2022

Plan de recolección de
información, matriz de
interesados y plan de
comunicación

ACTIVIDAD1

KENNETH OSCARM CARRASCO MARTINEZ

UNIVERSIDAD TECNICA PARTICULAR DE LOJA |

 Plan de recolección de datos
“Caso De Estudio MAELSA”
El 23 de abril de 2017, el Director de Comercialización, Ing. Patricio Bravo, llega a la oficina de

desarrollo de software de la empresa con la novedad de que al hacer el control de entregas

que se realiza mensualmente existen discrepancias entre las cantidades de los productos

de las oficinas comerciales, de Madrid, Quito, Miami y Barcelona. Al respecto el Ing.

Bravo y su equipo ha realizado una constatación física de los productos y llegado a la

conclusión de que son los reportes que genera el sistema los que presentan las

inconsistencias.

El Ing. Esteban Eguiguren director del dpto. de desarrollo de software, ante estas afirmaciones

inicia un proceso de auditoría del sistema, el cual obtiene como conclusión que se dieron

fallos en los procesos de actualización de los datos desde las mencionadas oficinas no

solamente el mes pasado, sino que este problema se ha venido sucediendo

intermitentemente desde el año anterior. Es así que consulta con el Ing. Bryan Maita,

director de la empresa InnovaTech, con respecto al problema, quien le propone una

estrategia para la actualización de información basada en computación en la nube (Cloud

Computing). El Ing. Eguiguren acoge con entusiasmo la propuesta y, concreta una cita

con el Dr. Manuel Godoy, gerente de la empresa, con el fin de ponerlo al tanto del

problema de actualización de información y de la posibilidad de desarrollar el nuevo

sistema con la empresa Innovatech. Al final el gerente aprueba que el Ing. Maita realice

un levantamiento de información y requerimientos que le servirán de insumo para la

propuesta, la cual se presentará en la reunión general de directivos y accionistas que se

realizará en 45 días.
El levantamiento de información le da la oportunidad al Ing. Maita de medir la opinión de los

interesados del proyecto. Cabe mencionar que, a pesar del entusiasmo del gerente de la

empresa, del director del dpto. de software de la empresa y de los directivos de las

sucursales del exterior por la implementación del nuevo sistema, existen opiniones en

contra, provenientes de otros directivos y miembros de la junta de accionistas, el director

general del dpto. de comercialización, el director financiero, incluso miembros del equipo

de desarrollo consideran que el sistema no es necesario para resolver el problema de la

actualización de información, que no quieren aprender a usar el nuevo sistema y que el

actual es suficiente, otros que no dominan las tecnologías necesarias para la

implementación. Finalmente, el proyecto para el desarrollo del nuevo sistema se aprueba,

y el Ing. Maita y su equipo comienzan con el desarrollo, para ello deberá realizar un plan

de recolección de información que le permita identificar a los interesados y su interés,

impacto e influencia en el proyecto. Con esta información deberá realizar un análisis de

interesados y un plan de las comunicaciones del proyecto, que deberá ser presentado

junto con el plan general de desarrollo del proyecto en una reunión programada en 3

semanas.

Maelsa C.A. fue fundada en 1972, realizando sus operaciones desde la planta principal ubicada

en Loja, Ecuador, punto receptor de materias primas 100% orgánicas cultivadas en la

sierra, costa y amazonia ecuatoriana. Los productos de esta empresa son líderes en el

mercado nacional, gracias una estrategia de oficinas comerciales en las 3 ciudades

principales de Ecuador, y 2 oficinas en Estados Unidos y España. Entre las actividades de

negocio que se realizan en la empresa se encuentran: manejo de proveedores,

procesamiento de materias primas y fabricación productos, distribución y

comercialización.
 Interesados Internos Interesados Externos
1. Gerente 1. Empresa InnovaTech
2. Presidente Junta de Accionistas
3. Director General de Comercialización
4. Director de Comercialización Of. Quito
5. Director de Comercialización Of. Guayaquil
6. Director de Comercialización Of. Cuenca
7. Director de Comercialización Of. EEUU
8. Director de Comercialización Of. España
9. Director General Financiero
10. Director General de Sistemas
11. Director General de la Fábrica
12. Jefe General de Bodega

Plan de recolección
Objetivo: Determinar los interesados y su opinión con respecto al nuevo sistema de información basada en
computación en la nube “Cloud Computing”, (a favor o en contra)
Plan de recolección
Unidades de ¿Cuáles son las unidades de análisis? 12 integrantes de la empresa
análisis:

¿Dónde se encuentran? Empresa MAELSA

Método ¿Cómo se van a recolectar los datos? Entrevistas usando un cuestionario

¿Cómo se van a preparar los datos para Matriz de datos en Excel
analizarlos?

Elementos del Plan

Variable a definir Identificación de interesados

Definición Respuestas de una batería de ítems, agrupados en un cuestionario elaborado por el

operacional del investigador
instrumento

Muestra 100 directivos de la empresa

Recursos Económicos: 100 dólares Tiempo: 10 días

 Construcción del instrumento de evaluación
Variable Dimensión Indicador Ítems
Conozco los cambios de la implementación
del nuevo sistema.

1. Si 2. No
Conozco las características del sistema
Apoyo al nuevo Grado de (Cloud Computing)
sistema (Cloud Nivel de interés conocimiento del
Computing) sistema 1. Muy conocedor 3. Poco Conocedor
2. No conozco 4. Desconozco totalmente
Conozco los benéficos de la implementación
de este nuevo sistema.

1. Muy conocedor 3. Poco Conocedor

2. No conozco 4. Desconozco totalmente
Considero que la implementación de este
nuevo sistema ayudara al desarrollo de la
empresa.

1. Si 2. No
Definición Estoy dispuesto a recibir una capacitación
Conceptual: Posición Grado de apoyo para aprender a manejar el nuevo sistema.
Reconocimiento
del nivel de 1. Si 2. No
interés, posición e Estoy dispuesto a prestar la ayuda necesaria
influencia de los para el proceso de cambio.
integrantes de la
empresa. 1. Si 2. No
Las personas dentro de la empresa toman en
cuenta mi opinión y sugerencias.
Grado de
Influencia convencimiento 1. Si 2. No
Tengo la capacidad de influir en el
comportamiento de mis compañeros.

1. Si 2. No

Resultados de los Interesados

 Internos
1. Dr. Manuel Godoy gerente de la empresa: este dispone el nivel mas alto de poder e
influencia y está a favor de implementar el sistema.
2. Presidente Junta de Accionistas: Este parece aun no estar decidido en apoyar del todo al
proyecto ya que existen miembros de la junta que piensan que no es necesario la
implementación del nuevo sistema
3. Director General de Comercialización: Este tiene un alto nivel de influencia, pero piensa
que el sistema no es necesario para resolver los problemas de la empresa, relacionados con
la actualización de información.
4. Director de Comercialización Of. Quito: Está a favor de la implementación del sistema
5. Director de Comercialización Of. Guayaquil: Está a favor de la implementación del
sistema
6. Director de Comercialización Of. Cuenca: Está a favor de la implementación del sistema
7. Director de Comercialización Of. EEUU: Está a favor de la implementación del sistema
8. Director de Comercialización Of. España: Está a favor de la implementación del sistema
9. Director General Financiero: Para el director financiero al igual que el de
comercialización, piensan que no es necesaria la implementación de nuestro sistema.
10. Director General de Sistemas: Este tiene un alto nivel de influencia y este de acuerdo con
la implementación del nuevo sistema.
11. Director General de la Fábrica: Este no muestra interés en el nuevo sistema por lo que
no sabemos aun si esta a favor o en contra de este
12. Jefe General de Bodega: Al igual que el director de la fabrica este no muestra interés sobre
el nuevo sistema.
Externos
1. Empresa InnovaTech: Su director el Ing. Bryan Maita esta particularmente interesado,
ya que es esta empresa la que proveerá el nuevo sistema (Cloud Computing), lo cual
favorece a sus negocios, pero no tienen ningún rango de poder ni influencia.

Análisis de interesados
Nombre Cargo Representado
por
Dr. Manuel Godoy Gerente 1
Interesado 2 Presidente Junta de Accionistas 2
Ing. Patricio Bravo Director General de Comercialización 3
Interesado 4 Director de Comercialización Of. Quito 4
Interesado 5 Director de Comercialización Of. Guayaquil 5
Interesado 6 Director de Comercialización Of. Cuenca 6
Interesado 7 Director de Comercialización Of. EEUU 7
Interesado 8 Director de Comercialización Of. España 8
 Interesado 9 Director General Financiero 9
Ing. Esteban Eguiguren Director General de Sistemas 10
Interesado 11 Director General de la Fábrica 11
Interesado 12 Jefe General de Bodega 12

Matriz de Poder/Interés
Alto

1
3
2
10
9
Poder
(Nivel de autoridad)
7 6

11
12
4
5
8

Bajo
Interés Alto
(Preocupación o Conveniencia)

Registro de interesados
Información de identificación Evaluación y clasificación

Nombre Cargo Interno Rol en el Requisitos / Fase de Partidario Grado Grad Grad
/extern proyecto Expectativas mayor / Neutral /de o de o de
o interés Reticente influe inter poder
ncia és
Dr. Gerente Interno Gerente Informado Administraci Partidario Alto Alto Alto
Manuel permanentemen ón de la
Godoy te información
Interesa Director Interno Director Mantenerlo Ninguna Neutral Alto Bajo Alto
do 2 General de General de informado, pero
Comercializaci Comercializac no ignorarlos
ón ión
Ing. Director Interno Director Mantenerlo Ninguna Reticente Alto Bajo Alto
Patricio General de General de informado y no
Bravo Comercializaci Comercializac ignorarlos
ón ión
Interesa Director de Interno Director de Trabajar con Implementa Partidario Alto Alto Medi
do 4 Comercializaci Comercializac ellos ción o
ón Of. Quito ión Of. Quito
Interesa Director de Interno Director de Trabajar con Implementa Partidario Alto Alto Medi
do 5 Comercializaci Comercializac ellos ción o
ón Of. ión Of.
Guayaquil Guayaquil
Interesa Director de Interno Director de Trabajar con Implementa Partidario Alto Alto Medi
do 6 Comercializaci Comercializac ellos ción o
ón Of. Cuenca ión Of.
Cuenca
Interesa Director de Interno Director de Trabajar con Implementa Partidario Alto Alto Medi
do 7 Comercializaci Comercializac ellos ción o
ón Of. EEUU ión Of. EEUU
Interesa Director de Interno Director de Trabajar con Implementa Partidario Alto Alto Medi
do 8 Comercializaci Comercializac ellos ción o
ón Of. España ión Of. España
Interesa Director Interno Director Mantenerlo Ninguna Reticente Alto Bajo Alto
do 9 General General informado y no
Financiero Financiero ignorarlos
Ing. Director Interno Director En todo el Implementac Partidario Alto
Esteban General de General de proceso tenerlo ión y
Eguigure Sistemas Sistemas informado desarrollo
n
Interesa Director Interno Director Mantenerlos Sin interés Neutral Alto Bajo Bajo
do 11 General de la General de la informados con
Fábrica Fábrica mínimo
esfuerzo
Interesa Jefe General Interno Jefe General Mantenerlos Sin Interés Neutral Alto Bajo Bajo
do 12 de Bodega de Bodega informados con
mínimo
esfuerzo

Alcance e impacto del proyecto sobre los

interesados
Nombre / Grupo / Descripción del impacto que significa el proyecto
Interesado
Dr. Manuel Godoy Muy alto poder, influencia y interés, no participará directamente en la
ejecución, pero deberá de ser informado para la aprobación.
Interesado 2 Alto nivel de influencia y poder, pero no se ve el suficiente interés

Ing. Patricio Bravo Alto nivel de poder e influencia, pero poco de interés ya que no esta de
acuerdo con el proyecto.
Interesado 4 Alto nivel de influencia e interés, pero tiene un nivel de poder medio, aunque
si está de acuerdo con la implementación del proyecto.
Interesado 5 Alto nivel de influencia e interés, pero tiene un nivel de poder medio, aunque
si está de acuerdo con la implementación del proyecto.
Interesado 6 Alto nivel de influencia e interés, pero tiene un nivel de poder medio, aunque
si está de acuerdo con la implementación del proyecto.
Interesado 7 Alto nivel de influencia e interés, pero tiene un nivel de poder medio, aunque
si está de acuerdo con la implementación del proyecto.
Interesado 8 Alto nivel de influencia e interés, pero tiene un nivel de poder medio, aunque
si está de acuerdo con la implementación del proyecto.
Interesado 9 Alto nivel de poder e influencia, pero poco de interés ya que no esta de
acuerdo con la implementación del proyecto por que piensa que no es
necesario.
Ing. Esteban Alto nivel de interés, poder e influencia, este participara directamente con el
Eguiguren proyecto en todo momento.
Interesado 11 Su nivel de interés y de poder es poco al igual de su influencia por lo que es
neutral.
Interesado 12 Su nivel de interés y de poder es poco al igual de su influencia por lo que es
neutral.
Interesado Desconocedor Reticente Neutral Partidario Líder

Dr. Manuel Godoy CD

Interesado 2 C D

Ing. Patricio Bravo C D

Interesado 4 CD

Interesado 5 CD

Interesado 6 CD

Interesado 7 CD

Interesado 8 CD

Interesado 9 C D

Ing. Esteban Eguiguren C D

Interesado 11 C D

Interesado 12 C D

Análisis de requisitos de comunicación

Determinar el número de canales potenciales de comunicación. -

Canales= 12(12-1) /2 =66 canales de comunicación posibles

I1
I8 I2
I3
I7 I5
I6 I4
 Análisis de comunicaciones
Entrono de la empresa. – Cronograma del proyecto. –

4Dptos: Comercialización, Financiero, Componentes del sistema: Proveedores, Ventas,

Sistemas, Fabrica Inventarios, Cloud

plazo de desarrollo de cada componente: total

Grupo de desarrollo. –
12 meses 3 meses para cada componente
1. Director del proyecto

2. Desarrolladores

3. Gestor de apoyo

Gerencia Comercialización Financiero Sistemas Fabrica

Relación
departamento Directores Director Director Director Director
interesado Accionistas Comerciales Desarrolladores Jefe de bodega

Relación
componente Cloud
Proveedores Ventas Inventarios
-.Dpto
 Plan de comunicaciones
Plazo Responsable Aprobador Audiencia
para Grupo de Empresa /
Comunicación Objetivo Contenido Formato Medio Frecuencia confirmar desarrollo CV Receptores
recepción a qué
interesados

Convocatoria Informar acerca Memorándum e Documentos Gerente o Directivos Gerente

para comparar del avance del informe de digitales Correo Semanal 24horas asistente de de la Directivos
los avances del proyecto en su desarrollo o (pdf) electrónico la empresa empresa de la
proyecto análisis y avances InnovaTech empresa
diseño
Informe de Informar sobre Director del Gerente y
avances de la la fase de Memorándum e Documentos Correo Semanal 48horas área de Director directivos
fase de implementación informes de digitales electrónico Sistemas y del área de de la
implementación del nuevo implementación (pdf) empresa Sistemas empresa
sistema InnovaTech
Informes de
implementación Informes de Director del Gerente y
Adquisición del satisfactoria y aprovechamiento, Documentos Correo Ocasional 48horas área de Director directivos
nuevo sistema buen desarrollo Satisfacción y digitales electrónico Sistemas y del área de de la
en la nube del sistema, buen desarrollo (pdf) empresa Sistemas empresa
para proceder al InnovaTech
pago de este.