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Versión: 01 - 2022
Fecha: Febrero 2022
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
FACTURACIÓN, PAGOS Y REGISTROS

PROCEDIMIENTO DE CONTROL
DE FACTURACIÓN, PAGOS Y
REGISTROS

IPRESS SIGNUMEDIK
Elaborado Revisado Aprobado

Firma

Nombre -------------- -------------- Dr. Ricardo Vecco Ordoñez

Cargo ------------- -------------- Gerente General

Fecha Febrero de 2022 Febrero 2022 Febrero 2022

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
FACTURACIÓN, PAGOS Y REGISTROS

Contenido
1. OBJETIVO.............................................................................................................................3
2. ALCANCE..............................................................................................................................3
3. RESPONSABLES....................................................................................................................3
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES.................................................................................................3
5. POLÍTICA DEL PROCESO.......................................................................................................3
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO...................................................................................4
Consideraciones Generales.....................................................................................................4
6.1. CIERRE DE SESIONES (FACTURACIÓN) CON ESSALUD MOQUEGUA Y ESSALUD ILO...4
6.1.1. Verificación de la Planilla de Producción e Historias Clínicas y emisión del Acta
de aprobación con ESSALUD Moquegua y ESSALUD Ilo......................................................4
6.1.2. Entrega de documentos de facturación...............................................................5
6.1.3. Seguimiento a las Facturas..................................................................................5
6.2. CIERRE DE SESIONES (FACTURACIÓN) CON SOUTHERN..............................................6
6.2.1. Verificación de Asistencias e Historias Clínicas con Southern.............................6
6.2.2. Registro de la factura al portal de proveedores..................................................6
6.3. CIERRE DE SESIONES (FACTURACIÓN) CON SALUDPOL...............................................6
6.3.1. Verificación de la Planilla de Producción/Asistencias e Historias Clínicas con
SaludPol 6
7. REFERENCIAS.......................................................................................................................7
8. ANEXOS................................................................................................................................7
9. DIAGRAMA DEL PROCESO.................................................................................................23
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1. OBJETIVO
Asegurar la correcta facturación por los servicios de hemodiálisis realizados a los pacientes
correspondientes a ESSALUD, SOUTHERN y SALUDPOL.

2. ALCANCE
Las actividades detalladas en el presente documento aplican a aquellas áreas que son
responsables de la emisión de las facturas y trámite de las mismas en las diversas entidades
contratantes.

3. RESPONSABLES
 Administradora
 Contador (Química Europea)
 Tesorería (Química Europea)

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
 Planilla de Producción: Documento donde se registra la cantidad de sesiones
realizadas de manera diaria o mensual.
 Código NIT: Código que se solicita en ESSALUD para poder ver el estado del
expediente.
 Código HES: Código SAP denominado Hoja de Entrada de Servicio.

5. POLÍTICA DEL PROCESO

Para poder llevar a cabo el presente procedimiento, debe cumplirse con:

 Se debe mantener al día y debidamente revisadas las asistencias de los pacientes, las
cuales deben corroborarse con las historias clínicas de los mismos para evitar
inconvenientes al momento de la facturación.
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6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Consideraciones Generales
Todos los días 1ro de cada mes, la Administradora debe enviar las facturas
correspondientes a los servicios de hemodiálisis brindados a ESSALUD Moquegua,
ESSALUD Ilo. Para esto, la Administradora deberá verificar las Planillas de Producción,
Anexo 1 y las Historias Clínicas con la cantidad de sesiones programadas, de manera que
se pueda corroborar que se ha cumplido con los servicios solicitados.

Para el caso de Southern y SaludPol las facturas se envían entre los días del 1ro al 3 de cada
mes.

Una vez que se ha verificada la asistencia, la Administradora solicita por correo al

Contador de Química Europea, la emisión de las facturas electrónicas correspondientes
para cada contratante indicando la Orden de compra, Fecha del período, la cantidad de
sesiones realizadas, el monto y el contrato. Esta emisión la hace mediante el sistema SAP.

6.1. CIERRE DE SESIONES (FACTURACIÓN) CON ESSALUD

MOQUEGUA Y ESSALUD ILO
6.1.1. Verificación de la Planilla de Producción e Historias Clínicas y emisión
del Acta de aprobación con ESSALUD Moquegua y ESSALUD Ilo
Una vez que se tiene emitida la factura, la Administradora debe presentarse en la
oficina de ESSALUD Moquegua y ESSALUD Ilo para poder realizar los trámites
de verificación de las planillas. Para esto, la Administradora coordina con el Área
Usuaria de cada centro de ESSALUD o directamente con el Jefe de Medicina, el
día y hora en la que asistirá para la entrega de las planillas e Historias Clínicas, las
cuales fueron revisadas previamente por ella.

Generalmente la entrega de estos documentos en ESSALUD Moquegua y

ESSALUD Ilo se hace entre los días 2 y 5 de cada mes.

Una vez que la Administradora se encuentra en ESSALUD, debe presentar la

Planilla de Producción debidamente firmada y sellada, Anexo 1, y todas las
Historias Clínicas del mes anterior a la Encargada de Verificación. Una vez
revisadas, la persona encargada colocará una nota al reverso de la Planilla indicando
que la verificación es conforme.
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 En el caso de ESSALUD Ilo, es el Jefe de Medicina quien se encarga de

realizar la verificación de las Historias Clínicas, la Planilla Mecanizada y
emitir el Acta de Conformidad.

Cuando ya se ha dado la verificación, la Administradora se dirigirá al Área Usuaria

de EsSalud Moquegua para solicitar el Acta de Conformidad, Anexo 2. Esta acta
deberá ser firmada por la persona Encargada de Verificación, por el Jefe de
Medicina y por la Administradora.

 En el caso de ESSALUD Ilo, el Acta de Conformidad será firmada

únicamente por el Jefe de Medicina y la Administradora.

6.1.2. Entrega de documentos de facturación

En ambas sedes de ESSALUD, la Administradora entrega los documentos
necesarios para la facturación por Mesa de Partes, los cuales son:

 Carta de trámite de pago, Anexo 3.

 Acta de Verificación del Número de Sesiones y Conformidad del Servicio
emitida por el Área Usuaria, Anexo 2.
 Planilla de Producción, Anexo 1.
 Orden de Compra, Anexo 4.
 Factura, indicando la cantidad de servicios que se han realizado, Anexo 5.

La Administradora registrará factura emitida en el archivo Excel, Control de

facturación, para llevar el adecuado control de las mismas.

6.1.3. Seguimiento a las Facturas

Para verificar el área en la que se encuentran las facturas, se debe solicitar el código
NIT a Área Usuaria, a la Secretaria de Administración o a la Secretaria de
Logística en ESSALUD. Con ese código, la Administradora se podrá dirigir al área
de finanzas para ver en qué estado se encuentra la factura.

6.2. CIERRE DE SESIONES (FACTURACIÓN) CON SOUTHERN

6.2.1. Verificación de Asistencias e Historias Clínicas con Southern
Para que Southern pueda realizar la verificación correspondiente de la producción,
la Administradora debe enviar por correo las Planillas de Producción
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Southern/Asistencia, Anexo 6, y las Historias clínicas al Administrador/Área

Usuaria de Southern Ilo (vgorbina@southernperu.com.pe) y al
Administrador/Área Usuaria del hospital Cuajone
(jmartinez@southernperu.com.pe).

Una vez que Southern verifica las Historias clínicas y las Asistencias, responde por
correo y de manera inmediata a la Administradora de Signumedik enviando el
documento Conformidad del Servicio, Anexo 7.

Seguido a esto, la Administradora deberá responder dicho correo adjuntando la

Conformidad del Servicio, la Planilla de Producción, Anexo 6 y la Factura
correspondiente.

Una vez que Southern revisa la Factura y la Asistencia, emite un código y lo envía
a la Administradora, quien luego reenviará dicho código al Encargado del Área de
Finanzas de Southern, adjuntando la Factura y el Acta de Conformidad e
indicando el Número de pedido, Número de Contrato, Código HES y el número y
sigla del contrato.

6.2.2. Registro de la factura al portal de proveedores

Una vez que la factura tiene la conformidad por el Encargado del Área de
Finanzas, la Administradora de Signumedik deberá ingresar al portal de
proveedores de Southern mediante el link
(https://vendorsportal.americasmining.com/)colocando su usuario y contraseña para
registrar su factura.

Este registro se hace como máximo entre los días 4 o 5 de cada mes siguiente y
permite verificar el estado de la factura.

6.3. CIERRE DE SESIONES (FACTURACIÓN) CON SALUDPOL

6.3.1. Verificación de la Planilla de Producción/Asistencias e Historias Clínicas
con SaludPol
La Administradora elabora la Carta de Solicitud de Pago, Anexo 8,
correspondiente al período anterior y la adjunta con la Factura, la Hoja de
Referencia, Anexo 9, el Informe Médico, Anexo 10, el documento que certifique
que el asegurado está activo, Anexo 11, Declaración Jurada del Beneficiario,
Anexo 12, Declaración Jurada de su Asistencia, Anexo 13, la cual debe coincidir
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con la cantidad de sesiones requeridas en la Carta de Garantía, Anexo 14, que

también debe adjuntarse, y con la cantidad de Historias Clínicas, Copia de DNI,
Liquidación detallada , Anexo 15, de lo que se ha utilizado y la Validación de la
Factura por SUNAT, Anexo 16.

Estos documentos se entregan en físico en la oficina de SaludPol Moquegua y se

espera la conformidad de pago.

Una vez que se hace el pago se registra en el archivo Excel Control de

Facturación.

*Nota: Si la verificación de la asistencia no coincide con las Historias Clínicas, se

notificará a la Administradora para proceder a anular la factura. Para esto,
deberá solicitar autorización especial a Lima sustentando el motivo de dicha
anulación.

7. REFERENCIAS
 TDR
 Cartas de garantía – SaludPol
 Orden de compra y contrato con ESSALUD
 Orden de compra y contrato con Southern.

8. ANEXOS
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8.1. Anexo 1 – Planillas de producción EsSalud

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8.2. Anexo 2 – Acta de Conformidad EsSalud

8.3. Anexo 3 – Carta de Trámite de Pago

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8.4. Anexo 4 – Orden de Compra
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8.5. Anexo 5 – Factura
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8.6. Anexo 6 – Planillas de Producción Southern

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8.7. Anexo 7 – Conformidad del Servicio Southern

8.8. Anexo 8 – Carta de Solicitud de Pago SaludPol

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8.9. Anexo 9 – Hoja de Referencia SaludPol

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8.10. Anexo 10 – Informe Médico SaludPol

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8.11. Anexo 11 – Estado en Aseguradora

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8.12. Anexo 12 – Declaración Jurada de Beneficiario

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8.13. Anexo 13 – Declaración jurada de Asistencia

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8.14. Anexo 14 – Carta de Garantía

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8.15. Anexo 15 – Detalle de la liquidación

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8.16. Anexo 16 – Validación de la factura en SUNAT

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9. DIAGRAMA DEL PROCESO

Procedimiento de Facturación con EsSalud (Moquegua e Ilo)

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Procedimiento de Facturación con Southern

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