COMUNICACIÓN Y CONSULTAS EXTERNAS E

INTERNAS, PARTICIPACION Y CONSULTA EN

DOC-OPER-PTE-0002
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO Rev. 01
AMBIENTE Página 1 de 10
Fecha: 10.08.2022

COMUNICACIÓN Y CONSULTAS EXTERNAS

E INTERNAS, PARTICIPACION Y CONSULTA EN
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y
MEDIO AMBIENTE

NOMBRE Y CARGO FECHA FIRMA

ELABORADO POR

REVISADO POR

REVISADO POR

APROBADO POR

Page 1 of 10
 COMUNICACIÓN Y CONSULTAS EXTERNAS E
INTERNAS, PARTICIPACION Y CONSULTA EN
DOC-OPER-PTE-0002
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO Rev. 01
AMBIENTE Página 2 de 10
Fecha: 10.08.2022

INDICE

1.0 OBJETIVO............................................................................................................................................ 3
2.0 ALCANCE............................................................................................................................................ 3
3.0 DEFINICIONES.................................................................................................................................... 3
4.0 RESPONSABILIDADES...................................................................................................................... 3
5.0 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD..................................................................................................... 3
6.0 VERIFICACIÓN.................................................................................................................................... 8
7.0 ANEXOS............................................................................................................................................... 8
8.0 REFERENCIA...................................................................................................................................... 9
9.0 CONTROL DE CAMBIO....................................................................................................................... 9

Page 2 of 10
 COMUNICACIÓN Y CONSULTAS EXTERNAS E
INTERNAS, PARTICIPACION Y CONSULTA EN
DOC-OPER-PTE-0002
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO Rev. 01
AMBIENTE Página 3 de 10
Fecha: 10.08.2022

1.0 OBJETIVO
Establecer y describir los mecanismos para asegurar la correcta comunicación interna y externa que permita ase-
gurar la participación y consulta pertinente en resguardar la integridad física y salud de los trabajadores y que
sea comunicada hacia y desde los trabajadores y a otras partes interesadas.

Fomentar la participación de los trabajadores en la confección y revisión de Matriz IPER, procedimiento de traba-
jo, mejoramiento de condiciones de higiene y seguridad, revisión de lista de chequeo, apoyo en investigación de
incidentes, apoyar fomentando conductas.

2.0 ALCANCE
El presente programa, está estructurado como una estrategia de gestión, destinada a la línea de mando y
trabajadores de contrato servicio de mantenimiento integral para flota de equipos movimiento tierra en división
Radomiro Tomi; como una herramienta para organizar las acciones que le correspondan ejecutar de manera
sistemática, continua y permanente para evitar, reducir y/o controlar cualquier desviación que permita una falla
de control en el manejo de las operaciones dando cabida a los incidentes que puedan traducirse en incidentes
y/o accidentes.

3.0 DEFINICIONES
No Aplica

4.0 RESPONSABILIDADES
Administrador de Contrato
 Responsable de hacer cumplir todas las disposiciones de este procedimiento. Incentivar el compromiso
de los trabajadores para que informen mejoras o sugerencias en las herramientas preventivas que
existan.

Supervisor
 Deberá instruir a todo el personal involucrado el presente procedimiento, dejando registro escrito en
registro de instrucción y capacitación.
 Fomentar al interior de su turno, que los trabajadores informen de mejoras o fallas que se identifiquen en
las herramientas preventivas y en situaciones del contrato.
 Fomentar la participación de los trabajadores en la confección de matriz IPER, instructivos y
procedimientos de trabajo, entre otros.

Prevención de Riesgos
 Será el canal de comunicación entre la administración y los trabajadores, canalizando las inquietudes de
los trabajadores y ayudando a generar las respuestas a éstas.

Comité Paritario de Higiene y Seguridad (si corresponde)

 Represente de los trabajadores en temas de seguridad, salud ocupacional.

5.0 DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

Todas las actividades de comunicación tanto internas como externas, serán orientadas a informar, difundir,
sensibilizar, involucrar, educar, hacer participar e internalizar los conceptos en resguardar la integridad física y
salud del trabajador. Serán manejadas involucrando a todas las partes interesadas, que sean pertinente y
cuando sea pertinente.

Page 3 of 10
 COMUNICACIÓN Y CONSULTAS EXTERNAS E
INTERNAS, PARTICIPACION Y CONSULTA EN
DOC-OPER-PTE-0002
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO Rev. 01
AMBIENTE Página 4 de 10
Fecha: 10.08.2022

La comunicación interna será descendente o ascendente con los siguientes criterios:

Comunicación Descendente:
La administración del contrato va transmitiendo información al personal de los distintos temas involucrados en los
procesos operacionales y administrativos, ya sean de seguridad, salud ocupacional, medio ambiental, eficiencia
energética, calidad u otros. Para ello se utilizarán las vías de comunicación instauradas.

Comunicación Ascendente:
El personal que desee comunicarse con un estamento superior de la misma dispondrá de los medios y canales
nombrados en este procedimiento. Cuando la comunicación sea dirigida a una persona en concreto, se seguirá
obligatoriamente la cadena jerárquica. Además, en el contrato se establecerá un DIAGRAMA DE
COMUNICACIONES de la empresa para canalizar los diferentes tipos de comunicaciones que puede darse al
interior de contrato tanto como conflictos que se puedan presentar. Los diagramas de comunicaciones se
confeccionan de acuerdo con los niveles jerárquicos del contrato para los ámbitos de consultas y problemas
laborales, consultas de apoyo social.

DIAGRAMA DE COMUNICACIONES, CONSULTAS EXTERNAS E INTERNAS, PARTICPACION Y

CONSULTA EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

Page 4 of 10
 COMUNICACIÓN Y CONSULTAS EXTERNAS E
INTERNAS, PARTICIPACION Y CONSULTA EN
DOC-OPER-PTE-0002
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO Rev. 01
AMBIENTE Página 5 de 10
Fecha: 10.08.2022

REPRESENTACIÓN
REPRESENTANTE DE GERENCIA
El Gerente General designa al representante de Gerencia para todos los ámbitos de las normas de calidad,
seguridad, salud ocupacional, temas de medio ambiente y eficiencia energética, que tiene la responsabilidad de
implementar, mantener e informar respecto al desempeño.

REPRESENTACIÓN DE CONSULTA Y RESPUESTA EN MATERIAS DE SEGURIDAD Y SALUD

OCUPACIONAL
Los trabajadores estarán representados por el comité paritario de higiene y seguridad permanente de la
organización, en caso contrario, deberá participar un trabajador.

Las modificaciones en actividades o consultas que afecten la seguridad y salud ocupacional, incluyendo cambios en
procedimientos, instructivos, IPER o temas asociados salud en el trabajo serán informadas y consultadas a los
trabajadores y comité paritario de higiene y seguridad; si corresponde; en las reuniones o por otra parte en forma
específica en terreno, en donde se elaboran o modifican documentos en conjunto con los trabajadores mediante
reuniones de trabajo y verificaciones en terreno.
Opcionalmente, se podrán efectuar consultas a trabajadores (acordadas con el comité paritario de higiene y
seguridad) por otro medio ampliado para que sea respondido particularmente.
El comité paritario es el representante de los trabajadores para las investigaciones de incidentes, lo cual se
demuestra con la participación en reuniones de análisis de causas de accidentes cuando estos ameritan de acuerdo
con su potencial o importancia.

Los comités paritarios de higiene y seguridad, ellos con los representantes de los trabajadores del contrato en
particular, teniendo que participar en revisión de documentos.

REPRESENTANTE EN MATERIAS DE CAPACITACIÓN

En materias de capacitación está representada por el comité bipartito de capacitación, cuyos integrantes son
elegidos de acuerdo con la ley. La misión es proponer acciones de capacitación en un plan anual, incentivar a la
asistencia y hacer seguimiento de estas.

PARTICIPACIÓN
Los trabajadores participan a través de las instancias que la empresa tiene para recopilar ideas y a través de sus
representantes en reuniones de trabajo.

Los trabajadores tendrán una participación en la confección de procedimientos/instructivos de trabajos críticos o

Matriz IPER, además deberán registrarse en el formato de “participación de confección de procedimiento anexos al
cada procedimiento”

Serán capacitados en los procedimientos, políticas, temas ambientales, de seguridad, salud ocupacional, etc., por
medio de charlas de capacitaciones diarias planificadas en los contratos o capacitaciones en casa matriz, en donde
se dan a conocer los aspectos más relevantes presentes en las actividades a realizar.

El involucramiento apropiado en la identificación de peligros evaluación del riesgo y determinación de controles

se realiza la elaboración de la matriz IPER que corresponde, siendo elaborados por los asesores en prevención
de riesgos operacionales junto con los supervisores y administrador de contrato. Los trabajadores son informa-
dos por medio de charlas de capacitación en las faenas. La efectividad de la capacitación y la efectividad de la in-
formación se analiza día a día en la elaboración de ART (Análisis de Riesgo de la Tarea) en donde los trabajado-

Page 5 of 10
 COMUNICACIÓN Y CONSULTAS EXTERNAS E
INTERNAS, PARTICIPACION Y CONSULTA EN
DOC-OPER-PTE-0002
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO Rev. 01
AMBIENTE Página 6 de 10
Fecha: 10.08.2022

res se involucran en la identificación los peligros e indican las medidas de control para eliminarlos o minimizarlos.
Además, participan en las charlas dando a conocer sus opiniones, consultas, mejoras, discrepancias, etc.

COMUNICACIONES INTERNAS
Asegurar que los mecanismos de comunicación interna brinden información suficiente y oportuna a los usuarios,
y contribuyan a garantizar la eficacia en resguardar la seguridad y salud en el trabajo, garantizando a todas las
áreas la disponibilidad de información, ya sea de manera impresa o electrónica. El contenido de las comunicacio-
nes internas y los medios se detallan a continuación:

Contenido de la información a comunicar

Los siguientes temas son los que deben comunicarse cada vez que corresponda:

a) Evaluación de desempeño del contrato

b) Evaluación del servicio
c) Reclamos del servicio
d) Sugerencias de mejoramiento
e) Reclamos
f) Consultas
g) Informativos de logros.
h) Comunicados: Saludos – Aniversarios – Actividades Destacables.
i) Campañas Internas, de participación laboral y/o difusión.
j) Capacitaciones realizadas
k) Resultados de las auditorías
l) Resultados de revisiones de gerencia
m) Desarrollo de capacitaciones
n) Aportes en seguridad y salud en el trabajo
o) Actas del comité paritario de higiene y seguridad
p) Resultado de simulacros
q) Estadísticas de accidentabilidad
r) Identificación de peligros
s) Divulgación de incidentes internos y externos
t) Desempeño ambiental y de energía
u) Temas ambientales y de energía, según corresponda

MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Los medios de comunicación usados para garantizar la efectividad, participación y consulta son los siguientes:

a) Reuniones (cada vez que se requiera)

b) Notas internas (cada vez que se requiera)
c) E-mail interno
d) E-mail de comunicaciones
e) Publicaciones en diario mural (cada vez que se requiera)
f) Sugerencias, consultas o reclamos
g) Reuniones con comité paritario de higiene y seguridad
h) Página web
i) Charlas
j) Otros medios que se estimen pertinentes.

SUGERENCIAS, CONSULTAS, RECLAMOS, FELICITACIONES

Page 6 of 10
 COMUNICACIÓN Y CONSULTAS EXTERNAS E
INTERNAS, PARTICIPACION Y CONSULTA EN
DOC-OPER-PTE-0002
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO Rev. 01
AMBIENTE Página 7 de 10
Fecha: 10.08.2022

El administrador de contrato y departamento de prevención de riesgos pondrán al alcance de toda persona perte-
neciente a la empresa o cliente el formulario de sugerencias, consultas, reclamos, felicitaciones, de tal forma que
puedan indicar por escrito posibles mejoras en la prestación del servicio.

El administrador de contratos y jefe de departamento de prevención de riesgos también recogerá las sugerencias
que se realicen verbalmente, en el cual se indicará el origen y la acción que se propone.

Las sugerencias recibidas serán analizadas por cada administración de contrato y/o departamento de prevención
de riesgos para ser canalizada e implementada cuando sea posible. Estas sugerencias serán analizadas en las
revisiones de gerencia de para tomar iniciativas que se consideren oportunas.

COMUNICACIONES EXTERNAS
Relaciones con medios de comunicación
El hecho de que FINNING CHILE S.A; sea una compañía cotizada determina que su comunicación, incluyendo
informaciones u opiniones de directivos, resulta enormemente sensible a la cotización del valor y en consecuen-
cia a la capitalización de la compañía. Para que la compañía pueda presentarse al mercado con un mensaje sóli-
do y alineado es imprescindible que todas las comunicaciones entre FINNING CHILE S.A; o sus empleados y los
medios se centralicen en el departamento de comunicación, Por tanto:

Los directivos y empleados de FINNING CHILE S.A; no deben mantener ningún tipo de encuentro a través de
ningún medio escrito, digital, telefónico o personal con representantes de la prensa general, económica, profesio-
nal o de cualquier otro tipo que no haya sido previamente coordinado por el departamento de comunicación.
Cualquier solicitud de información (datos, declaraciones, entrevistas, artículos de opinión, conversaciones, etc.)
procedente de un medio de comunicación debe ser canalizada siempre a través del departamento de comunica-
ción.

Relaciones con partes interesadas por ámbitos

Ahora bien, en cuanto a comunicaciones en temas de seguridad y salud en el trabajo con las partes interesadas
correspondientes se señala lo siguiente por área:

Comunicaciones externas de calidad

Las comunicaciones externas en materias de calidad son tratadas en forma oficial por el gerente general, gerente
de operaciones y administrador de contratos en terreno.

Comunicaciones externas de seguridad y salud ocupacional

Las comunicaciones externas (recepción, documentos y repuestas) emanadas a partes interesadas (OAL,
inspección del trabajo, servicio de salud, clientes, etc.) en materias de seguridad y salud ocupacional y medio
ambiente serán manejadas por el gerente general, gerente de seguridad y salud ocupacional, asesor de
comunicaciones y administrador de contratos, según sea el tema y parte interesada.

Comunicaciones externas de medio ambiente y energía

Las comunicaciones externas (recepción, documentos y repuestas) emanadas a partes interesadas (mutualidad,
inspección del trabajo, servicio de salud, clientes, etc.) en materias de seguridad y salud ocupacional y medio
ambiente serán manejadas por el gerente general, asesor de comunicaciones y administrador de contratos,
según sea el tema y parte interesada.

Comunicaciones externas en materia laborales, seguridad y salud en el trabajo

Las comunicaciones externas en materia de fiscalizaciones laborales, seguridad y salud en el trabajo se hacen a
través del administrador del contrato, gerente de operaciones, jefe de departamento de prevención de riesgos,
encargado de recursos humanos, jefe del recurso humano, quienes podrán establecer o asignar responsables en
Page 7 of 10
 COMUNICACIÓN Y CONSULTAS EXTERNAS E
INTERNAS, PARTICIPACION Y CONSULTA EN
DOC-OPER-PTE-0002
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO Rev. 01
AMBIENTE Página 8 de 10
Fecha: 10.08.2022

materias específicas.

DIAGRAMA DE COMUNICACIONES
ANTE FISCALIZACIONES LABORALES, SEGURIDAD Y SALUD EN TRABAJO

Comunicaciones externas en materia responsabilidad social

Las comunicaciones externas en materia de responsabilidad social se hacen a través del gerente general, jefe de
recursos humanos y asistente social, quienes podrán establecer o asignar responsables en materias específicas.

6.0 VERIFICACIÓN
Como evidencia objetiva de la realización de las actividades de este procedimiento, se debe mantener:
 Registro de instrucción y evaluación del entendimiento de todo el personal del contrato.
 Registro de comunicación y consultas externas e internas, participación y consulta en seguridad, salud
ocupacional y medio ambiental en la revisión de mapa de proceso, IPER, instructivos, procedimiento de
trabajo, manuales, fichas técnicas entre otros, con firma de los participantes y acuerdo tomados.
 Informes de apertura y cierre de inspecciones realizadas por organismos fiscalizadores.
 Registro de libro de obra informando la visita de un organismo fiscalizador.

7.0 ANEXOS
Anexos N° 1.- Formulario de comunicación y consultas externas e internas, participación y consulta en
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente.

Page 8 of 10
 COMUNICACIÓN Y CONSULTAS EXTERNAS E
INTERNAS, PARTICIPACION Y CONSULTA EN
DOC-OPER-PTE-0002
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO Rev. 01
AMBIENTE Página 9 de 10
Fecha: 10.08.2022

8.0 REFERENCIA
No Aplica.

9.0 CONTROL DE CAMBIO

N° de Fecha Fecha de Fecha
Rev. Descripción Revisión y/o Actualización
Paginas Generación Aprobación Validación
Agosto Agosto Agosto
01 10 Generación de documento
2022 2022 2022

Page 9 of 10
 COMUNICACIÓN Y CONSULTAS EXTERNAS E
INTERNAS, PARTICIPACION Y CONSULTA EN
DOC-OPER-PTE-0002
SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO Rev. 01
AMBIENTE Página 10 de 10
Fecha: 10.08.2022

ANEXO 1
FORMULARIO DE COMUNICACIÓN Y CONSULTAS EXTERNAS E INTERNAS, PARTICIPACIÓN Y
CONSULTA EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE
Actividad

Tarea

Verificación y control de PT, IPER, Lista de Chequeo, instructivo, reglamentos, equipos, entre otros.
Marque según corresponda SI NO
Materias de Seguridad, salud en el trabajo y Medio ambiente:
Revisión, actualización y confección de procedimiento de trabajo e instructivos:
Revisión de peligros, riesgos y medidas de control de IPER:
Consulta y sugerencias al comité paritario:
Medidas para controlar la propagación de COVID 19
Evaluación de medidas de innovación tecnológica
Otras:

Observaciones: Describa si se cumplió o si es necesario corregir o hacerlo, ¿quién y cuándo se hará? Si se detectaron acciones inseguras,
¿se corrigieron?, ¿faltan elementos o equipos para hacer los trabajador o falta entrenamiento, entre otros?

Fecha de
Responsable de la observación Responsable de le ejecución y cierre.
Cierre
Nombre:
Nombre:
Cargo:
Cargo:
Fecha:
Firma:
Firma:
*Nota: se anotarán los participantes cuando corresponda, caso contrario se debe dejar en blanco.
Nombre de Participantes RUT Cargo Firma

Page 10 of 10