CORPORACION NACIONAL DEL COBRE

DIVISION CODELCO NORTE Código : PRO. 443.SSO

SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Fecha : 01.ABR.2005
Versión N° : 4
Y SALUD OCUPACIONAL
Página : 1 de 6
CONSULTAS Y COMUNICACIONES

Tabla de contenidos

1. Propósito y Aplicación
2. Responsabilidades
3. Equipos y materiales
4. Descripción de la Actividad
5. Referencias
6. Anexos

REVISADO: APROBADO:
Luis Lodi Johnson Ricardo Troncoso San Martín
Director Gestión de Riesgo y Salud Ocupacional Gerente Riesgo, Ambiente, Calidad
Gerencia de Riesgo, Ambiente y Calidad División Codelco Norte

1. PROPOSITO Y APLICACION
 CORPORACION NACIONAL DEL COBRE
DIVISION CODELCO NORTE Código : PRO. 443.SSO
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Fecha : 01.ABR.2005
Versión N° : 4
Y SALUD OCUPACIONAL
Página : 2 de 6
CONSULTAS Y COMUNICACIONES

Establecer y mantener un procedimiento para dar soporte a una estrategia

comunicacional con respecto a los Riesgos Intolerables y al Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud Ocupacional (SGS & SO), manteniendo una actitud responsable y
transparente con el fin de informar, sensibilizar, educar e internalizar los conceptos de
la Política Integral, los Compromisos de SSO para generar credibilidad y confianza a
través de una comunicación proactiva, fluida y veraz, tanto entre los diversos niveles
y funciones de la División como con las Partes Interesadas Externas.

Este procedimiento es aplicable a todas las áreas de la División Codelco Norte.

2. RESPONSABILIDADES

La Casa Matriz a través del Comité de Comunicaciones Corporativo es responsable

de entregar los direccionamientos y las definiciones estratégicas de las
comunicaciones sobre el Riesgo tanto internas como externas, como también es
responsable de definir los contenidos de los mensajes a entregar y los medios a
utilizar en todos los casos en que una situación de seguridad se haya transformado en
un hecho de opinión pública nacional.

Para el manejo comunicacional de crisis (Incidentes de Seguridad), las directrices

consultan la convocatoria del Comité del Plan Poder, que define la composición y sus
responsabilidades en la parte comunicacional (Protocolo de comunicaciones).

La Gerencia de Riesgo, Ambiente y Calidad a través del Coordinador Líder

Divisional y en conjunto con la Gerencia de Comunicaciones y Asuntos Externos, es
la responsable de establecer y mantener los canales de comunicación al interior de la
División Codelco Norte.

En el caso de las Empresas Colaboradoras quien asume esta función es la Dirección

de Gestión del Riesgo y Salud Ocupacional.

La Gerencia de Comunicaciones y Asuntos Externos es la responsable de establecer y

mantener los canales de comunicación al exterior de la División Codelco Norte.

Cada área de la División Codelco Norte como también las Empresas Colaboradoras
son responsables de establecer y mantener sistemas de comunicaciones abiertos con
su organización para informar las temáticas relativas al tema de seguridad u otra de
interés de las partes interesadas.

El Vicepresidente Corporativo, el Gerente de Comunicaciones y Asuntos Externos, el

Coordinador Líder Divisional y los Administradores de Contratos son responsables
 CORPORACION NACIONAL DEL COBRE
DIVISION CODELCO NORTE Código : PRO. 443.SSO
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Fecha : 01.ABR.2005
Versión N° : 4
Y SALUD OCUPACIONAL
Página : 3 de 6
CONSULTAS Y COMUNICACIONES

de definir el tiempo y la forma de las comunicaciones externas de los Riesgos

Intolerables y deben registrar sus decisiones (Acta de Reunión).

3. EQUIPOS Y MATERIALES

Se pueden utilizar medios publicitarios tales como revistas, folletos, diarios,

televisión, internet, etc.

4. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

4.1 Definiciones

Comunicación Externa: Es la transmisión de información desde o hacia las

partes interesadas externas de la organización, ya sea con fines de percepción de
imagen, de difusión o de respuesta a interrogantes concretas.

Comunicación Interna: Es la transmisión de información de Riesgo y Salud

Ocupacional dentro de la organización, ya sea para registro, toma de decisiones o
para difusión entre el personal.

Desempeño de Seguridad y Salud Ocupacional: Resultados mensurables del

Sistema de Gestión SSO, relacionados con el control de los Riesgos Intolerables
de una organización, basados en su Política, Objetivos y Metas SSO.

Parte Interesada: individuo o grupo involucrado en, o afectado por el

desempeño de la Seguridad y Salud Ocupacional de la organización.

Plan Poder: Plan de Organización Divisional de Emergencias y Rescate.

Hecho de opinión pública nacional: Cuando la acción de un Peligro genera un

Riesgo intolerable y su repercusión trasciende el ámbito regional pudiendo
alcanzar repercusiones de prensa en el orden nacional y/o afectar la imagen
Corporativa.

4.2 Programa de comunicaciones

La estrategia de comunicaciones sobre Riesgo está orientada al desarrollo de

Programas de Comunicación Interna y Externa para recibir y responder a las
preocupaciones provenientes de las actividades operacionales, a los distintos
niveles de la administración, colaboradores y partes interesadas.
 CORPORACION NACIONAL DEL COBRE
DIVISION CODELCO NORTE Código : PRO. 443.SSO
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Fecha : 01.ABR.2005
Versión N° : 4
Y SALUD OCUPACIONAL
Página : 4 de 6
CONSULTAS Y COMUNICACIONES

El propósito de estos programas es:

A) Demostrar el compromiso con el Sistema de Gestión S & SO

B) Promover el conocimiento de la Política Integral, los Compromisos de SSO,
Objetivos, Metas y Programas de Gestión SSO (Sectoriales o Divisionales).
C) Tratar las preocupaciones y materias sobre los Riesgos Intolerables de la
organización.
D) Divulgar los esfuerzos de la empresa en la implementación del Sistema de
Gestión S & SO.
E) Informar a las Partes Interesadas (internas y externas), sobre el
comportamiento de la empresa, cuando sea apropiado.
F) Informar a los Representantes de la Gerencia o Administradores de
Contratos de las iniciativas nacionales en materias de Seguridad y aquellas
en organismos internacionales o en países claves, que puedan poner en
peligro la posición competitiva del cobre y subproductos en los mercados.

Para la confección de los Programas Comunicacionales se toman en cuenta los

Objetivos Comunicacionales generales y específicos respecto de la Seguridad y
la Salud Ocupacional y las necesidades de los Clientes establecidos por la
Administración Superior de la Corporación.

Al margen de estos Programas, los Representantes de la Gerencia o

administradores de contratos puede mantener un sistema de información, sobre la
base de indicadores de seguridad u otros dirigidos a los distintos niveles de la
administración. Este es un documento en el cual se define una Matriz de
Indicadores de Desempeño S & SO (Convenio de Desempeño).

La disposición relativa a informar apropiadamente a los empleados de la

organización y a otras partes interesadas sirve para motivar a los empleados y
estimular la comprensión y aceptación pública de los esfuerzos de la
organización por mejorar su desempeño en la Seguridad y la Salud Ocupacional.

4.2.1 Comunicaciones Internas

Esta actividad se puede realizar a través de:

 Reuniones
 Talleres
 Folletos
 Diarios Murales
 Correo electrónico interno
 otros
 CORPORACION NACIONAL DEL COBRE
DIVISION CODELCO NORTE Código : PRO. 443.SSO
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Fecha : 01.ABR.2005
Versión N° : 4
Y SALUD OCUPACIONAL
Página : 5 de 6
CONSULTAS Y COMUNICACIONES

Cualquier empleado puede comunicar sus sugerencias de mejora a través

de una comunicación al Coordinador Líder de su Gerencia como también a
su jefatura directa.

4.2.2 Comunicaciones Externas (Codelco y Colaboradores)

Toda comunicación de las Partes Interesadas referida a temas de Seguridad

y Salud Ocupacional debe ser canalizada a través de la Gerencia de Riesgo,
Ambiente y Calidad y/o la Gerencia de Comunicaciones y Asuntos
Externos. Esta información debe ser registrada a través de los mecanismos
definidos internamente.

Una vez registrado el documento, la Gerencia de Riesgo, Ambiente y

Calidad elabora una respuesta, que es difundida por la Gerencia de
Comunicaciones y Asuntos Externos de la División.

El Vicepresidente Corporativo, el Gerente de Comunicaciones y Asuntos

Externos, el Coordinador Líder Divisional son los responsables de definir
el tiempo y la forma de las comunicaciones externas de los Riesgos
Intolerables de nuestras operaciones.

Cualquier trabajador puede entregar copia de la Política Integral, los

Compromisos de Seguridad y Salud Ocupacional a las partes interesadas
que lo soliciten, esto incluye a los Colaboradores y Proveedores de la
División.

Las comunicaciones que se desarrollan vía correos electrónicos son

consideradas controladas si estos están en papel o archivo magnético.

4.2.3 Comunicación con el Cliente

Aquellas comunicaciones que ingresen a través del Superintendente, Jefes

de Departamento, administradores de contratos o a quienes estos designen,
son los responsables de recepcionar las inquietudes, mantener contacto y
dar respuesta a los clientes.

En los archivos se detallan todas aquellas comunicaciones, tanto de ingreso

como de egreso relacionadas con el Riesgo o prestación del servicio crítico
para el negocio. En las mismas, se incluirán consultas, atención de pedido,
modificaciones y/o requerimientos para nuevos contratos. Además, se
deberá mantener en la vía que se estime conveniente (correos, correos
electrónicos, notas, comunicación telefónica) todo lo relacionado con
retroalimentación con el cliente, que incluye las quejas de este.
 CORPORACION NACIONAL DEL COBRE
DIVISION CODELCO NORTE Código : PRO. 443.SSO
SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Fecha : 01.ABR.2005
Versión N° : 4
Y SALUD OCUPACIONAL
Página : 6 de 6
CONSULTAS Y COMUNICACIONES

5. REFERENCIAS

No Hay

6. ANEXOS

Sin anexos