CONTABILIDAD AVANZADA I

UNIDAD I: ACTIVO CIRCULANTE

TEMA I: EFECTIVO
DEFINICION E IMPORTANCIA
El efectivo básicamente está compuesto por todo el dinero en forma de billetes y monedas
fraccionarias de curso legal que posee una empresa. También incluye los cheques por
depositar en banco, giros postales y otros papeles comerciales conocidos con el nombre
de medios de cobro y pago, ya que al depositarlos en los bancos estos instrumentos
inmediatamente incrementan el efectivo en nuestra cuenta de banco. Este efectivo es
parte integrante del activo circulante que refleja la empresa en esta sección de su
balance. Es el activo más líquido que posee la empresa. La empresa con el efectivo que
posee enfrenta y liquida todas sus obligaciones. Otro punto de vista del efectivo es el que
refiere que es un estado en el que se encuentra una moneda de curso legal y que puede
ser utilizado para saldar una deuda pública o privada o cumplir con una obligación
financiera. La forma más común de referirse al efectivo es el dinero en si visto en su forma
de billetes y monedas.
El flujo de caja, también conocido como flujo de efectivo de la empresa nos informa la
cantidad de dinero líquido que tiene una organización, después de haber registrado
correctamente todos los movimientos que afecten directamente a este elemento del
balance. Otro punto de vista acerca del efectivo es que comprende todo lo relacionado
con los recursos que la empresa mantiene con una disponibilidad y liquidez inmediata,
tales como caja y saldos en entidades financieras.

La generación de efectivo es el objetivo fundamental de cualquier negocio. Todas sus

actividades, de un modo directo o indirecto, están encaminadas a provocar un crecimiento
en el flujo adecuado de dinero que ingresa al negocio para que permita, entre otras cosas,
financiar la operación diaria del mismo, y también poder invertir para sostener en el
tiempo el crecimiento eficiente de la empresa, para poder pagar todas sus obligaciones al
vencimiento de cada una de ellas, y en general, a retribuir a los propietarios y sus
trabajadores con beneficios y rendimiento satisfactorios. Sin efectivo sencillamente no
habrá negocio.

Características del efectivo.

El efectivo y sus equivalentes (cheques, giros postales, etc) están asociados directamente
al dinero en forma de billetes y monedas de curso legal. El efectivo visto como dinero
simple se caracteriza porque posee un valor de cambio asignado, universalmente
reconocido y aceptado. Es el activo más líquido de la empresa, tiene valor de cambio
universal. Es una unidad de cuenta que sirve para expresar el valor del resto de los
activos y todas las demás cuentas de la contabilidad. El valor real del dinero depende de
la ley de oferta y demanda. Su valor estará en dependencia de la cantidad de bienes y
servicios que pueden ser adquiridos con él. Generalmente la oferta de dinero está
controlada por las políticas monetarias de los estados. La demanda de dinero está
controlada por la variedad de bienes y servicios disponibles para el consumo. El dinero
aparte de ser unidad de cuenta también es medio de pago, de atesoramiento y es
utilizado para saldar cualquier obligación pública o privada.

Tipos de Efectivos.
Existen diferentes maneras de clasificar el efectivo:

1- Atendiendo a su destino:

a- Operativo: Es la principal fuente de ingresos de la empresa compuestos por sus

ingresos y egresos diarios. Se utiliza para saldar las obligaciones en el corto plazo.
b- Inversión Material: Es la cantidad de dinero que se dedica a realizar labores
inversionistas para lograr la renovación y ampliación del negocio como puede ser la
adquisición de activos a largo plazo como plantas, equipos, etc.
c- Financiero: Es el efectivo que es destinado a rendir beneficios financieros, es decir
utilizar el dinero para ganar más dinero, como pueden ser los préstamos concedidos para
el retorno del principal incrementado con el cobro de un interés, la cuentas a plazos fijo,
etc.

2- Por su ubicación física:

a- Efectivo en Caja: Son los fondos depositados en la caja de caudales de la entidad.

b- Efectivo en Banco: Son los fondos depositados y custodiados en cuentas bancarias.

Efectivo en caja chica.

Efectivo en Caja: Está constituido las existencias de medios monetarios y valores
depositados en las cajas de la Empresa. Abarca entre otros: efectivo para pagos
menores, para cambios, para anticipos de viáticos, fondo fijo para atenciones específicas
u otros destinos, así como los importes que se ingresan en la caja, para ser depositados
en las cuentas bancarias correspondientes, también incluye el efectivo extraído para
pagos de nóminas en los lugares en que se paga en efectivo a los trabajadores. Se
debitan al crear los fondos o al aumentarlos, así como por los cobros en efectivo
pendientes de depositar en la sucursal bancaria, por los cheques recibidos y otros, y se
acreditan por las rebajas, utilización o cancelación de los fondos y por los depósitos
efectuados en las cuentas bancarias de la entidad.

Efectivo en Banco.
Son las existencias de los medios monetarios depositados en las cuentas bancarias o en
otras instituciones financieras. Comprenden todas las cuentas bancarias que se operan.
Incluye los recursos depositados en otras entidades y en instituciones financieras, sin que
tengan carácter de inversiones temporales. Se debitan por los depósitos de efectivo,
cheques u otros documentos de valor que representen efectivo y se acreditan por las
extracciones y pagos efectuados.
PARTIDAS QUE CONFORMAN EL EFECTIVO:
CONTROL DE EFECTIVO:
El control de efectivo es una examinación administrativa de las entradas y salidas
económicas que son registradas, investigadas y analizadas para una toma de decisiones
empresariales estratégica que impulse las bases financieras y de expansión.
A pesar de que la transformación digital y tecnológica evolucionó las formas en que las
empresas se relacionan con los públicos objetivos con métodos de pago como QR,
contactless (o pago sin contacto) y operaciones bancarias con instituciones tradicionales o
100 % digitales, el pago en efectivo sigue siendo otro método vigente de costear un
producto o servicio, y su administración, tiene que estar regulada de forma independiente.
El separar su gestión se debe a que el dinero físico tiene objetivos y formas de declararse
ante órganos regulatorios completamente distintos, así como someterlo para pagar gastos
que involucran el desarrollo de la empresa.
Actualmente, los administradores de control de efectivo necesitan tener una mayor
seguridad y descripción del dinero que entra en una compañía, así como de los gastos
diarios y objetivos, para lograr obtener estadísticas reales que indiquen la productividad y
rendimiento del mismo.
Para ello, es importante invertir en plataformas digitales que con tan solo un clic registra,
describe, procesa, y analiza los flujos de dinero físico para lograr un control de efectivo
que proyecte los balances reales del negocio y detectar movimientos que perjudiquen el
rendimiento económico como los gastos innecesarios, duplicados, excesivos o superfluos
y ocupar ese dinero en proyecciones financieras que fortalezcan las bases de la empresa.
Para tener un estratégico control de efectivo, este debe estar direccionado por un equipo
de trabajo capaz de reconocer las estadísticas empresariales, así como una base de
registro que se adapte al estilo de trabajo de la compañía, trayendo beneficios como:
Conocer las proyecciones económicas del negocio: hoy, la empresa que no conoce a
profundidad sus flujos económicos y la capacidad financiera, está destinada a morir.
Identificar los movimientos financieros empresariales sirve para analizar económicamente
el control de efectivo y realizar proyecciones a mediano y largo plazo.
Solventar gastos en efectivo: existen pagos que únicamente se pueden liquidar en
efectivo, por lo que una correcta organización puede prevenir, estructurar y analizar estas
salidas de dinero.
Realizar proyecciones de inversión a largo plazo: el control de efectivo te permite
conjuntar datos y conocer la rentabilidad económica para destinar recursos a la inversión,
expansión del negocio, compra de inmobiliaria y hasta ahorro.
Tener un correcto control de efectivo se logra implementando dos pilares fundamentales:
un regulador que gestione o analice datos y una plataforma digital que procese y
comprenda a profundidad la logística de la empresa.
Los negocios de hoy en día han evolucionado sus procesos digitales y administrativos, tan
solo un estudio de la consultora KPG, destacó que el 80 % de las empresas en México
transformaron sus procesos hacia la digitalización debido al desarrollo de la pandemia por
coronavirus.
Es de puntualizar que lograr un control de efectivo lleva un sistema de planificación
estratégico que implica la participación del contador y regulador administrativo de área, y
se tiene que basar a través de los siguientes pasos:
Realizar proyecciones del dinero que entrará durante ciertos periodos, con base a
estadísticas o al flujo de venta pasados.
Registro y planeación de las entradas y salidas de dinero en efectivo que se llevan a cabo
diariamente.
Generar balances de presupuesto que puntualice las proyecciones económicas en
efectivo y llevar a cabo análisis financieros constantes.
Distribuir estratégicamente los recursos económicos a presupuestos con fines de
adquisición de productos o servicios, publicidad, inversión y hasta gestión de caja chica o
ahorro.
Hoy en día, los flujos de efectivo funcionan como grandes aliados para la gestión de
pagos administrativos a pequeña escala, por lo que es importante llevar a cabo las guías
de planificación y conocer las funciones de operabilidad con este sistema de pago.
¿Control de efectivo o caja chica?
Dentro del control de efectivo existe una subadministración que muchas gestiones
desconocen o confunden al momento de realizar sus planificaciones y divisiones de
presupuesto, y es la importancia del manejo adecuado de caja chica en las empresas.
La caja chica es un fondo económico muy aparte de la caja normal de entradas y salidas
de efectivo que tiene la finalidad de solventar aquellos gastos mínimos, de imprevisto y
estrictamente necesarios, en la mayoría de los casos es fácil identificarlos porque no se
facturan.
Algunos de los gastos que se pagan a través de la caja chica son:
Boletos de estacionamiento o parquímetro.
Artículos de papelería u oficina
Reparaciones menores de los equipos de oficina
Viáticos
Diarios, revistas, correo o algún otro medio impreso.
Propinas
¿Es necesario contar con caja chica en las empresas? La importancia de generar un
presupuesto específico para el control de la caja chica es importante porque muchas
veces no son contemplados, organizados, previstos y gestionados, y al momento de ser
solicitado para amortiguar un gasto, su regulación y supervisión no son supervisadas por
el simple hecho de ser cantidades pequeñas.
Comenzar una gestión interna de la caja chica y saber diferenciarla con la caja de efectivo
normal, requiere una disposición muy específica que contempla desde tener un
encargado que pueda monitorear y registrar cada movimiento, supervisar los pagos,
generar planes de análisis para no exceder el presupuesto y buscar alternativas que
contemplen mejoras.
Una administración de caja tiene el único objetivo de registrar y mejorar el presupuesto
general con auditorías económicas constantes, sin embargo, aunque la caja chica
representa entradas mínimas, los riesgos pueden ser a escala, por ejemplo: inflar los
presupuestos, gastos duplicados e innecesarios, que a la larga, representan una amenaza
financiera o por el simple hecho de que ese presupuesto puede tener otro objetivos.
La entrada de plataformas tecnológicas que digitalizan los procesos de rendición de
cuentas, han sido piezas clave dentro del tablero administrativo. Rindegastos se posicionó
como un aliado clave que contempla, registra y emite análisis de las salidas de dinero,
brindando espacios específicos para controlar y supervisar cada gasto en efectivo y poder
clasificarlos.
Llevar tu administración con Rindegastos es sinónimo de economizar tiempo y obtener
grandes beneficios. Prueba Rindegastos y da el giro administrativo que tu empresa
necesita.
Control del Efectivo en Caja.
El efectivo, al ser el activo más circulante de la empresa también es el más codiciado por
tener un valor de cambio universal, es decir, puede ser cambiable por todo tipo de activos
y también puede ser utilizado para pagar todo tipo de deudas. Por esta razón, es preciso
establecer un grupo de acciones que permitan tener un control eficiente en su manejo.
Estas acciones requieren de medidas de control de dos tipos:

Medidas de Seguridad Física: Son aquellas que componen los componentes y

requerimientos físicos que deben tener los locales donde se ubican los fondos. Entre
estas medidas podemos mencionar:

- Establecer reja de hierro en el ventanillo de atención a clientes y en las ventanas que

posea.

- Situar reja de hierro en la puerta que comunica con el exterior.

- Puerta de metal en el ventanillo con cierre de cerrojo, llavín o candado.

- Puerta de acceso con llavín en buen estado.

- Candado o llavín en la puerta de hierro que comunica con el exterior.

- Caja de caudales, con combinación, llave o ambas cosas a la vez, debidamente

empotrada en la pared que impida pueda ser sustraída del local.

- Todas las puertas de acceso se mantendrán cerradas cada vez que la cajera salga del
local de la caja.

- Al final de la jornada laboral el cajero debe cerrar las puertas y pondrá sellos en las
mismas, el que a su vez revisará cuando reinicie la jornada laboral. En caso de detectar
cualquier anomalía o adulteración, preservará el local, y avisará a la Seguridad de la
Empresa y resto de autoridades que deban de conocer del incidente.
- Todos los clientes, tanto externos como internos serán atendidos por el ventanillo, no
teniendo acceso directo al interior al local.

- En la puerta de acceso, debe existir documento visible con listado de personas con
acceso al interior a la caja.

- Se prohíbe la entrada de personal sin acceso al local de la caja, la Cajera es la máxima

responsable del cumplimiento de esta medida.

- Todo el efectivo propiedad de la entidad, será guardado dentro de la caja de caudales.

- Copias actualizadas de la combinación y la llave se entregan en sobre lacrado en la

oficina de información clasificada. No podrá en ningún caso guardar efectivo ajeno a la
entidad.

- Siempre que sea posible, poseer sistema de alarmas contra intrusos y cámaras de
seguridad.

- El cajero debe estar notificado de su responsabilidad material por la guarda y custodia

del efectivo.

Medidas de Seguridad Operacionales: Incluye todos los componentes de control en

cuanto a normas, procedimientos, destinos, formas de operar el efectivo, de manera tal
que todo el que interviene en su uso y destino sepa de forma clara y explícita los
mecanismos de control establecidos. Incluye por demás las acciones de control interno y
monitoreo que se hará sobre el uso del efectivo para conocer el grado de exactitud y
eficiencia en su utilización. Incluye medidas tales como:

- Acta de los fondos autorizados a permanecer en caja, donde se exprese importes y

destinos para los que serán utilizados.

- Todos los ingresos y pagos deben estar documentados y deberán ser demostrados a
través facturas por compras, servicios recibidos, cobro de deudas, etc.
- Resolución actualizada de control de firmas con capacidad de autorizar pagos por
operaciones de caja, ya sea para pagos menores, dietas, emisión de cheques, uso de
especies timbradas y otras de valor. En esta resolución debe establecerse de forma clara
y explícita los límites autorizados a cada firma.

- Acta de responsabilidad material por la custodia de efectivo y especies de valor.

- Resolución donde conste la frecuencia con que se realizarán los depósitos bancarios si
la misma no se ejecuta de forma diaria.

- Control de Reembolsos del Fondo Fijo.

- Control de Anticipos a Justificar.

- Arqueos de Caja sorpresivos y al finalizar cada mes.

Todas estas acciones, tanto las físicas como las operacionales son conocidas también
como actividades de Control Interno. Estas operaciones al ser efectuadas por funcionarios
de la propia empresa permiten a la empresa lograr la reducción de errores, la disminución
significativa de los riesgos de pérdidas y la obtención de fluidez en su manejo, verificar la
exactitud y veracidad de resultados, de los registros, de la información financiera, de los
pronósticos financieros, evitar fraudes, y finalmente fomentará el acatamiento de las
normas de los códigos de ética de cada empresa.