble que no sea el propio.

Las personas que quieran pertenecer a los diferentes comités deben ser copropietario registrado
legalmente en el certificado de tradición y libertad del inmueble, estar al día por cuotas de
administración, trabajar en grupo, y disponer de tiempo para reuniones.

 Los apoderados deben enviar los poderes al correo portaldsantafe@gmail.com en el Asunto:

PODER ASAMBLEA APTO Y TORRE o presentarlos en la oficina de administración a más
tardar el SABADO 17 de abril de 2021, (Reclamar los poderes en la portería y radicar en oficina
de administración)

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 Para esta modalidad virtual es imprescindible que todos los propietarios actualicen el correo
electrónico pueden hacerlo mediante el correo electrónico portaldsantafe@gmail.com, o en la
oficina de Administración.
 Cualquier aclaración que usted requiera debe realizarla por escrito a la Administradora y/o al
consejo de Administración. Los libros y documentos de contabilidad se encuentran a
disposición de los copropietarios para su examen, previa cita con la oficina de administración,
puede enviar sus inquietudes mediante correo electrónico a portaldsantafe@gmail.com. Fecha
máxima 17 de abril 2021
 Las inquietudes relacionadas con el área contable se resolverán por parte de la señora
contadora y el señor revisor fiscal, desde la presente convocatoria hasta el día sábado 17 de
abril 2021 a través del correo electrónico contabilidadportaldsantafe@gmail.com
 Las decisiones adoptadas de acuerdo con las normas legales y reglamentarias, son de
obligatorio cumplimiento para todos los propietarios, inclusive para los ausentes o disidentes,
para el Administrador y demás órganos de gobierno de la persona jurídica y en lo pertinente
para los usuarios u ocupantes del Conjunto.

 Esta convocatoria se hace mediante comunicación escrita vía e-mail a cada uno de los
propietarios, publicación en las zonas comunes. Se solicita a los señores Arrendatarios,
Empresas Inmobiliarias e intermediarios hacer llegar esta comunicación a los propietarios.

 EL SIMULACRO SE REALIZARÁ EL DÍA 23 DE ABRIL 2021 A LAS 7:00 P.M.

 -La asamblea iniciara en punto de las 8:00 am, de tal manera que la asistencia se empezara a
registrar 1 hora antes.

- Días previos al simulacro, recibirán un (1) e-mail desde TecnoReuniones@gmail.com ó

CarlosAlejoRodriguez@Outllook.com con capacitaciones y claves para votar.

Sanción por inasistencia a la asamblea:

La NO asistencia acarreara sanción de acuerdo a lo aprobado por la asamblea general.
El registro será únicamente de 7:00 a.m. a 7.59.a.m., después de esta hora se bloqueará el registro.
La asistencia se estará corroborando a través de la Votación por lo tanto el asistente que se retire de la
Asamblea sin justa causa, será acreedor a la sanción.

NOTA: ES OBLIGACION DE LOS ARRENDATARIO INFORMAR A LOS COPROPIETARIOS DE LA

FECHA, HORA, MODO DE LA ASAMBLEA
Cordialmente,

Yenni Andrea Pulido Soriano

Administradora

Representante Legal.

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REGLAS PRINCIPALES DE LA ASAMBLEA 2021 MODALIDAD VIRTUAL

El presidente y el secretario serán elegidos por la Asamblea en forma individual para cada cargo.
Posesionado el presidente y secretario de la asamblea, se dará curso a la asamblea de acuerdo al
orden del día tal como fue presentado en la convocatoria a menos que al iniciar, la Asamblea apruebe
alguna modificación.

Se utilizarán 2 plataformas en simultánea:

o Zoom: Para escuchar y ver a los otros Asambleístas y pedir la palabra.

o TecnoReuniones.com: Para Registrarse votar Electrónicamente.

VIDEO REGISTRO

https://www.youtube.com/watch?v=Po1Dz0TqQoI

Es responsabilidad de cada Asambleísta, que haya aprovechado la capacitación previa a la Asamblea

Virtual, que consta principalmente de:

o Comunicación directa con Administración.

o Lectura de los informes enviados con anticipación
o Video de capacitación enviado en un (1) e-mail de TecnoReuniones.com
o Ingreso antes de la hora de Asamblea.
 Al conceder la palabra, el Asambleísta deberá identificarse con su nombre y apto y debe estar
debidamente renombrado en la plataforma zoom.
 Para conceder la palabra los asambleístas deberán solicitarla mediante un procedimiento de la
herramienta ZOOM llamado “Levantar la mano”. Quien no siga este procedimiento no va a
poder tener el uso de la palabra porque los encargados de la logística no lo van a poder saber.
 En zoom el chat no se tendrá en cuenta. Solo se utilizará para dar soporte técnico y para
compartir los links de votación de Tecno Reuniones.
 En zoom estarán apagados los micrófonos salvo para Presidente de Asamblea, Administrador,
otros autorizados como por ejemplo Revisor Fiscal y para el Asambleísta que puntualmente
haya solicitado intervenir con el procedimiento de levantar la mano por zoom y que sea
autorizado por el presidente de la Asamblea.
 El debate se efectuará mediante el proceso de rondas, con previa inscripción; cada
asambleísta podrá intervenir en la discusión de un tema solo una vez, el presidente concederá
el uso de la palabra en orden de anotación y se contabilizará el tiempo de intervención y velará
por la correcta utilización del tiempo.
 Cada propietario o representante de unidad privada tendrá derecho de hacer uso de la palabra
(1) minuto por tema, en el cual podrá desarrollar su propuesta y sustentarla.
 Toda intervención debe basarse en el respeto a los asistentes y órganos administrativos.
 Quien intervenga en forma grosera, en desacato del elemental comportamiento que debe
observarse por el buen desarrollo de la asamblea, podrá ser RETIRADO DE LA REUNIÓN a
solicitud del presidente o por la decisión mayoritaria de los asambleístas.
 Tienen derecho a participar con voz y voto los propietarios de bienes privados que a la fecha de
la Asamblea se encuentren en pleno uso de sus derechos de propiedad y estén debidamente

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inscritos en el libro de propietarios que se encuentra en la Administración, o sus representantes
o delegados debidamente autorizados.
 El presidente de la asamblea a juicio, puede declarar suficiente ilustración sobre el tema que se
debate y continuar sin otorgar permisos para más intervenciones.
 El presidente de la asamblea tiene la autoridad para solicitar a los asambleístas moción de
orden y estos deben acatarla.

PODER ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE COPROPIETARIOS

Yo, _________________________________________ identificado (a) con cédula de ciudadanía No.

__________________________, en calidad de propietario (a) del inmueble ubicado en el interior _______
apartamento ________, mail____________________________ concedo poder general, amplio y suficiente al
señor (a) _________________________________________ identificado (a) con cédula de ciudadanía No.
_____________________ expedida en _____________________ mail __________________ teléfono No
_________________ para que me represente con derecho a voz y voto en las deliberaciones con motivo del
orden del día propuesto en la convocatoria para el día domingo 25 de Abril de 2021. En constancia se firma a los
_______ días del mes de ____________ del 2021.

“Autorizo a EL CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE SANTAFE -PROPIEDAD Horizontal la toma y tratamiento de mis
datos privados o sensibles de conformidad con la Política de Tratamiento de Datos Personales de la propiedad. Ley 1581 del
2012 y Decreto 1377 del 2013.

SI _____ / NO _____ Naturaleza: Persona Natural: ____ Persona Jurídica: _______

Nombre Propietario: ____________________________ Apoderado) __________________________________

Identificación______________________/ Identificación _________________________________________

CorreoElectrónico__________________________________/_________________________________________

Celular ________________________ /_______________________________”

___________________ __________________

PROPIETARIO APODERADO

____________________________________________________________________________________

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FE DE ERRATAS
Bogotá 03/04/2021

En la convocatoria de la Asamblea publicada el día 26 de

marzo 2021, en la página 2 “Articulo 41” se realizó una
equivocación en el texto QUE DICE:
ARTÍCULO 41. REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA. Si convocada la asamblea general de
propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se
realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial (21 de abril 2021), (a los ocho
pasados meridianos (8:00 p.m.),a través de la plataforma ZOOM sin perjuicio de lo dispuesto en el
reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de
propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.

Y DEBE DECIR:

ARTÍCULO 41. REUNIONES DE SEGUNDA CONVOCATORIA. Si convocada la asamblea general de

propietarios, no puede sesionar por falta de quórum, se convocará a una nueva reunión que se
realizará el tercer día hábil siguiente al de la convocatoria inicial (28 de abril 2021), (a los ocho
pasados meridianos (8:00 p.m.),a través de la plataforma ZOOM sin perjuicio de lo dispuesto en el
reglamento de propiedad horizontal, la cual sesionará y decidirá válidamente con un número plural de
propietarios, cualquiera que sea el porcentaje de coeficientes representados.

AGREGAMOS Y AMPLIAMOS NUEVA FECHA DE INSCRIPCIÓN A LOS COMITÉS 17/04/2021.

Lamentamos esta equivocación y agradecemos su comprensión.

Atte.:
Administración / Consejo de Administración