GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Gestión integrada de la calidad, medio ambiente,

seguridad y salud ocupacional
 Código del Programa de Formación: 122128
 Nombre del Proyecto: Modelo de un sistema integrado de gestión de la calidad, medio ambiente,
seguridad y salud ocupacional, a partir de las normas y legislaciones vigente en diferentes
organizaciones.
 Fase del Proyecto: CONTROLAR LA DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN, TENIENDO EN
CUENTA LAS NORMAS VIGENTES Y LA DOCUMENTACIÓN EXTERNA E INTERNA DE LA
ORGANIZACIÓN.
 Actividad de Proyecto: Ejecutar los diferentes sistemas de acuerdo con los lineamientos, directrices
o estándares de forma integrada.
 Competencia: Documentar los procesos necesarios para la implementación mantenimiento y
mejora de los sistemas de gestión, de forma individual o integrada; según procedimientos
establecidos por la empresa.
 Resultados de aprendizaje alcanzar: Controlar la documentación del sistema de gestión, teniendo
en cuenta las normas vigentes y la documentación externa e interna de la organización.
 Duración de la Guía:

2. PRESENTACION

En el siglo XXI el principal activo que tienen las entidades es la información, esta puede estar
plasmada en cualquier soporte; pueden ser físico o electrónico. Al ser la información el activo más
importante de las organizaciones nos lleva a realizar actividades que permitan hacer control de la
producción, actualización, utilización, almacenamiento, en especial acciones que le permita a los
responsables de dichos documentos a conservarlos y custodiarlos según las normas vigente
aplicadas en cualquier ciclo del archivo.

Esta guía tiene como objetivo orientar al aprendiz en el proceso que le ayudará a obtener las
habilidades necesarias para lograr el resultado de aprendizaje que permite controlar los

GFPI-F-019 V3
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documentos del sistema de gestión de la entidad. Su perseverancia y responsabilidad le ayudarán

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a llegar a la meta. ¡animo!

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL

En la actividad de reflexión inicial encontrará dos imágenes, que permite identificar la importancia de
ejercer un buen control de los registros de información en las entidades.

3.1.1 Reflexionar sobre la importancia de ejercer un buen control de los documentos en las
organizaciones.

De forma individual, analice las dos imágenes a partir este análisis realice un cuadro comparativo.
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Seguido, se reunirá en equipo de 5 aprendices, socializarán sus cuadros comparativos, a partir de sus
conocimientos previos responderán las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es control de documentos?

2. ¿Por qué debe realizar el control de los documentos?
3. ¿Qué criterios se deben controlar?

A demás construyan un texto con mínimo una cuartilla, aplicando normas Icontec, sobre la importancia de
ejercer control sobre los documentos organizacionales.

Imagen 1 Imagen 2

Evidencia: Texto presentado al instructor, en soporte electrónico y formato Word, el cual debe subir a la
black board. Sustentar en el ambiente de aprendizaje.

Duración: 8 horas

Ambiente requerido: Ambiente de aprendizaje habitual

Materiales: Equipo de cómputo, hojas, lapiceros y conectividad.

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3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA EL

APRENDIZAJE.

3.2.1 Identificar cada uno de los elementos que se deben tener en cuenta para ejercer el control de los
documentos según la ISO 9001 – 2015.

Haga uso de sus habilidades investigativas, consulte la ISO 9001- 2015, específicamente el apartado de
control de documentos. Con sus equipos de trabajo, véanse los videos encontrados en los siguientes links y
realicen un cuadro sinóptico sobre los ítems que se deben controlar.

Cada equipo de trabajo debe socializar su cuadro sinóptico y colgarlo en la Black board.

Técnica didáctica de aprendizaje utilizada es el cuadro sinóptico.

EDA: Se conformará equipo de trabajo integrado por 5 aprendices.

 https://www.youtube.com/watch?v=KjCZdBWJm1c
 https://www.youtube.com/watch?v=elzct3vv2tE
 https://www.youtube.com/watch?v=w-ej13qUZSk

Evidencia: Cuadro sinóptico

Duración: 8 horas

Ambiente requerido: Ambiente habitual

Materiales: Equipo de cómputo, hojas, lapiceros y conectividad.

3.2.2 Describir y explicar con ejemplos cada uno de los criterios que se deben controlar en los documentos
del sistema de gestión.

En sus equipos de trabajo socialicen todos los criterios que se deben tener en cuenta al momento de hacer
el control de los documentos del sistema de gestión y elaboren trabajo escrito en mínimo 5 hojas,
aplicando normas Icontec, deberán colgarlo en la black board.

También se socializará en clase.

Técnica didáctica de aprendizaje utilizada es el aprendizaje colaborativo.

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Evidencia: Trabajo escrito, colgado en la black board y socializado.

Duración: 8 horas

Ambiente requerido: Ambiente habitual

Materiales: Equipo de cómputo, hojas, lapiceros y conectividad.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN.

3.3.1 Diseñar un modelo de control para la documentación externa e interna del sistema de gestión
según normativa vigente.

En sus equipos de trabajo deben diseñar un modelo de control para la documentación externa e interna
del sistema de gestión. Entregarla en soporte electrónico y formato Word, además colgarla en la black
board. Para sustentar el trabajo realice presentación en power point o prezi.

Técnica didáctica de aprendizaje utilizada es el aprendizaje colaborativo.

Evidencia: Trabajo escrito, colgado en la black board y socializado.

Duración: horas

Ambiente requerido: Ambiente habitual

Materiales: Equipo de cómputo, hojas, lapiceros y conectividad.

3.4 ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

3.4.1 Determinar si los documentos a controlar por el sistema de gestión cumplen con las especificidades
de la Ley 594 de 2000.

De manera individual analice los documentos pertenecientes al sistema de gestión y determine si los
controles ejercidos cumplen con los lineamientos dados en la normatividad archivística; ley 594 de 2000 y
demás reglamentarias.
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A partir del análisis responda las siguientes preguntas:

1. Los registros se deberán denominar del mismo modo que está establecido en las Tablas de
Retención Documental (TRD).
2. Los códigos establecidos a los registros deberán ser coherente con los códigos de las Tablas de
Retención Documental.

La actividad se sustentará realizando una mesa redonda.

3.4.2 Sustentar la aplicación del modelo de control para la documentación externa e interna del sistema
de gestión según normativa vigente a la empresa escogida, se está real o simulada.

Técnica didáctica de aprendizaje utilizada es el aprendizaje colaborativo.

Evidencia: Inform. Colgado en la black board y socializado.

Duración: horas

Ambiente requerido: Ambiente habitual

Materiales: Equipo de cómputo, hojas, lapiceros y conectividad

En sus equipos de trabajo debe aplicar el modelo realizado a la empresa escogida para su proyecto
formativo, a partir de la experiencia del equipo de trabajo socialice sus conclusiones.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Tome como referencia las técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Evaluación

Evidencias de Conocimiento :
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Evidencias de Desempeño: Identifica los criterios que se

deben tener en cuenta para
Sustentación sobre la Observación / Lista de chequeo
realizar el control de los
importancia de ejercer el
documentos.
control de los documentos.
Rubrica/ Rubrica
Sustentación sobre los criterios
que se deben tener en cuenta
para realizar el control de los
documentos.
Controla la documentación de
Sustentación de la aplicación
acuerdo con los requisitos
del modelo.
normativos y los
Evidencias de Producto: organizacionales

Texto sobre la importancia de

ejercer el control de los
documentos.

Cuadro sinóptico que informe

los criterios que se deben tener
en cuenta para realizar el
control.

Trabajo escrito de
profundización sobre los
criterios que se deben tener en
cuenta para realizar el control
de los documentos.

Documento denominado “
Modelo de control para la
documentación externa e
interna del sistema de gestión
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según normativa vigente.

Informe sobre la aplicación del

modelo en la entidad escogida.

5. GLOSARIO DE TERMINOS

Gestión Documental: conjunto de actividades Administrativas y técnicas tendientes a la planificación,

manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta
su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Sistema Repositorio Documental SIG: Herramienta de apoyo a la gestión documental del Sistema
Integrado de Gestión, con el propósito de facilitar el acceso, control y publicación de los documentos
generados por los diferentes procesos que conforman el SIG.

Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético,
óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Los documentos pueden ser
(procedimientos, instructivos, formatos, planes, programas, matrices, documentos de origen externo;
entre otros).

Documento Interno: Es aquel elaborado por los procesos de la entidad incluidos los registros, para que la
entidad demuestre el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la eficaz
planificación, operación y control de sus procesos.

Documento Externo: Es aquel elaborado por entes externos a la institución pero que inciden en la
ejecución de los procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestión. Entre los documentos
externos se pueden considerar normas, códigos, leyes, decretos, resoluciones, manuales entre otros.

Elaboración: cuando se reúne la información y se prepara el borrador del documento.

Revisión: Cuando se verifica la adecuación de los documentos para que sean versión inicial ( o cuando sea
necesario).
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Aprobación: Aceptación de un documento que garantiza su aplicación desde el punto de vista del
cumplimiento y coherencia con el Sistema Integrado de Gestión.

Publicación: Es el proceso que permite dar a conocer un documento. Distribución: Es la actividad por
medio de la cual un documento aprobado se entrega a los interesados para su aplicación.

Modificación: Mecanismo a través del cual se realizan cambios necesarios en los documentos. Pueden ser
de forma o de fondo. Documento

Obsoleto: Es un documento que ha perdido su vigencia en fecha o contenido.

Copia Controlada: Es el documento copia del original, sobre el cual existe control y responsabilidad para
informar y suministrar las actualizaciones que se realicen.

Copia No Controlada: Copia del documento original en medio físico o magnético entregado a un tercero
con fines de información. Estas copias están identificadas con la leyenda “COPIA NO CONTROLADA”, sobre
estas no hay responsabilidad de actualización.

Pirámide documental: es la representación gráfica de los documentos definidos en el Sistema Integrado de

Gestión.

Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Información documentada: Información que una entidad tiene que controlar y mantener. Así como el
medio donde está contenida.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC): NTC – ISO 9000. Sistemas de gestión
de la calidad. Fundamentos y vocabulario.

Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC): NTC - ISO 9001.Requisitos generales
de los sistemas de gestión de Calidad.
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Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC): NTC – ISO 10013. Directrices para la
documentación del sistema de gestión de la calidad.

Ley 594 de 14 de julio de 2000

https://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/adminverblobawa?
tabla=T_NORMA_ARCHIVO&p_NORMFIL_ID=2915&f_NORMFIL_FILE=X&inputfileext=NORMFIL_FILENAME
(Consultada el 22 de junio de 2019)

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Dilia Carrascal González Instructor Centro para la industria Junio 24 de 2019
petroquímica

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)
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