PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: Conservar el sistema de información de la

gestión de talento humano de acuerdo con normatividad vigente.
• Código del Programa de Formación: 2464130
• Nombre del Proyecto: Implementación de un plan estratégico de capacitación y
entrenamiento en pro del mejoramiento del desempeño de las áreas funcionales del ejército
nacional de Colombia sede cauca.
• Fase del Proyecto: Planeación
• Actividad de Proyecto: Apropiar herramientas de gestión para el manejo de los procesos de
selección, contratación capacitación y entrenamiento del talento humano mediante el uso
de las tics y componentes de innovación.
• Competencia: Controlar la calidad de la información del sistema de información de gestión
del talento humano de acuerdo con la normatividad y procedimientos vigentes.

• Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Conservar el sistema de información de la gestión de

talento humano de acuerdo con normatividad vigente.
• Duración de la Guía: 25 Horas.

2. PRESENTACIÓN

Las organizaciones constantemente generan información debió a los procesos que se

desarrollan interna y externamente para el cumplimiento de su misión y visión estratégica,
dicha información debe ser gestiona a lo largo del funcionamiento de la organización, de tal
manera permita un control, mejoramiento continuo de los procesos y cumplimiento de la
normatividad legal. Los datos son hoy el mayor activo tangible de cualquier organización,
cuanto mas se depende de la información, es prioritario su conservación. La conservación de
los datos es una lectura de los caminos que ha tomado la organización y el horizonte al cual
quiere llegar, indica si las cosas van por buen camino o por el contrario permiten generar una
alarma a tiempo. Por otro lado, si no se cree que los datos son el mayor activo de la
organización, debe sabe que la mayoría de países de Latinoamérica existen normas que
obligan a las organizaciones a mantener bases de datos durante al menos cinco años.

Los bancos, compañías telefónicas, hospitales, compañías de tarjetas de crédito, y otras

instituciones, públicas y privadas, deben mantener los datos disponibles para ser consultados
con fines legales o contables, durante cinco años.
GFPI-F-019 V03
 De lo contrario, una entidad que no presente los documentos solicitados puede sufrir
sanciones que van desde la imposibilidad de vender los equipos que ya no tienen factura hasta
responder a los procesos legales. Y sin datos, no hay argumento.

Como los documentos físicos se han digitalizado en las últimas décadas, y los nuevos sistemas
de creación de datos se han vuelto absolutamente digitales, tener estos documentos a mano
significa tratar constantemente con los datos.

Teniendo en cuenta lo anterior, en esta guía se presenta una de las maneras mas comunes,
sencillas y útiles de gestionar y conservar la información, a través del Sistema de Gestión de
Calidad bajo la Norma Técnica Colombia ISO 9001:2015.

Frase Reflexión:

“Ya no estamos en la era de la información, estamos en la era de la gestión de la

información.” Autor: Chris Hardwick

3.FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Saludo/ Presentación Guía de aprendizaje/acuerdos de honor/Objetivos del curso/ días y horarios

de formación.

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXION INICIAL

Se dice que la información es uno de los activos más importantes de una organización, a la par
resulta uno de los activos más importantes que puede poseer una persona o un grupo de
personas. Es por ellos que podemos evidenciar que cada ser humano guarda en tu mente
muchos recuerdos importantes para ellos, algunos positivos o negativos, otros relacionados a
conocimientos técnicos o experiencia laboral, imágenes, canciones, en fin, un sin número de
información que ofrece el contexto actual.

Estimado aprendiz, de acuerdo a lo anterior se requiere que usted organice digitalmente en

su Computador, de la manera más idónea y según su criterio, toda la información que ha
recibo de cada uno de los instructores del programa de Gestión de Talento Humano SENA.
Una vez organice la información usted estará en la capacidad de presentar a sus compañeros
la manera en la que organizo la información, permitiendo así, identificar socializar los criterios
que se tuvo en cuenta.

• Ambiente Requerido: ambiente virtual

GFPI-F-019 V03
• Materiales: Información propia aprendiz.
• Tiempo aproximado de la actividad: 60 min

3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACION

APRENDIZAJES PREVIOS: son toda aquella información que se tiene

almacenada en la memoria debido a las experiencias pasadas que hemos
tenido. Este concepto fue introducido por la teoría del aprendizaje significativo
(David Ausubel). Desde la pedagogía este término cobra muchísima importancia ya que medir
de forma adecuada estos conocimientos, permite condicionar lo que es necesario planear en
el proceso de enseñanza – aprendizaje.
Dentro de los métodos mas utilizados para la protección y conservación de la información, se
implementan sistemas de gestión, los cuales brindan lineamientos a implementar y con ellos
un orden y una serie de beneficios para la organización en General. En la actualidad uno de
los Sistemas de Gestión más utilizados, eficientes y efectivos, es el Sistema de Gestión de
Calidad bajo la Norma ISO 9001:2015, dicha norme establece los requerimientos que una
organización DEBE ejecutar y de esta manera podrá lograr en un determinado tiempo casa
uno de los objetivos que se establezcan.

Así entonces, es importante identificar si usted posee conocimientos o relaciona lo que es y

para que sirve un Sistema de Gestión de Calidad dentro de una organización.

Por favor aprendiz, diríjase a los siguientes enlaces web, donde encontrará una seria de
preguntas relacionadas con un Sistema de Gestión de Calidad, seleccione la respuesta que
crea correcta, una vez finalice podrá identificar la respuesta acertada y no acertadas, con lo
cual obtendrá una primera información de un Sistema de Gestión de Calidad.

Test 1: https://cidta.usal.es/cursos/calidad/modulos/principal/test/Test31.htm
Test 2: https://es.educaplay.com/recursos-educativos/6929131-
sistemas_de_gestion_calidad.html

• Ambiente Requerido: Ambiente virtual.

• Materiales: Enlaces WEB.
• Tiempo aproximado: 45 min

3.3. ACTIVIDADES DE APROPIACION DEL CONOCIMIENTO

GFPI-F-019 V03
Subactividad 1: SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD BAJO LA NORMA TECNICA COLOMBIANA ISO
9001:2015:

Aprendiz, considerando el Sistema de Gestión de Calidad como el lineamiento para la gestión

documental de una organización, se requiere que por equipos de trabajo se consulte y presente la
información de cada unos de los requerimientos que exige la Norma Técnica Colombiana Sistema
de Gestión de Calidad – ISO 9001:2015, de esta manera se permita entender la importancia, ventajas
y desventajas de implementar esta norma en una organización y como esta ayuda la gestión
documental de la misma.

Teniendo en cuenta lo anterior, conformar equipos de trabajo y prestar atención a la asignación de

los Puntos de la norma a cada equipo de trabajo, entre otras indicaciones del instructor.

Puntos o requerimientos que exige la Norma Técnica Colombiana ISO 9001:2015:

1. Alcance
2. Referencias normativas
3. Términos y definiciones
4. Contexto de la organización
5. Liderazgo
6. Planificación
7. Soporte
8. Operaciones

Posteriormente a la presentación de cada unos de los puntos o requerimientos de la norma

técnica colombiana, por parte de los aprendices, se realizará una retroalimentación y conclusión
del tema por parte del instructor.

• Ambiente Requerido: Ambiente virtual

• Materiales: Documento apoyo – Norma Técnica Colombiana – ISO 9001:2015.
• Tiempo aproximado: 3 Horas

Subactividad 2: MANUAL DE CALIDAD:

GFPI-F-019 V03
Esta actividad requiere que cada equipo de trabajo genere un Manual de Calidad relacionado a una
organización que previamente ha seleccionado el grupo. Dicho Manual de Calidad debe generarse
teniendo en cuenta el documento de apoyo suministrado por el instructor, la Norma Técnica
Colombiana – ISO 9001:2015 y las indicaciones del instructor.

• Ambiente Requerido: ambiente tradicional

• Materiales: Manual de calidad (Referencia)
• Tiempo aproximado: 3 Horas.

Subactividad 3: PROCEDIMIENTO

Esta actividad requiere que cada equipo de trabajo genere un Procedimiento para la Protección y
Conservación de la documentación de la organización que previamente ha seleccionado el grupo.
Dicho Procedimiento debe generarse teniendo en cuenta el documento de apoyo suministrado por
el instructor, la Norma Técnica Colombiana – ISO 9001:2015 y las indicaciones del instructor.

• Ambiente Requerido: ambiente tradicional

• Materiales: Procedimiento (Referencia)
• Tiempo aproximado: 1,5 Horas

Subactividad 4: INSTRUCTIVOS Y OTROS

Esta actividad requiere que cada equipo de trabajo genere un Instructivo para la Gestión
Documental de la organización que previamente ha seleccionado el grupo. Dicho Instructivo debe
generarse teniendo en cuenta el documento de apoyo suministrado por el instructor, la Norma
Técnica Colombiana – ISO 9001:2015 y las indicaciones del instructor.

• Ambiente Requerido: ambiente tradicional

• Materiales: Procedimiento (Referencia)
• Tiempo aproximado: 1,5 Horas

Subactividad 5: NORMATIVIDAD GESTIÓN DOCUMENTAL

GFPI-F-019 V03
Esta actividad requiere que cada equipo de trabajo revise el documento de apoyo suministrado por
el instructor, donde podrá identificar algunas de las normas legales más recientes que dan
lineamiento respecto a la gestión documental en las organizaciones del sector público y privado en
Colombia.
El instructor asignara a cada equipo de trabajo una de las normas legales, de tal manera cada equipo
consulte dicha norma y comparta a los demás compañeros e instructor, la información más
relevante de cada norma legal.

• Ambiente Requerido: Ambiente virtual

• Materiales: Normatividad Gestión Documental Colombia
• Tiempo aproximado: 45 m

3.3. ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL

CONOCIMIENTO

De acuerdo a la información desarrollada en los anteriores puntos, se requiere que, por equipos de
trabajo, se genere un informe donde se logre identificar el control y conservación de información
generada en los procesos del área de Gestión de Talento Humano.

Información que se puede generar en los procesos del Área de Gestión de Talento Humano:

• Administración de personal
• Entrenamiento y formación
• Bienestar social
• Reclutamiento y selección
• Seguridad y Salud Ocupacional

El informe debe contener las reglas de la norma Icontec - NTC1486

• Ambiente Requerido: ambiente tradicional

• Materiales: instrumentos de evaluación
• Tiempo aproximado de la actividad:

1. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
GFPI-F-019 V03
 Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e
Instrumentos de
Evaluación

Evidencias de Conocimiento: Aplica los métodos de preparación Observación directa-

de la documentación del sistema de lista de chequeo
Respuesta Test 1
gestión de calidad, de manera
Respuesta Test 2.
diligente.
Evidencias de Desempeño: T: Observación directa
Aplica los procedimientos técnicos
a. Presentación requerimientos y la metodología en el archivo y I: Lista de verificación
conservación de archivos de
Sistema de Gestión de
gestión de talento humano, de
Calidad manera diligente y comprometida
b. Manual de calidad
c. Procedimiento protección y
conservación de
documentación
d. Instructivo Gestión
Documental de la
Organización

Evidencias de Producto: No tiene instumento,

solo envío.
• Informe sobre control y
conservación de la T: observación de
información del área de producto
Gestión de Talento humano
I: lista de chequeo

5.GLOSARIO DE TÉRMINOS
GFPI-F-019 V03
 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: El sistema de gestión de la calidad es la gestión de servicios
que se ofrecen, y que incluye planear, controlar, y mejorar, aquellos elementos de una
organización, que de alguna manera afectan o influyen en la satisfacción del cliente y en el logro
de los resultados deseados por la organización.

MANUAL DE CALIDAD: El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se

especifican la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la
calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política.

PROCEDIMIENTO: El procedimiento administrativo es una causa formal de la serie de actos en que

se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin determinado; en el cual se fijan
los objetivos y metas a lograr.

INSTRUCTIVO: Un instructivo es una guía que muestra claramente que pasos se deben seguir para
hacer una determinada acción de manera correcta. Los instructivos son una herramienta que las
personas utilizan para lograr realizar una acción y es importante seguirlos al pie de la letra, para
lograr el objetivo que nos hayamos propuesto.

GESTIÓN DOCUMENTAL: La gestión documental o gestión de documentos es el conjunto de

normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y
creados en una organización.

6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Motores de búsqueda para consultas.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) MAURICIO QUINTERO INSTRUCTOR AGROPECUARIO Mayo 01 de 2023

GUTIÉRREZ

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

GFPI-F-019 V03
 Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del
Cambio

Autor (es)

GFPI-F-019 V03