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Y EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS
Silvia González Menéndez
► Consideraciones Iniciales
► El caso. Datos de partida
► Desarrollo del caso
► Ruegos y preguntas
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Consideraciones Iniciales (I)
¡¡¡Mucho ánimo!!!
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Índice
► Consideraciones Iniciales
► El caso. Datos de partida
► Desarrollo del caso
► Ruegos y preguntas
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El caso. Datos de partida (I)
► La empresa FLORTECSA, se dedica a la fabricación y comercialización de
maquinaria para el sector agroalimentario y vitivinícola.
► La empresa fue fundada en 1974 por Don Fernando Gómez, Ingeniero de
Organización Industrial con más de 30 años de experiencia en el sector.
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El caso. Datos de partida (II)
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El caso. Datos de partida (III)
► La llevanza del SGSST se ha asignado temporalmente a D. Fermín Tegra
Dorlan, consultor externo que se encargó de la implantación de dicho
sistema en la empresa y que previamente les ayudó en la implantación del
SGC y el SGA.
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El caso. Datos de partida (IV)
► Don Fermín les explica que una forma de optimizar los recursos
destinados al mantenimiento y llevanza de los diferentes S.G. sería
integrarlos a lo que D. Fernando y Dña. Nerea solicitan más información
sobre la integración de los sistemas, como podría realzarse y las
consecuencias e implicaciones que tendría.
► Tras varias sesiones explicativas, la dirección decide estudiar una posible
integración.
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El caso. Datos de partida (V)
► Tras definir la norma conforme a la cual se realizará la integración…
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El caso. Datos de partida (VI)
► La joven e impulsiva Nerea le comenta a D.
¿?
Fermín que ese mismo día podrían
comenzar a preparar el Plan de Integración.
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El caso. Datos de partida (VII)
► A continuación, D, Fermín propone el siguiente esquema de trabajo con
las diferentes fases que tendremos que llevar a cabo:
Fase 6. Seguimiento,
Fase 4. Formación,
analisis, evaluacion y
capacitación y Fase 5. Implantación
mejora del sistema de
sensibilización
gestion
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El caso. Datos de partida (VII)
► En el siguiente capítulo, desarrollaremos las diferentes fases propuestas:
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Índice
► Consideraciones Iniciales
► El caso. Datos de partida
► Desarrollo del caso
► Ruegos y preguntas
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Desarrollo del caso (I)
FASE 1 – Acciones Previas
► D. Fermín propone a Dª. Nerea aprovechar la integración de los
sistemas que van a realizar para consolidar sus conocimientos
adquiridos en su Máster en SIG realizado en UNIR a la vez que mejora
su conocimiento sobre la organización, sus estratos y los diferentes
sistemas de gestión implantados.
► -Tu primera labor, será definir cuales serán las acciones previas que
tenemos que realizar- dice Fermín a Nerea
► Nerea revisa sus apuntes de clase y realiza la siguiente propuesta:
¿Cuáles consideráis que son los puntos que Nerea señalará como
necesarios para acometer esta primera fase?
1. Lograr el apoyo de la alta dirección de la compañía
2.Seleccionar y definir el equipo de integración
3.Comunicación del proyecto
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Desarrollo del caso (II)
► Fermín felicita a Nerea por su excelente trabajo.
► -Muy bien, ahora procederemos a desarrollar los puntos que has
planteado-.
► En primer lugar, debido al trabajo desarrollado estas semanas, resulta
evidente que se cuenta con el apoyo e implicación de la alta dirección
que en todo caso es ratificada en la reunión.
► Respecto del equipo destinado a la integración, deciden que, además
de Fermín y Nerea, sería conveniente contar con Juan y María, los dos
técnicos que en la actualidad se encargan de la llevanza y
mantenimiento de los SGC y SCA implantados. Asimismo, se contará
con la presencia de D. Fernando para informarle en todo momento del
estado de la integración y de la consecución de objetivos.
► Para finalizar, se establece un protocolo de comunicación tanto interno
como externo para informar acerca de la integración y sus resultados.
Esto incluirá a todos los empleados, accionistas,…pero también a todos
los proveedores y los stakeholders que se considere oportuno.
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Desarrollo del caso (III)
FASE 2 – Análisis de la situación de la organización
► Una vez finalizada la primera etapa, D. Fermín propone al equipo de
trabajo realizar un análisis de situación de la organización.
► -¿Qué análisis de la situación de la organización proponéis? – comenta
D. Fermín al equipo.
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Desarrollo del caso (IV)
► Comenzaremos redactando el análisis de contexto. Para este caso D.
Fermín propone realizar un análisis DAFO y un análisis de
stakeholders.
ANALISIS DE FACTORES EXTERNOS ANALISIS DE FACTORES INTERNOS
OPORTUNIDADES FORTALEZAS
Portafolio con productos nuevos e innovadores Amplia experiencia en el mercado y el sector
Amplia variedad de productos y sectores Clientela fija y fiel
Fuerza de ventas no centralizada. Proveedores definidos y confiables
Capacidad de captar nuevos proveedores de servicios Departamentos estructurados
DAFO
y productos no críticos Alta capacitación del personal
AMENAZAS DEBILIDADES
Falta de satisfacción de clientes Transición ejecutiva no planificada
Desaparición de proveedores críticos Personal con alta edad y poca capacidad de adaptación
Competencia que oferta producto sustitutivo a precios al cambio.
más bajos Tamaño pequeño para competir en grandes contratos
Problemas para la captación de talento por falta de internacionales.
personal cualificado en el mercado. Falta de incentivos para acometer mejora. Personal
Aparición de nueva legislación más restrictiva acomodado..
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Desarrollo del caso (V)
► A continuación, mostramos el resultado del análisis de stakeholders realizado.
PARTES
INTERESADAS
INTERESES, NECESIDADES, EXPECTATIVAS Análisis de
NECESIDADES
- Entrega del producto conforme a calidad, plazo y coste
stakeholders
- Producción sin errores
PARTES
- Flexibilidad y capacidad de atención ante eventualidades INTERESA INTERESES, NECESIDADES, EXPECTATIVAS
CLIENTES
EXPECTATIVAS DAS
· Buena atención en el momento de la compra NECESIDADES
· Garantía de los productos - Estabilidad laboral
- Asesoría por parte de operarios en escoger los productos - Mantenimiento de condiciones laborales
NECESIDADES - Capacitación continua
- Cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos PERSONAL EXPECTATIVAS
- Conservación del valor de su inversión. - Ejecución de labores con responsabilidad sin
ACCIONISTAS
- Estabilidad y rentabilidad. exceder carga
EXPECTATIVAS - Ambiente laboral agradable
- Rendimiento unitario más elevado - Estímulos laborales
- Ampliación de mercados y productos NECESIDADES
- reducción de incidencias por incumplimientos normativos - Gestión desechos en el proceso productivo
NECESIDADES - Mínimización impactos negativos y maximización
de los positivos en la Región.
- Estabilidad de volumen de pedidos a corto y medio plazo
- Cumplimientos reglamentarios y normativos
- Aseguramiento del pago SOCIEDAD EXPECTATIVAS
PROVEEDORES
EXPECTATIVAS - Adaptación continua para ejecución procesos y
procedimientos de acuerdo a las nuevas normas
- Incremento del volumen de trabajo.
vigentes.
- Simplificación de los trámites administrativos con la - Evitar impactos nocivos de la actividad.
empresa.
· Prevención de situaciones de emergencia..
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Desarrollo del caso (VI)
FASE 3 – DESARROLLO DEL PLAN DE INTEGRACIÓN
► -Bueno, habéis realizado un buen trabajo. Ahora, comenzaremos a
desarrollar propiamente el Plan de Integración.- dice Fermín.
► Dirigiéndose a Nerea pregunta- ¿Cuales piensas que deberían ser los
contenidos del Plan de Integración?-
¿Cuáles son los contenidos del Plan de Integración?
a. ¿Cuáles son los objetivos que persigue la integración?
b. ¿Qué es lo que se va a integrar: sistemas, procesos, documentación, etc.?
c. ¿Cómo se realiza la integración? ¿qué método de integración es el que se
selecciona? ¿la integración será parcial o total?
d. ¿Cómo va a articular la organización el plan de comunicación?
e. ¿Quién es responsable y coordina el plan de integración?
f. ¿Qué se va a hacer?
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Desarrollo del caso (VII)
► Fase 3.a Objetivos que persigue la integración
¿Cuáles son los objetivos de la integración?
Aumento de eficacia y eficiencia y reducción de coste de sist. de gestión.
Simplificación de documentación del SG y reducción de duplicidades en
procedimientos o políticas.
Mayor organización y coordinación a todas las actividades desarrolladas.
Ayudar a la identificación y cumplimiento de los requisitos legales.
Fomentar la participación y la motivación del personal a todos los niveles.
Mejora la proyección interna y externa de la organización.
Mejora la eficacia en el cumplimiento de los requisitos de las partes
interesadas.
Evitar sanciones por incumplimiento de la legislación vigente.
Ayudar a conseguir la satisfacción de los clientes y la mejora de la
fidelización de los mismos.
Facilitar la integración con el entorno social y la credibilidad entre las
partes interesadas.
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Desarrollo del caso (VIII)
► Fase 3.b Contenido a integrar
¿Cuáles son los contenidos a integrar?
► En primer lugar, realizaremos un listado de la información que tendrá
nuestro SIG.
Política integrada.
Objetivos de carácter Medioambiental, Calidad, Prevención de Riesgos
Laborales.
Manual integrado (en este caso, se propone eliminar el Manual por lo que
no será incluido en la documentación del SIG).
Procedimientos documentados, generales y específicos, e instrucciones
técnicas.
Registros derivados del funcionamiento del SGI.
Otros Documentos necesarios para asegurar la eficaz planificación,
operación y control de sus procesos en materia medioambiental, de
seguridad y salud.
Desarrollo del caso (IX) No lo realizaremos dado que eliminaremos
los manuales de nuestros S.G.
Ya realizado
► Listado no exhaustivo de
procesos e información
documentada
Desarrollo del caso (X)
► 3.c . ¿Cómo se realiza la integración? ¿qué método de integración
es el que se selecciona? ¿la integración será parcial o total?
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Desarrollo del caso (XII)
► Determinamos a continuación el método de integración definido por la norma.
Paso 1 – Determinar los niveles de madurez, complejidad, alcance y riesgo.
• Madurez: Experto
• Complejidad: Medio
• Alcance: Alto
• Riesgo: Medio
Inicial = 1
Básico = 2
Madurez Avanzado = 3
Experto = 4
Premio = 5
Desarrollo del caso (XIII)
Paso 3 – Determinación de método
de integración adecuado en función
de la complejidad.
► Atendiendo al apartado anterior obtenemos:
Nivel complejidad Medio
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Desarrollo del caso (XX)
FASE 5 – IMPLANTACIÓN
► Tras varias semanas de duro trabajo, D. Fernando
y D. Fermín comparten un café mientras comentan
el avance de la integración.
► -Veo que hemos avanzado mucho y de forma
satisfactoria. Considero que ya debemos integrar
los sistemas- dice D. Fernando.
¿Qué pensáis que debería responder D. Fermín?
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Desarrollo del caso (XXI)
CRONOGRAMA DE LA INTEGRACIÓN DE SISTEMAS
MES 1 MES 2 MES 3 MES 4 MES 5 MES 6 MES 7 MES 8
ETAPAS ACTIVIDAD
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Seleccionar un equipo de trabajo Integrador
Fase 1.
Designación del responsable interno del proceso de
Acciones
implantación
previas
Establecimiento programa de trabajo
Determinación de impactos ambientales
Identificación de los requisitos legales
Fase 2.
Generalida Establecimiento de prioridades en materia ambiental
des del
Sistema de Determinación los objetivos y las metas Integradas
Gestión a Implementación, comunicación y difundir el contenido
integrar de la Política Integrada
Implementación y puesta en marcha de acciones
correctivas
Fase 3.
Sensibiliza
Capacitación y sensibilización del personal sobre los
ción a
requisitos de los sistemas de gestión
líderes de
proceso
Capacitación de beneficios y dificultades del proceso
de integración a los líderes del proceso
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Desarrollo del caso (XXII)
FASE 6 – SEGUIMIENTO, ANÁLISIS, EVALUACIÓN Y
MEJORA DEL SIG.
► Tras varios meses de intenso trabajo, por fin finalizaron la integración
de los sistemas implantados.
► Han superado varias vicisitudes y complicaciones, enfrentado actitudes
inmovilistas de algunos trabajadores y dudas de grupos de
interés…pero finalmente, el proceso ha concluido.
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Desarrollo del caso (XXIII)
► -Mis queridos Fernando y Nerea. Yo ya he concluido mi trabajo aquí.
Además, Nerea ha demostrado una gran capacidad y, en la actualidad,
es perfectamente capaz de ocuparse de cualquier proceso de
integración-.
► -Yo por mi parte, he decidido que es el momento de descansar por lo
que, una vez finalizado este trabajo, me jubilaré y disfrutaré del
merecido descanso-.
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Índice
► Consideraciones Iniciales
► El caso. Datos de partida
► Desarrollo del caso
► Ruegos y preguntas
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Ruegos y preguntas (I)
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5º Clase Presencial Virtual – Abril de 2023
Gracias por la
Atención
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