SBA ROBERTO ERNESTO RODRÍGUEZ SANTELIZ
Ingeniero Mecánico y Licenciado en Administración de Empresas
UNIDAD 4. GESTIÓN DEL
TIEMPO DEL PROYECTO.
OBJETIVO: Planificar y determinar las
actividades del cronograma y del plan de
gestión del alcance del proyecto,
profundizando en la construcción de una red
de actividades interrelacionadas para
establecer el camino crítico, concluyendo con
el respectivo proceso de control.
4.1 Introducción.
Se han resuelto con éxito diversos problemas
industriales y administrativos con la ayuda de
modelos y técnicas cuantitativos conocidos
como redes.
Estos problemas incluyen la construcción de
una presa; la determinación de la ruta de
transporte más económica o más corta entre
dos lugares; la construcción de un avión; la
planeación, programación y control para la
construcción de sistemas de armas militares;
la determinación de políticas de flujo máximo
y de expansión óptima para un sistema de
gasoductos; el implante de un nuevo sistema
de computación; el diseño, introducción y
comercialización de un producto nuevo.
Existen diversos modelos y análisis de redes.
En esta unidad se estudiarán problemas que
pueden clasificarse como administración de
proyectos, es decir, su planeación, gestión y
control.
PERT-CPM son dos técnicas principales de
redes para la administración de proyectos.
PERT (Program Evaluations and Review
Technique: Técnica de Evaluación y
Revisión de Programas). Se utiliza para
determinar la fecha general esperada de
terminación de un proyecto, para determinar
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las fechas de inicio y finalización de las tareas
que lo forman.
CPM (Critical Path Method: Método de Ruta
Crítica). Permite identificar las tareas críticas
que, si no se concluyen de acuerdo con el
programa, podrían demorar la terminación
del proyecto.
Utilizando un subconjunto de CPM se podrá
determinar la forma de reducir el tiempo
general de terminación de un proyecto,
considerando que los administradores están
dispuestos a asignarle más recursos.
La administración contemporánea se
caracteriza por su sistematización y
racionalización.
El enfoque sistemático permite estudiar el
fenómeno administrativo como un todo. El
enfoque racionalista busca el logro de mayor
efectividad y eficiencia, que implica la idea
de optimización. Por supuesto ambos
enfoques no son excluyentes, ni los únicos
que existen.
La sistematización y la racionalidad buscan,
entre otras cosas, la previsión y reducción de
los riesgos futuros. Pretenden influir lo más
posible en el medio ambiente en el cual se da
el fenómeno administrativo.
Una de las formas más efectivas y eficientes
con que se cuenta actualmente para hacer
frente a la incertidumbre del futuro, es la
planeación sistematizada.
Por lo tanto, se enfocar la atención sobre el
fenómeno de programación, que es parte de la
actividad de planeación, y que consiste en
determinar las fechas en que se usarán los
recursos físicos y humanos y las
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correspondientes acciones específicas que
deben desarrollarse. Esta programación tiene
por objeto coordinar las acciones y el mejor
empleo de los recursos, así como facilitar la
actividad de control.
A grandes rasgos, la finalidad de la
planeación es facilitar el proceso de
establecimiento de los objetivos que una
organización debe o desea alcanzar,
establecer los mejores cursos de acción
globales que conducen a los objetivos,
determinar los recursos que se necesitan y
establecer la secuencia y tiempos en que debe
realizarse cada acción para lograr cada uno de
los objetivos establecidos.
Dentro de la planeación, la primera técnica
sistematizada de programación es la tabla o
carta de Gantt, la cual es una representación
gráfica, por medio de barras, de las diferentes
actividades que deben realizarse, indicando
las fechas de iniciación y terminación de cada
una de ellas.
Las cartas de Gantt presentan la desventaja de
no indicar explícitamente la interrelación y
dependencia que puede existir entre las
actividades de un plan o proyecto. La ventaja
que ofrecen es que se pueden visualizar fácil
y rápidamente las actividades y las fechas en
que deben realizarse o se desea que se
realicen.
Cuando se hace importante indicar la
interrelación y dependencia de las actividades
de un proyecto, se hace necesario el análisis
de redes. Las técnicas que más se emplean
para este fin son PERT (Técnica de
Evaluación y Revisión de Programas) y CPM
(Método del Camino Crítico).
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La característica fundamental de ambas
técnicas es que, además de hacer explícitas
las interrelaciones y dependencias,
determinan la secuencia de actividades que
consumen la mayor cantidad de tiempo y que
establecen la duración total del proyecto.
Al iniciar los estudios del proyecto, se deberá
desarrollar el plan de gestión del proyecto,
que será la primera fuente importante de
información sobre cómo guiar el proyecto a
través de las etapas de planificación,
ejecución, seguimiento y control y cierre.
El plan de gestión del proyecto contiene el
plan de gestión del cronograma, que
proporciona orientación sobre el desarrollo y
la planificación de las actividades y del plan
de gestión del alcance del proyecto.
El plan de gestión del cronograma, como plan
subsidiario, ayuda a responder preguntas
clave:
¿cómo se definirán las actividades del
proyecto?
¿cómo se estimará la duración de las
actividades del proyecto?
¿cómo se organizará la secuencia de las
actividades del proyecto?
¿cómo se desarrollará el cronograma del
proyecto?
¿cómo se controlará el proyecto?
La gestión del tiempo del proyecto se realiza
por medio de seis grupos de procesos, cinco
son de planificación y uno de seguimiento y
control. El último de ellos, control del
cronograma, se desarrolla a lo largo de la
ejecución del proyecto, y consiste en
controlar desviaciones respecto de la línea
base del cronograma.
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Por medio de los cinco grupos de procesos de
planificación se obtiene el cronograma, el
cual, al ser aprobado, se convierte en la línea
base del cronograma del proyecto.
Línea base del cronograma: es una versión
determinada del cronograma del proyecto,
desarrollada a partir del análisis de red. El
equipo de dirección del proyecto la acepta y
la aprueba como la línea base, con fechas de
inicio de línea base y fechas de finalización
de línea base.
4.2 Proceso: definir las actividades del
proyecto.
Este proceso, persigue identificar y
documentar el trabajo que se pretende hacer.
Esto quedará plasmado en un listado de todas
las actividades del proyecto.
Como todo proceso, tiene entradas,
herramientas y técnicas, y salidas.
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Este proceso toma como entrada los paquetes
de trabajo que forman el nivel más bajo de la
EDT y los desmenuza o subdivide en
componentes menores, hasta alcanzar el nivel
de actividades, que deben tener un grado de
detalle apropiado para poder estimar su
duración, el momento de programarlas para
monitorear y controlar los trabajos del
proyecto.
Es posible que en una primera etapa no se
pueda subdividir paquetes de trabajo en
actividades, por falta de definición de
detalles. En ese caso, se puede dejar para más
adelante la subdivisión detallada, poniendo
en claro que se analizará posteriormente. A
este proceso se le llama planificación gradual.
Las actividades del cronograma podrán ser
definidas con distinto nivel de detalle a lo
largo del ciclo de vida del proyecto. A nivel
de hito durante la planificación estratégica,
paquetes de trabajo durante la planificación y
actividad cuando se dispone de suficiente
información para ello.
Los componentes de planificación para los
cuales no hay suficiente información
disponible caen en dos categorías. Si se traza
una línea horizontal a cierto nivel de la EDT,
habrá componentes de planificación que
quedarán por encima y otros que quedarán
por debajo de esta. Esto define las dos
categorías desde la perspectiva de la
dirección del proyecto: cuentas de control y
paquetes de planificación.
Cuentas de control. Están por encima de la
línea indicada y se definen como puntos de
control de gestión seleccionados de la EDT.
Estos puntos están por encima del nivel de
paquete de trabajo. Todo el trabajo y el
esfuerzo realizado dentro de una cuenta de
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control se documenta en un plan de la cuenta en que se realizarán los trabajos. La

de control. continuidad de la validez de asunciones se
debe monitorear a lo largo de todo el proyecto
Paquete de planificación. Son los para confirmar que siguen vigentes.
componentes de la EDT ubicados por debajo
de la línea imaginaria, es decir, por debajo de 4.3 Proceso: establecer la secuencia de las
las cuentas de control, pero están por encima actividades del proyecto.
de los paquetes de trabajo. Se utilizan para Este proceso identifica y documenta las
planificar el contenido del trabajo conocido dependencias entre las actividades del
que no tiene todavía actividades del cronograma.
cronograma detalladas, pero puede tener un
presupuesto y una descripción del trabajo. Es el segundo de los procesos de
Eventualmente se descompondrán hasta el planificación; establece la secuencia
nivel de paquetes de trabajo. apropiada de ejecución de las actividades
para poder ordenar y organizar el trabajo de
Recuerde. Una vez terminado el proceso de todo el proyecto.
definición de actividades, se tendrá una lista
de ellas con sus atributos y un listado de hitos. Como todo proceso, tiene entradas,
herramientas y técnicas, y salidas.
Usualmente, la definición de actividades
resultará en una mejor comprensión del
alcance del proyecto y puede obligar a
solicitar cambios en la EDT, por lo que
además de las listas de actividades e hitos
puede haber, como resultado de la definición
de actividades, solicitudes de cambios. Esto
forma parte de la lógica iterativa de la
planificación, por lo que a medida que se
analiza el proyecto se va comprendiendo Como resultado de este proceso se obtiene un
mejor, lo que ocasiona cambios a lo que ya se diagrama de red como el que se muestra en la
planificó en forma preliminar. siguiente figura, el cual indica el orden de
ejecución de las actividades.
Restricciones versus asunciones.
Las restricciones son factores que limitarán
las opciones del equipo de dirección del
proyecto, como los hitos del cronograma con
fechas de conclusión impuestas por la
dirección o por contrato.

Las asunciones son factores que se

consideran verdaderos para la planificación
del cronograma del proyecto, como las horas Es obvio que la lista de actividades es el
de trabajo por semana o el momento del año insumo principal de este proceso, ya que se
trata de ordenarlas en la secuencia de