ANTEPROYECTO

DISEÑO E IMPLEMENTACION DEL PROCESOS DE FACTURACION

ELECTRONICA EN VETERINARIA ESPECIALIZADA S.A.S

OSCAR ANDRES VELA PINILLA ID 660812

PRESENTADO A: JHON ALEXANDER ORJUELA SAENZ

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

SEDE KENNEDY

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

PRACTICA EMPRESARIAL

SEPTIEMBRE 2020

INTRODUCCIÓN
 1

Implementar un plan estratégico permite a la empresa VETERIANRA

ESPECIALZADA en obtener ventajas comparativas y competitivas para el éxito y el

cumplimiento de todas sus metas e indicadores, que basados en su misión se centraliza en la

prevención de riesgos que puedan estar pasando desapercibidos por los socios de la

compañía. La identificación de las debilidades y amenazas deben ser tenidas en cuenta de

manera oportuna de manera que, mediante la planeación se configure las estrategias para

minimizar las posibles falencias y desconocimiento de los factores que puedan afectar la

compañía.

Las Tecnologías de la Información y la Comunicación han transformado nuestra

manera de trabajar y gestionar recursos. Con el sistema ADACTEC que un elemento clave

para hacer que nuestro trabajo sea más productivo: agilizando las comunicaciones,

sustentando el trabajo en equipo, gestionando las existencias, realizando análisis financieros,

y promocionando nuestros clientes una base más real de nuestros Datos

Con la implementación de este sistema, la empresa cada vez se convierte en

desarrollo tecnológico y estratégico al implementar este sistema el crecimiento de la

plataforma con los, instrumentos de comunicación y la portabilidad de los mismos ha sido

indispensable en las decisiones que los ejecutivos de las empresas toman, ya que los futuros

de sus inversiones dependen de la productividad y la satisfacción del cliente interno o externo

que la empresa

1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

 2

1.1 Pregunta Problema

¿Cuáles son los procesos que se deben llevar a cabo para la implementación de la

Factura Electrónica?

1.2 Descripción del problema

El Gobierno Nacional promulgó el Decreto N ° 2242 de noviembre de 2.015, que

establece la popularización de la factura electrónica. Actualmente VETERIANRA

ESPECIALZADA SAS, se procesa aproximadamente 1.700 facturas y 7.300 facturas

recibidas emitidas por cuatro unidades comerciales. El área de facturación asigna 5 recursos

por mes, y cada recurso funciona durante 8 horas para realizar el proceso de cobranza de

facturas y entregarlo dentro de la ciudad de Bogotá; el costo asociado a este proceso es de

unos 10 millones de pesos anuales. En el área de facturación, se necesitan alrededor de 40

papeles y 1,5 tóner para imprimir facturas, anexos, notas de crédito, etc. al mes. El proceso

actual utilizado para recibir e ingresar facturas de nuestros proveedores

1.3 Antecedentes facturación electrónica

El nacimiento de la factura electrónica es una medida legal, sustentada en las

herramientas técnicas actuales, que puede satisfacer las demandas de competitividad, control,

ahorro de inversión y agilización de procesos. El país ha propuesto las leyes, reglamentos y

antecedentes técnicos que deben implementar estos procedimientos. La facturación

 3

electrónica es una nueva ley en Colombia, con la reforma tributaria de 2016 y el

establecimiento de la ley en 1819, todas las personas responsables de declarar y pagar el IVA

y los impuestos al consumo deben utilizar este procedimiento a partir del 1 de enero de 2019.

DIAN implementa facturas por lotes para evitar la evasión fiscal, ya que puede

controlar las facturas generadas por la empresa. Además de brindar control sobre Dian,

también puede brindarle a la empresa una adecuada gestión y entrega de facturas. El tiempo

actual de rotación de la cartera es de 30 a 90 días, esto afectará el flujo de caja de la empresa.

3. OBJETIVO
 4

3.1 Objetivo General

Diseñar e implementar el proceso de facturación electrónica en área comercial y

contable veterinaria especializada S.A.S durante el segundo semestre 2020

3.2 Objetivos Específicos:

 Elaborar un diagnóstico del área de facturación y logística que sirva como insumo

para la implementación del proceso de factura electrónica.

 Aumentar la productividad en el área de facturación de la Organización (menor

tiempo, mayor capacidad).

 Optimizar los procesos de cobro en el área de cartera.

4. JUSTIFICACIÓN
 5

Con la tecnología e implementación de sistema de ADACTEC es un proyecto de

mejora empresarial tiene como objetivo implementar facturas electrónicas para la emisión y

recepción de facturas, en cumplimiento del Decreto N ° 2242 de 2015, que reduce la calidad

del mencionado desarrollo y se convierte en pionera en el proceso de adopción, y registró la

empresa en Dian como electrónica voluntaria. Para los emisores de facturas, la empresa

organizará un curso de formación para sus empleados, en el que se responderá a la pregunta:

¿Qué es una factura electrónica? A continuación, trabajaremos con el cliente para desarrollar

un plan de concientización e informar sobre los beneficios e impacto que producirá, ya que se

verá obligado a aceptar nuevos procesos y flujos de información.

Asimismo, su finalidad es mejorar la conciliación con los clientes y optimizar la

gestión de cobros (DSO), pues el método actual tiene el proceso de pérdida de factura o

retraso en la entrega, lo que afectará al pago de la factura. Facturación; al realizar este

proceso, el tiempo de la cartera se puede reducir porque los clientes pueden recibir facturas

en línea y pueden pagar más rápido, optimizando así el proceso de recepción de facturas de

los proveedores y enviárselas a los clientes. Esto reduce el manejo de papel y el envío de

documentos físicos, lo que reduce los costos.

Por ello, es importante desarrollar e implementar este proyecto, enfocándose en la

factibilidad de crear un proceso óptimo que permita a la organización utilizar tecnología

efectiva, reduciendo así costos y recursos en este proceso.

5. MARCO REFERENCIAL
 6

5.1 Marco Teórico

En un mundo donde cada vez se necesita más automatización, la tecnología es la clave

para alcanzar el pico de productividad y competitividad. Esto es especialmente cierto para los

temas de globalización, porque el requisito de la tecnología es optimizar los procesos y lograr

un mejor desempeño en cada uno de ellos. Trazabilidad, es por eso que hoy Colombia le

brinda el valor que necesita para ejecutar facturas electrónicas, por lo que se resolverá este

tema.

 ¿Qué es la factura electrónica?

Este documento es equivalente a un documento en papel diseñado para respaldar la

venta de bienes y / o servicios, y es operado por un sistema informático o solución

informática para que cumpla con las características y condiciones estipuladas por la Ley de

los EE. El 24 de noviembre de 2015, en materia de publicación, aceptación, rechazo y

conservación, conforme a lo establecido en el artículo 2 (1) del Decreto No. 2242 de 2015.

Las facturas electrónicas deben tener las siguientes características: utilizar el XML

estándar establecido por la DIAN para generar el formato electrónico, y realizar el número de

serie autorizado por la DIAN en las condiciones especificadas, "de acuerdo con los requisitos

del artículo 617 de la Ley Tributaria, excepto el nombre del impresor o empresa, NIT y

Además de los requisitos de pre impresión mencionados en esta norma, y diferenciar el

impuesto al consumo cuando corresponda ”(SN, 2015). Utilizar la firma digital como

elemento para asegurar la autenticidad e integridad de la factura, desde la emisión de la

 7

factura hasta la conservación, incluyendo el código único = CUFE, la representación gráfica

incluirá elementos gráficos, como códigos de barras o códigos bidimensionales establecidos

por DIAN.

Por otra parte cabe resaltar que la Dian emite resolución de carácter general para las

entidades que están obligadas a facturar y las empresas que quieran acogerse a la facturación

electrónica lo pueden hacer de manera voluntarias solicitando una resolución en la DIAN

como facturadores electrónicos voluntarios; además en Colombia a partir del 1 de enero de

2019 quienes están obligados a pagar y declara IVA debe expedir facturación electrónica.

Los obligados a facturar cuenta hasta con 6 meses para iniciar este proceso y para los

facturadores voluntarios tendrán 3 meses para realizar las pruebas de habilitación del

software, si pasados los tres meses no se ha habilitado el software puede realizar este proceso

la veces que sea necesario, luego de pasar las pruebas y dentro de los tres meses siguientes la

DIAN emitirá la resolución de como facturadores electrónicos y en esta se indicará la fecha

en la cual están obligados a facturar electrónicamente.

Con el fin de establecer un marco legal que sustente las facturas electrónicas, la

agencia de administración tributaria de la Administración Nacional de Impuestos y Aduanas

de Colombia ha promulgado las siguientes leyes: El artículo 26 de la Ley N ° 962 de 2005

define las facturas electrónicas de la siguiente manera:

Para todos los efectos legales, se puede utilizar cualquier tipo de tecnología disponible

para emitir, recibir, archivar y en general llevar facturas electrónicas, siempre que todos los
 8

requisitos legales establecidos y tecnologías correspondientes que garanticen su autenticidad

e integridad a través de su emisión y publicación sean que poder. En todo momento se

mantuvo.

La Resolución 14465 de 2007, además de adecuarse al sistema de control técnico,

también determinó las características y contenido técnico de las facturas electrónicas y notas

de crédito. Decreto No. 2242 de 2015 y único decreto administrativo No. 1625 elaborado en

2016. Su objetivo es "uniformar el uso de la factura electrónica en Colombia, y, Al autorizar

a los proveedores de tecnología, puede promover la interoperabilidad entre las personas que

emiten facturas digitalmente y las que obtienen productos facturados de esta forma. El

Decreto N ° 1349 de 2016 regula la circulación de facturas electrónicas como valores.

Obligado a facturar electrónicamente: Persona física o jurídica que deberá emitir facturas

por vía electrónica en las condiciones allí especificadas.

Adquiriente: Persona física o jurídica que obtiene bienes y / o servicios y está obligada a

solicitar facturas o documentos equivalentes.

Código Único de Factura electrónica (CUFE): Corresponde al valor alfanumérico obtenido

de la aplicación del proceso con los datos de la factura, además, este código también cuenta

con una clave de contenido de control técnico generada y entregada por DIAN.

XML: (Extensible Markup Language) el cual permite la organización el etiquetado de

documentos electrónicos y es una adaptación del estándar de la aplicación ADACTE

 9

5.2 Estado Del Arte

Con la implementación en la empresa Gesto Agro S.A.S. Implemento el sistema de

facturación serán dos: la factura de venta y los documentos equivalentes. Cabe destacar que

ambos deberán ser 100% electrónicos, teniendo en cuenta el calendario de límites y plazos de

la Dian”, Los sujetos obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente por

cada operación que realicen son:

 Los responsables del impuesto sobre las ventas (IVA).

 Todas las empresas que tengan calidad de comerciantes, o presten servicios de bienes

producto de la actividad agrícola o ganadera.

Con la factura electrónica en la empresa AGROVESA S.A.S obtuvimos un

ahorrar algo más del 80% del dinero que se invierte normalmente en la generación de una

factura impresa convencional, pues se omiten procesos como él envió por correo del

documento.

Con este tipo de facturación, las compañías verán como pasarán de gastar 2.633 pesos

por factura impresa a 540 pesos. Se hace más eficiente el proceso de recaudo de cartera,

servicio al cliente y logístico, pues a nivel de tiempos de entrega se tardarían unos pocos

segundos en entregarle a un cliente una factura electrónica mientras que la física el tiempo se

extiende a días.
 10

Por otro lado, las personas que se encargaban de la supervisión y confirmación de las

facturas podrán dedicar ese tiempo a otras actividades, lo que le generará una mayor

productividad.

6. METO DOLOGIA
 11

Con la realización de esta investigación de forma sencilla, y con los recursos de la

compañía el objetivo generar es adquirir una perspectiva más amplia y mayor conocimiento

para identificar áreas clave que se pueden mejorar. El diagnóstico se apoyará en un análisis

cuantitativo y cualitativo de la información obtenida con el fin de aportar conclusiones más

precisas. De acuerdo con el párrafo anterior, el marco metodológico de este estudio consta del

tipo de investigación, diseño de la investigación, población y muestras, técnicas e

instrumentos de recolección de datos, validez y confiabilidad de los instrumentos, métodos y

métodos de procesamiento. Análisis de los datos.

6.1 Naturaleza de la Investigación

De acuerdo con la naturaleza de la investigación, la investigación se lleva a cabo en

una modalidad de proyecto factible y cualitativo y cuantitativa 12, pues se espera brindar

soluciones alternativas al problema que se analiza. Los proyectos factibles incluyen la

investigación, formulación y desarrollo de una propuesta de modelo operativo factible para

resolver problemas, requerimientos o necesidades organizacionales, que pueden involucrar la

formulación de políticas, planes, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe estar

respaldado por literatura, investigación de campo o un diseño que incluya ambos modos

6.2 Nivel de la Investigación

 12

En el desarrollo del proyecto, la encuesta tiene un nivel descriptivo. En cuanto al nivel

de investigación descriptiva, Arias (2012) señaló que se trata de una representación de un

evento, individual o grupal con el fin de determinar su estructura o comportamiento dentro de

la organización

6.3 Método de investigación

Este proyecto optó por utilizar métodos inductivos porque utilizan elementos

cualitativos. Ávila (2006) señaló que la investigación cualitativa generalmente no prueba

teorías o hipótesis, no tiene reglas de procedimiento y la investigación es flexible, evolutiva y

recursiva. Lo mejor de todo es que puede fusionar descubrimientos que no han sido previstos,

porque no es necesario definir los conceptos que tratan desde el inicio de la investigación.

7. PROCEDIMIENTO
 13

Para desarrollar este trabajo se indago sobre los beneficios que tienen las empresas al

utilizar los sistemas virtuales y de esta forma optimizar uno de los procesos que las empresas

consideran un punto coyuntural que genera muchos gastos y requiere de excesivos procesos

para brindar una información confiable.

A continuación se resaltan los resultados derivados de este trabajo que sirven de base

para las conclusiones que se presentan más adelante:

7.1 Fuentes de información:

 Información primaria: Para el planteamiento y elaboración del este proyecto se

tomó el estudio y los datos recolectados por el equipo interdisciplinario de trabajo ;

Veterinaria especializada el cual fue escogido específicamente por conocimientos en

las diferentes disciplinas que aplica para la implementación de un proyecto de esta

magnitud; la información obtenida está relacionada con documentos, informes, actas y

libros dedicados a facturación electrónica, e información suministrada por entes

gubernamentales de control como: la DIAN, Cámara de Comercio de Bogotá,

información publicada en Internet, artículos

7.2 Descripción del equipo de trabajo

 14

 Gerente del proyecto/ jefe de facturación: Persona encargada de definir los

requerimientos funcionales del sistema de facturación electrónica, definir la estrategia

de migración de procesos de negocio asociados al proceso de facturación dentro de la

compañía

 Líder de tecnología: El personal responsable de diseñar, implementar y probar el

sistema de factura electrónica y la interfaz necesaria entre el ERP de la organización y

el sistema operado por el proveedor de tecnología.

 Ingeniero Consultor de Sistemas: persona encargada de manejar los diseños

conceptuales de la solución con el fin de integrarlos en la organización. (Proveedor

Tecnológico de facturación Electrónica).

 Auxiliares de Facturación: Un equipo de 2 personas se encarga de monitorear el

progreso e implementación del sistema de facturación electrónica en la organización.

 Director Contable: actor que valida los procesos de negocio de facturación

electrónica y los integra con los procesos financieros de la organización

 Área Jurídica: Un departamento que verifica si la solución de facturación

electrónica implementada cumple con las leyes y lineamientos tributarios establecidos

por la legislación colombiana.

 Área de impuestos: División que realiza procesos de inscripción y actualización de

datos en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN.

 15

8. DIAGNOSTICO

8.1 PLANEACIÓN DIAGNOSTICO

POBLACIÓN O MUESTRA MÉTODOS, TECNICAS E

CATEGORÍA SUBCATEGORÍAS CRONOGRAMA
Y FUENTES INSTRUMENTO

METODO: CUALITATIVO

POBLACIÓN: Director
1.1 GERENCIA General / GERENCIA TECNICA: ANALISIS DESARROLLO  27/09/2020 ESTADO
COMERCIAL COMERCIAL: Base de datos ENCUESTA ACTUAL
de la compañía.

INSTRUMENTO: ENCUESTA

  METODO: OBSERVACIÓN
1. GERENCIA
  POBLACIÓN: GERENCIA
  COMERCIAL / GERENCIA TECNICA: OBSERVACION DIRECTA
1.2 GERENCIA  27/09/2020 ESTADO
  ADMINISTRATIVA
ADMINISTRATIVA ACTUAL
  FUENTE: Base de datos de la
XANALISIS ORGANIZACIONAL

  compañía. INSTRUMENTO: FICHA DE

  OBSERVACION DIRECTA
 

METODO: CUALITATIVO  27/09/2020
POBLACIÓN: GERENCIA
COMERCIAL / GERENCIA
 1.3 DPTO DE TECNICA: ANALISIS DESARROLLO
ADMINISTRATIVA ESTADO ACTUAL
CONTABILIDAD ENCUESTA
FUENTE: Base de datos de la
compañía.
 
INSTRUMENTOS:t ENCUESTA

METODO: CUALITATIVO
POBLACIÓN: GERENCIA
 27/09/2020
COMERCIAL / GERENCIA
  2.1 ANALISTA DE CARACTERIZACION…
ADMINISTRATIVA TECNICA: ANALISIS DESARROLLO
 2. DPTO VENTAS tipo de cliente, edades,
FUENTE: Base de datos de la ENCUESTA
COMERCIAL rango
compañía
Y VENTAS
  INSTRUMENTO: ENCUESTA

POBLACIÓN: GERENCIA METODO: CUALITATIVO  27/09/2020

ADMINISTARIVA /
  GERENCIA COMERCIALs
2.2 GESTION
FUENTE: TECNICA: ANALISIS DESARROLLO HALLAZGOS DEL AREA
COMERCIAL
IMPLEMENTACION DEL ENCUESTA DE FACTURACION
SISTEMA DE
  FACTURACION
INSTRUMENTO: ENCUESTA

POBLACIÓN O
SUBCATEGORÍA MÉTODOS, TECNICAS E
ANALISIS

CATEGORÍA MUESTRA Y CRONOGRAMA

S INSTRUMENTO
FUENTES
 3.1 PERFIL DE  POBLACIÓN: Personal
  METODO: CUALITATIVO  27/09/2020
PERSONAL DE Fuerza de Venta/DPTO
 16

TECNICA: ANALISIS DESARROLLO

DE FACTURACION : ENCUESTA
TESORERIA Información y fuente
propia
INSTRUMENTO: ENCUESTA

 
METODO: CUALITATIVO
3. DPTO
FACTURACIO  POBLACIÓN: Personal
N Y  3.2 AUXILIAR Fuerza de Venta/DPTO
FINANCIERO DE DE FACTURACION : TECNICA: ANALISIS DESARROLLO  27/09/2020
  FACTURACION Información y fuente ENCUESTA
ORGANIZACIONAL

  propia
 
  INSTRUMENTO: ENCUESTA
 
 
METODO: CUALITATIVO
 POBLACIÓN: Personal
Fuerza de Venta/DPTO
 3.3 GESTION TECNICA: ANALISIS DESARROLLO
DE FACTURACION :  27/09/2020
FINANCIERA
Información y fuente ENCUESTA
propia

INSTRUMENTO: ENCUESTA

Ejecución de diagnostico

9. CATEGORÍA: GERENCIA

9.1 Gerencia Comercial

 17

De acuerdo con los anexos se puede determinar que los objetivos con la

implementación de la factura electrónica mediante la aplicación de ABACTE, también los

tiempos que requiere la facturación electrónica por ser una herramienta para subir los

pedidos y dar soporte a los p nuestros clientes y a la. Fuerza de ventas

9.2 Gerencia Administrativa

Esta es una forma de integrar una serie de implementación de sistema de facturación

electrónica l Después de definir los objetivos de cada departamento la formular de la

estrategia a seguir por la organización, se debe gestionar el entorno empresarial en el que

opera la empresa, las tareas a realizar, la tecnología a utilizar y el personal involucrado, y el

comportamiento empresarial de la estrategia seleccionada.

Los procedimientos administrativos permiten determinar el orden en que se realizan

las actividades rutinarias y específicas”. Dicho esto, se puede decir que el programa de

gestión es una herramienta de gestión o herramienta que da soporte a la ejecución de las

tareas diarias, en las que se registra el funcionamiento de la función de forma ordenada.

10. DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

 18

El Departamento de Contabilidad es responsable de implementar y operar las

políticas, estándares, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la precisión y

seguridad de la captura y registro de las operaciones financieras.

Calcule el monto correcto para la operación inicial del proyecto que vamos. Tener en

cuenta el período corresponde a nuestra implementación de la aplicación en ABACTEC.

Sin embargo, el departamento de contabilidad no funciona por sí solo, sino que se

coordina con otros departamentos de la empresa. Se trata de una doble coordinación, porque

si bien otros departamentos te brindan la información laboral necesaria, el área de

contabilidad debe ser muy cuidadosa y exigir siempre datos y documentos precisos o

confiables. No hace falta decir que si recibe información falsa, es probable que haga el

trabajo incorrecto y no administre adecuadamente la contabilidad de la empresa.

11. DEPARTAMENTO COMERCIAL Y VENTAS

 19

Este departamento se considera un servicio dentro de la empresa porque es

responsable de funciones como la venta de productos sin la ayuda de publicidad. Hasta el

momento, el departamento comercial de cualquier empresa se ha desarrollado en cuanto a

estructura organizacional y ejecución de funciones, pues actualmente es responsable de la

investigación comercial, ventas, servicios comerciales, gestión postventa, atención al cliente,

publicidad en diferentes canales y promociones en general.

Con cada responsable de cada departamento del departamento de negocio debe

interactuar y trabajar en estrecha colaboración con los demás departamentos del

departamento para que los objetivos y planes coincidan en el tiempo, de manera que se

puedan tomar las medidas oportunas lo antes posible para comenzar a cosechar rápidamente

los beneficios

12. DEPARTAMENTO FACTURACION Y FINANCIERO

 20

El departamento de la empresa, el campo contable funcionará de una forma u otra. Por

ejemplo, además de gestionar los pagos en una fecha pactada, el departamento de compras

también se encarga de registrar las operaciones de compra de materias primas, inventario o

productos finales; similar a las operaciones que realizas con el departamento de ventas o

facturación y facturas de ventas, pero en el almacén, Usted es responsable de la gestión de

inventario y de inventario.

Las funciones del departamento de cuentas por cobrar cubren todo el ciclo desde la

recepción de la factura hasta el pago. Generalmente, las funciones principales son:

 Si usa un sistema digital, escanee y verifique las facturas dentro de nuestros clientes.

 Ver facturas de proveedores para determinar si están aprobadas o rechazadas.

12.1  Auxiliar De Facturación

El proceso de facturación se puede definir como un conjunto de actividades que

permiten la liquidación de los servicios de gestión de nómina. Este proceso se basa

básicamente en recibir y generar información. La calidad del informe generado depende de la

calidad de la información en sí; Dichas facturas se pueden resumir como el registro,

evaluación y liquidación de trámites, actividades y servicios prestados a los clientes con fines

de cobranza, estos ingresos y ganancias pueden proporcionar fondos para la empresa.

13. GESTION FINANCIERA:

 21

Gestión de recursos financiera de nuestra de empresas deben asignar los recursos

con cuidado y cumplir siempre con obligaciones prioritarias, como con proveedores y

empleados. Además, es importante monitorear las ratios financieras de la organización. De

esta manera, puede medir la solvencia, la liquidez, el nivel de deuda y otros indicadores de la

empresa.

13.1 Gestión financiera y efectivo

La gestión financiera también debe asegurar que la empresa cuente con recursos

suficientes para cubrir los gastos corrientes en el corto plazo. Estos son pagos a proveedores y

empleados. Con nuestro sistema nos dará mejor rendimiento en parte contable y financiera

14. PROPUESTA
 22

- Técnicas De Recolección De La Información

Para este proyecto se utilizarán varios métodos para la recolección de información:

 Habilidades orales, como entrevistas, cuestionarios.

 Técnicas de verificación documental. Comprobación.

 Técnicas de verificación escritas, como análisis, conciliación, confirmación y

certificación

- Análisis De Los Resultados Obtenidos

Manejo del cambio: Un cambio sin objetivo puede crear inestabilidad y

desconcierto, cuando se transmite indefinición, se comunica confusión por eso la dirección

debe estar al tanto de las siguientes consideraciones al realizar los cambios que generará la

implementación de facturación electrónica:

 Examinar con seriedad el mercado y las realidades de la competencia

 Identificar oportunidades importantes

 Reunir grupos con poder suficiente para liderar el cambio

 Conseguir que los miembros del grupo colaboren como un equipo

 Crear una visión que ayude a orientar los esfuerzos del cambio
 23

- Desarrollar Estrategias Para La Realización De Esa Visión

 Comunicar la visión

 Utilizar todos los medios para transmitir incesantemente la nueva misión y las nuevas

estrategias

 Dar amplia participación y autonomía de actuación

 Cambiar los sistemas o estructuras incompatibles con la visión

 Animar a asumir riesgos y estimular las ideas, actividades y acciones no tradicionales

 Recompensar y reconocer públicamente a quienes hicieron posibles las mejoras

 Consolidar las mejoras y producir aún más cambios.

- Reforzar El Proceso Con Nuevos Proyectos, Temas Y Agentes De Cambio

 Crear un mayor sentido de urgencia

 Obtener un mejor rendimiento orientado hacia el cliente potenciando el liderazgo y

haciendo más eficaz la gestión

 Articular las relaciones entre las nuevas conductas y los éxitos de la empresa.

 Ventajas de facturar electrónicamente

 Reducción del costo de tus gastos de facturación en un 85%

Las facturas electrónicas han eliminado los procesos de impresión, mensajería y

almacenamiento, lo que reduce en gran medida el costo de la empresa y los usuarios.

 Seguridad y rapidez en la emisión de comprobantes

 El tiempo de emisión de tu factura tarda menos de un segundo.

 24

 Simplificación de los procedimientos administrativos.

El uso de sistemas de facturación electrónica simplifica los procesos administrativos

ya que puedes asignar distintas tareas y dar de alta varios usuarios que tengan diferentes

autorizaciones dentro del sistema

- Mejorar El Servicio Al Cliente

 Al contar con un portal al cliente, estos podrán tramitar sus facturas directamente en

el sistema y desde la comodidad de sus casas u oficinas. así mismo el ahorro de

tiempo y dinero le permitirá una mejor reinversión de este en actividades de servicio

al cliente.

 Reduce errores en el proceso de generación, captura, entrega y almacenamiento

debido a que el sistema se maneja a partir de bases de datos dadas de alta

previamente, los errores en tus documentos fiscales se reducen significativamente.

- Mayor Control Documental

 Al contar con una mejor organización y almacenamiento de la información de los

productos, servicios y clientes tendrán mayor control sobre la documentación emitida

por la empresa. así mismo, la facilidad de búsqueda que ofrece el sistema permitirá

localizar cualquier tipo de información y/o documento.

15. RESULTADOS
 25

Impacto del proyecto Implementación de Facturación Electrónica en VETERINARIA

ESPECIALIZADA S.A.S

En el siguiente cuadro comparativo se muestra el nivel de impacto de las operaciones

de facturación electrónica por intermediación del proveedor tecnológico y por facturación

directa.

Objetivo general: Implementar el proceso de facturación electrónica para la

organización VETERINARIA ESPECIALIZADA S.A.S conformada por cuatro unidades de

negocio: Cartera, logística, área comercial y Procesos administrativos.

Se logró efectuar la facturación electrónica en las diferentes unidades de negocio, con

el apoyo de algunas áreas de tecnología y soporte de. A través de estas también se capacita a

todo el personal sobre el proceso operativo del área y los procedimientos para la ejecución de

la parametrización y trasmisión de este.

X CUADRO COMPARATIVO ANÁLISIS DE COSTOS DEL ÁREA DE FACTURACIÓN

Ítem Cantidad Costo Total Mensual Total Anual Ahorro
Almacenamiento de
120 $ 510 $ 61.200 $ 734.400 Ahorro a partir del año 1
facturas
Transporte de cajas 30 $ 13.166 $ 394.980 $ 4.739.760 Ahorro a partir del año 1
Digitalización de hojas 120 $ 172 $ 20.640 $ 247.680 Ahorro a partir del año 1
Entrega facturas
30 $ 1.000 $ 30.000 $ 360.000 Ahorro a partir del año 1
clientes urbanos
Entrega facturas
150 $ 700 $ 105.000 $ 1.260.000 Ahorro a partir del año 1
clientes final
impresión 120 $ 70 $ 8.400 $ 100.800 Ahorro a partir del año 1
Sobres de manila 120 $ 150 $ 18.000 $ 216.000 Ahorro a partir del año 1
 26

Horas extras por

240 $ 900 $ 216.000 $ 2.592.000 Ahorro a partir del año 1
empaque
Total ahorros año 1
      $ 10.250.640  
por emisión

X
 27

CUADRO COMPARATIVO NIVEL DE OPERATIVIDAD FACTURACIÓN

ELECTRÓNICA

PROCESO PROVEEDOR FACTURACION

TECNOLOGICO DIRECTA
Tiempos: entrada en producción BAJO ALTO

Esfuerzo BAJO ALTO

Inversión: Infraestructura, personas, Certificados. BAJO ALTO

Espacio físico BAJO MEDIO

Valor agregado ALTO BAJO

Mejora Servicio al Cliente ALTO MEDIO

Soporte Técnico MEDIO ALTO

Ajuste en desarrollo BAJO ALTO

Agregar la evidencia de los clientes

Nuestra base de datos corresponde a 1200 clientes que se encuentran activos en la

compañía mi gestión fue ingresar a nuestra aplicación y alimentar toda la base de datos para

poder iniciar el proceso de facturación electrónica mediante nuestra herramienta Abactec

 28

CODIG TELEFON
RAZON SOCIAL NIT DIRECCION
O O1
12425 ADRIANA RUIZ RICO/CLINIPET 40219785 CR.27No.2B-44 321491251
312586007
13817 52816277 DIAG. 41SUR #34 A 49
ADRIANA LOPEZ//TuPetStore 0
312584733
11899 80221946 CLL 40 Sur No.52 A 29
ALEXANDER CASTILLO 6
ALMACENES TAYRONA PLAZA DEL RESTREPO
12012 830147269 2392673
ASOCIADOS LT LC30
CL 54 SUR #13 A
10279 19151330 2052327
ALVARO FUENTES / VET. LEBREL 64TUNJUEL
11245 CENT. DE URG. VETER. SAS 900185854 CR.21 No. 1-25 5603030
CL.48C #25-22 SUR 320284417
13645 52204628
CLAUDIA PEDREROS//MascotasToby TUNAL 5
TRV35#32B84SurVilla
12789 52703545 4658748
CLIN.VET.ANIMEDICAL Mayor
CLIN.VET.ELCLUBDELAMASCOTAS AV.CLL3#26 A 32Sta
12813 900774312 7042576
AS Isabel
Plaza
12543 7709225 2723188
DIEGO ARAGON//Granero Angie aMecdelRestrepoLc12
101360629 319485293
13058 Cll 24SUR No.19B-55
DIEGO OJEDA/Naturvet 6 4

CR.52 C#30-33Sur- 310228917

13199 52121299
DORA TOLOSA//El Rincón de Tomas Alqueria 2
10260 EDGAR IVAN ARIAS 2965094 CR. 24 # 33 -64 Sur 2391849
11262 FABIO SALCEDO 79568703 CLL 2 No. 27 B 26 4080970
Cr.23C#33A- 321226936
13699 52063522
FLOR MARTINEZ//Tda.MactasLulu 09SurQuiroga 7
AV. CARACAS # 12-55
10658 52328103 2331678
FRANCY PORRAS/ANIMAL PLANET SUR
103055526 300500200
14131 TV 68 G 44 12SurVenecia
GRACE LEON//PetMedical 4 0
 29

101364639
12380 CR. 8 # 10-40 SUR 2803829
JEIMMY YULIETH SANCHEZ PEÑA 7

Presentar una ficha técnica de cuantos clientes se factura al día

Teniendo en cuenta que nuestra fuerza de ventas son 14 Representantes de ventas en

promedio que nos llega a diario son 200 facturas electrónicas

Cerrando mes son 1.000 que estamos generando el reporte a DIAN.

A continuación realizo el procedimiento que realizamos día a día en nuestra área de

facturación

Ejemplo de la Factura Electrónica en Veterinara Especializada

 30

En nuestro sistema de SOFTWARE que se implemento en nuestro compañía este es

mensaje emitido a nuestro cliente:

Este es un ejemplo :

Documento generado por The Factory HKA Colombia SAS.

Estimado(a) KAREM ANDREA CAPADOR PIRACOCA, ha recibido un DOCUMENTO

ELECTRÓNICO por parte de VETERINARIA ESPECIALIZADA SAS; envío que se

efectúa mediante los sistemas de Facturación Electrónica del Proveedor Tecnológico The

Factory HKA Colombia SAS Autorizado bajo la resolución DIAN 002542 del 07 abril del

2017.

Adjuntos al correo se encuentran los siguientes documentos:

• Representación gráfica del comprobante con extensión .PDF

• Comprobante electrónico con extensión .XML

• Anexos (Esta información es responsabilidad exclusiva del contribuyente emisor)

Solicitamos que por favor revise el documento electrónico y sus anexos e ingrese en el botón

de Acuse de recibido que encuentra en la parte inferior y reporte el estado según corresponda.

Este E-mail ha sido enviado automáticamente por favor no responder a esta cuenta, de

requerir cualquier aclaratoria o información adicional debe comunicarse directamente las

direcciones de email o teléfono de: VETERINARIA ESPECIALIZADA SAS.

Ejemplo Gráfico
 31

Que se necesita para Facturar Electrónicamente

 Estar habilitado para facturar electrónicamente por la Dian.

 32

 Registrarse en el muisca para iniciar el envío de facturas.

 Modificar el Rut casilla 53 obligaciones 37 o 38.

 Utilizar el formato electrónico de generación XML estándar establecido por la DIAN.

 Llevar numeración consecutiva autorizada por la DIAN.

 Cumplir requisitos aplicables del artículo 617, y específicos del 512-9 y 512-11 ET.

 Incluir firma digital o electrónica que garantice autenticidad e integridad, de acuerdo

con la política de firma definida por la DIAN.

 Incluir el Código Único

Los errores de la facturación electrónica

33
 34

Indicador financiero sobre el impacto que realizamos:

Se estima que el costo de la emisión de estos documentos se ha reducido entre un 50% y un

80%, y la inversión se ha recuperado en los primeros seis meses. En cuanto al costo del costo

desde la DIAN, se estima que el costo de una factura electrónica es de US $ 820, mientras

que el valor de una factura física es de aproximadamente US $ 2.650, por lo que el gasto en

rublos se reduce considerablemente.

Estimación de costos de inversión del proyecto

Para estimar el presupuesto del proyecto se tomaron las actividades principales, el cual se

muestra en la tabla No. 1: Presupuesto del proyecto

 35

PRESUPUESTO PROYECTO FACTURACION ELECTRONICA VETERINARIA

ESPECIALZADA

Selección de Proveedor $ 7.500.000

Levantamiento información Infraestructura Actual $ 8.902.000
Desembolso de Anticipo $ 12.663.040
Diseño final a Implementar $ 6.840.000
Aprobación de Diseño $ 8.898.000
selección Equipos Tecnológicos $ 7.880.080
Compra equipos $ 20.954.320
instalación Redes Eléctricas voz y datos $ 8.503.385

Pruebas de funcionamiento y entrega $ 9.859.360

Montaje Software $ 9.759.200
Trámites ante la Dian $ 9.227.840
Entrega Preliminares $ 8.991.080
Configuración y parametrización funcional $ 9.560.160
Diseño y desarrollo $ 11.935.600
Prueba Funcional $ 8.751.360
Prueba Funcional Conjunta $ 12.162.640
Capacitación $ 11.546.000
Estabilización $ 5.860.080
TOTAL 179.794.145

Definición de costos de operación y mantenimiento:

Estos son los costos operativos del proyecto para el año planeado, y VETERINARIA

ESPECIALIZADA S.A.S ha contratado directamente recursos humanos. El mantenimiento

de los diferentes equipos adquiridos en este proceso lo hará la misma empresa que los

suministró, ya que estos equipos se programarán cada 6 meses. VETERINARIA

ESPECIALIZADA S.A.S se actualizará mediante software cuando se considere apropiado

Tabla 2. Costos de operación:XCostos de Operación

Levantamient instalación
o Redes
información
        Eléctricas
selección Pruebas de
Selección de Infraestructu voz y
Equipos funcionamiento
Proveedor
Tecnológicos y entrega
Desembolso Diseño final a Aprobación Compra
ra Actual datos
de Anticipo Implementar de Diseño equipos
 36

7.500.000   $ 12.663.04   $ 8.898.00 $ 20.954.3  

$ 7.880.080 $ 8.503.385
  $ 8.902.000 0 $ 6.840.000 0 20 $ 9.859.360

Costos de Operación

             
Configuración y Prueba
parametrizació Funciona l
Entrega
Montaje Trámites ante n funcional Diseño y Prueba Conjunta
Preliminar Capacitación Estabilización
Software la Dian desarrollo Funcional
es
$ $
$ 8.503.385   $ 9.560.160 $ 11.935.6 $ 12.162.6 11.546.00
 
$ 8.991.080
8.751.360
  $ 9.227.840   0 40 0 $ 5.860.080
 

   

Total 179.794.145

Evaluación financiera del proyecto (indicadores de rentabilidad o de beneficio-costo o de

análisis de valor en VETERINARIA ESPECIALIZADA S.A.S)

El proyecto de facturación electrónica está enmarcado dentro del plan de cumplimiento a la

norma expedida por la DIAN por lo tanto se cataloga en proyecto estratégico de la compañía,

donde la recuperación de la inversión no está reflejada a corto plazo, se busca mitigar el

riesgo de sanciones o multas derivadas del incumplimiento de las exigencias legales y su

correspondiente impacto económico en la imagen de la compañía..

Los beneficios del proyecto se reflejan en tres aspectos importantes.

 37

 Evitar multas cercanas a los 30 millones de pesos mensuales aplicables durante los

meses de enero a abril de 2019, si no se tiene implementado el proyecto, detallado en

el Art 652 ET

El cierre de la compañía lo cual refleja la perdida de facturación estimo en 230 millones de

pesos mensuales en promedio por tienda.

 Ahorro de insumos de papelería con un costo aproximo por año de 20 millones de

pesos

Si el proyecto no se ejecuta, VETERINARIA ESPECIALIZADA S.A.S seria sancionado, y

lo más grave del no cumplimiento de la ley, implica que cierren las tiendas a nivel nacional,

lo que significa que con un solo día de cierre VETERINARIA ESPECIALIZADA S.A.S

dejaría de facturar $1.105 millones, ya que a nivel nacional cuenta con 144 tiendas. El valor

de facturación por día es superior al valor del proyecto, el cual es de $276 millones, por lo

tanto se justifica la inversión.

Beneficios y
costosXLey / Resolución / Incumplimiento Valor
Decreto
Expedir facturas sin
requisitos: 1% del
Art 652 ET $ 28.265.000
valor facturado sin
exceder de 950 UVT
Por no facturar la
sanción máxima es el
Art 652-1 ET  
cierre de
establecimiento
  Ahorros  
Descripción Costos año
Papel, Tinta, Envíos nacionales, Envíos Bogotá,
$20.196.792
Alquiler de impresora
 38

16. ANEXOS

 Anexo No. 1 Encuesta:

Método Cualitativo, técnica de uso encuesta, bajo el análisis descriptivo de la organización

Veterinaria Especializada

- Encuesta

La siguiente encuesta va dirigida para el director de la empresa Veterinaria Especializada el

propósito de conocer, la metodóloga y el proceso estratégico, en el control y ejecución de sus

procesos de facturación electrónica con nuestro sistema de ABACTE

1. ¿Está pensando automatizar su proceso de facturación a clientes?

A. SI
 39

B NO

2. ¿Cómo podemos tener visibilidad en el proceso de facturación para saber si las

facturas han sido enviadas a tiempo al servicio de correo postal (en papel) o

directamente al cliente si es electrónica?

A. MEDIANTE ACUSE RECIDO

B. COMPROBANTE DE ENTREGA

C .CONFIRMACION DE LECTURA

3. ¿Cómo podemos conseguir que nuestros clientes acepten pasar de la factura en

papel al formato electrónico?

A. OFRECER UN DESCUENTO EN SU PRIMER PEDIDO FACTURADO

ELECTRONICAMENTE

B. DAR A CONOCER LA POLITICA DE CERO PAPEL ORDENADA POR EL

GOBIERNO NACIONAL

4. ¿Cómo podemos ofrecer a nuestros clientes la posibilidad de recuperar sus facturas

en caso de pérdida del documento físico?

A. SOLICTUD POR CORREO ELECTRONICO ALA EMPRESA

B. SOLICTUD POR MENSAJE DE TEXTO ALA EMPRESA

C. CREAR PORTAL CLIENTE DENTRO DE PLATAFORMA DE LA EMPRESA

DONDE EL CLIENTE PUEDE ACEDER A SU INFORMACION

5. ¿Cuánto tiempo se ahorró durante el primer mes del enviando las facturas

electrónicas a sus clientes?

A ENTRE 30 A 60 HORAS

B. ENTRE 60 A 90 HORAS

C. MAS DE 100 HORAS

 40

6. ¿Cuánto dinero se ahorró durante el primer mes del enviando las facturas

electrónicas a sus clientes?

A. ENTRE $0 A $1.000.000

B. ENTRE $1.000.001 A $5.000.000

C. ENTRE $5.000.001 A $10.000.000

D. NO AHORRO NADA

7. ¿podemos confiar en que nuestros documentos de negocio serán manejados y

archivados con seguridad?

A. SI

B. NO

C. TAL VEZ

 Anexo No. 2 Resultados Encuesta:

Se logro entrevistar a 20 de nuestros clientes, los cuales dieron su punto de vista al proceso de

facturación electrónica:

https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSepy6uPSkH5Kvx_zB_2vZrVMltBjCmSWAV

HgH01LnDNyKmxRQ/viewform?usp=sf_link
41
42
43
 44

 Análisis

Podemos ver que el 90% de nuestros clientes están de acuerdo en automatizar el proceso de

facturación, consideran que la mejor forma de corroborar el recibido de las facturas, es

mediante el comprobante de entrega y el acuse recibido; de igual forma vemos que

consideran que el mejor método para poder atraer a los clientes y acepten el formato

electrónico es ofreciendo un descuento en su primer pedido facturado electrónicamente, con

un 68%, Argumentando que dado el caso se extravié una de estas, se pueda crear un portal

para ellos dentro de la plataforma de la empresa, donde puedan acceder y visualizar su

información.

Así mismo, ellos consideran que se pueden estar ahorrando entre $ 1, 000,000 a $ 5, 000,000

de pesos, como también el ahorro del tiempo al emplear este proceso, varía entre 30 a 90

horas, considerando que este método es medianamente confiable con 57% de los encuestados.
45
46
47