PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

● Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

● Código del Programa de Formación: 112005 V 101
● Nombre del Proyecto: Implementación De Un Modelo De Gestión Estratégica Integral Para
El Fortalecimiento De Los Procesos Organizacionales De Unidades Productivas Y/O De
Emprendimiento Ubicadas En La Zona De Influencia Del Centro De Desarrollo
Agroempresarial En El Marco De La Formación Profesional Integral.
● Fase del Proyecto: Diagnóstico Y Análisis
● Actividad de Proyecto: Diagnóstico Y Análisis Estado Actual De Los Procesos
Organizacionales En Las Unidades Productivas O Emprendimientos.
● Competencia: Proveer la información del talento Humano de acuerdo con la normatividad
y los procedimientos establecidos vigentes.
● Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
● Operar el sistema de registro, producción, almacenamiento y transmisión de información
de la gestión del talento humano aplicando manuales y técnicas vigentes, de acuerdo con
necesidades, procedimientos y normas de la organización.
● Aplicar procedimientos para el mantenimiento y actualización del sistema de registro,
producción y almacenamiento de información de acuerdo con en la organización,
necesidades y normas vigentes.
● Presentar informes del sistema de gestión del talento humano, teniendo en cuenta el tipo
de empresa, las normas técnicas y las políticas de la organización

● Duración de la Guía: 48 Horas

PRESENTACION

GFPI-F-135
La gestión documental en las organizaciones, está adquiriendo gran importancia ya que permite
tener control, organización y centralización de los documentos, estos procesos facilitan a las
empresas contar con un almacenamiento confiable y de fácil acceso a la información; debido al
alto volumen de documentación que manejan las organizaciones, se hace necesario contar con
elementos que garanticen la disponibilidad de la información cuando los usuarios de esta así lo
requieran.

Las exigencias de los mercados globalizados, que se muestran cada vez más competitivos y
dinámicos hacen que las empresas realicen un seguimiento continuo y permanente a sus procesos,
para ello se pueden valer de herramientas, estrategias y normatividad que garanticen una mejora
continua y que es llamado como Sistemas de Gestión de la Calidad de la Información que permite
aumentan la calidad de los servicios y/o productos que ofrecen las organizaciones.

Con la elaboración de esta guía se busca que el aprendiz identifique la importancia de un sistema
de gestión documental, que incluye el manejo de archivos, el ciclo de vida de los documentos, la
normatividad que aplica para ello, los logros del cumplimiento de los resultados de aprendizaje
asociados a esta guía se conseguirán con el compromiso y el trabajo autónomo por parte del
aprendiz y el acompañamiento del instructor.

2. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

Luego de la explicación proporcionada por el instructor y basado en la bibliografía suministrada,

realice de manera proactiva las siguientes actividades, las cuales deben quedar registradas en la
plataforma:

GFPI-F-135
3.1 ACTIVIDAD DE REFLEXIÓN INICIAL:

Actividad 1:

En forma individual, debe realizar una investigación en diferentes fuentes bibliográficas las cuales
le permitan dar respuesta a la siguiente temática:

a. Qué es un archivo

b. Qué es Gestión Documental

c. Qué es un documento

d. Cuál es la ley por medio de la cual se dicta la Ley

General de Archivos
e. Qué es una fuente de información

f. Cuáles son los instrumentos para la recolección de

datos o información

g. Qué es una decisión

h. Cuáles son los principales factores que caracterizan

una toma de decisiones

i. Cuáles son los problemas más comunes que se relacionan en el proceso de toma de decisiones.
j. Qué es una prueba

k. Cuál es la normatividad vigente para la validación de la

información l. Qué Es el SGSI

Instrucciones: Esta actividad deberá ser entregada por el aprendiz en una herramienta (Power
Point, Prezi, Emaze), y sustentada mediante una exposición al grupo.

GFPI-F-135
ACTIVIDAD 3.2 ACTIVIDAD DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS
NECESARIOS PARA EL APRENDIZAJE.

Actividad 2:

En equipos de trabajo (Máximo 3 Aprendices),

deberán buscar información en (Biblioteca Sena,
Web grafía, Sistema de Bibliotecas –Sena, o en
otras fuentes de información); con las cuales
puedan analizar e interpretar la temática que se
relaciona a continuación:

a. Qué es gestión documental

b. Cuáles son los principales objetivos de un

programa de Gestión documental

c. Qué aspectos se deben tener en cuenta para la elaboración de un programa de Gestión

Documental d. Qué es Seguridad de la Información

e. Qué es una tabla de retención documental

f. Cuáles son las etapas de una tabla de retención documental

g. A que hace referencia la privacidad de los documentos

Instrucciones: Esta actividad debe ser entregada a través de un mapa mental con el fin de poder
socializar la temática propuesta.

Apoyados en el siguiente video y tomando como referencia su Empresa Proyecto, elabore de

manera creativa una Historieta en donde se evidencie:
Qué es la Norma ISO 27001, objetivo principal, para qué sirve, características principales, y cuál es
la importancia de ser implementada en las Organizaciones.

https://www.youtube.com/watch?v=yCiozDrmrRA&t=19s

GFPI-F-135
ACTIVIDAD 3.3: ACTIVIDAD APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO:

Actividad 3

En equipos de trabajo organizados de acuerdo

con el proyecto empresa, realizarán una
investigación en diferentes fuentes de
información con la cual darán respuesta a los
siguientes puntos:

a. Describa cuál es la importancia de

implementar un programa de Gestión
Documental
b. Enuncie las ventajas que produce la
implementación de un programa de Gestión documental
c. Como instrumentos de recopilación de datos encontramos algunos como (Observación,
Recopilación o Investigación Documental, Entrevista, Cuestionario, Encuestas), para los cuales
debe realizar una descripción como definición, usos, beneficios, etc.
d. En qué consiste el ciclo PHVA de un sistema de gestión de información

Instrucciones: Esta actividad debe ser entregada a través de una mesa redonda, con el fin de
socializar la temática en el ambiente de formación.

ACTIVIDAD 3.4 ACTIVIDAD DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTO

Actividad 4

De acuerdo con el equipo de trabajo del

proyecto empresa; y después de haber
realizado las actividades anteriores,
deben aplicar los conocimientos
adquiridos a la empresa proyecto,
dando respuesta a los siguientes
aspectos:

a. Qué Métodos de almacenamiento y

transmisión de la información utiliza
la Pyme
GFPI-F-135
b. Cómo garantiza la Pyme la implementación de las 3 características principales (Confidencialidad
Integridad-Disponibilidad de la Información) en el área de Recursos Humanos
c. Realice una propuesta aplicada a la Pyme de la aplicación del ciclo PHVA del Sistema de Gestión
de Información para el área de Recursos Humanos e indíquele la importancia de la misma. d.
Qué contenidos de la información de Recursos Humanos, son manejados en la Pyme
e. Cómo es el proceso de producción, almacenamiento y transmisión de la organización en el área
de
Recursos Humanos
f. Realice un documento en donde el equipo realice un planteamiento a la Pyme, de cómo
implementar un Sistema de Gestión Documental, incluyendo beneficios, ventajas y desventajas.

Instrucciones: El equipo de trabajo deberá entregar esta actividad en un documento escrito en

Word, Normas APA, y deberá ser socializado en el ambiente de formación de manera didáctica y
creativa.

• Ambiente Requerido: Escenario Ambiente de Formación

• Materiales: Computadores, Televisor, Videobeam, Guías, Marcadores, Agendas, Papel, Esferos,
Cartulinas, Papel Bond.
ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo

Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evidencias de Conocimiento
Evaluación
Identifica el sistema de Técnicas:
registro de información de Observación
las unidades administrativas Evaluación
con objetividad y diligencia. Mapas Conceptuales
Opera los sistemas de Exposiciones
información con diligencia y Informe Escrito
responsabilidad para Mesa Redonda
procesar, mantener y Instrumentos:
actualizar la información Lista de Chequeo
Herramientas didácticas
Prueba Oral
Presenta informes de Gestión Técnicas:
del Talento Humano teniendo Observación

GFPI-F-135
 Evidencias de Desempeño
Evidencias de Producto
en cuenta las normas Evaluación
técnicas, de calidad. Mapas Conceptuales
Procesa los datos e Exposiciones
información para elaborar el Informe Escrito
informe de gestión del Mesa Redonda
talento humano teniendo en Instrumentos:
cuenta normas y haciendo Lista de Chequeo
uso del software aplicativo, Herramientas
con objetividad y
responsabilidad.
Aplica el procedimiento y Técnicas:
normatividad para la Observación
conservación de información Evaluación
del sistema de información de Mapas Conceptuales
la gestión del talento Exposiciones
humano, responsablemente. Informe Escrito
Mesa Redonda
Aplica responsablemente el
procedimiento, técnicas y Instrumentos:
normatividad para la Lista de Chequeo
conservación de información Herramientas didácticas
del sistema de información de Prueba Oral
la gestión del Talento
Humano.
Aplica el concepto de
confiabilidad en el sistema de
Información de la Gestión del
Talento Humano, con
responsabilidad.

4. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Administrador de archivos: Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación,

dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los
archivos de una institución.

Almacenamiento de Documentos: Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores,

legajos, etc, para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su
utilización.

GFPI-F-135
Archivo: Es un conjunto de información que son almacenados en un dispositivo ya sea físico o
digital; es identificado por un nombre y la descripción de la carpeta o directorio que lo contienen.

Archivo de Gestión: Es el archivo donde se reúne toda la documentación en trámite en busca de

solución a los asuntos iniciados, que son utilizados continuamente.

Archivista: Persona especializada en el manejo de los archivos

GFPI-F-135

Carpeta: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación

Ciclo Vital del Documento: Etapas sucesivas por que atraviesan los documentos desde su
producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.

Conservación de Archivos: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los
documentos.

Copia: Reproducción puntual de otro documento

Depósito de Archivo: Registro de Información producida o recibida por una persona o entidad
en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal. Documento
Activo: Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos

Eliminación: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico,
legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y
la tecnología.

Función Archivística: Conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

Instrumento de Consulta: Documento sobre cualquier soporte, publicado o no, que relaciona o
describe un conjunto de unidades documentales con el fin de establecer un control físico,
administrativo o intelectual de los mismos, que permita su adecuada localización y recuperación.

Ordenación Documenta: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el
orden previamente acordado.

Original: Documento producido directamente por su autor, sin ser copia.

Retención de Documentos: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben

permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
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Selección Documental: Proceso mediante el cual se determina el destino final de la
documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total.

Tabla de Retención Documental: Listado de series y sus correspondientes tipos documentales,

producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

Valoración Documental: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de
los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases de archivo.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

1. Chiavenato, I. (1990) – Administración de Recursos Humanos. México Ed. Mc Graw Hill

2. Peralta, M. (2009). Sistema de información.

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 3. Russo, P. (2009). Gestion documental en las organizaciones. Retrieved from
http://ebookcentral.proquest.com.bdigital.sena.edu.co

4. Mena, M. M., & Pérez, H. M. E. (2005). Gestión documental y organización de archivos.

Retrieved from http://ebookcentral.proquest.com.bdigital.sena.edu.co

5. Jiménez, J. A. (2009). Evaluación: seguridad de un sistema de información. Retrieved from

http://ebookcentral.proquest.com.bdigital.sena.edu.co

6. Oswaldo Suarez (Productor), (Julio 2014), SGSI – Sistema de Gestión de la Seguridad de la

Información https://www.youtube.com/watch?v=wIe01QIFA8Q

7. Virtual Training Lteam (Productor), (Octubre 2016) - Beneficios de un Sistema de Gestión de

la Calidad.
https://www.youtube.com/watch?v=yOImNgNYoMg

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor (es) Ruby Nair Olarte Instructor Académica Abril 2018
González.
Rodolfo Gutiérrez Instructor Académica Abril 2018

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del
Cambio
Autor (es) Patricia Bautista Gómez Instructor Académica Sep. 2020 Nuevo Formato
GFPI-F-135 V01
Autor (es) Fernando Alonso Instructor Académica Abr. 2023 Proyecto y
Rodriguez Osorio Actividades

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